Latihan Diagnostik untuk Memperbaiki Masalah Tanaman

Di semua perusahaan manufaktur, pasti ada masalah. Pekerjaan kepemimpinan harus menciptakan lingkungan yang memungkinkan dan mendukung pemecahan masalah di tingkat terendah organisasi. Tugas manajer adalah memecahkan masalah besar/sistemik dan memungkinkan karyawan di lantai pabrik untuk memecahkan banyak masalah kecil yang muncul setiap hari.

Apa yang Anda lihat di sebagian besar perusahaan, bagaimanapun, adalah manajer yang bekerja setidaknya satu tingkat di bawah jabatan mereka, mencoba memecahkan masalah yang harus diselesaikan di tingkat yang lebih rendah. Karyawan diperbolehkan untuk mendorong masalah ke tingkat berikutnya untuk diselesaikan. Perilaku manusia menunjukkan bahwa begitu seseorang memberi tahu Anda tentang suatu masalah, mereka merasa lebih baik dan itu menjadi masalah Anda untuk dipecahkan.

Bagan ini adalah bantuan untuk membantu Anda mendefinisikan dan memecahkan masalah tanaman.

Salah satu tantangan utama adalah bagaimana membuat tim Anda berpikir - daripada hanya melakukan pekerjaan mereka - dan yang lebih penting, bagaimana membuat mereka berpikir tentang apa yang Anda ingin mereka pikirkan (masalah bisnis).

Cara terbaik adalah dengan mengajukan pertanyaan kepada mereka, memungkinkan mereka untuk menjawab, dan memberi mereka sumber daya dan tanggung jawab untuk menerapkan solusi. Itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tetapi hasil positif dari upaya ini adalah inti dari Sistem Produksi Toyota, di mana ratusan masalah diidentifikasi dan dipecahkan setiap hari oleh ratusan orang.

Di sebagian besar perusahaan, ada sumber daya yang terbatas untuk diterapkan pada pemecahan masalah, baik dari perspektif waktu yang tersedia bagi orang-orang untuk mengerjakannya maupun untuk modal yang tersedia untuk dibelanjakan untuk memperbaikinya. Oleh karena itu, identifikasi masalah menjadi kuncinya. Bagaimana Anda tahu di mana masalahnya? Bagaimana Anda tahu masalah mana yang tepat untuk dipecahkan? Bagaimana Anda tahu alat atau proses mana yang tepat untuk menyelesaikannya?

Cara terbaik untuk memulai adalah dengan menciptakan lingkungan kerja visual yang membuat masalah sangat mudah dilihat. Ini membutuhkan:pembuatan standar, membuatnya terlihat, dan kemudian mengaudit standar secara teratur. Mampu memantau apa yang baik, apa yang buruk, dan apa yang abnormal vs. kondisi normal adalah kunci untuk memperbaikinya.

Terkadang, terlalu banyak metrik yang diukur, tetapi di perusahaan manufaktur, metrik yang paling penting terbagi dalam empat kategori:kualitas, hasil, biaya, dan model bisnis Anda.

Pada halaman ini adalah bagan yang dapat membantu memandu Anda ke suatu masalah dan kemudian mengidentifikasi di mana mencari penyebab potensial dan solusi. Di bawah setiap atribut utama terdapat indikator kunci (metrik) yang, jika digunakan dengan benar, akan memungkinkan Anda memantau kondisi kesehatan di setiap aspek kinerja bisnis Anda.

Saat Anda memulai diagnosis, yang terbaik adalah mulai dari sisi kiri dan pindah ke kanan. Setelah masalah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memahami batasan dan akar masalahnya. Seperti yang pernah dikatakan Boss Kettering, "masalah yang didefinisikan dengan baik adalah masalah yang setengah terpecahkan."

Karena kualitas selalu menjadi titik leverage tertinggi Anda, ini harus menjadi tempat untuk memulai. Saat Anda meningkatkan kualitas, Anda memperoleh setidaknya empat manfaat:kepuasan pelanggan, produktivitas, biaya, dan, dalam banyak kasus, peningkatan keselamatan.

Metrik terbaik untuk dipantau sebagai indikator kualitas adalah:kualitas pertama kali, uang bekas, dan keluhan atau pengembalian pelanggan. Jika indikator ini menunjukkan hasil yang buruk di bidang kualitas, bagan tersebut mencantumkan beberapa tempat terbaik untuk mulai mencari untuk menemukan kekurangan Anda.

Apakah Anda memiliki sistem mutu? Apakah proses Anda mampu (cpk)? Apakah orang-orang Anda terlatih? Apakah Anda mengumpulkan dan memantau data input utama dan atribut output? Jawaban atas pertanyaan ini biasanya akan mengarahkan Anda ke alat seperti rencana kontrol, pemeriksaan kesalahan, atau salah satu dari banyak metodologi pemecahan masalah.

Jika Anda mencapai puncak kualitas operasi Anda dan Anda masih mengalami masalah, Anda perlu bergerak dari kiri ke kanan pada grafik dan mulai fokus pada throughput. Indikator yang paling umum untuk throughput adalah ketersediaan operasional.

Bisakah proses memberikan output yang dibeli? Ini selalu berhubungan langsung dengan uptime proses. Jika peralatan Anda tidak bekerja pada tingkat yang ditentukan, Anda harus mulai mencari tahu mengapa peralatan itu tidak berjalan. Apakah ada kerusakan mekanis? Apakah proses kehabisan bahan? Apakah proses menjalankan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat? Apakah operator menggunakan metode kerja yang efisien? Apakah ada pergantian yang lama? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan mengarahkan Anda ke alat-alat seperti Total Productive Maintenance, pekerjaan standar untuk operator, sistem tarik, dan pertukaran die satu menit (SMED).

Saat Anda menunjukkan keunggulan operasional dalam kualitas dan throughput, Anda harus terus bergerak melintasi bagan lebih jauh ke kanan. Pada titik ini, jika biaya produksi Anda masih terlalu tinggi, mungkin ada beberapa masalah mendasar yang perlu ditangani.

Yang paling sederhana untuk diperbaiki adalah biaya overhead yang berlebihan. Atau, Anda mungkin harus mengatasi masalah yang lebih sulit seperti paket upah dan tunjangan yang tidak kompetitif untuk industri Anda. Atau, Anda mungkin tidak memiliki kapasitas dalam peningkatan yang memungkinkan Anda mengikuti kurva permintaan pelanggan secara efisien.

Tempat lain untuk melihat adalah pada desain produk. Mungkin sakral dan sulit untuk diubah karena berbagai alasan, tetapi apakah itu telah direkayasa agar dapat diproduksi? Atau, apakah ada terlalu banyak proliferasi model di awal proses?

Dan terakhir, kita beralih ke arus kas yang buruk, yang membutuhkan pandangan mendasar pada model bisnis Anda. Ini menuntut lebih banyak fokus komersial, yang berbeda dari perspektif operasional yang digunakan untuk atribut sebelumnya. Jika produk dan proses Anda dirancang dan dioperasikan secara efisien, tetapi arus kas Anda negatif, masalah Anda biasanya di luar pabrik.

Anda perlu memeriksa kembali proposisi nilai dasar perusahaan Anda yang berkaitan dengan pasar. Apa nilai produk bagi pelanggan Anda? Apakah Anda terlambat ke pasar? Apakah Anda telah membuat bisnis Anda kelebihan modal dan dihancurkan oleh pembayaran hutang setiap bulan? Apakah Anda memiliki praktik bisnis yang buruk karena berkaitan dengan syarat dan ketentuan, penagihan, dan piutang? Haruskah Anda membuat vs membeli? Tak satu pun dari masalah ini mudah dipecahkan, tetapi jika Anda mengikuti grafik, Anda akan pindah ke area masalah Anda melalui proses eliminasi.

Memiliki metrik yang baik untuk memantau keadaan kesehatan bisnis Anda adalah kuncinya. Masalah lantai toko/operasional harus selalu diselesaikan dari kiri ke kanan. Masalah kepemimpinan senior/komersial harus diselesaikan dari kanan ke kiri.

Sangat mudah bagi kepemimpinan senior untuk memilih masalah operasional, tetapi tantangannya adalah untuk mendukung lingkungan pemecahan masalah, dengan banyak pemecah masalah yang mengerjakan masalah yang tepat. Bagan ini akan membantu Anda mengetahui identitas masalah Anda.

Curtiss Quirin adalah direktur operasi untuk pabrik produksi The Stanley Works di Indianapolis. Anda dapat menghubunginya di [email protected] .

Departemen Keandalan dalam Tindakan menampilkan studi kasus dan artikel yang dikirimkan oleh pembaca kami.