Mengurangi Biaya dengan Pembersihan Data MRO

Karena persaingan dan teknologi terus berkembang di industri industri dan manufaktur saat ini, perusahaan dihadapkan pada tantangan yang semakin meningkat untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi sambil mempertahankan kualitas produksi. Perusahaan manufaktur ini sering kali memiliki banyak lokasi yang tersebar di wilayah geografis yang luas, masing-masing dengan ribuan suku cadang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) untuk menjaga operasi tetap berjalan. Dalam organisasi besar seperti itu, beberapa karyawan yang berbeda memasukkan item ke dalam berbagai sistem manajemen aset perusahaan (EAM) di setiap lokasi, dengan sedikit atau tanpa pedoman standar, dan seringkali dalam berbagai bahasa. Seiring waktu, kurangnya standarisasi ini menyebabkan data material menjadi tidak konsisten dan tidak akurat, sehingga banyak efek negatif yang dapat dirasakan di seluruh unit bisnis.

Efek paling umum yang disebabkan oleh data materi yang rusak meliputi:

• Item yang tidak dapat diidentifikasi
• Persediaan berlebih
• Duplikasi
• Stock-out palsu
• Waktu henti peralatan
• Pencarian bagian yang tidak efisien
• Peningkatan pembelian maverick (pembelian langsung)
• Manfaat terbatas dari sistem EAM

Inefisiensi ini dapat menghabiskan banyak waktu dan uang bagi perusahaan, sekaligus mencegah mereka membuat keputusan penting berdasarkan data.

Proses Pembersihan Data

Untuk mengubah data yang rusak menjadi data berkualitas yang konsisten, proses pembersihan data harus diterapkan untuk membuat satu katalog perusahaan umum yang dapat dipertahankan di seluruh organisasi.

Meskipun proses pembersihan data mungkin tampak sangat sederhana, proses ini membutuhkan perangkat lunak, orang, dan prosedur yang sangat unik dan khusus. Beberapa perusahaan pembersihan data bangga akan efisiensi dan kecepatan melalui penggunaan perangkat lunak otomatis, tetapi kenyataannya, tidak ada aplikasi perangkat lunak yang dapat secara akurat membersihkan file data massal tanpa campur tangan manusia. Proses pembersihan data sebenarnya jauh lebih detail, dan untuk hasil yang paling akurat, memerlukan penggunaan aplikasi perangkat lunak otomatis yang dikombinasikan dengan keterlibatan spesialis pembersihan untuk memastikan konsistensi, akurasi, dan efisiensi.

Untuk menggambarkan proses pembersihan data dari awal sampai akhir, telah dipecah menjadi sembilan langkah. Sementara setiap proyek berbeda berdasarkan kebutuhan pelanggan tertentu, sembilan langkah ini mencakup prosedur standar yang terlibat dalam setiap proyek pembersihan data.

Langkah 1 – Pisahkan dan Standarisasi Nama Pabrikan dan Nomor Suku Cadang

Menggunakan perangkat lunak otomatis, nama produsen dan nomor bagian diekstraksi dan dipisahkan dari deskripsi teks bebas tidak terstruktur. Setelah dipisahkan, nama pabrikan dan nomor suku cadang dikoreksi dan distandarisasi, memastikan setiap nama pabrikan dan nomor suku cadang unik mempertahankan satu struktur yang konsisten di seluruh basis data.

Langkah 2 – Tetapkan Noun-Modifier dan Atribut yang Diperlukan

Mengikuti pemisahan dan standarisasi nama produsen dan nomor bagian, kamus pengubah kata benda digunakan untuk menetapkan pengidentifikasi yang benar dan properti deskriptif untuk setiap item. Seperti yang diilustrasikan di bawah ini, dengan menggunakan kamus pengubah kata benda, setiap item diberi pasangan pengubah kata benda, di mana kata benda adalah pengidentifikasi utama dan pengubah adalah pengidentifikasi sekunder. Setiap pasangan pengubah kata benda juga mengandung rata-rata lima hingga tujuh atribut terkait, yang selanjutnya menjelaskan karakteristik item tersebut.

Langkah 3 – Mengisi Atribut

Setelah menstandarisasi dan mengisi informasi yang diberikan dalam deskripsi mentah pelanggan, atribut yang tersisa diisi menggunakan alat internal dan eksternal seperti perpustakaan bagian master, yang berisi jutaan item pra-standar. Alat penelitian online membantu dalam pencarian dan pengumpulan informasi bagian tambahan. Dengan menggunakan alat canggih ini, deskripsi item ditingkatkan secara akurat dan efisien dengan informasi yang diambil langsung dari katalog produsen.

Langkah 4 – Tetapkan Kode Klasifikasi

Setelah semua item telah dijelaskan dengan benar oleh kata benda, pengubah dan atribut yang sesuai, mereka dapat diberi kode klasifikasi yang ditentukan pelanggan. Kode klasifikasi biasanya digunakan untuk segmentasi komoditas, analisis pembelanjaan, dan laporan khusus lainnya, yang memungkinkan perusahaan memanfaatkan pembelian dan mendapatkan wawasan untuk meningkatkan efisiensi terkait pengadaan.

Langkah 5 – Identifikasi Item Duplikat

Setelah pembersihan dan klasifikasi selesai, item duplikat dalam database diidentifikasi dengan duplikat langsung (nama pabrikan dan nomor suku cadang yang sama) atau dengan fungsi-bentuk yang sesuai (nama pabrikan dan nomor suku cadang berbeda tetapi identik menurut jenis, ukuran dan bahan). Setelah duplikat diidentifikasi, mereka diberi satu nomor bagian perusahaan yang umum, deskripsi diduplikasi agar tampak identik di seluruh database, dan item ditandai untuk ditinjau pelanggan.

Langkah 6 – Tinjauan Kontrol Kualitas

Karena penekanan pada kualitas dan konsistensi, langkah selanjutnya melibatkan tinjauan manusia akhir dari semua item, biasanya dilakukan oleh pemimpin proyek yang ditugaskan atau orang kontrol kualitas yang berdedikasi. Proses kontrol kualitas memastikan bahwa setiap item mengikuti format dan nomenklatur yang tepat sesuai dengan standar pelanggan yang telah ditentukan sebelumnya, sambil memverifikasi bahwa deskripsi yang disempurnakan sudah benar, akurat, dan lengkap.

Langkah 7 – Kirim Daftar Ulasan ke Pelanggan

Rata-rata, 10 persen dari basis data material biasanya ditemukan sebagai item ulasan, artinya item yang tidak memiliki informasi penting untuk identifikasi suku cadang yang akurat seperti nama pabrikan atau nomor suku cadang. Selama proses pembersihan data, item ini ditandai dan dikompilasi ke dalam daftar ulasan pelanggan. Daftar tinjauan dikembalikan ke pelanggan, yang kemudian harus secara fisik menemukan item di dalam gudang dan mencatat informasi suku cadang yang diperlukan untuk ditambahkan ke master material.

Langkah 8 – Format Data ke Sistem ERP Pelanggan

Setelah informasi yang hilang telah dikumpulkan untuk semua item tinjauan dan seluruh database yang telah dibersihkan telah disetujui oleh kontrol kualitas, itu dianggap lengkap dan ditransfer ke departemen TI. Pada tahap ini, spesialis TI memformat data ke sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang ditentukan pelanggan dan mengekstraknya ke dalam file kembali. Tahap pemformatan sangat penting untuk mencapai hasil akhir yang diinginkan, karena setiap sistem ERP memiliki tata letak, header, dan batasan bidang yang unik.

Langkah 9 – Kembalikan File yang Dibersihkan

Setelah seluruh file data dibersihkan, distandarisasi, ditingkatkan, tidak diduplikasi, ditinjau, dan diformat ke sistem ERP pelanggan, data tersebut dikirimkan secara elektronik ke pelanggan. Saat ini, data sekarang dapat diunggah langsung ke sistem ERP pelanggan.

Hasil

Secara estetis, hasil pembersihan data jelas, karena data sekarang dengan jelas mempertahankan satu format dan nomenklatur yang konsisten di seluruh organisasi sambil berisi informasi yang disempurnakan untuk identifikasi bagian yang lebih baik. Namun, manfaat sebenarnya adalah manfaat yang mungkin tidak terlihat secara visual tetapi memberikan pengembalian investasi terbesar. Manfaat yang paling berharga adalah yang berasal dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan menghapus item yang berlebihan, usang, dan duplikat sambil meningkatkan kemampuan untuk mencari dan menemukan suku cadang dengan cepat ketika waktu sangat penting dan meminimalkan waktu henti peralatan sangat penting. Manfaat utama meliputi:

1. Pengurangan biaya

• Identifikasi inventaris yang terlalu aktif dan usang
• Identifikasi dan penghapusan item duplikat
• Pengurangan waktu henti peralatan
• Pengurangan pembelian maverick
• Pengurangan pesanan suku cadang yang dipercepat

2. Peningkatan efisiensi perawatan

• Pencarian suku cadang yang efisien

3. Manfaat ERP/EAM Maksimum

• Peningkatan kemampuan pelaporan

Dari perspektif jangka panjang, data material berkualitas adalah kunci untuk menjaga biaya operasi dan efisiensi. Proses ini tidak berakhir setelah proyek pembersihan data selesai. Mempertahankan kualitas data yang berkelanjutan memerlukan serangkaian prosedur manajemen katalog yang ketat untuk memastikan akurasi dan konsistensi saat item baru ditambahkan dan item yang ada dimodifikasi atau ditangguhkan. Sebagian besar perusahaan pembersih data menawarkan beberapa jenis perangkat lunak atau layanan manajemen katalog bagi pelanggan untuk menjaga kualitas katalog mereka yang telah dibersihkan. Namun, kecuali jika pelanggan dapat mendedikasikan sumber daya internal untuk mengelola katalog, mengalihkan aktivitas ini kepada pakar yang awalnya membersihkan database akan selalu memberikan hasil terbaik.

Tentang Penulis

Jocelyn Facciotti adalah manajer pemasaran di I.M.A. Ltd., sebuah perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pembersihan data MRO dan layanan terkait. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.imaltd.com atau hubungi [email protected].