11 tips tentang cara memaksimalkan sistem EAM Anda
Sudah 12 bulan sejak Anda menyelesaikan implementasi sistem manajemen aset perusahaan (EAM) pabrik Anda dan merayakan tanggal “Go Live” sistem.
Anda menyelesaikan semua hal yang benar selama implementasi. Anda mempekerjakan konsultan implementasi EAM yang berpengalaman. Anda membentuk tim implementasi internal untuk memberikan masukan dan menyelesaikan tugas. Anda mendokumentasikan proses bisnis. Anda mengumpulkan data dan memasukkannya ke EAM. Dan, Anda melakukan sesi pelatihan. Namun, EAM tidak menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai fungsi manajer untuk mendukung keputusan bisnis.
Apa yang salah? Ke mana kita pergi dari sini? Apakah sistemnya, datanya atau orangnya? Apakah informasi yang diperlukan terdapat dalam sistem dan jika demikian, bagaimana kita mengaksesnya? Apa yang kita, sebagai administrator sistem EAM, lakukan untuk memperbaiki masalah ini?
Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang diajukan oleh setiap organisasi ketika informasi pengambilan keputusan diperlukan dan tampaknya tidak tersedia. Jika situasi ini berlanjut, manajemen atas mungkin mulai mempertanyakan logika di balik pembelian dan implementasi dari apa yang biasanya merupakan sistem yang mahal. Mereka akan segera menanyakan kapan laba atas investasi (ROI) akan direalisasikan, atau apakah akan direalisasikan. Pengguna sistem akan mulai mempertanyakan apakah sistem baru lebih baik daripada tidak ada sistem seperti sebelumnya. Dukungan untuk penggunaan sistem yang berkelanjutan mungkin berkurang, atau mungkin dipertanyakan.
Terlepas dari apa yang mungkin salah, Anda dapat menentukan cara mendapatkan lebih banyak dari EAM Anda. Ini mungkin hanya kasus menentukan di mana mencarinya. Mungkin juga hanya kasus apa yang harus dicari. Semua sistem EAM memiliki kemampuan dasar yang sama untuk mendukung fungsi pemeliharaan, keandalan, dan material Anda. Bagaimana Anda menerapkan dan menggunakan kemampuan ini akan menentukan data apa yang tersedia saat dibutuhkan. Anda harus terlebih dahulu mengembangkan rencana tindakan (Ke mana kita pergi dari sini?).
Berikut ini (tanpa urutan prioritas) adalah beberapa aktivitas dasar yang harus disertakan dalam rencana Anda.
1) Tentukan keputusan bisnis apa yang harus dibuat dan informasi apa yang diperlukan untuk mendukung keputusan ini. Upaya yang berlebihan dapat dikeluarkan untuk meninjau dan memperbarui data sistem hanya untuk mengetahui bahwa itu tidak diperlukan untuk pengambilan keputusan. Tentukan format persyaratan data dan dokumentasikan persyaratan ini sehingga semua pihak yang terlibat akan tetap fokus pada tujuan yang sama.
2) Melakukan tinjauan implementasi sistem untuk menentukan apakah suatu area diabaikan atau tidak diselesaikan. Apakah Anda berhemat di satu area untuk menyelesaikan area yang dianggap memiliki prioritas lebih tinggi? Apakah Anda menyelesaikan semua tindakan yang diminta oleh rencana? Dan, apakah konsultan implementasi melakukan apa yang dikontraknya?
3) Seperti yang dinyatakan, semua sistem memiliki kemampuan dasar yang sama; namun apakah sistem yang dipilih mendukung proses bisnis Anda yang terdokumentasi atau apakah Anda mencoba mengubah proses agar sesuai dengan sistem? EAM yang berhasil dan menghasilkan hasil akan diimplementasikan agar sesuai dengan proses bisnis pabrik. Tinjau proses bisnis dan pastikan mereka diikuti seperti yang didokumentasikan. Tinjau implementasi EAM untuk memastikannya mendukung proses yang terdokumentasi.
4) Tinjau manual pengguna EAM yang dikembangkan selama implementasi sistem. Manual ini harus berisi prosedur yang akan digunakan oleh berbagai peran saat menggunakan sistem EAM. Apakah pengguna sistem mengikuti prosedur yang ditetapkan? Apakah prosedur mengumpulkan dan mencatat informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan? Apakah prosedur memerlukan revisi untuk memastikan data yang berarti dikumpulkan? Manual ini seharusnya juga digunakan sebagai dasar untuk melatih pengguna.
5) Tinjau catatan pelatihan untuk menentukan apakah sesi pelatihan dilakukan untuk setiap tingkat peran dan bahwa semua pengguna sistem menghadiri pelatihan ini. Tinjau materi pelatihan untuk menentukan bahwa manual pengguna sistem digunakan untuk mengembangkan materi pelatihan. Bicaralah dengan pengguna sistem untuk menentukan apakah pelatihan penyegaran diperlukan. Jika perlu, jadwalkan pelatihan penyegaran untuk semua pengguna sistem.
6) Tinjau alat yang digunakan selama implementasi sistem untuk mengumpulkan data yang akan diunggah ke EAM. Ini mungkin dalam bentuk spreadsheet manual, database elektronik atau kombinasi keduanya. Dalam beberapa kasus, data ini mungkin telah disediakan oleh pemasok/vendor. Sertakan hal berikut dalam tinjauan data Anda:data pelat nama untuk aset (peralatan), data inventaris bahan, prosedur pemeliharaan preventif dan prediktif, data karyawan (pekerja), dll. Tinjau proses yang diikuti saat mengunggah data ini ke dalam sistem EAM. Apakah proses ini lengkap dan menyeluruh?
7) Tinjau kode sistem yang dikembangkan dalam sistem EAM untuk mendukung proses bisnis. Apakah mereka dimasukkan dengan benar? Apakah mereka mendukung proses pengambilan keputusan? Apakah pengguna sistem menggunakannya dengan benar? Apakah kode-kode ini memerlukan modifikasi untuk menyediakan data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan?
8) Tinjau setiap modul sistem untuk menentukan bidang standar yang tersedia untuk merekam data. Tentukan apakah bidang standar ini, jika diisi dengan benar, akan memberikan informasi yang diminta. Tentukan apakah ada kemampuan untuk membuat bidang tambahan di berbagai modul. Tentukan apakah bidang tambahan dibuat selama implementasi sistem dan apakah bidang tersebut didokumentasikan dalam manual pengguna sistem.
9) Tinjau setiap modul yang terdapat dalam sistem EAM untuk memahami kelengkapan dan penerapan data yang terkandung. Berbagai modul harus mencakup:aset (peralatan), inventaris, daftar tugas (prosedur PM/PdM), perintah kerja, riwayat aset, dll. Tentukan apakah manual pengguna sistem menjelaskan data apa yang diperlukan oleh setiap modul dan cara memasukkannya dengan baik. Tentukan apakah pelatihan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap pengguna memahami persyaratan ini dan kepentingannya.
10) Tentukan laporan standar apa yang tersedia dari sistem EAM. Gunakan manual pengguna sistem yang dikembangkan selama implementasi untuk menentukan apakah bidang data yang terdapat dalam laporan standar ini telah ditangani dalam berbagai prosedur pengumpulan dan entri data. Bandingkan bidang laporan standar ini dengan informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk menentukan apakah data yang benar dikumpulkan, dimasukkan ke dalam sistem, dan diambil oleh laporan.
11) Jika perlu, mintalah bantuan perwakilan teknologi informasi (TI) untuk membuat laporan khusus guna mencoba mengambil data yang diminta dari database sistem EAM. Gunakan persyaratan manajemen untuk mengembangkan laporan ini. Tentukan dari laporan-laporan ini jika data dimasukkan dalam format yang benar dan jika dimasukkan ke dalam bidang rekaman yang benar. Laporan ini harus menunjukkan apakah data tersedia untuk mendukung proses pengambilan keputusan bisnis. Jika data dapat diperoleh kembali, keputusan harus dibuat apakah akan mempertahankan format laporan dan menyediakannya untuk digunakan oleh orang lain atau mempertahankannya sebagai laporan khusus yang akan digunakan bila diperlukan. Jika data tidak dapat diambil, ini merupakan indikasi bahwa penyelidikan lebih lanjut atau kemungkinan modifikasi sistem mungkin diperlukan.
Daftar aktivitas ini adalah titik awal untuk memaksimalkan sistem EAM Anda. Tidak semua aktivitas mungkin berlaku untuk sistem Anda. Sistem yang digunakan dan proses bisnis yang ditetapkan akan menentukan aktivitas apa yang harus dilakukan dan dalam urutan apa aktivitas tersebut harus diselesaikan. Untuk semua aktivitas yang diperlukan, penting untuk menyelesaikannya secara keseluruhan dan mendokumentasikan hasilnya dengan benar. Lanjutkan untuk mengajukan pertanyaan sampai Anda menerima jawaban atau situasinya telah diperbaiki. Yang terpenting, dokumentasikan hasilnya dan komunikasikan kembali serta latih semua pengguna. Jadikan itu penting!
Kita juga dapat menentukan dari daftar aktivitas ini bahwa sistem EAM adalah paket perangkat lunak (alat) yang membutuhkan dan, dalam beberapa hal, menuntut disiplin dari setiap paket perangkat lunak perusahaan. Alat ini tidak akan efektif kecuali orang menerima pelatihan yang tepat, menggunakan sistem sesuai dengan proses yang ditentukan dan memberikan umpan balik untuk perbaikan berkelanjutan. Sistem EAM sama seperti paket perangkat lunak lainnya – keberhasilannya bergantung pada cara penerapannya dan, yang lebih penting, cara penggunaannya.
Tentang penulis:
Mike Willard, CMRP, adalah konsultan senior untuk Life Cycle Engineering (LCE) dengan lebih dari 30 tahun pengalaman pemeliharaan dan keandalan. Sepanjang karirnya, Mike telah bekerja dengan industri, fasilitas, dan organisasi pemerintah untuk menerapkan proses keandalan dalam berbagai aliran kerja termasuk kontrol kerja, perencanaan dan penjadwalan, teknik keandalan, manajemen material, perawatan operator, dan sistem EAM. Anda dapat menghubungi Mike di [email protected]. Untuk informasi lebih lanjut tentang LCE, kunjungi www.LCE.com.
