9 Langkah Terbukti Membangun Program Perawatan Mencegah yang Kuat

Perawatan mencegah (PM) telah lama menjadi salah satu cara paling efektif untuk memelihara dan mengelola aset penting. Sebaru dengan perawatan korektif (reaktif) dan prediktif, pekerjaan perawatan mencegah membantu memastikan keandalan serta waktu operasional peralatan. Perawatan mencegah berfokus pada inspeksi dan tugas rutin yang dilakukan sebelum masalah atau kegagalan tertentu timbul. Seperti yang dapat dibayangkan, mencegah kegagalan peralatan merupakan bagian penting dalam menjalankan operasi yang efisien.

Penelitian menunjukkan bahwa program perawatan mencegah yang efektif dapat menghasilkan return on investment (ROI) hingga 545%. Tantangan utama dalam perawatan mencegah meliputi tidak berlebihan dalam merancang proses atau melakukan pemeriksaan yang tidak perlu. Oleh karena itu, penting untuk mengembangkan baseline performa yang kuat untuk setiap aset dan menerapkan praktik terbaik guna memberikan nilai optimal. Dalam posting ini, kami akan meninjau sembilan langkah kunci yang akan membantu Anda mengembangkan program perawatan mencegah yang mengesankan.

1. Bentuk Tim yang Terlibat

Salah satu alasan utama kegagalan program perawatan mencegah adalah mengabaikan dukungan penuh dari manajemen atas sejak awal proyek. Hal ini berlaku untuk setiap inisiatif perusahaan, dan pemimpin proyek perlu mengkomunikasikan ROI, visi, serta nilai spesifik yang dapat diberikan program perawatan mencegah. Kemajuan merupakan tantangan umum selama implementasi, dan upaya awal ini adalah yang menjaga pemangku kepentingan utama tetap diinformasikan mengapa upaya ini diperlukan. Juga merupakan ide yang baik untuk membentuk tim lintas fungsi yang terdiri dari perwakilan dari semua departemen utama yang dapat berpartisipasi dalam implementasi dan memastikan rencana selaras dengan tujuan serta sasaran departemen.

2. Tetapkan Tujuan Perawatan Mencegah yang Jelas

Sebelum mengalokasikan dana dan mengalokasikan sumber daya untuk membangun program perawatan mencegah, membantu untuk mengklarifikasi tujuan spesifik dari upaya tersebut. Tujuan ini harus terkait dengan metrik spesitif yang dapat dipengaruhi secara positif oleh program PM. Beberapa contoh adalah mengurangi tingkat perawatan reaktif yang diperlukan atau mengurangi backlog pekerjaan perawatan. Tujuan ini membantu menjaga tim tetap selaras dan memudahkan pengambilan keputusan saat menentukan prioritas tugas.

3. Implementasikan dan Optimalkan Sistem Teknologi

Memilih sistem teknologi yang tepat merupakan keputusan yang sangat besar bagi setiap organisasi. Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) dan Enterprise Asset Management (EAM) adalah dua pilihan perangkat lunak paling populer untuk mengelola pekerjaan perawatan. Seringkali membantu untuk memilih perangkat lunak yang menyeluruh yang dapat melakukan beberapa fungsi yang diinginkan dan menghilangkan kebutuhan akan program terpisah, yang membantu menghilangkan silo data dan memastikan integrasi sederhana. Teknologi juga melampaui perangkat lunak itu sendiri dan harus mencakup tag barcode dan label seperti tag peralatan dan tag aset untuk manajemen fasilitas, scanner barcode, sensor, dan peralatan otomatis lainnya untuk membantu menyederhanakan seluruh alur kerja perawatan mencegah.

4. Buat Inventaris Lengkap Aset

Sebelum pekerjaan perawatan dapat direncanakan dan ditugaskan, setiap aset harus ditambahkan ke sistem pelacakan dan dicantumkan sebagai inventaris. Membuat inventaris lengkap aset kritis adalah langkah pertama yang diperlukan untuk setiap program manajemen perawatan. Sebagian besar platform CMMS mencakup hierarki aset visual yang memudahkan untuk menugaskan dan melihat hubungan antara sistem dan jenis aset yang berbeda. Dengan database aset Anda telah dibuat, luangkan waktu untuk memprioritaskan aset yang paling kritis untuk memastikan kebutuhan perawatan ini ditangani terlebih dahulu saat sistem baru siap.

5. Kumpulkan Informasi Penting Aset

Sebagai langkah lanjutan dari langkah sebelumnya, kumpulkan semua informasi yang relevan untuk setiap aset sehingga dapat dengan mudah didigitalkan dan ditambahkan ke sistem manajemen perawatan. Sebagian besar peralatan industri dan sistem kompleks mungkin memiliki beberapa dokumen yang harus dilacak dan dikatalog untuk kecepatan akses. Beberapa contoh informasi penting yang harus diatur meliputi:

• Manual pengguna
• Riwayat perawatan
• Dokumentasi Original Equipment Manufacturer (OEM)
• Skema fasilitas dan tata letak lantai
• Inventaris cadangan spare part

Mengumpulkan dan mengatur informasi ini membuat proses pembaruan sistem manajemen perawatan menjadi jauh lebih mudah. Dokumentasi dan data ini juga dapat digunakan oleh staf untuk mengembangkan rencana perawatan mencegah yang komprehensif untuk setiap aset.

6. Buat Rencana untuk Setiap Aset

Setiap aset akan memiliki kebutuhan unik yang harus ditangani oleh program perawatan mencegah. saat meninjau setiap peralatan, pikirkan titik kegagalan potensial, rencana perawatan yang ada, dan fungsionalitas dasar untuk mengembangkan rencana Anda. Beberapa aspek perawatan untuk aset tertentu mungkin paling sesuai untuk pekerjaan perawatan prediktif atau korektif. Item-item yang paling cocok dengan perawatan mencegah seharusnya pada akhirnya memiliki jadwal, prosedur, dan tanggung jawab yang ditetapkan.

7. Jadwalkan Milestone Perawatan Mencegah Jangka Panjang

Langkah ini layak disebutkan sendiri karena perlindungan aset dengan nilai tertinggi yang terletak di setiap lokasi. Nilai yang dijelaskan di sini dapat berkaitan dengan nilai buku langsung aset atau nilai yang dibawanya ke operasi dalam hal produksi atau penggunaan operasional. Saat mengembangkan rencana Anda, pastikan untuk tidak mengabaikan milestone perencanaan jangka panjang dan titik keputusan utama, seperti pengembangan peralatan besar atau kedaluwarsa.

8. Buat Program Pelatihan Berkelanjutan

Langkah kritis lainnya melibatkan pelatihan untuk staf yang relevan dan departemen lain yang bekerja erat dengan aset ini. Program pelatihan yang kuat membantu mengurangi kemungkinan pekerjaan perawatan terlewatkan atau gagal memenuhi jadwal pelayanan yang telah disiapkan. Pelatihan juga merupakan alat berguna untuk memperkuat tujuan dan pentingnya program perawatan mencegah Anda.

9. Lacak KPI yang Relevan

Pada langkah kedua, kami membahas pentingnya menetapkan tujuan dan metrik yang jelas untuk program perawatan mencegah Anda. Pertimbangan akhir adalah menetapkan jadwal untuk meninjau KPI penting Anda pada interval teratur sehingga masalah dapat diidentifikasi dan ditangani segera. Beberapa metrik berguna yang terkait secara langsung dengan pekerjaan perawatan mencegah meliputi produktivitas tenaga kerja, waktu henti peralatan, dan biaya peralatan.

Program perawatan mencegah dapat menambahkan nilai signifikan bagi operasi saat diimplementasikan dengan cara yang terstruktur dan terorganisir. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diuraikan di atas, Anda dapat membantu membuat rencana implementasi yang kuat berdasarkan praktik terbaik perawatan mencegah untuk meningkatkan keandalan lokasi dan kinerja peralatan.