5 Tanda Peringatan yang Mengindikasikan Masalah Pembagian Informasi di Pabrik Anda

Interaksi manusia yang paling kuat dan kaya adalah berbicara langsung. Namun, pandemi telah mengubah cara berkomunikasi kita secara drastis, terutama ketika datang ke perpindahan antar shift dan pembagian informasi yang konsisten. Sebagian besar transfer informasi ini yang dilakukan dari jarak jauh menyebabkan geser dari interaksi pribadi yang kita anggap wajar selama bertahun-tahun.

Secara kebutuhan, meskipun, pandemi menciptakan inisiatif baru dan adopsi kreatif komunikasi jarak jauh dan bekerja dari mana pun, bahkan bagi insinyur di operasi manufaktur. Apa yang telah kita pelajari dari keguncupan ini dapat diterapkan pada gangguan apa pun di masa depan yang memerlukan ketangguhan, ketahanan, dan transparansi. Namun kemajuan teknologi hanya akan mencapai potensi penuhnya jika kita memadukan kecerdasan manusia.

Hari ini kita ingin mengambil pelajaran yang relevan ke lantai produksi. Di mana pembagian informasi telah jatuh di antara keriak, dan bagaimana semangat tim dan kolaborasi dapat dilahirkan kembali untuk memastikan pemantauan yang aman dan sukses dari proses manufaktur yang kompleks?

Lima Tanda

Berikut adalah lima tanda teratas bahwa pabrik manufaktur Anda mengalami masalah dengan pembagian informasi antara shift dan departemen dan apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi hal ini.

1: Kurangnya sinkronisasi shift pagi/malam: Kebiasaan perpindahan shift yang buruk antara shift pagi dan malam berarti tim ketinggalan instruksi keselamatan kritis atau parameter pengemaran khusus. Ketika percakapan terbatas atau kondisi khusus tidak ditulis dan diserahkan, shift pagi dan malam ketinggalan informasi penting untuk mengoperasikan proses produksi dengan aman dan terpercaya. Kesalahan komunikasi antar shift telah terlibat dalam banyak kecelakaan selama bertahun-tahun, terutama karena kurangnya metode yang ditentukan untuk perpindahan dan/atau disiplin yang diperlukan untuk memastikan eksekusi yang efektif.

2: Tugas terbuka tidak dieksekusi: Kurangnya standarisasi manajemen tugas—terutama tugas rutin—berarti jalur eskalasi tidak diotomatisasi dan tanggapan tidak transparan bagi shift atau personel baru. Pengamatan seringkali hilang dalam kerusakan kertas, file yang terpencar, atau perangkat lunak khusus, sehingga sulit untuk mendapatkan gambaran atas temuan terbaru dan tugas yang tidak dieksekusi dari shift sebelumnya.   

3: Target produksi bulanan terus terlewatkan: Bahkan jika Anda bertanya, orang sering tidak tahu target produksi, atau jawaban mungkin berbeda. Masalah utama tampaknya adalah akuntansi produksi terlalu rumit untuk dipahami oleh semua orang dan angka produksi aktual tidak transparan. Ini mengakibatkan kurangnya akuntabilitas di antara tim shift. Jika tim tidak mengakui kerugian dan tidak terlibat dalam proses akuntansi, pengamatan dari garis tidak dicatat.

4: Masalah kecil membutuhkan hari untuk diselesaikan: Gangguan proses adalah endemis di operasi pabrik dalam industri kimia, meskipun teknologi AI terbaru yang dimaksudkan untuk menjaga operasi stabil dan dapat diprediksi. Pertimbangkan ketika tim senior menginstruksikan shift saat ini untuk mengubah parameter pengemaran: Tanpa proses komunikasi yang standarisasi, instruksi baru ini tidak transparan bagi shift berikutnya. Ini mengakibatkan kurangnya ketahanan dalam krisis atau menangani gangguan proses.

5: Menyalahkan satu sama lain di antara tim shift: Ketika tim shift saling menyalahkan shift lain, itu membatasi kesempatan untuk kritik konstruktif dan jalur perbaikan. Budaya menyalahkan dan menutupi kemungkinan menghambat semangat tim dan moral, sehingga sulit untuk menentukan penyebab akar dan kebutuhan pelatihan apa yang diperlukan. Moral rendah seringkali dipicu oleh kesalahpahamian atau sekadar kurangnya pembagian informasi di antara departemen dan/atau di antara shift.

Menyelesaikan Masalah

Transparansi dan aksesibilitas dalam pembagian informasi selama perpindahan antar shift adalah kritis. Ini sangat kompleks dalam operasi manufaktur proses 24/7 dengan banyak shift dan kebutihan untuk menyampaikan laporan status kepada kru mungkin 50 orang atau lebih. Proses berbasis kertas seperti spreadsheet Excel dan log processor kata memerlukan waktu pemrosesan oleh tim pengganti shift. Informasi jatuh di antara keriak.

Menurut analis 451 Research, supervisor shift memiliki pengetahuan paling menyeluruh tentang pabrik. Mereka memiliki peran yang cukup besar dalam memastikan komunikasi yang tepat waktu.

Platform Komunikasi Menyediakan Sumber Kebenaran Tunggal

Samaan dengan kesempatan baru untuk kolaborasi pribadi, perangkat lunak Plant Process Management (PPM) membawa platform komunikasi terstruktur yang menyampaikan transparansi dan menerapkan satu sumber kebenaran bagi semua tingkat tim manajemen proses pabrik. Aliran informasi lancar, memberikan gambaran jelas tentang operasi pada setiap waktu. Ini memastikan protokol perpindahan shift sehingga tim keluar telah mengumpulkan dan menyerahkan semua data dan informasi yang diperlukan kepada tim masuk sebelum mereka meninggalkan ruang kontrol.

Mengelola proses kompleks adalah olahraga tim. Tim di berbagai shift di setiap level struktur perusahaan adalah saluran krusial untuk memastikan bahwa peristiwa dan kondisi yang relevan akan mencerminkan keadaan proses manufaktur. Pembagian informasi ini melalui platform umum memberikan wawasan penting dan memperingatkan tim tentang masalah sebelum menjadi masalah.

Sementara kita membangun ulang komunikasi tatap muka saat kita keluar dari era pandemi, gangguan akan terus menjadi fakta kehidupan. Penting untuk memiliki alat yang tepat untuk memastikan pertukaran informasi yang terstruktur, transparan dan dapat diakses.

"Saat kami meluncurkan solusi perpindahan antar shift, sangat mudah bagi orang untuk berkolaborasi—dari rumah dan di kerja—untuk tetap terhubung dan menjaga jari di nadi secara bertahap," kata Gene Shields, CIO penyedia kimia khusus Ascensus Specialties.

Menyimpan semua komunikasi dalam satu platform mengurangi risiko kesalahpahamian. PPM menjadi bukan hanya alat manajemen sehari-hari: Informasi dan kecerdasan manusia yang ditangkap memungkinkan pencarian catatan historis yang akan berfungsi sebagai basis pengetahuan berkelanjutan yang dapat diakses oleh anggota tim saat ini dan masa depan.