9 Langkah Menuju Tim Pemeliharaan Berkinerja Tinggi
Setiap manajer teknik, pemeliharaan, dan keandalan menghadapi tekanan harian yang sama seputar waktu kerja, produksi, anggaran, keterampilan, orang, dan kepatuhan. Hari-hari seorang manajer pemeliharaan hanya bertanggung jawab untuk pemeliharaan sudah lama berlalu. Manajer departemen sekarang perlu menjadi pemimpin unit bisnis mini.
Bisnis dengan tim pemeliharaan yang lambat beradaptasi dengan cara kerja baru ini mengalami peningkatan biaya produksi dan profitabilitas yang terus menurun. Organisasi-organisasi ini yang beroperasi dengan cara yang sebagian besar reaktif akan melihat pergantian staf pemeliharaan yang tinggi, dan bukan hal yang aneh bagi manajer pemeliharaan untuk menjadi penerima panggilan malam hari, jam kerja yang panjang, dan perasaan tidak pernah membuat kemajuan apa pun.
Ironisnya, memang benar bahwa tidak peduli seberapa berpengalaman pemimpin departemen, peningkatan hanya dapat dilakukan melalui transformasi kru pemeliharaan menjadi tim berkinerja tinggi.
Tim Berkinerja Tinggi
“Kelompok individu yang saling bergantung, stabil, dan ditentukan peran yang berbagi tanggung jawab, rasa saling percaya, dan nilai-nilai, sambil memiliki kepemimpinan yang kuat dan fokus yang jelas pada tujuan bersama” – Wikipedia
Di antara penelitian tentang tim berkinerja tinggi, ada beberapa ciri umum:
9 Langkah
Ada ratusan bahkan ribuan saran, alat metode, dan sistem berbeda yang dipasarkan sebagai kunci ajaib untuk meningkatkan keandalan dan efektivitas peralatan. Sementara sebagian besar alat ini akan menambah nilai bila diterapkan dengan benar, potensi sebenarnya dari setiap peningkatan sering kali tidak disadari, karena lingkungan tempat inisiatif diperkenalkan menolak perubahan pada kesempatan pertama.
Setiap ide baru yang diperkenalkan kepada tenaga kerja yang tidak terlibat, tanpa sistem untuk mempertahankan proses dan tanpa dukungan bisnis untuk mengukur dampaknya, pada akhirnya akan gagal. Namun, ketika Anda tahu bagaimana melibatkan tim Anda dalam tujuan yang sama, mensistematisasikan semua proses dan langkah yang diperlukan, dan melakukan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, maka Anda akan memiliki semua alat yang diperlukan untuk dengan cepat memindahkan departemen Anda ke arah pemeliharaan. keunggulan.
Di bawah ini adalah proses sembilan langkah yang dapat Anda gunakan untuk membuat tim pemeliharaan berkinerja tinggi yang akan mampu memimpin perbaikan berkelanjutan dan peningkatan profitabilitas di organisasi Anda.
Libatkan
Dengan hanya 34 persen pekerja A.S. yang secara aktif terlibat dalam pekerjaan mereka, jelas ada peluang untuk memanfaatkan motivasi karyawan kita dengan lebih baik. Untungnya, ini adalah proses sederhana (tetapi tidak selalu mudah) untuk membalikkan statistik ini dalam tim Anda. Gunakan teknik di bawah ini untuk meningkatkan interaksi, mengurangi pergantian, dan mengubah moral.
1. Tetapkan Tujuan Bersama
Terlalu sering visi perusahaan (ke mana kita akan pergi), misi (bagaimana kita akan sampai di sana) dan nilai-nilai (bagaimana kita akan berperilaku dalam perjalanan) diproduksi dan dipasang di area resepsionis dan dengan cepat dilupakan. Artefak budaya perusahaan ini perlu menjadi dasar bahasa yang digunakan dalam bisnis dan harus cukup menginspirasi untuk melibatkan dan memotivasi semua staf.
Biasanya di luar jangkauan tim pemeliharaan untuk mengembangkan dan mensosialisasikan visi, misi, dan nilai yang lebih luas. Namun, apa yang dapat dilakukan untuk melayani tujuan yang sama adalah pengembangan tujuan dan standar departemen pemeliharaan.
Sementara tujuan dan standar yang ditetapkan menetapkan penilaian kuantitatif arah departemen, ini juga harus didukung oleh peta jalan kualitatif. Dengan sebagian besar tim pemeliharaan terdiri dari pemikir otak kiri analitis, peta jalan kualitatif ini akan memberikan jembatan antara visi departemen dan taktik aktual yang akan digunakan untuk mencapainya. Peta jalan inilah yang dapat digunakan untuk mengartikulasikan seperti apa masa depan dari sudut pandang angka yang terukur dan juga dapat mencakup sasaran seperti meningkatkan waktu kerja dan mengurangi omset.
2. Mengukur Performa, Lacak dan Tingkatkan, Percayai, dan Lacak
Biasanya keluhan yang saya dengar ketika saya mengangkat diskusi tentang ukuran dan indikator kinerja utama (KPI) adalah bahwa “kita sudah terlalu banyak”. Seringkali para pekerja benar. Masalahnya terletak pada cara beberapa manajer menyalahgunakan ukuran kinerja. Alih-alih memilih langkah-langkah yang berada dalam kendali pekerja dan yang dapat digunakan untuk mendorong perbaikan menuju tujuan strategis perusahaan, manajer menggunakan kerangka kerja KPI sebagai alat pelaporan untuk melacak tindakan yang merupakan persyaratan pekerjaan daripada ukuran perbaikan. .
Pengaturan KPI yang bermakna yang dapat dimiliki dan menjadi tanggung jawab setiap pekerja harus menjadi proses yang terstruktur dan dipertimbangkan daripada daftar persyaratan peran.
3. Ngerumpi Terhebat
Kerumunan harian adalah satu-satunya alat terpenting yang dimiliki manajer departemen untuk mempertahankan fokus pada tujuan bersama dan tujuan taktis tim. Ketika saya menonton huddles untuk pertama kalinya, saya biasanya melihat pertemuan di mana manajer memimpin diskusi satu arah, di mana anggota tim berdiri dan tidak berkontribusi, atau lebih buruk lagi di mana semua diskusi seputar kinerja bisnis tingkat atas tindakan.
Sebaliknya, "kerumunan terbesar" adalah pertemuan 10 menit dari tim pemeliharaan yang, seperti ngerumpi di tim olahraga mana pun, memperkuat ikatan rekan satu tim dan juga menyiapkan tim untuk sukses di permainan berikutnya. Ngerumpi yang dikelola dengan baik adalah dasar untuk setiap hari yang sukses di departemen pemeliharaan mana pun.
Sistemisasi
Untuk mempertahankan momentum tim yang sangat terlibat dan termotivasi, penting untuk segera membuat sistem dan kerangka kerja yang dibutuhkan departemen untuk memberikan hasil dan dampak yang cepat dan signifikan bagi bisnis. Salah satu rintangan terbesar untuk menciptakan tim pemeliharaan berperforma tinggi adalah ketidakkonsistenan dalam cara pekerjaan disiapkan untuk pedagang dan bagaimana pekerjaan yang sedang dilakukan dikomunikasikan ke seluruh bisnis.
4. CMMS dan Manajemen Informasi
Pilihan dan penggunaan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang efektif merupakan aspek penting dari keberhasilan tim. Namun, tim hebat juga mungkin beroperasi tanpa sistem komputerisasi sama sekali. Yang penting adalah tim memahami informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana informasi itu dapat dikumpulkan, diatur, dan digunakan. Pada intinya, sebagian besar perangkat lunak pemeliharaan hanya dirancang untuk memformat dan mengeluarkan informasi yang telah dimasukkan ke dalamnya (informasi yang masuk buruk, instruksi yang tidak berguna keluar).
5. Taktik Pemeliharaan
Sementara sebagian besar pekerjaan tim pemeliharaan berkinerja tinggi akan dihabiskan untuk kegiatan peningkatan, ada juga persyaratan bagi tim untuk mengembangkan, menerapkan, dan mendukung program pemeliharaan preventif yang efektif.
Bagi yang tidak berpengalaman, program pemeliharaan preventif dapat dilihat sebagai peluru perak untuk memperbaiki pabrik yang tidak dapat diandalkan. Namun, kebenarannya sangat berbeda. Di sebagian besar pabrik yang tidak dapat diandalkan, penyebab sebenarnya dari kegagalan sudah diketahui dengan baik, dan pengembangan lebih banyak inspeksi dan layanan tidak akan banyak membantu mempercepat perbaikan masalah.
Taktik perawatan yang tepat untuk digunakan akan bervariasi dari bisnis ke bisnis dan alat berat ke alat berat, dan harus mencakup perawatan operator dasar, servis berbasis waktu, pemantauan berdasarkan kondisi, dan bahkan pendekatan run-to-failure.
6. Perencanaan
Perencanaan pemeliharaan dan peran perencana pemeliharaan sering disalahpahami. Kesalahpahaman ini menyebabkan pekerjaan didorong ke pekerja garis depan sebelum siap untuk dimulai. Seorang pedagang yang menerima perintah kerja ketika bagian-bagiannya hilang atau pekerjaannya tidak sepenuhnya dipahami dengan cepat menjadi terlepas dari proses dan visi tim.
Perencanaan kerja pemeliharaan dapat dilihat sebagai apa dan bagaimana apa yang perlu dilakukan. Dalam tim yang benar-benar efisien, proses perencanaan bertanggung jawab untuk mengambil pekerjaan yang teridentifikasi (baik itu cacat, perbaikan, atau pekerjaan yang direncanakan) dan membawa pekerjaan itu ke titik di mana pekerjaan itu dapat diselesaikan. Proses ini mencakup pelingkupan pekerjaan dan identifikasi sumber daya, alat, bahan, dan bahkan izin serta prosedur yang diperlukan.
Tindakan
Dengan tim yang sangat terlibat dan sistem di tempat untuk memastikan pekerjaan yang tepat dilakukan dengan cara yang benar, bagian terakhir dari teka-teki adalah mengambil tindakan harian yang konsisten untuk memberikan dampak besar pada bisnis sehingga anggota tim pemeliharaan dipandang sebagai pemimpin peningkatan bisnis dan panutan tentang bagaimana sebuah departemen harus dijalankan.
7. Penjadwalan Kerja
Sejauh ini, kesalahan terbesar dengan penjadwalan kerja adalah ketika pekerjaan diberikan kepada perdagangan garis depan untuk diselesaikan pada waktu yang mereka pilih. Lebih buruk lagi adalah kebutuhan setiap perdagangan untuk berkomunikasi dengan operasi untuk menemukan waktu terbaik untuk melakukan tugas.
Jika perencanaan mendefinisikan apa dan bagaimana suatu pekerjaan, maka penjadwalan sangat berkaitan dengan siapa dan kapan. Sama seperti lini produksi, perencana pemeliharaan harus bekerja keras untuk mendapatkan pekerjaan ke tahap yang siap dijadwalkan. Dari sini, menjadi tanggung jawab penjadwal pemeliharaan untuk menemukan waktu dan orang yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan.
Penjadwal kerja yang efektif tidak hanya ahli dalam mengatur berbagai komitmen dan prioritas, tetapi juga merupakan negosiator yang cerdik, mampu menemukan jendela pemeliharaan dan peluang yang tidak dapat dilihat oleh orang lain.
8. Selesaikan Pekerjaan
Ketika pekerjaan direncanakan dengan baik, dijadwalkan dengan tepat dan diteruskan ke tim perdagangan yang sangat terlibat yang memahami mengapa mereka melakukan apa yang diminta, maka penyelesaian pekerjaan harus menjadi proses yang sederhana. Ini tentu saja hanya berlaku di mana hanya ada satu pekerjaan yang harus diselesaikan pada satu waktu. Realitas organisasi modern jauh berbeda. Dengan prioritas yang bersaing, kejadian tak terduga, dan tekanan penghentian pemeliharaan berintensitas tinggi, ada seni untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan setiap minggu.
Untuk mempertahankan rasio penyelesaian pekerjaan yang tinggi, pendekatan tradisional untuk bekerja lebih keras dan lebih cepat serta pengelolaan mikro tidak akan cukup. Sebaliknya, dalam tim pemeliharaan berkinerja tinggi, setiap perdagangan, penyelia, dan manajer memahami peran yang harus mereka mainkan dan bagaimana mereka dapat saling mendukung untuk hasil terbaik.
9. Percepat Peningkatan
Tim pemeliharaan berkinerja tinggi harus mampu tampil pada tingkat yang luar biasa setiap hari terlepas dari tantangan yang dihadapi. Ini hanya dapat dilakukan jika ada pola pikir dan sikap yang berbeda dari apa yang sering ada di sebagian besar organisasi lain. Pola pikir yang dibutuhkan adalah perbaikan terus-menerus, di mana tim melihat setiap tantangan sebagai peluang dan selalu mencari cara untuk menjadikan hari ini lebih baik dari kemarin.
Tentu saja, penciptaan budaya peningkatan berkelanjutan membutuhkan waktu dan harus dipertahankan oleh tim yang terlibat yang bekerja dengan sistem terstruktur dan dukungan bisnis untuk mengambil tindakan setiap hari.
Artikel ini sebelumnya diterbitkan di Prosiding Konferensi Pabrik Handal 2019.
