Kita semua sadar akan dampak pemadaman terhadap bisnis. Dalam banyak kasus, sebanyak sepertiga hingga setengah dari anggaran pemeliharaan digunakan selama jangka waktu ini. Faktor biaya produksi yang hilang selama ini dan biayanya luar biasa. Untuk mengimbangi biaya produksi yang hilang dan biaya pemeliharaan, kita harus memaksimalkan jumlah pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu sesingkat-singkatnya, namun pada saat yang sama efektif dalam pekerjaan apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan itu dikelola.
Pemadaman dapat memiliki jadwal yang rumit, tetapi seringkali tidak berhasil karena perencanaan lanjutan yang tidak efektif, yang mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan yang tidak efisien dan jadwal pemadaman yang terlampaui. Pemadaman hanya dapat berhasil jika pekerjaan pemadaman direncanakan secara efektif sebelum pekerjaan dijadwalkan dan/atau dimulai.
Banyak organisasi pemeliharaan, dalam upaya untuk mengelola pemadaman mereka secara lebih efisien, telah menciptakan posisi perencana untuk mengatasi perencanaan kerja pemadaman. Namun, lebih sering daripada tidak, perencana akhirnya menjalankan bagian tertentu dari pemadaman, mengelola kontraktor atau kehabisan bahan; sedikit atau tidak ada perencanaan tugas sebelumnya. Dengan demikian keberhasilan pemadaman masih dipertanyakan.
Artikel ini akan berfokus pada empat dari delapan bidang perencanaan yang sering diabaikan atau tidak ditangani secara efektif. Jika perencana pemadaman diberi kesempatan untuk memusatkan upaya mereka pada perencanaan tugas pemadaman yang efektif dan menangani delapan area ini, penjadwalan dan pelaksanaan pemadaman akan memiliki tingkat keberhasilan yang jauh lebih tinggi. Delapan bidang yang perlu dipertimbangkan adalah:
- Penentuan tugas pemadaman
- Definisi lingkup tugas
- Identifikasi bahaya atau hambatan tugas
- Metodologi langkah tugas
- Penentuan bahan, alat dan perlengkapan
- Koordinasi kelompok kerja
- Perkiraan sumber daya tenaga kerja
- Penyelesaian perencanaan tugas
Makalah ini mencakup empat bidang:menentukan tugas pemadaman, mendefinisikan ruang lingkup tugas, mengidentifikasi bahaya dan/atau hambatan tugas, dan menyelesaikan penyelesaian perencanaan tugas. Ini sama sekali tidak mengurangi pentingnya menangani empat area lainnya atau dampak keseluruhannya terhadap keberhasilan penyelesaian pemadaman.
Sebelum kita melangkah lebih jauh, kita perlu menetapkan beberapa definisi dasar. Pertama, apa tujuan pemadaman? Tujuannya harus untuk menyelesaikan tugas yang diidentifikasi dengan tingkat presisi yang tinggi, sehingga peralatan dan atau proses dimulai kembali dengan masalah minimal atau kehilangan sisa, dan operasi akan memiliki keyakinan bahwa peralatan dan proses akan beroperasi pada tingkat dan kualitas yang diinginkan sampai waktu berikutnya. pemadaman terjadwal.
Kedua, apa tujuan dari perencanaan pemadaman? Tujuan perencanaan pemadaman adalah meminimalkan dampak penundaan, menunggu, hambatan, dan kemacetan selama pelaksanaan pekerjaan untuk memungkinkan penyelesaian pekerjaan tepat waktu dan peralatan/proses dimulai tepat waktu sambil mengelola biaya yang direncanakan pemadaman sesuai anggaran pemadaman.
Berikut adalah beberapa fakta yang memperkuat tujuan tersebut. Biaya penghentian pemeliharaan dapat dikurangi sebesar 30 hingga 50 persen dari tingkat historis jika pengaktifan setelah penghentian terjadi dengan lancar dan dapat diprediksi. Sejak tahun 1973, biaya operasi dan pemeliharaan pembangkit listrik telah meningkat lebih dari 400 persen. Banyak pabrik menghabiskan sebanyak 40 persen dari upaya pemeliharaan mereka untuk tugas-tugas reaktif.
Pabrik kertas Potlatch Cloquet menerapkan teknik manajemen penghentian perawatan berbiaya rendah yang berfokus pada jenis, kualitas, dan waktu kerja, yang berkontribusi pada penurunan 83 persen dalam biaya perawatan per ton(1). Sangat penting bahwa daftar pekerjaan pemadaman dibuat sesingkat mungkin.
Menjaga agar daftar tetap pendek adalah cara untuk mengurangi biaya dan metode utama untuk berfokus pada pekerjaan yang hanya dapat dilakukan selama pemadaman listrik besar-besaran. Semua pekerjaan lain harus diselesaikan selama waktu di luar jendela pemadaman.
“Perusahaan yang menjalankan jadwal yang benar-benar dioptimalkan, rata-rata, telah meningkatkan pesanan kerja yang diselesaikan per hari per teknisi sebesar 20 persen, kepatuhan kontrak layanan sebesar 25 persen, dan meningkatkan waktu kunci pas sebesar 18 persen.”(2)
Ketika sebuah fasilitas memutuskan untuk mengidentifikasi pekerjaan pemadaman besar jauh sebelumnya, dan pekerjaan tersebut direncanakan dengan hati-hati untuk memaksimalkan kemudahan pelaksanaan, hasilnya adalah biaya yang lebih rendah. Identifikasi tugas kerja pemadaman dimulai sehari setelah pengaktifan dari pemadaman terakhir. Berikut adalah garis waktu perencanaan yang disarankan:
3 hingga 10 tahun ke depan: Daftar pekerjaan kasar dikembangkan
18 hingga 24 bulan: Daftar pekerjaan mencapai anggaran, dan perencanaan dimulai
12 bulan lagi: Rapat pemadaman bulanan dimulai
6 bulan lagi: Daftar pekerjaan dikunci. Perencanaan sudah 90 persen selesai
0 bulan: Pemadaman terjadi, 100 persen pekerjaan direncanakan dan dijadwalkan
1 bulan pasca pemadaman: Pertemuan kritik pasca pemadaman terjadi
Organisasi pemeliharaan yang berhasil mengidentifikasi daftar pekerjaan pemadaman mereka dari berbagai sumber, yang semuanya harus selaras dengan tujuan pemadaman. Sumber-sumber ini meliputi:
-
Permintaan kerja yang dihasilkan sebagai hasil dari pertemuan kritik pasca pemadaman. Permintaan ini menangkap item pekerjaan yang diidentifikasi selama pemadaman sebelumnya.
-
Masalah peraturan menghasilkan pekerjaan tambahan dan dalam beberapa kasus mendorong frekuensi banyak pemadaman.
-
Riwayat pemadaman dan peralatan harus menjadi sumber utama lain untuk mengidentifikasi item pekerjaan pemadaman.
-
Aktivitas PM/PdM, backlog, atau pekerjaan sisa dari pemadaman sebelumnya.
Proses perencanaan dapat dimulai, setelah daftar pekerjaan pemadaman telah ditetapkan dan disetujui. Kuncinya adalah bahwa identifikasi tugas pekerjaan pemadaman sangat penting dan perencanaan serta penjadwalan pemadaman yang berhasil bergantung pada peristiwa penting yang terjadi jauh sebelumnya.
Dalam timeline, kami menyatakan bahwa daftar pekerjaan harus dikunci enam bulan sebelum pemadaman. Tanggal penguncian sangat penting untuk mengelola dan merencanakan pekerjaan pemadaman secara efektif. Jika proses penguncian tidak dilakukan, akan ada banjir tanpa henti dari item pekerjaan menit terakhir yang ditambahkan ke pemadaman yang tidak akan direncanakan, dan ini akan mengakibatkan biaya yang berlebihan, respons reaktif, dan peningkatan kemungkinan jadwal pemadaman yang melebihi batas. .
Masalah pengiriman suku cadang dan ketersediaan tenaga kerja menjadi masalah ketika pekerjaan ditambahkan setelah tanggal penguncian. Pelaksanaan proses penguncian merupakan sebuah konsep yang mungkin sulit diterima oleh sebagian individu, terutama jika di masa lalu mereka diizinkan untuk menambah pekerjaan tanpa memperhatikan dampak pada anggaran dan jadwal pemadaman secara keseluruhan. Sebuah proses untuk mengatasi pekerjaan pemadaman tambahan harus dikembangkan dan di tempat yang mengharuskan pemohon untuk membenarkan kebutuhan dan mengidentifikasi item pekerjaan apa yang ada yang akan dikorbankan.
Manajemen harus serius menegakkan kerangka waktu penguncian, mengikuti proses yang telah ditetapkan dan mendapatkan kesepakatan dari semua pihak bahwa itu akan diikuti. Setiap pekerjaan yang diusulkan untuk ditambahkan setelah tanggal penguncian harus diteliti dengan cermat dan dibenarkan sebelum disetujui. Penting untuk diingat bahwa pekerjaan perencanaan itu mahal. Sangat sia-sia untuk membatalkan pekerjaan yang sudah direncanakan (dengan suku cadang yang dipesan atau di tempat), untuk melakukan pekerjaan yang tidak direncanakan.
Saat tugas pemadaman diidentifikasi, ruang lingkup tugas harus ditentukan. Dalam banyak kasus, tugas kerja yang diidentifikasi adalah semua lingkup yang disediakan. Dalam hal ini, pekerja yang ditugaskan untuk menyelesaikan pekerjaan berada pada posisi yang kurang menguntungkan, karena mereka dibiarkan menentukan ruang lingkup berdasarkan pengetahuan mereka, yang mungkin sama sekali bukan ruang lingkup yang dimaksud. Jika ini terjadi, biasanya terjadi inefisiensi, penundaan, dan biaya yang berlebihan.
Lingkup kerja yang didefinisikan dengan jelas sangat penting untuk perencanaan pemadaman, penjadwalan, dan pelaksanaan pekerjaan yang berhasil. Jika pertanyaan berikut dijawab, ruang lingkup kerja yang jelas akan dihasilkan:
- Apakah permintaan kerja cukup mendefinisikan apa yang diharapkan untuk diselesaikan oleh tugas?
- Apakah ada titik awal dan akhir yang spesifik untuk tugas tersebut?
- Apakah ini memerlukan pengujian atau kriteria penerimaan yang harus dipenuhi?
- Apakah tugas tersebut akan berdampak pada aspek kesehatan, keselamatan, atau lingkungan?
- Siapa atau departemen apa yang akan menentukan prioritas pekerjaan?
Sebagai bagian dari pendefinisian dan penyempurnaan ruang lingkup pekerjaan, perencana akan diminta untuk melakukan kunjungan lapangan di lokasi pekerjaan yang diminta untuk menentukan lima elemen dasar perencanaan kerja:
- Persyaratan tenaga kerja (berapa banyak, keterampilan, berapa lama) untuk tugas tersebut
- Lokasi spesifik pekerjaan (aset dan lokasi fisik)
- Kapan pekerjaan harus dilakukan (urutan dalam proses penjadwalan)
- Bahan, peralatan, dan perlengkapan untuk melakukan pekerjaan
- Informasi, spesifikasi, keselamatan, izin yang mendukung pelaksanaan pekerjaan yang berkualitas.
Untuk mencapai tingkat perencanaan ini, sangat penting bahwa personel yang memadai didedikasikan penuh waktu untuk perencanaan paket pekerjaan pemadaman. Jika ini tidak dilakukan, perencana kemungkinan besar akan ditempatkan dalam peran pengawas, pengrajin, pengejar suku cadang atau all-around go-fer. Tak satu pun dari aktivitas ini akan meningkatkan efisiensi aktivitas pemeliharaan sebesar yang akan diberikan oleh perencanaan awal yang efektif.
Sebelumnya, kami menyatakan bahwa tujuan perencanaan pemadaman adalah untuk meminimalkan dampak penundaan, menunggu, hambatan dan kemacetan selama pelaksanaan pekerjaan untuk memungkinkan penyelesaian pekerjaan tepat waktu dan peralatan/proses startup tepat waktu sambil mengelola biaya yang direncanakan pemadaman dalam anggaran pemadaman. Untuk memenuhi tujuan ini, perencanaan awal harus menyeluruh. Identifikasi bahaya pekerjaan, masalah keselamatan, dan hambatan yang memengaruhi kemajuan pekerjaan sering diabaikan.
Semua dapat dihindari atau diperhitungkan jika ditangani selama proses perencanaan. Beberapa item yang paling umum termasuk kompleksitas lockout/tagout, persyaratan izin (istirahat baris, ruang terbatas, izin penggalian dan bangunan), pembuangan udara dan air, persyaratan barikade (akankah area kerja barikade mengganggu pola lalu lintas normal?) , dan apakah lokasi kerja akan mendukung persyaratan berat dan tinggi peralatan. Item-item ini tidak dapat sepenuhnya dipertimbangkan jika perencanaan kerja dilakukan dengan cepat atau perencana mencoba untuk merencanakan dari meja mereka. Kunjungan situs adalah bagian penting dari perencanaan pemadaman yang efektif.
Saat proses perencanaan mendekati batas waktu enam bulan, perencanaan kerja pemadaman harus diselesaikan. Paket pekerjaan harus direncanakan sepenuhnya dan biasanya menunggu suku cadang dan material yang teridentifikasi tiba. Bagaimana kami menentukan bahwa kami telah menyelesaikan proses perencanaan untuk pekerjaan pemadaman?
Pertama, semua pekerjaan pemadaman kami harus dikelola melalui proses perintah kerja kami. Dengan itu, kita dapat mengevaluasi setiap perintah kerja dengan serangkaian pertanyaan yang, jika kita menjawabnya dengan jujur, akan menentukan apakah perencanaan perintah kerja telah selesai. Proses evaluasi harus mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut:
-
Apakah ruang lingkup pekerjaan jelas, ringkas dan mudah dipahami?
-
Apakah semua aspek tugas telah dievaluasi dan ditangani?
-
Apakah bahaya pekerjaan, keselamatan, persyaratan izin, dan potensi hambatan telah diidentifikasi, ditangani, dan dikomunikasikan dalam perintah kerja?
-
Apakah urutan tugas masuk akal, apakah metodologinya ditentukan, dan apakah itu termasuk instruksi khusus, spesifikasi dan pengujian/pemeriksaan kualitas?
-
Apakah semua bahan, suku cadang, peralatan dan persyaratan peralatan yang dapat ditentukan telah ditangani dan tindakan yang diambil untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan dengan pengiriman dalam tanggal “diperlukan oleh” yang ditentukan?
-
Apakah kelompok kerja tertentu telah diidentifikasi dan koordinasi langkah-langkah tugas telah ditangani untuk meminimalkan upaya yang tidak bernilai?
-
Apakah perkiraan tenaga kerja yang realistis dan kebutuhan sumber daya tenaga kerja telah ditetapkan menggunakan metode terbaik yang tersedia, termasuk durasi tugas dan total jam kerja?
-
Apakah semua paket pekerjaan menyertakan semua dokumentasi pendukung, cetakan, skema, dan gambar?
Jika perencana dapat dengan jujur menjawab "ya" untuk setiap pertanyaan ini, akan ada keyakinan bahwa paket pekerjaan akan memenuhi tujuan perencanaan pemadaman. Hasil akhirnya, ketika perintah kerja dijadwalkan dan dieksekusi, akan lebih banyak pekerjaan yang dilakukan dengan lebih sedikit orang dan dalam waktu yang jauh lebih sedikit.
Kualitas perbaikan akan meningkat dan biaya untuk setiap perbaikan akan berkurang secara signifikan. Dalam beberapa kasus, penghematan biaya bisa mencapai 90 persen. Rata-rata, perintah kerja perbaikan yang tidak direncanakan yang akan membutuhkan waktu delapan jam untuk diselesaikan dapat membutuhkan waktu kurang dari dua jam untuk dieksekusi saat direncanakan. Ini karena kombinasi instruksi yang lebih baik, akses mudah ke suku cadang, peralatan, peralatan dan bahan, dan koordinasi sumber daya tenaga kerja yang lebih baik.
Perencana pemadaman yang berpengalaman datang dengan trik hebat dari perdagangan mereka. Mengidentifikasi alat-alat ini membantu mereka untuk mengatur waktu mereka lebih efisien sehingga memungkinkan mereka untuk memberikan pemadaman terencana yang lebih baik. Beberapa pengalaman mereka antara lain:
-
Menyortir daftar pekerjaan mereka berdasarkan kelompok kerja (kru). Lebih mudah untuk mengelola daripada bekerja dari seluruh backlog.
-
Mengembangkan spreadsheet sistem perpipaan yang membutuhkan tirai untuk dipasang, kemudian melacak saat tirai telah dipasang dan saat tirai dilepas. Ini dapat mencegah banyak sakit kepala saat memulai.
-
Mengidentifikasi tugas yang memerlukan perancah dan, jika memungkinkan, memasang perancah sebelum tanggal mulai pemadaman. Sekali lagi, ini mengurangi potensi penundaan saat menunggu penginstalan.
-
Sertakan catatan untuk penjadwal tentang pekerjaan yang mungkin berada di bawah lift derek. Ini akan mengurangi penundaan atau masalah keselamatan kerja di bawah beban yang ditangguhkan.
Pemadaman adalah situasi yang unik. Perencanaan yang efektif dapat memberikan Pemeliharaan kesempatan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam keadaan terkendali yang menghasilkan lebih banyak pekerjaan yang diselesaikan, pekerjaan presisi yang diselesaikan, startup yang dikendalikan dengan kerugian minimal, dan peralatan atau proses yang berjalan dengan andal pada kualitas dan kecepatan yang diinginkan hingga pemadaman terjadwal berikutnya.
Semua pekerjaan yang ditempatkan pada jadwal pemadaman harus direncanakan sepenuhnya. Jika ini tidak dilakukan, secara efektif menempatkan beban perencanaan pekerjaan pada pengrajin. Ini sangat memperlambat pekerjaan dan menciptakan banyak peluang untuk penundaan, kesalahan, kebingungan, dan tindakan tidak aman.
Kami telah membahas empat dari delapan item yang secara langsung berdampak pada pelaksanaan pemadaman yang efektif. Diskusi kami secara khusus berfokus pada proses perencanaan dan bukan pada proses penjadwalan, karena penjadwalan bergantung pada mengetahui berapa banyak pekerjaan yang tersedia, berapa lama setiap tugas akan berlangsung, berapa banyak sumber daya tenaga kerja yang dibutuhkan per tugas, dan prioritas atau kekritisan tugas. tugas. Masing-masing faktor ini secara langsung berhubungan dengan seberapa efektif perencanaan telah dilakukan.
Perencanaan pemadaman yang efektif akan menghasilkan jadwal yang bermakna yang kemudian dapat dikembangkan dengan persentase kemungkinan yang tinggi untuk berhasil. Namun, keberhasilan jadwal tergantung pada pelaksanaan pekerjaan. Harapan kerja yang dijadwalkan harus dikomunikasikan kepada supervisor dan pekerja yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan dengan kemajuan yang dipantau setiap hari. Pembaruan jadwal harian sangat penting; tanpa pembaruan ini, penyelesaian pemadaman tepat waktu akan terancam.
Manajemen pemadaman adalah alat yang efektif untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas pabrik. Ketika keputusan dibuat untuk mengidentifikasi pekerjaan pemadaman besar jauh sebelumnya dan kemudian dengan hati-hati merencanakan pekerjaan untuk kemudahan eksekusi maksimum, hasilnya akan menjadi biaya yang lebih rendah. Jika, pada saat yang sama, gangguan pada proses (seperti pekerjaan tambahan yang terlambat) tetap terkendali, akan ada sumber daya yang cukup tersedia untuk terus menyempurnakan dan meningkatkan model pemadaman untuk penghematan yang lebih besar lagi.
Referensi
Kister, Timothy C., dan Bruce Hawkins. Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan:Merampingkan Organisasi Anda untuk Lingkungan yang Lean. AS:Elsevier, 2006
Brown, Michael V. Audel Mengelola Perencanaan &Penjadwalan Pemeliharaan. AS:Penerbitan Wiley, 2006
(1) Krings, Dave. “Pendekatan Proaktif untuk Shutdown Mengurangi Biaya Pemeliharaan Potlatch.” http://www.idcon.com/article-approach.htm
(2) Semangat, Mark. Laporan Tolok Ukur Pengoptimalan Layanan Lapangan. Grup Aberdeen, Mei 2005.
Tentang penulis:
Tim Kister adalah ahli perencanaan dan penjadwalan di Life Cycle Engineering. Pengalaman praktis Tim dalam penerapan praktik terbaik memungkinkan dia untuk menilai praktik kontrol kerja klien, mengembangkan proses, pelatihan, dan strategi pembinaan untuk memengaruhi perubahan budaya yang mengoptimalkan transisi klien ke budaya proaktif. Sebagai pendidik yang berdedikasi, Tim telah memfasilitasi lebih dari 100 lokakarya dan seminar yang berfokus pada manajemen pemeliharaan dan perencanaan &penjadwalan, dan telah ikut menulis buku “Buku Pegangan Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan; Merampingkan Organisasi Anda untuk Lingkungan yang Lean.” Anda dapat menghubungi Tim di [email protected]. Untuk informasi lebih lanjut tentang LCE, kunjungi www.LCE.com.
