Pemeliharaan tidak terencana:Kejahatan yang diperlukan atau ketidaknyamanan yang dapat dihindari?

“Rencana terbaik dari tikus dan manusia sering salah.” Jika Anda terlibat dalam keandalan di organisasi Anda, kutipan ini mungkin terasa terlalu familiar. Siapa di antara kita yang tidak berjanji untuk merencanakan operasi pemeliharaan mereka dengan lebih baik, hanya untuk mengesampingkan rencana tersebut untuk mengatasi perbaikan dan kerusakan yang tidak terduga? Sayangnya, backlog karena pemeliharaan yang tidak terencana adalah masalah yang mengganggu banyak orang.

Fiix melihat fenomena ini secara langsung dalam survei terbaru yang kami lakukan. Ketika responden survei diminta untuk berbagi strategi pemeliharaan yang mereka gunakan saat ini, 25% melaporkan menggunakan strategi pemeliharaan reaktif. Ketika kami menanyakan strategi mana yang mereka rencanakan untuk digunakan di masa depan, angka itu turun menjadi nol. Angka-angka ini melukiskan gambaran yang menarik:perawatan reaktif adalah sesuatu yang harus dihadapi banyak orang, tetapi sebagian besar ingin menyingkirkannya. Tetapi apakah mungkin untuk menghentikan perawatan reaktif secara bertahap?

Untuk menjawab pertanyaan itu, penting untuk membedakan antara perawatan reaktif dan perawatan tidak terencana, karena keduanya sering digunakan secara bergantian. Seperti yang telah kami bahas sebelumnya di blog, pemeliharaan reaktif dapat menjadi bagian dari strategi pemeliharaan yang seimbang bila digunakan dengan benar. Namun, ketika mengganggu operasi sehari-hari dan menyebabkan waktu henti yang mahal, hal itu dapat dikategorikan sebagai pemeliharaan yang tidak direncanakan, yang harus dianalisis dan diperbaiki.

Jadi, bagaimana kami bisa sampai ke kondisi pemeliharaan kronis yang tidak direncanakan?

Jika tidak ada yang suka berurusan dengan perawatan yang tidak direncanakan, mengapa terus menjadi masalah? Seperti kebanyakan masalah yang terus-menerus, tidak ada satu alasan pun untuk ditunjukkan. Namun, ada beberapa kesamaan di antara organisasi yang tampaknya tidak dapat keluar dari siklus pemeliharaan reaktif.

Sistem berbeda di berbagai situs

Banyaknya pemeliharaan yang tidak terencana seringkali merupakan akibat dari kurangnya standarisasi. Seperti yang ditemukan Tony Leombruno dari Ardagh Group, memiliki banyak situs menggunakan sistem yang berbeda membuat sangat sulit untuk memahami di mana terdapat ketidakefisienan, yang membuatnya lebih sulit untuk memperbaiki hal-hal. “Tidak ada keseragaman praktik kerja,” katanya dalam wawancara dengan Fiix. “Semua orang hanya melakukan hal mereka sendiri, dengan cara terbaik yang mereka bisa.”

Tidak ada rencana pemeliharaan yang kohesif

Tenggelam dalam perawatan reaktif adalah gejala umum dari mengabaikan fokus pada budaya keandalan. Ketika pemeliharaan gagal untuk melihat melampaui pertukaran langsung, satu-ke-satu untuk memperbaiki sesuatu yang rusak, sulit untuk keluar dari situasi itu. Namun, jika Anda mengubah sikap organisasi Anda menjadi berfokus pada keandalan, Anda dapat mulai melihat pemeliharaan sebagai sesuatu yang dapat dikelola secara proaktif, dan sesuatu yang dapat melibatkan semua orang.

Tidak ada sistem untuk mengumpulkan dan menyediakan akses mudah ke data

Tanpa cara untuk menggabungkan dan mengatur data, sulit untuk memahami mengapa operasi pemeliharaan Anda lesu, apalagi di mana Anda dapat mulai melakukan perbaikan.

Justin McCormick, Manajer Peralatan dan Pembelian di Callan Marine, menjelaskan tantangan ini dalam sebuah wawancara dengan Fiix ketika dia menjelaskan proses pemeliharaan organisasinya sebelum menerapkan CMMS:“Untuk memelihara peralatan Anda, Anda harus memiliki data, jadi saya menggunakannya untuk buat daftar periksa pemeliharaan yang akan dikirim kembali kepada saya. Tapi… masih ada human error. Jika Anda mengacaukan sesuatu, itu akan menyebabkan seluruh bagan Anda menjadi benar-benar salah….dan karena itu, banyak hal yang jatuh dan dengan cepat menjadi darurat karena fakta bahwa proses dan prosedur kami tidak pernah diterapkan. ”

Mengandalkan sistem dan proses yang terputus-putus saja pada dasarnya menjamin bahwa pekerjaan akan gagal.

Waktu yang terbuang dalam sistem dokumen dan pena-dan-kertas

Di organisasi lain, ketergantungan pada prosedur dokumentasi yang rumit membuat sulit untuk fokus pada keandalan jangka panjang dan tindakan proaktif yang dapat diambil. Ini adalah kasus di Rambler Metals and Mining, di mana Scott Britton menggambarkan situasi mereka sebagai berikut:“Jika ada sesuatu yang perlu diperbaiki, itu akan ditulis di kertas tempel atau secarik kertas dan dikirimkan secara langsung. Ini sering berarti bahwa tim pemeliharaan kami harus menghabiskan waktu untuk mengocok beberapa Post-It atau catatan, mencoba memutuskan masalah mana yang paling cepat diperbaiki.” Sayangnya, begitu banyak waktu yang dihabiskan untuk mendokumentasikan masalah sehingga mereka tidak dapat menyelesaikan tugas yang ada dan mulai merencanakan dengan benar.

Tidak ada KPI yang ditentukan

Banyak organisasi tidak memiliki dasar untuk KPI, sehingga hampir tidak mungkin untuk mengetahui bagaimana mereka harus meningkat, dan pada metrik apa. Ketika semuanya dilakukan dengan cepat, sulit untuk menentukan seperti apa situasi yang ideal, apalagi mulai membuat langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.

Cara memutus siklus

Sekarang kita tahu mengapa organisasi mudah terjerumus ke dalam pola pemeliharaan yang tidak direncanakan—tetapi bagaimana mereka bisa keluar darinya?

Tentukan masalahnya

Situasi khusus Anda mungkin terlihat seperti kombinasi dari penyebab yang tercantum di atas. Penting bagi Anda untuk memperhatikan dengan serius operasi pemeliharaan Anda dan mengidentifikasi celah yang ada.

Mulai dari yang kecil

Tidak ada strategi perawatan yang bisa dirombak dalam sehari. Identifikasi proses kecil, kemenangan cepat, atau proses berdampak yang dapat Anda terapkan segera, dan ukur peningkatan yang terjadi. Penting untuk menetapkan KPI pemeliharaan demi perbandingan sehingga jelas apakah perubahan yang diterapkan memiliki efek yang diinginkan atau tidak.

Berinvestasi dalam teknologi yang tepat

Untuk organisasi yang disebutkan di atas, membeli CMMS adalah solusi yang mereka butuhkan untuk menstandardisasi praktik, menciptakan akuntabilitas, mengurangi waktu henti, dan menyiapkan program pemeliharaan preventif yang tepat. Setelah Anda mengidentifikasi dengan benar masalah yang menyebabkan kelebihan pemeliharaan tidak terencana, Anda dapat mulai mengevaluasi solusi yang akan membantu Anda mengatasinya.

Ingin mempelajari lebih lanjut tentang mengakhiri pemeliharaan tak terencana?

Panduan singkat

Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang:

• Apa itu pemeliharaan preventif dan mengapa Anda membutuhkannya
• Cara berhenti bereaksi dan mulai mencegah
• Teknologi mana yang dapat membuka jalan untuk pemeliharaan preventif
• Cara mengevaluasi perangkat lunak pemeliharaan
• Contoh nyata tanaman yang berhasil dengan pemeliharaan preventif