Manufaktur industri
Industri Internet of Things | bahan industri | Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan | Pemrograman industri |
home  MfgRobots >> Manufaktur industri >  >> Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan

Manajemen Inventaris Aset:Penjelasan Alat Dan Proses


Jika seseorang meminta daftar aset perusahaan Anda, apakah Anda dapat memberikannya? Bagaimana dengan lokasi, kondisi, dan pemanfaatan yang tepat dari setiap aset?

Organisasi dengan sejumlah besar aset fisik dapat menjawab pertanyaan tersebut hanya jika mereka memiliki sistem dan proses manajemen inventaris aset yang tepat. Menyiapkannya memainkan peran penting dalam menurunkan biaya pengelolaan aset dan meningkatkan produktivitas bisnis secara keseluruhan.

Untuk dapat melakukannya, Anda harus terlebih dahulu memahami apa yang dimaksud dengan manajemen inventaris aset dan alat apa yang dapat Anda gunakan untuk merampingkan dan mengoptimalkan proses ini.

Perbedaan antara manajemen aset dan manajemen inventaris

Manajemen inventaris aset, dalam arti tertentu, adalah anak dari manajemen aset dan manajemen inventaris. Jadi, untuk memahami manajemen inventaris aset, pertama-tama kita perlu menjelaskan konsep menyeluruhnya.

Berikut adalah definisi yang diperlukan untuk membantu kami membingkai diskusi.

Apa itu aset?

Aset adalah sumber daya yang digunakan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya:menghasilkan barang atau memberikan layanan.

Paling umum, kata aset digunakan untuk merujuk pada aset fisik seperti mesin, kendaraan, perlengkapan, peralatan komputer, furnitur, dan sejenisnya.

Dalam arti kata yang lebih luas, aset juga dapat berarti kekayaan intelektual (seperti paten) dan aset digital (seperti dokumen penting, webinar, video, whitepaper…).

Apa itu inventaris?

Kata persediaan mengacu pada kategori luas bahan dan barang yang digunakan untuk membangun suatu produk, serta barang jadi yang akan dijual oleh perusahaan. Ada banyak jenis inventaris, kategori utamanya adalah:

Apa itu manajemen aset?

Manajemen aset mengacu pada seperangkat alat dan praktik yang digunakan untuk melacak, memelihara, dan memperbaiki aset perusahaan. Ini mencakup seluruh siklus hidup aset, mulai dari pengadaan hingga pembuangan.

Tujuan utama dari manajemen aset adalah:

Manajemen aset yang baik akan selalu menghasilkan peningkatan kinerja aset, lebih sedikit insiden keselamatan, peningkatan produktivitas bisnis, dan yang terpenting, menurunkan biaya operasional .

Apa itu manajemen inventaris?

Manajemen inventaris mencakup alat dan praktik yang digunakan untuk mengelola inventaris Anda. Ini mencakup tindakan seperti membeli, menyimpan, dan melacak inventaris. Itu juga mengawasi stok persediaan dan permintaan produksi dalam upaya untuk membuat perkiraan persediaan yang akurat untuk bulan-bulan mendatang.

Praktik manajemen inventaris yang buruk menyebabkan kelebihan stok dan kekurangan stok, barang hilang, masalah dengan vendor dan pemasok, dan masalah produktivitas yang berbeda , yang semuanya dapat berdampak negatif pada pendapatan Anda.

Subbagian penting dari manajemen persediaan adalah manajemen persediaan suku cadang. Ini digunakan untuk meramalkan, membeli, menyimpan, dan melacak inventaris MRO. Item MRO memiliki bagian khusus karena ini adalah satu-satunya jenis inventaris yang tidak berakhir menjadi bagian dari produk akhir . Sebaliknya, itu adalah barang yang digunakan untuk memelihara dan memperbaiki aset perusahaan (bahan habis pakai seperti perekat dan batang las, perlengkapan kebersihan, perlengkapan kantor, suku cadang pengganti untuk berbagai aset…).

Tujuan pengelolaan inventaris aset

Seperti namanya, inventaris aset berkaitan dengan inventaris terkini aset perusahaan Anda.


Manajemen inventaris aset adalah bagian dari strategi manajemen aset yang bertujuan untuk:

Secara alami, Anda tidak dapat menerapkan semua elemen ini ke setiap aset. Anda tidak akan mengukur kinerja furnitur atau lintasan jika sistem ventilasi gedung Anda berjalan ke lokasi yang berbeda.

Terserah organisasi untuk memutuskan metrik mana yang ingin mereka lacak untuk aset yang berbeda.

Peran pelacakan aset dalam manajemen inventaris aset

Pelacakan aset menggunakan tag elektronik untuk melacak lokasi, pengguna, kondisi, dan lokasi penyimpanan aset saat ini.

Ada beberapa cara untuk melacak aset:

Setiap aset harus memiliki ID aset yang unik sehingga kami tidak meninggalkan ruang untuk interpretasi dan kebingungan saat memiliki beberapa aset dengan jenis yang sama. Untuk alasan yang sama, merupakan ide yang baik untuk memiliki gudang pusat aset Anda dengan log aset yang menyertainya.

Log tersebut sangat berguna untuk melacak pergerakan aset yang menggunakan label barcode. Mereka mencatat kapan aset dipindahkan terakhir kali dan siapa yang memindahkannya (siapa pengguna aset saat ini). Dengan kata lain, Anda dapat melacak lacak balak untuk item yang sering dipindahkan.

Metode pelacakan yang lebih canggih seperti GPS melacak lokasi aset secara real-time. Meskipun demikian, log aset masih sangat membantu karena melacak riwayat pemeliharaan dan biaya yang terkait dengan setiap aset.

Memiliki sistem pelacakan aset di tempat secara signifikan mengurangi kemungkinan barang penting dicuri atau salah tempat. Selain itu, sistem data yang dihasilkan dapat digunakan untuk menghitung penyusutan aset (dan untuk tujuan keuangan lainnya).

Manfaat menggunakan sistem manajemen inventaris aset

Menerapkan sistem manajemen inventaris aset (kadang-kadang disingkat AIM) membantu Anda membangun gudang pusat aset Anda. Kemampuan untuk melakukan itu bermanfaat dalam lebih dari satu cara.

1) Peningkatan produktivitas

Mengetahui lokasi setiap aset, kondisinya, dan seberapa banyak digunakan, dapat meningkatkan produktivitas di berbagai tingkat.

Dengan mengetahui di mana letak aset, karyawan tidak perlu membuang waktu untuk melacak lokasinya.

Dengan mengetahui kondisinya, Anda menghilangkan kemungkinan karyawan akan membuang waktu untuk mempersiapkan proses tertentu, hanya untuk mengetahui bahwa aset tersebut rusak, berfungsi sebagian, atau dimatikan untuk pekerjaan pemeliharaan.

Dengan melacak pemanfaatan dan kinerja aset, organisasi dapat merencanakan peningkatan atau pembelian aset baru dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, ini membantu perusahaan menjaga tingkat inventaris aset yang optimal.

2) Menurunkan biaya operasional

Aset diperlukan untuk menjalankan aktivitas bisnis. Jika aset akhirnya dicuri atau salah tempat, perusahaan harus membeli pengganti, meningkatkan biaya operasionalnya. Inventaris aset terkini yang dikombinasikan dengan pelacakan aset mencegah hal itu terjadi.

Selain itu, memiliki sistem manajemen inventaris aset digital menghilangkan kebutuhan untuk entri data manual, menghilangkan pekerjaan administratif, dan mengurangi kebutuhan pemeriksaan inventaris aset yang membosankan. Hasil akhirnya adalah tenaga kerja dan biaya operasional yang lebih rendah.

3) Kemampuan untuk memperkirakan nilai aset

Aset yang digunakan secara teratur kehilangan nilainya seiring waktu. Inilah sebabnya mengapa akuntansi menyusutkan aset.

Jika Anda ingin mendepresiasi nilai aset secara akurat, Anda perlu mengetahui nilai aset asli untuk organisasi, pada tahap siklus hidup mana saat ini, dan seberapa banyak digunakan. Ini akan memberi Anda gambaran yang baik tentang seberapa cepat aset akan memburuk. Semua data ini dapat ditemukan dalam sistem AIM jika basis datanya selalu diperbarui.

Catatan dapat dirujuk silang dengan sistem EAM/CMMS perusahaan untuk wawasan yang lebih luas. Bagaimanapun, log aset dan riwayat pemeliharaan yang terperinci adalah cara terbaik untuk mengetahui kondisi aset dan memperkirakan sisa masa manfaatnya.

Suatu saat, suatu aset akan menjadi beban. Dengan kata lain, nilai yang dibawanya ke organisasi akan lebih rendah daripada jumlah sumber daya yang harus Anda keluarkan untuk tetap beroperasi. Pengelolaan inventaris aset membantu Anda menyadari saat Anda telah melewati titik tersebut –  dan membantu Anda merencanakan pembelian aset baru.

4) Lebih mudah mengoordinasikan pekerjaan pemeliharaan

Menjadwalkan pekerjaan pemeliharaan untuk aset yang rusak jauh lebih sederhana daripada menjadwalkan pekerjaan pemeliharaan rutin. Ini karena satu alasan sederhana – aset yang rusak tidak digunakan.

Ketika supervisor pemeliharaan perlu menjadwalkan waktu henti yang direncanakan untuk aset yang beroperasi, mereka tidak dapat melakukannya secara tiba-tiba. Tidak masalah jika kita berbicara tentang menginstal ulang windows pada PC kantor atau mematikan ban berjalan untuk inspeksi bulanan. Mereka harus tahu kapan aset akan gratis agar tidak mengganggu kegiatan operasional atau mengacaukan jadwal produksi. Untuk aset dan mesin kompleks di lantai pabrik, teknologi pemeliharaan prediktif dapat membantu merencanakan aktivitas pemeliharaan sebelumnya.

Mengetahui "kapan" untuk menjadwalkan pemeliharaan itu penting, tetapi begitu juga "di mana". Banyak aset digunakan oleh orang yang berbeda di lokasi yang berbeda. Kendaraan dan peralatan komputer adalah hal pertama yang terlintas dalam pikiran. Teknisi pemeliharaan perlu mengetahui lokasi aset yang seharusnya mereka kerjakan.

5) Menginformasikan pembelian di masa mendatang

Memiliki denyut nadi pada inventaris aset Anda sangat penting untuk mengoptimalkan proses pengadaan Anda dan untuk merencanakan pembelian baru.

Misalnya, katakanlah Anda memiliki 20 laptop yang tersedia untuk tenaga kerja Anda. Jika pemanfaatan aset dilacak dengan benar, Anda tahu bahwa 15 laptop digunakan secara teratur dan 3 digunakan sesekali. Jika Anda merekrut karyawan baru, Anda langsung tahu bahwa tidak perlu membeli peralatan komputer tambahan.

Demikian pula, Anda mungkin memiliki banyak aset dengan jenis yang sama, tetapi dari vendor yang berbeda. Ini adalah kesempatan untuk membandingkan kinerja aset dan biaya pemeliharaan. Mengetahui vendor mana yang menawarkan nilai lebih baik adalah informasi yang berguna untuk dimiliki sebelum pembelian Anda berikutnya.

Apa yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen inventaris aset

Untuk menjawab pertanyaan ini, Anda harus terlebih dahulu memahami kebutuhan pengelolaan aset Anda.

Berapa banyak aset yang Anda miliki? Apakah Anda ingin melacak dan mengelola aset industri, peralatan kantor, atau keduanya? Apakah Anda ingin fokus pada pelacakan inventaris aset atau Anda memerlukan perangkat lunak yang juga dapat membantu Anda menjadwalkan pemeliharaan rutin dan mengelola tiket pemeliharaan?

Diskusikan masalah manajemen aset mana yang ingin Anda selesaikan dengan perangkat lunak (barang hilang, kerusakan peralatan yang sering terjadi, biaya operasional yang tinggi…). Dengan begitu, akan lebih mudah untuk membuat daftar fitur yang harus Anda miliki.

Ingatlah bahwa manajemen inventaris aset tidak benar-benar datang sebagai solusi yang berdiri sendiri. Ini sering menjadi bagian dari solusi manajemen aset yang lebih besar seperti CMMS atau EAM atau perangkat lunak manajemen fasilitas. Solusi ini secara kasar dapat dibagi menjadi tiga kelompok. Grup pertama menawarkan fitur pemeliharaan aset dan pelacakan aset yang tangguh. Kelompok kedua berfokus pada pelacakan aset dan menawarkan fitur pemeliharaan aset tanpa tulang. Kelompok ketiga berfokus pada pemeliharaan aset dan menawarkan fitur pelacakan aset terbatas. Tinjauan mendetail tentang fitur yang tersedia harus mendahului keputusan pembelian apa pun.

Berikut adalah beberapa karakteristik perangkat lunak umum yang harus Anda cari:

Sangat penting bahwa perangkat lunak manajemen aset Anda intuitif dan mudah digunakan. Banyak solusi akan sesuai dengan persyaratan fitur Anda di atas kertas, tetapi tidak dalam praktiknya. Sangat penting untuk mencobanya terlebih dahulu dan melihat bagaimana fitur diimplementasikan. Jika perangkat lunaknya bermasalah, lambat, atau sulit diketahui, itu tidak masalah.

Inilah sebabnya mengapa kami selalu menyarankan bisnis untuk membuat daftar pendek solusi potensial, berbicara dengan vendor tentang fitur yang tersedia, dan mengikuti uji coba gratis untuk uji langsung. Kami memiliki panduan lengkap tentang cara memilih perangkat lunak manajemen aset yang tepat untuk organisasi Anda jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang proses pemilihan yang tepat.

Saat meninjau solusi manajemen aset, selalu perhatikan lebih dekat rencana harga mereka. Mereka sering memiliki batasan pada jumlah pengguna dan/atau aset yang dapat Anda tambahkan ke database. Jika Anda perlu memasukkan sejumlah besar aset atau pengguna, banyak vendor perangkat lunak akan terbuka untuk membuat paket bulanan/tahunan khusus.

Menggunakan CMMS Limble untuk melacak dan mengelola aset Anda

Limble CMMS menawarkan banyak fitur utama yang akan Anda temukan di perangkat lunak manajemen aset perusahaan. Dengan demikian, Limble dapat digunakan untuk menjawab banyak kebutuhan manajemen inventaris aset Anda.

Mari kita lihat sekilas fitur yang mungkin sangat berguna bagi Anda.

1) Kartu aset terpusat
Memiliki semua informasi aset di satu tempat sangat penting jika Anda ingin tetap teratur. Kartu aset terpusat adalah cara terbaik untuk menemukan info tentang aset Anda. Anda dapat melihat semua informasi aset yang Anda tetapkan (buatan, model, manual, garansi, lokasi...), riwayat perawatan mendetail,  dan laporan.


2) Sensor dan integrasi kode QR
Jika Anda ingin memiliki wawasan real-time tentang kondisi aset penting Anda, Anda ingin memiliki perangkat lunak seperti Limble yang dapat menerima dan menafsirkan informasi dari sensor dan peralatan pemantauan kondisi. Jika ada masalah, Limble dapat diatur untuk menghasilkan peringatan otomatis dan perintah kerja.

Selain itu, pengguna Limble dapat menggunakan kode batang untuk identifikasi aset yang mudah. Ini sering digunakan oleh teknisi pemeliharaan di lapangan untuk mengakses log aset dengan cepat. Mereka cukup memindai kode batang dengan perangkat seluler dan Limble akan secara otomatis membuka kartu aset untuk aset tersebut.

3) Bidang khusus tak terbatas
Bisnis yang berbeda menggunakan aset yang berbeda dan memiliki kebutuhan pelacakan yang berbeda. Limble memungkinkan Anda membuat bidang kustom dalam jumlah tak terbatas dan hanya melacak apa yang ingin Anda lacak. Lokasi, pembuatan, model, manual, gambar, jarak tempuh, jam lari, pembacaan meter, dan informasi lain yang penting bagi perusahaan Anda.

4) Mengatur aset ke dalam hierarki induk-anak
Bila Anda memiliki banyak aset yang tersebar di lokasi yang berbeda, akan sangat berguna untuk mengatur aset tersebut dalam hierarki induk-ke-anak. Ini memberikan gambaran visual yang rapi tentang aset Anda dan bagaimana aset tersebut diatur di dalam fasilitas Anda. Selain itu, ini membantu Anda membuat laporan khusus seperti “tunjukkan semua aset yang merupakan turunan dari aset X”.


5) Pelaporan terperinci
Perlu laporan untuk metrik tertentu yang didasarkan pada semua aset, satu kelompok aset tertentu, atau aset individual? Dengan pelaporan granular Limble, Anda dapat meninjau laporan pada tingkat yang Anda butuhkan. Begitulah cara pengguna Limble membuat keputusan yang tepat.

Saya mencari perangkat lunak manajemen aset yang tepat dengan lokasi, aset, sub-aset, komponen, dan bukan hanya perangkat lunak manajemen pemeliharaan. Saya menemukan Limble dan sejujurnya saya sangat terkejut. Saya suka semuanya… Saya suka antarmukanya… Saya suka kemudahan penggunaan… Saya senang bisa melihat pabrik lengkap saya di satu tempat. Hal kecil namun sangat berharga yang dilakukan Limble dan yang tidak saya temukan di perangkat lunak lain adalah Anda dapat memilih statistik umum yang Anda inginkan. Jika saya ingin statistik Aset level 1 saya bisa mendapatkannya. Jika saya ingin statistik Aset level 5 saya bisa mendapatkannya hanya dengan satu klik. – Mohammad Hassan Akram, Manajer Pabrik &Pemeliharaan, Unilever

Jika ini terdengar seperti sesuatu yang Anda cari, jangan ragu untuk:

Praktik terbaik untuk mengelola inventaris aset

Sebelum kita menyelesaikan ini, kita harus mendiskusikan praktik terbaik yang dapat Anda terapkan di organisasi mana pun untuk tetap menjadi yang teratas dalam inventaris aset Anda.

Menerapkan perangkat lunak tidak akan menjadi salah satu poin. Seharusnya sudah jelas sekarang bahwa ini adalah cara terbaik untuk mengelola inventaris aset yang besar dan mahal.

Mulai dengan data bersih

Untuk membangun strategi manajemen aset yang kuat, kita membutuhkan fondasi yang stabil berdasarkan data yang akurat.

Langkah pertama harus membuat daftar semua aset yang ingin Anda lacak dan metrik mana yang ingin Anda lacak untuk setiap jenis aset. Setelah itu, daftar aset dan detail aset masing-masing dapat diimpor ke perangkat lunak pilihan Anda.

Jika Anda sudah menggunakan sistem digital untuk melacak aset, langkah pertama yang dapat dilakukan adalah melakukan audit aset dan memastikan bahwa database akurat dan terbaru.

Tujuan dari kedua skenario adalah untuk membersihkan data Anda:

Menyiapkan prosedur operasi yang jelas

Basis data Anda tidak akan akurat dalam waktu lama jika orang tidak mengikuti prosedur operasi yang ditetapkan saat berinteraksi dengan aset Anda. Harus ada pedoman yang jelas untuk hal-hal seperti:

Banyak dari itu akan menjadi prosedur yang sangat sederhana, tetapi penting bahwa SEMUA ORANG mengikutinya. Bagian dari upaya itu adalah menyediakan pelatihan yang diperlukan. Bahkan jika itu dari sesuatu yang mendasar seperti cara menangani pemindai kode batang.

Akan selalu ada skenario perbatasan yang tidak tercakup oleh prosedur operasi standar. Anda harus memiliki orang yang bertanggung jawab yang dapat dihubungi untuk memecahkan masalah tertentu.

Menyiapkan laporan otomatis dan audit berkala

Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen aset/pelacakan aset, gunakan laporan yang tersedia. Sebagian besar solusi modern memberi Anda kemampuan untuk menyiapkan laporan otomatis untuk melacak metrik dan KPI penting. Jika ada masalah, periksa log aset untuk detail tambahan.

Untuk memastikan database akurat dan mutakhir, buatlah audit berkala. Jika ada perbedaan yang signifikan, coba tunjukkan penyebab masalahnya. Jika perlu, perbarui prosedur operasi dan komunikasikan perubahan tersebut kepada semua pihak terkait.

Ikuti praktik inventaris dan manajemen aset terbaik

Menjadi ahli dalam manajemen persediaan memerlukan pemahaman tentang prinsip dasar persediaan seperti waktu tunggu, persediaan pengaman, titik pemesanan ulang, tingkat perputaran, dan sejenisnya. Mempelajari praktik terbaik untuk mengelola inventaris dapat menginformasikan strategi pengelolaan inventaris aset Anda.

Mengetahui di mana aset Anda dan bagaimana mereka digunakan adalah hal yang bagus, tetapi itu tidak berarti banyak jika mereka terus-menerus rusak dan tidak dapat memenuhi tujuannya. Lagi pula, salah satu tujuan manajemen inventaris aset adalah memastikan aset siap dan tersedia saat pekerja membutuhkannya.

Menerapkan praktik manajemen aset terbaik (seperti pemeliharaan preventif) memperpanjang umur aset dan mengurangi jumlah masalah operasional. Ini mengarah pada perputaran aset yang lebih rendah, alur kerja yang lebih otomatis, dan biaya operasional yang lebih rendah. Pada akhirnya, ini menghasilkan proses manajemen inventaris aset yang lebih lancar.

Kesimpulan

Tetap di atas inventaris aset menjadi lebih sulit secara eksponensial seiring dengan bertambahnya jumlah aset. Perusahaan tidak memiliki pilihan lain selain menerapkan manajemen aset dan solusi pelacakan aset untuk mengontrol aset dan inventaris mereka.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Limble CMMS dan bagaimana hal itu dapat membantu mengelola inventaris aset Anda, beri tahu kami apa yang Anda cari dan kami akan dengan senang hati membagikan detail selengkapnya kepada Anda.


Pemeliharaan dan Perbaikan Peralatan

  1. 4 Tahapan Manajemen Aset IoT dan Transformasi Digital
  2. 16 Manfaat Strategis Perangkat Lunak Manajemen Aset dan Pelacakan Aset
  3. Apakah Keandalan dan Manajemen Aset itu?
  4. Masa Depan Manajemen Aset
  5. Manajemen Inventaris Terintegrasi
  6. Manajemen aset untuk fasilitas baru:Desain, konstruksi, dan startup
  7. Program penghargaan memberikan evaluasi dan pengakuan atas kemampuan manajemen aset
  8. Mengapa sekarang saatnya untuk mendapatkan perangkat lunak pemeliharaan dan manajemen aset
  9. Apa Itu Mengasah?- Definisi, Proses, dan Alat
  10. Perangkat Lunak Manajemen Inventaris:Fitur dan Manfaat