Membangun Backlog Terstruktur untuk Mengoptimalkan Jadwal Pemeliharaan
Menerapkan sistem jadwal resmi dapat secara signifikan mengurangi waktu henti. Ini secara langsung menjawab pertanyaan, “Berapa banyak pekerjaan yang harus kami tangani minggu depan?” Jadwal mengembangkan kontrol—salah satu fungsi inti manajemen (Rencana, Organisasi, Staf, Pengarahan, Kontrol). Namun, dalam banyak operasi pemeliharaan, aspek kontrol tertinggal di bawah tanggung jawab lainnya.
Kontrol, dalam konteks ini, adalah praktik menilai kinerja terhadap standar yang ditetapkan dan menyesuaikan sesuai kebutuhan. Tim pemeliharaan sering mengabaikan ini dengan kurangnya benchmark produktivitas. Kami bergantung pada tekunnya teknisi untuk menjaga pabrik tetap berjalan dan backlog dapat dikelola—sebuah ekspektasi kualitas, tetapi tidak memberikan metrik produktivitas konkret.
Ketersediaan pabrik adalah metrik kualitas yang baik dipahami; kami memilih staf yang tidak berdoa daripada pabrik yang tidak andal. Setelah kualitas terjamin, produktivitas menjadi fokus berikut—pertama memastikan efektivitas, kemudian mengoptimalkan efisiensi.
Jadwal yang menentukan volume pekerjaan untuk minggu mendatang menawarkan benchmark produktivitas yang jelas. Ini menghitung beban kerja yang direncanakan dan membandingkannya dengan output aktual. Kompleksitas pembuatan dan evaluasi jadwal semacam ini bervariasi di seluruh organisasi.
Organisasi yang beralih dari perencanaan ke jadwal sering terpeleset ketika model jadwal menjadi terlalu kompleks. Seri artikel ini akan gariskan prinsip untuk merancang jadwal yang berfungsi sebagai standar kontrol efektif untuk meningkatkan produktivitas pemeliharaan.
Prinsip dasar jadwal adalah backlog yang terstruktur dengan baik. Perencanaan menyediakan estimasi jam-kerja yang diperlukan dan tingkat keterampilan terendah yang diperlukan untuk setiap pesan kerja. Perencana harus berada di depan teknisi dengan menyiapkan beban kerja seminggu penuh secara anticipatif. Dengan menyesuaikan tingkat detail saat pesan kerja fluktuasi, perencana dapat mempertahankan backlog yang hampir lengkap setiap saat.
Jam yang direncanakan pada pesan kerja cukup untuk jadwal anticipatif, meskipun estimasi pekerjaan individual bisa tidak akurat. Pekerjaan yang dijadwalkan setengah hari mungkin berlangsung sepenuh hari karena masalah tidak terduga seperti baut karat, sementara yang lain selesai dalam satu atau dua jam. Timing pemeliharaan secara inheren kurang dapat diramalkan daripada pekerjaan lini montase.
Meski ada variabilitas, selisih antara jam yang direncanakan dan aktual mengikuti distribusi normal. Agregasi mingguan dari pesan kerja untuk suatu kru menghasilkan estimasi yang sangat akurat. Misalnya, kru 10 orang yang dijadwalkan untuk 400 jam yang direncanakan biasanya mencapai tingkat penyelesaian dalam 10 persen dari estimasi.
Di luar total jam, perencana harus membagi estimasi berdasarkan tingkat keterampilan craft terendah yang diperlukan. Daripada “20 jam” yang rata, estimasi mungkin membaca “10 jam untuk montir, 10 jam untuk bantu.” Granularitas ini memberi informasi kepada jadwal tentang kombinasi keterampilan yang tepat yang dibutuhkan.
Perhatikan bahwa contoh tidak menentukan “dua montir untuk 10 jam masing-masing,” meskipun tugasnya mekanik. Dengan menandai satu pekerja sebagai bantu, perencana memberikan fleksibilitas, memungkinkan anggota kru yang tersedia untuk mengisi peran tersebut. Jika hanya montir dan pengelasan yang tersedia, pengelasan dapat bertindak sebagai bantu.
Intinya, prinsip jadwal pertama menuntut rencana pemeliharaan mencakup estimasi jam yang dibagi berdasarkan tingkat keterampilan craft terendah yang diperlukan. Meskipun terdengar sederhana, itu tetaplah kuat. Meskipun pemeliharaan prediktif mengadopsi teknologi canggih, dasar perencanaan dan jadwal tetap rendah teknologi namun bernilai tinggi.
Prinsip ini membentuk langkah awal dari kerangka kerja kami untuk konstruksi jadwal lanjutan, yang kemudian akan berfungsi sebagai benchmark produktivitas untuk secara substansial meningkatkan kinerja.
Doc Palmer, Certified Maintenance & Reliability Professional (CMRP) dengan hampir 25 tahun pengalaman industri, menulis *Maintenance Planning and Scheduling Handbook*. Dari 1990 hingga 1994, ia memimpin perbaikan menyeluruh organisasi perencanaan pemeliharaan utilitas, sukses yang memperluas perencanaan di seluruh craft dan stasiun.
