Lima cara untuk memperluas anggaran pemeliharaan Anda lebih jauh
Salah satu hal terburuk tentang pemotongan anggaran pemeliharaan adalah semua pertanyaannya.
Apakah saya perlu memberhentikan staf? Bagaimana kita bisa mencapai target kita dengan sumber daya yang lebih sedikit? Proyek apa yang penting dan apa yang bisa menunggu? Apakah pekerjaan saya aman?
Cukup untuk membuat Anda terjaga di malam hari untuk sementara waktu.
Kami berbicara dengan beberapa ahli yang pernah ke sana sebelumnya. Mereka memberi tahu kami bagaimana mereka mengelola anggaran pemeliharaan yang lebih kecil sambil mencapai target mereka, mengikuti pemeliharaan preventif, dan menghindari kelelahan staf.
Cara menemukan ruang ekstra sesuai anggaran Anda
#1 – Temukan di gudang Anda
Perhatikan baik-baik minimum inventaris Anda saat mengisi kembali suku cadang dan persediaan, kata Joe McVay, Konsultan Implementasi di Fiix dengan pengalaman dalam pemeliharaan fasilitas.
“Banyak organisasi tidak menyadari berapa banyak arus kas yang terikat dalam inventaris di gudang yang dapat dibeli tepat waktu dari banyak vendor tanpa mengganggu bisnis,” kata Joe.
Cari suku cadang di gudang Anda yang tidak langsung kritis atau dapat dengan mudah diperoleh dari vendor dengan waktu tunggu yang singkat. Sesuaikan jadwal pembelian Anda sehingga Anda tidak menghabiskan uang untuk inventaris yang tidak perlu.
Banyak vendor juga menawarkan program 'simpan stok', kata Joe. Program-program ini menjamin ketersediaan suku cadang tanpa menambahkannya ke buku Anda sampai Anda membutuhkannya. Ini memberi Anda fleksibilitas jangka pendek dalam anggaran Anda tanpa risiko.
Pelajari semua tentang membangun dan mengatur gudang kelas dunia di sini
#2:Temukan di jadwal Anda
Pemeliharaan preventif memang bagus, tetapi terlalu banyak biaya yang harus Anda keluarkan. Anda dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan suku cadang tanpa mengorbankan kesehatan aset dengan memotong PM yang tidak perlu, kata Charles Rogers, Konsultan Implementasi Senior Fiix dengan pengalaman lebih dari 33 tahun dalam pemeliharaan.
“Jika pemeriksaan rutin Anda tidak menemukan sesuatu yang salah dengan aset, Anda mungkin dapat melakukannya lebih jarang,” kata Charles.
Pelajari semua tentang mengoptimalkan PM dan jadwal pemeliharaan Anda di sini
Dia merekomendasikan untuk melihat perawatan terjadwal terlebih dahulu berdasarkan pedoman OEM. PM ini cenderung memiliki ruang untuk peningkatan karena tidak dibuat dengan mempertimbangkan kasus penggunaan khusus Anda. Pantau setiap PM yang Anda ubah untuk memastikan tingkat kegagalan tidak meningkat.
#3:Temukan di perintah kerja Anda
Meningkatkan waktu kunci pas membantu Anda meregangkan anggaran perawatan lebih jauh, kata Rob Kalwarowsky, Insinyur Keandalan dan Manajer Aset.
Rob menyarankan untuk menghitung waktu kunci pas untuk semua pekerjaan, dimulai dengan pekerjaan yang memiliki biaya tenaga kerja lebih tinggi. Tandai area di mana waktu kunci pas rendah. Waktu kunci pas rata-rata adalah 20% dan 40% adalah kelas dunia, kata Rob.
“Setelah Anda memiliki dasar ini, Anda dapat melacak penyebab rendahnya waktu kunci pas ke akar penyebab dan menyesuaikan jadwal serta proses Anda untuk menjembatani kesenjangan itu,” kata Rob.
Meningkatkan waktu kunci pas dengan beberapa poin persentase di ratusan perbaikan dan PM dapat menghemat ribuan dolar dalam tenaga kerja dan menebus sebagian dari anggaran Anda yang hilang. Dan ketika pemeliharaan lebih cepat, produksi mendapat lebih banyak waktu aktif. Ini adalah win-win untuk semua orang.
Lihat semua cara Anda dapat menggunakan data perintah kerja untuk keuntungan Anda
#4:Temukan dalam proses Anda
Anggaran Anda menjadi sedikit lebih ketat setiap kali teknisi yang sangat terampil menghentikan apa yang mereka lakukan untuk menyelesaikan tugas rutin. Itulah sebabnya Jason Afara, Solutions Engineer di Fiix dan mantan manajer pemeliharaan, menyarankan operator pelatihan untuk melakukan perawatan rutin.
“Operator paling mengetahui alat berat mereka,” kata Jason, “Beri mereka kekuatan untuk memeriksa alat berat…dan melakukan perawatan ringan yang akan menghabiskan waktu Anda.”
Ada beberapa unsur utama yang membuat pemberdayaan operator berhasil. Yang pertama adalah komunikasi. Bekerja dengan manajer operasi atau produksi dan pastikan operator memahami mengapa proyek ini terjadi (dan yang lebih penting, apa untungnya bagi mereka). Kejelasan juga penting. Materi pelatihan dan dukungan (seperti daftar tugas dan manual) harus mudah diikuti. Bagian terakhir adalah kepercayaan diri. Operator perlu merasa diperlengkapi dan aman melakukan pekerjaan.
Jason juga menyarankan untuk bekerja sama dengan operator dan teknisi untuk membuat standar permintaan pekerjaan. Pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat jika permintaan jelas dan mudah diisi. Hal itu mengurangi jam kerja (dan biaya) yang terkait dengan pemeliharaan.
Pelatihan beberapa jam tidak hanya akan menghemat uang Anda dalam jangka panjang, tetapi juga membantu Anda mengetahui kegagalan peralatan lebih awal dan mencegah pemeliharaan darurat, yang menghabiskan anggaran Anda.
Lihat kursus kilat 12 langkah ini untuk melibatkan operator dalam pemeliharaan
#5:Temukan di orang-orang Anda
Ini adalah permata lain dari Rob dan ini semua tentang komunikasi, melibatkan staf, dan memimpin dengan memberi contoh.
“Anda memotong pemeliharaan yang menurut [staf Anda] seharusnya mereka lakukan,” kata Rob. “Itu akan berdampak negatif.”
Semangat yang rendah lebih dari sekadar gerutuan ekstra di ruang istirahat. Ini menciptakan ketakutan, ketidakpercayaan, dan kesenjangan informasi, kata Rob. Ketika Anda kehilangan keseluruhan gambar, Anda tidak dapat melihat masalah dan memprioritaskan pekerjaan, yang penting setelah pemotongan anggaran pemeliharaan.
“Anda perlu menumbuhkan lingkungan yang rendah rasa takut dan kepercayaan tinggi sehingga orang dapat memberi tahu Anda dengan tepat apa yang terjadi di lantai toko,” kata Rob.
Berikut beberapa cara untuk melakukannya:
Pesan pertemuan rutin dengan staf untuk membicarakan masalah, hambatan, solusi, dan kesuksesan. Mungkin perlu waktu bagi semua orang untuk merasa nyaman berbagi. Itu berarti Anda bisa menjadi satu-satunya yang berbicara sebentar.
Berhentilah memainkan permainan menyalahkan. Jika perintah kerja penting tidak diselesaikan tepat waktu, bicarakan dengan teknisi Anda, cari tahu apa yang menahan mereka, dan pikirkan cara untuk mencegahnya terjadi lagi.
Buat metrik yang tidak ada hubungannya dengan efisiensi. Teknisi Anda perlu tahu bahwa mereka sedang diukur seberapa baik mereka berkolaborasi, mengidentifikasi masalah, dan bekerja untuk menemukan solusi. Ini memberi tahu tim Anda bahwa Anda sangat peduli dengan mereka.
Cara meyakinkan atasan Anda untuk meningkatkan anggaran perawatan
Mendapatkan anggaran perawatan yang lebih besar memang sulit, tetapi bukan tidak mungkin. Kami mengumpulkan beberapa strategi yang telah dicoba dan diuji yang telah digunakan oleh tim pemeliharaan lain untuk mencetak sumber daya tambahan. Mereka akan membantu Anda berubah pikiran, membuat kasus, dan mendapatkan anggaran yang Anda butuhkan.
Setelah Anda membaca strategi di bawah ini, pamerkan presentasi Anda dengan template presentasi ini
Menggunakan metrik backlog untuk merekrut lebih banyak orang
Jika Anda kekurangan uang, Anda mungkin juga kekurangan waktu. Itu artinya simpanan. Banyak backlog. Kabar baiknya adalah, mudah untuk mengajak orang-orang untuk memperbaiki masalah ini jika Anda memiliki data yang benar.
Mulailah dengan melacak jaminan pemeliharaan preventif Anda dalam hitungan jam. Bandingkan angka ini dengan jam yang tersedia bagi tenaga kerja Anda untuk menentukan jarak antara keduanya.
Langkah selanjutnya adalah menunjukkan bagaimana backlog berdampak pada bisnis. Lacak waktu rata-rata antara kegagalan dan biaya kerusakan. Ketika MTBF naik karena Anda tidak melakukan perawatan, itu berarti lebih banyak waktu henti dan lebih sedikit produksi.
Gunakan data ini saat Anda meminta anggaran untuk mempekerjakan orang tambahan, menawarkan lebih banyak waktu lembur, atau membelanjakan lebih banyak untuk kontraktor. Inilah yang bekerja untuk Tom Dufton, manajer pemeliharaan dan proyek di produsen makanan Perth Country Bahan:
Dapatkan kerangka kerja enam langkah untuk mengatasi simpanan pemeliharaan
Menggunakan start-up yang bersih untuk membenarkan biaya tenaga kerja yang lebih tinggi
Area lain dari bisnis Anda menderita ketika anggaran pemeliharaan dipotong. Staf Anda tersebar tipis, pekerjaan terburu-buru (atau terlewatkan), dan peralatan gagal. Melacak start-up yang bersih adalah salah satu cara untuk membuktikan ini dan mendapatkan uang ekstra yang Anda butuhkan untuk mencegahnya.
Start-up yang bersih adalah metrik utama bagi Stuart Fergusson, Director of Solutions Engineering Fiix, selama menjabat sebagai manajer lini produksi di Proctor and Gamble. KPI ini tidak hanya menyatukan pemeliharaan dan operasi, tetapi juga terkait langsung dengan target keuangan. Itu selalu menarik perhatian orang.
Sayangnya, start-up yang bersih sulit dicapai tanpa waktu, orang, dan sumber daya untuk melakukan pemeliharaan yang tepat, yang membutuhkan uang.
Membuat kasus Anda untuk uang ini dimulai dengan menghitung biaya waktu yang hilang dan produksi dari start-up yang buruk untuk semua mesin selama setahun penuh. Bandingkan ini dengan biaya tambahan orang dan sumber daya yang lebih rendah untuk mencapai permulaan yang bersih.
Temukan lebih banyak cara untuk menyelaraskan tujuan pemeliharaan dan operasi
Menggunakan metrik pelacakan waktu untuk menunjukkan ROI teknologi
Tugas administrasi membuang waktu dan uang. Jika teknisi Anda menghabiskan satu jam sehari untuk menulis perintah kerja, itu adalah satu jam efisiensi yang hilang yang Anda bayar. Jadi, meskipun mungkin tampak lebih murah untuk melakukan semuanya dengan tangan daripada dengan teknologi, Anda akan dikenakan biaya lebih banyak dalam jangka panjang.
Hal-hal seperti sensor dan perangkat lunak CMMS datang dengan label harga. Mendapatkan peningkatan anggaran pemeliharaan untuk pembelian ini dimulai dengan melacak jumlah waktu yang dihabiskan tim Anda untuk tugas administratif. Kemudian cari tahu berapa banyak waktu yang Anda hemat dengan perangkat lunak.
Langkah terakhir adalah menyoroti bagaimana Anda akan menggunakan waktu ekstra ini dan dampaknya terhadap target perusahaan. Misalnya, jika Anda dapat melakukan satu PM lagi per hari, berapa banyak lagi waktu aktif yang dapat diperoleh perusahaan.
Ini adalah strategi yang digunakan oleh tim pemeliharaan di Rambler Metals &Mining. Perusahaan mampu memangkas waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administrasi sebesar 15% setelah menerapkan CMMS. Mereka mampu melakukan lebih banyak perawatan preventif dan mengurangi kegagalan peralatan.
Semua yang baru saja Anda baca dalam tiga kalimat
1. Menghilangkan pemborosan, baik itu suku cadang yang tidak Anda perlukan atau penundaan pekerjaan Anda, sangat penting saat menangani pemotongan anggaran pemeliharaan.
2. Jangan lupa untuk berkomunikasi dengan tim Anda, sertakan mereka dalam pengambilan keputusan, dan terbuka untuk menerima masukan sehingga Anda dapat menghindari lingkungan kerja yang beracun.
3. Jika Anda meminta peningkatan anggaran pemeliharaan, bersandarlah pada angka untuk membuktikan nilai pemeliharaan dan soroti kerugian perusahaan Anda dengan tidak berinvestasi dalam pemeliharaan.
