Memilih CMMS yang Tepat: Panduan Sederhana 3 Langkah
Pantas untuk diasumsikan jika Anda telah menemukan artikel ini, Anda kemungkinan besar sedang memikirkan alternatif untuk pendekatan manajemen pemeliharaan saat ini Anda. Untungnya, Anda tidak sendiri karena ada semakin banyak bisnis dari semua ukuran dan di semua sektor industri yang juga mencari cara yang lebih efisien untuk mengelola operasi mereka dan pada gilirannya, meningkatkan laba bersih mereka. Persaingan pasar yang meningkat, tuntutan ekonomi dan perubahan teknologi adalah motivator utama dalam melakukan perubahan. Pemilik perusahaan juga menyadari bahwa pendekatan pensil dan kertas tradisional mereka untuk melacak operasi bisnis terbatas dalam memenuhi tuntutan saat ini. Solusi bagi semakin banyak perusahaan adalah software Sistem Manajemen Perawatan Komputerisasi (CMMS).
Apa itu CMMS?
Bagi mereka yang tidak akrab dengan sistem manajemen pemeliharaan, perangkat lunak CMMS sangat canggih dan menggunakan ribuan titik data yang pada setiap waktu dapat memberikan pengguna gambaran tentang operasi fasilitas atau, alternatifnya, status sebuah peralatan individu. Mereka cocok untuk perusahaan yang melintasi berbagai industri, sektor layanan dan korporat termasuk manufaktur, pertambangan, perawatan kesehatan dan hospitality, untuk menyebut beberapa. Dari sisi fungsionalitas, sistem ini menawarkan bisnis kemampuan untuk memantau tingkat inventaris, melacak work order, dengan cepat menghasilkan laporan yang akurat, dan secara instan menentukan aset mana yang memerlukan perawatan mencegah. Industri perangkat lunak CMMS berusaha tetap berada di atas perubahan teknologi dan industri dengan terus berkembang dan lebih responsif terhadap kebutuhan yang selalu berubah dari pelanggan mereka. Inovasi terbaru dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan mencakup antarmuka berbasis cloud yang aman, aksesibilitas perangkat seluler dan fungsionalitas kertasless yang lebih meningkatkan kemudahan penggunaan. Dari semua kemampuannya, perawatan mencegah adalah fungsi yang memiliki daya tarik terbesar bagi sebagian besar perusahaan karena sepenuhnya terotomatisasi dan tidak lagi bergantung pada manajer pemeliharaan untuk menjadwalkan pemeriksaan pemeliharaan berkelanjutan. Digunakan sebagaimana dirancang, perangkat lunak CMMS menawarkan perusahaan kesempatan untuk efisiensi dan produktivitas yang lebih besar dengan return on investment (ROI) yang luar biasa dan laba bersih yang meningkat. Bagi mereka yang telah mulai menjelajahi dunia manajemen fasilitas otomatis menggunakan perangkat lunak manajemen fasilitas, tugasnya mungkin tampak sedikit menakutkan; tidak hanya karena banyaknya vendor yang ada, tetapi juga karena berbagai opsi dan format yang tersedia bagi pembeli potensial. Seperti yang mungkin Anda telah ketahui, banyak yang ditulis tentang memilih sistem perangkat lunak CMMS yang tepat untuk bisnis Anda. Di sini saya berharap untuk menyederhanakan proses dengan mengkonsolidasikan menjadi tiga langkah mudah banyak informasi yang ada. Ini akan membantu menyederhanakan cara Anda mendekati pencarian Anda dan kemudian memandu Anda dalam membuat keputusan yang tepat.
Tentukan persyaratan fitur CMMS
Titik awal yang penting dalam memilih perangkat lunak CMMS adalah jelas tentang apa yang Anda butuhkan dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan dan bagaimana Anda berencana menggunakannya. Untuk membuat penentuan ini, terbaik untuk mengumpulkan tim staf pemeliharaan untuk mendiskusikan tantangan yang terkait dengan pendekatan pemeliharaan yang saat ini berlaku dan apa yang dibutuhkan untuk mengatasi mereka. Misalnya, beberapa bisnis kesulitan dalam mengelola work order. Dalam kasus ini, memiliki sistem perangkat lunak CMMS otomatis yang memungkinkan akses ke sistem menggunakan perangkat seluler akan bermanfaat. Untuk bisnis yang tumbuh cepat, penting untuk memilih sistem yang akan mengakomodasi potensi pertumbuhan perusahaan dengan merespons kebutuhan bisnis yang meningkat dan berubah. Akhirnya, pertimbangkan sumber daya dan kemampuan perusahaan Anda. Ini sangat penting saat memilih antara perangkat lunak CMMS berbasis cloud dan on site. Jika perusahaan Anda tidak memiliki orang tech internal yang dapat memelihara sistem, akan terbaik untuk memilih sistem berbasis cloud yang ramah pengguna dan bebas pemeliharaan. Karena keberhasilan perangkat lunak CMMS bergantung pada penggunaan yang tepat dan teratur, memilih sistem yang mudah digunakan akan memotivasi staf pemeliharaan untuk mengadopsiinya. Untuk memastikan solusi yang Anda pilih akan cocok untuk bisnis Anda, buat daftar fitur yang Anda cari berdasarkan kebutuhan dan kemampuan Anda.
Tentukan apa yang Anda siapkan untuk dihabiskan
Membeli sistem perangkat lunak CMMS adalah investasi besar dalam hal waktu, uang dan sumber daya. Ada berbagai paket yang menawarkan berbagai fitur dan dukungan. Perhatikan apa yang dimasukkan vendor dalam harga dasar mereka karena seringkali paket yang lebih murah tidak mencakup dukungan teknis berkelanjutan. Meskipun format perangkat lunak CMMS on site datang dengan harga awal yang lebih tinggi, format berbasis cloud memerlukan biaya langganan tahunan. Karena waktu adalah uang, hitung biaya untuk mengimplementasikan perangkat lunak CMMS di internal dibandingkan dengan vendor yang melakukan audit. Pertimbangkan dengan cermat biaya keseluruhan perangkat lunak CMMS termasuk biaya dukungan teknis internal untuk sistem on site dan biaya opsi tambahan lainnya untuk semua jenis sistem dan paket format.
Pertimbangkan kebutuhan dan ekspansi di masa depan
Karena beralih ke CMMS dimaksudkan sebagai komitmen jangka panjang, mempertimbangkan apa yang ada di depan sangat penting. Sama seperti perubahan dalam industri, teknologi dan iklim ekonomi yang telah memotivasi pemilik bisnis untuk mengganti manajemen operasi berbasis spreadsheet mereka dengan perangkat lunak CMMS otomatis, melihat ke masa depan dalam hal potensi pertumbuhan dan perubahan perusahaan penting saat membuat pilihan sistem Anda. Meskipun mustahil untuk memprediksi masa depan, sejarah pertumbuhan perusahaan serta tren industri dapat memberikan petunjuk tentang apa yang mungkin diharapkan. Isu utama adalah kemampuan kustomisasi dan potensi ekspansi. Memiliki sistem perangkat lunak CMMS yang kuat dan responsif berarti dapat mengakomodasi perubahan saat dan jika terjadi.
Keputusan untuk membeli CMMS adalah keputusan besar dan tidak boleh diambil dengan angkuh. Luangkan waktu dan lakukan riset Anda. Bicara dengan beberapa vendor dan ajukan pertanyaan. Pastikan bahwa kebutuhan, kemampuan dan anggaran perusahaan Anda cocok dengan produk yang Anda pertimbangkan.
