5 Strategi Teruji untuk Menghemat Biaya Pemeliharaan Secara Efektif
Perhatian! Fasilitas Anda memiliki bocoran serius yang harus diperbaiki segera.
Oke, mungkin bukan bocoran dari pipa atau kimia tetapi kemungkinan departemen pemeliharaan Anda telah mengalami bocoran ini sebelumnya. Bocoran serius yang kami maksud adalah bocoran dalam anggaran pemeliharaan Anda. Ini sering muncul sebagai perbaikan reaktif, bagian cadangan yang hilang, atau waktu yang Anda habiskan untuk membuat laporan pemeliharaan.
Praktik yang tidak efisien seperti ini bocoran sumber daya berharga dari departemen pemeliharaan Anda; mengakibatkan Anda kehilangan lebih banyak uang dan menggunakan waktu dengan kurang efisien. Jika Anda masih menggunakan spreadsheet, bisnis Anda mungkin kehilangan uang tanpa Anda mengetahuinya dan oleh karena itu menggunakan Perangkat Lunak CMMS daripada spreadsheet dapat membantu mengoptimalkan bisnis Anda.
Kerusakan dan perbaikan pasti akan terjadi dari waktu ke waktu. Namun, tingkat pemeliharaan reaktif yang tinggi mungkin menjadi tanda bahwa tim Anda bekerja keras untuk mengejar alih-alih merencanakan dengan baik. Ini sering membuang waktu dalam sejumlah cara yang tidak selalu terlihat.
Tetapi alih-alih fokus pada masalah saja, penting untuk mencari beberapa solusi. Berikut adalah lima cara departemen pemeliharaan Anda kehilangan uang dan bagaimana mengatasinya.
1. Peningkatan efisiensi energi dalam fasilitas
Gedung perkantoran rata-rata menghabiskan sekitar 19% lebih dari yang diperlukan pada listrik dan gas. Mudah untuk memikirkan biaya tertentu sebagai tidak dapat dihindari, tetapi dalam kenyataan, teknik pemeliharaan sederhana dapat membuat perbedaan besar dalam konsumsi energi — dan biaya.
Satu penelitian dari Pacific Northwest National Laboratory menemukan bahwa gedung komersial dapat mengurangi biaya pemanasan dan pendinginan mereka sebesar 38%, melalui modifikasi sederhana pada sistem HVAC atap mereka.
Faktor lain seperti pemeliharaan yang buruk atau penggunaan peralatan usang dapat meningkat lebih jauh biaya pemeliharaan HVAC dan pemanas air. Faktor lain yang dapat merusak efisiensi energi termasuk isolasi yang tidak memadai, pengemasan yang buruk, dan peralatan lama atau tidak terawat dengan baik.
Awalnya, beberapa perusahaan mencoba untuk mengatasi ini dengan mengurangi jam kerja tenaga kerja, alih-alih menggunakan waktu yang dialokasikan untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Dengan perangkat lunak CMMS, tetapkan jadwal tugas pemeliharaan rutin dan preventif seperti servis pemanas dan pengemasan ulang jendela. Dengan cara ini, fasilitas secara otomatis menerima pesanan kerja dan pengingat. Ini dapat membantu untuk membuat pilihan yang lebih strategis. Anda akan dapat mengatur proyek hemat energi Anda seiring waktu, sambil mengontrol biaya M&R.
Penggunaan lain dalam perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah untuk menetapkan tugas musiman Anda termasuk pemasangan pada pemanas air atau mengganti saringan udara, Ini membantu untuk menyesuaikan tugas ini ke dalam jadwal pekerja yang ada — dan anggaran Anda.
2. Proses Manajemen Pesanan Kerja yang Terstandarisasi
Sebuah organisasi sangat bergantung pada orang-orangnya dan memiliki prosedur yang jelas membantu tim untuk menyelesaikan pekerjaan dengan sukses. Tetapi, seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda atau manajer Anda mungkin tidak selalu tahu apa yang ditugaskan kepada setiap orang setiap hari.
Tanpa prosedur pemeliharaan yang terstandarisasi, beberapa staf mungkin menggunakan metode yang tidak efisien yang membuang waktu dan sumber daya pada pesanan kerja.
Yang lebih penting, kurangnya standarisasi dapat memperkenalkan kesenjangan pekerjaan, bahaya pekerjaan, dan ketidakteraturan ke dalam prosedur pemeliharaan Anda. Ini dapat mengarah pada kualitas pekerjaan yang tidak konsisten, umur aset yang berkurang, atau memperkenalkan cedera terkait pekerjaan.
Apa yang terjadi jika beberapa departemen pemeliharaan Anda melewati langkah saat menyelesaikan inspeksi atau memperbaiki mesin? Apa yang terjadi jika mereka menyusun hal-hal secara salah, atau gagal memeriksa indikator secara teratur?
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan memungkinkan Anda mendistribusikan alat untuk praktik terbaik pemeliharaan di seluruh organisasi Anda. Anda dapat menstandarkan templat kerja untuk prosedur pemeliharaan preventif dan perbaikan menggunakan pesanan kerja detail.
Hippo CMMS akan mengirim pesanan kerja otomatis kepada setiap staf pemeliharaan berdasarkan tanggal atau frekuensi.
Lakukan follow-up dan verifikasi bahwa semua orang telah menyelesaikan tugas yang ditugaskan kepada mereka tanpa harus melalui banyak file dan spreadsheet.
Dengan perangkat lunak manajemen pesanan kerja on demand memungkinkan Anda untuk menyortir pesanan kerja dan melihat yang mana yang telah selesai.
Tetapkan laporan pemeliharaan membawa semua informasi bersama-sama, menggunakan grafik yang ramah pengguna yang mengukur produktivitas, biaya, lembur, tanggal penyelesaian, dan metrik kunci lainnya untuk memberikan Anda wawasan yang lebih dalam tentang riwayat pemeliharaan Anda, dan mendeteksi area masalah yang memerlukan perhatian.
3. Manajemen Waktu
Inspectioneering Journal menerbitkan studi tahun 2015 yang mengungkapkan organisasi yang tidak menjadwalkan atau merencanakan pemeliharaan dengan baik, hanya menghabiskan 35% waktunya pada pekerjaan pemeliharaan — yaitu 2 jam 48 menit dalam shift 8 jam! Siswa waktu digunakan (dan kadang dibuang) di tempat lain — 33% dihabiskan pada penundaan pekerjaan, waktu perjalanan, dan jam yang disesuaikan, 17% untuk mencari sumber daya yang tepat (alat, manual, dll.), dan 15% pada istirahat sah dan waktu pribadi staf. Saat jadwal pekerjaan pemeliharaan kurang terstruktur, pemeliharaan reaktif mengambil waktu yang mengejutkan.
Oleh Matt Midas di GenesisSolutions. Artikel ini muncul dalam edisi Maret/April 2015 Inspectioneering Journal
Perencanaan dan jadwal yang baik dapat meningkatkan produktivitas hingga 65%, berarti pekerja Anda akan menghabiskan 5 jam 12 menit per shift pada pekerjaan pemeliharaan. Tidak hanya ini membantu untuk mengurangi biaya tenaga kerja, tetapi dengan perencanaan yang baik, organisasi Anda dapat:
- Mengurangi antrian pemeliharaan
- Mengantisipasi dan menghindari kegagalan peralatan di masa depan
- Meningkatkan waktu aktif aset
- Meningkatkan manajemen aset dan bagian cadangan
- Membuat keputusan perbaikan dan pembelian aset yang lebih cerdas
Sistem pemeliharaan aset dan peralatan menyimpan catatan riwayat perbaikan semua peralatan bersama dengan bacaan meter, dan meningkatkan manajemen bagian cadangan dengan menautkan bagian terkait dengan aset.
Tidak hanya ini membuat perbaikan lebih cepat dan efisien, tetapi ini juga memungkinkan Anda untuk belajar dari kegagalan peralatan. Jika bagian rusak, Anda akan dapat mencatat tanda peringatan, dan menjadwalkan pemeliharaan preventif pada mesin lain.
Cari bagian dan informasi. Manajemen bagian cadangan dan pesanan kerja Hippo memastikan pekerja memiliki semua alat dan informasi untuk mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan pada perbaikan. Anda juga akan dapat menjadwalkan pekerjaan dalam urutan yang lebih logis. Pesanan kerja yang melibatkan alat, layanan, atau jenis peralatan yang sama dapat diorganisir berdasarkan lokasi atau kategori pekerjaan untuk mengurangi waktu pekerja yang dihabiskan berjalan bolak-balik melalui fasilitas Anda.
4. Pemilihan Vendor dan Kontraktor yang Ditingkatkan untuk Pemeliharaan Fasilitas
Anda mungkin memiliki sistem saat ini untuk memilih vendor yang paling hemat biaya. Tetapi kadang-kadang, prosesnya sebenarnya dapat cukup sulit. Pemilihan vendor yang tepat seringkali melibatkan penimbang beberapa faktor, termasuk keandalan, waktu pengiriman, diskon grosir, dan kualitas bagian. Dalam kasus kontraktor, ada juga struktur harga, jaminan, dan track record yang perlu dipertimbangkan — untuk aset yang kritis bagi misi, mungkin layak untuk menyewa seseorang yang Anda percaya, meski dengan tarif yang lebih tinggi.
Dan jika Anda adalah departemen pemeliharaan reaktif, kurangnya penglihatan di masa depan dapat meningkat lebih jauh biaya vendor dan kontraktor Anda. Jika Anda kehabisan bagian penting, atau mengalami kegagalan aset kritis, Anda mungkin terjebak dengan vendor yang tersedia pada pemberitahuan singkat, meskipun mereka menyediakan layanan yang kurang berkualitas.
Menggunakan laporan pemeliharaan, Anda dapat meninjau dan membandingkan vendor satu sama satu. Dengan setiap vendor, tinjau sejarah bagian, pengiriman, dan harga detail untuk melihat siapa yang memberikan Anda kesepakatan terbaik secara keseluruhan. Dengan semua informasi Anda tertata dalam grafik dan diagram, Anda akan mengurangi waktu menelusuri halaman data untuk membuat keputusan yang paling hemat. Fungsi laporan inventaris yang diatur sebelumnya akan memberi tahu Anda saat bagian menurun, sehingga Anda akan selalu dapat memesan pengganti dengan waktu yang cukup.
Laporan CMMS juga memungkinkan Anda untuk membandingkan kontraktor dan pekerja. Anda dapat melihat jam yang dicatat, waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan pesanan kerja, tingkat penyelesaian, dan data penting lainnya. Ini membuatnya mudah untuk memilih kontraktor yang paling hemat biaya, menetapkan staf terbaik untuk tugas pemeliharaan tertentu, atau bahkan memutuskan pekerjaan mana yang masuk akal untuk di-outsource.
Sistem Manajemen Sumber Daya dan Vendor lebih menyederhanakan kerja sama dengan vendor, dengan memungkinkan Anda untuk mengirim pesanan kerja langsung kepada mereka, menggunakan sistem yang sama yang Anda gunakan untuk pekerja internal. Anda dapat memilih mereka berdasarkan kategori pesanan kerja, menetapkan pesanan kerja detail, dan meneruskan email kepada mereka dengan daftar detail tentang apa yang mereka perlukan untuk melakukan pekerjaan mereka. Biaya, waktu respons, dan metrik lain kemudian dapat dicatat setelah penyelesaian pesanan kerja. Anda kemudian dapat meninjau kinerja vendor dan menetapkan kontrak masa depan berdasarkan kinerja tanpa pencatatan yang memakan waktu.
5. Manajemen Inventaris yang Tidak Terorganisir
Fasilitas Anda sering membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan inventaris, bagian cadangan, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis inti. Manajemen inventaris melibatkan pelacakan tingkat stok atau bagian cadangan yang akurat untuk perbaikan.
Jika informasi tidak akurat Anda mungkin menemukan diri Anda dengan berlebihan dalam tingkat inventaris, kesempatan terlewat untuk menghemat pada pemesanan ulang stok, atau kekurangan bagian cadangan untuk perbaikan peralatan.
Memiliki Perangkat Lunak Manajemen Inventaris yang intuitif membuat manajemen bagian cadangan menjadi lebih cerdas. Lacak bagian dari lokasi fasilitas, model peralatan, nomor inventaris, kategori pekerjaan, atau oleh pemasok. Artinya Anda akan dapat dengan cepat memahami inventaris di seluruh organisasi Anda, dan menghilangkan bagian dan peralatan yang redundan.
Sistem manajemen inventaris membantu dalam pemindahan bagian di antara fasilitas; tetapkan ambang minimum dan maksimum untuk mencegah overstock atau understock.
Hemat uang dengan bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras
Organisasi tidak lagi dapat berpikir tentang departemen pemeliharaan mereka sebagai tim reaktif untuk memperbaiki hal-hal dengan biaya Perangkat Lunak CMMS yang menunjukkan ROI yang diperlukan.
Bisnis sekarang telah merancang program pemeliharaan dengan pikiran yang membuat operasi pemeliharaan lebih efisien dan andal.
Dengan belajar untuk mengorganisir upaya Anda secara efektif, mengelola aset, peralatan dan bagian, dan memprioritaskan pekerjaan, Anda akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk perbaikan darurat, dan lebih banyak waktu untuk membangun perangkat lunak manajemen fasilitas.
Perangkat lunak CMMS mengurangi biaya pemeliharaan dan telah menjadi elemen paling umum dalam keberhasilan pemeliharaan fasilitas.
