Cara Menyiapkan Sistem Tiket Pemeliharaan Gratis [Termasuk Template]
Setiap bisnis, tidak peduli seberapa besar atau kecil, harus berurusan dengan masalah operasional tingkat tertentu. Lebih sering daripada tidak, masalah operasional tersebut merupakan konsekuensi langsung dari tidak berfungsinya atau rusaknya aset dan infrastruktur fisik.
Baik itu HVAC yang bocor, buldoser rusak, atau masalah ban berjalan yang menghentikan jalur produksi, pendekatan tercepat untuk memecahkan masalah manajemen aset adalah dengan menggunakan sistem tiket perawatan yang efisien.
Sekarang, agar sistem tiket dianggap “efisien”, itu harus digital. Dalam skenario yang ideal, sebuah bisnis akan berinvestasi dalam CMMS atau perangkat lunak manajemen armada karena kedua solusi tersebut memiliki sistem tiket sebagai salah satu fitur intinya.
Sayangnya, solusi berbayar bukanlah pilihan untuk semua orang saat ini. Untuk organisasi tersebut, kami membuat sistem tiket pemeliharaan gratis berdasarkan Google Spreadsheet .
Sebagai kelanjutan dari artikel ini, kami akan menjelaskan bagaimana kami mengembangkan template kami untuk mereka yang ingin membuatnya sendiri.
Untuk semua orang, silakan unduh panduan tiket kami di bawah ini. Ini berisi template yang Anda butuhkan dan petunjuk terperinci tentang cara menggunakannya.
Siklus hidup tiket pemeliharaan
Perjalanan hidup dari tiket perawatan standar berjalan seperti ini:
Peralatan (salah)penggunaan mengakibatkan kegagalan fungsi peralatan.
Seseorang melaporkan masalah dengan mengirimkan tiket/permintaan pemeliharaan.
Manajer pemeliharaan/perencana/penyelia meninjau tiket dan memberikannya kepada teknisi pemeliharaan.
Teknisi pemeliharaan datang untuk mendiagnosis dan memperbaiki masalah.
Ketika aset/item telah diperbaiki, tiket ditutup dan pemohon pemeliharaan telah diberi tahu bahwa masalah telah diperbaiki (jika diperlukan).
Anda dapat melihat proses yang sama yang diuraikan pada gambar di bawah ini.
Membuat sistem tiket di Microsoft Excel atau Google Sheets untuk proses yang begitu sederhana terdengar lebih mudah daripada sebelumnya. Ini karena segala sesuatunya tidak selalu berjalan sesuai rencana. Beberapa tiket ditolak, beberapa pekerjaan harus ditunda, beberapa situasi unik lainnya mungkin muncul. Sistem tiket harus mudah digunakan, tetapi tetap menawarkan cara untuk mengelola penyimpangan dari proses standar. Di atas segalanya, sistem tiket harus menjadi alat yang berguna bagi semua orang yang terlibat, bukan beban tambahan .
Mengapa kami menggunakan Google Spreadsheet untuk template kami?
Kami akhirnya menggunakan Google Spreadsheet karena alasan berikut:
Gratis. Satu-satunya hal yang Anda perlukan untuk mengedit dokumen adalah akun Gmail gratis.
Mudah digunakan. Tidak perlu banyak pelatihan untuk mempelajari cara memilih bidang dan menulis beberapa teks di dalamnya.
Berbasis awan. Siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses template dan melihat perubahan secara real-time. Ini adalah kunci untuk kolaborasi tim.
Dapat diedit. Organisasi yang berbeda memiliki alur kerja yang berbeda. Manajer dan supervisor pemeliharaan dapat menambah/menghapus bidang dan kolom tertentu berdasarkan kebutuhan mereka.
Ini memiliki formula yang berguna. Kami dapat mengotomatiskan tindakan tertentu dan bahkan membuat laporan sederhana dengan menggunakan rumus yang tersedia.
Ini memungkinkan Anda memberikan tingkat akses yang berbeda. Beberapa pekerja seharusnya hanya dapat melihat dokumen sementara yang lain harus dapat melihat dan mengedit. Google Spreadsheet memungkinkan Anda memberikan tingkat akses yang berbeda ke orang yang berbeda.
Template ini bukan pengganti sistem CMMS . Namun, kami menyadari bahwa tidak semua organisasi siap untuk mengadopsi perangkat lunak CMMS tetapi tetap sangat membutuhkan untuk mengatur kegiatan pemeliharaan mereka dengan lebih baik.
Jenis sistem tiket perawatan barebone ini dapat menjadi solusi sementara untuk:
tim pemeliharaan yang lebih kecil (hingga 10 orang atau lebih)
tim pemeliharaan yang tidak memiliki sistem tiket apa pun
tim pemeliharaan yang masih mengandalkan catatan tempel, papan tulis, atau papan pintar
tim pemeliharaan yang ingin lebih terorganisir tetapi belum memiliki kemampuan untuk menerapkan CMMS modern
Persyaratan untuk menerapkan sistem tiket pemeliharaan digital
Terlepas dari kesederhanaan sistem tiket pemeliharaan ini, Anda tidak bisa begitu saja menimpakannya kepada karyawan dan mengatakan bahwa “mulai hari ini, Anda perlu menggunakan sistem ini” . Itu resep untuk bencana.
Beralih dari papan tulis dan catatan tempel ke sistem digital harus diikuti dengan cermat oleh perubahan alur kerja yang sesuai. Dan kita semua tahu betapa sulitnya mengubah departemen pemeliharaan.
Untuk membuat transisi ini semulus mungkin, berikut adalah beberapa hal yang harus Anda siapkan sebelum menerapkan sistem tiket pemeliharaan digital.
Mendapatkan pembelian yang diperlukan
Anda harus mencari persetujuan dan komitmen dari tiga pihak yang berbeda:
manajemen puncak
tim pemeliharaan
peminta pemeliharaan
Tidaklah bijaksana untuk membuat perubahan yang lebih besar di departemen mana pun tanpa restu dari manajemen puncak. Biasanya, itu karena Anda ingin memastikan pendanaan yang sesuai untuk proyek yang ada. Sementara kita berbicara tentang sistem tiket pemeliharaan gratis di sini, Anda mungkin perlu berinvestasi di perangkat seluler atau jaringan wifi untuk memanfaatkannya sepenuhnya. Selain itu, perubahan alur kerja akan menyebabkan periode penyesuaian yang pasti akan mengakibatkan hilangnya produktivitas dalam jangka pendek. Jadi, masuk akal untuk menjelaskan rencana Anda kepada orang yang bertanggung jawab atas anggaran pemeliharaan.
Salah satu perhatian dengan menerapkan segala jenis perangkat lunak pemeliharaan adalah bahwa teknisi pemeliharaan tidak akan pernah sepenuhnya mengadopsinya. Jika Anda memiliki teknisi yang tidak menggunakan atau menyalahgunakan solusi, Anda sebaiknya kembali ke catatan tempel. Untuk memastikan semua orang bergabung, diskusikan penerapannya beberapa minggu sebelumnya. Tunjukkan masalah mana yang Anda coba hilangkan dan mengapa ini cara melakukannya. Terakhir, tetapkan alur kerja baru dengan bekerja sama dengan teknisi untuk memastikan alur kerja tersebut masuk akal dalam praktik dan tidak akan membuat kemacetan apa pun.
Pihak terakhir yang harus Anda setujui adalah orang-orang yang melaporkan masalah perawatan dan membuat tiket perawatan. Alih-alih mengangkat telepon atau mengirim email, mereka sekarang akan memiliki akses ke Google Sheet yang dapat mereka gunakan untuk melaporkan masalah pemeliharaan dan melacak kemajuan permintaan pekerjaan mereka. Agar ini berfungsi, mereka harus benar-benar menggunakan template yang sudah disiapkan.
Pemahaman dasar tentang Google Spreadsheet (lanjutan jika Anda membuat template dari awal)
Untuk menggunakan template yang kami sediakan dengan artikel ini, Anda hanya perlu memiliki pemahaman dasar tentang Google Spreadsheet/Microsoft Excel. Memilih bidang untuk menulis komentar adalah satu-satunya tindakan yang perlu diketahui oleh teknisi atau peminta pemeliharaan. Ini seharusnya mudah dijelaskan bahkan kepada seseorang yang belum pernah melihat spreadsheet seumur hidup mereka.
Sebagai manajer pemeliharaan atau manajer fasilitas yang akan mengelola template, akan sangat membantu jika Anda memiliki lebih banyak pengalaman dalam membuat rumus dan kalkulasi tingkat lanjut, terutama jika Anda ingin banyak mengedit template yang disediakan atau membuat sendiri dari awal.
Perangkat seluler
Kelebihan tiket perawatan digital adalah dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, selama Anda memiliki perangkat yang terhubung dengan internet. Untuk memanfaatkan sepenuhnya sistem baru, disarankan untuk melengkapi pekerja dengan perangkat seluler. Dengan cara ini, mereka akan dapat menutup perintah kerja, meninggalkan catatan penyelesaian, dan merencanakan aktivitas pemeliharaan berikutnya tanpa perlu terus-menerus kembali ke satu terminal komputer yang tersedia di lantai pabrik.
Jika Anda pernah beralih ke CMMS, manfaat memiliki perangkat lunak pemeliharaan seluler akan menjadi lebih berlebihan.
Fungsi dasar yang Anda butuhkan (bahkan dalam sistem tiket pemeliharaan gratis)
Agar sistem pemeliharaan tiket berfungsi dengan baik, Anda harus memiliki cara yang mudah dan efisien untuk menerima dan mengelola tiket. Idealnya, Anda juga harus dapat membuat beberapa laporan dasar.
Template yang kami buat dipandu oleh gagasan ini. Jika Anda memilih template gratis kami yang dapat Anda temukan di awal artikel ini, Anda akan mendapatkan dua Google Spreadsheet. Satu dirancang untuk menerima tiket, dan yang lainnya digunakan untuk mengelola perintah kerja dan membuat laporan.
Berikut adalah cuplikan cara kerjanya.
Menerima template tiket perawatan
Anda memerlukan satu tempat untuk menampung semua permintaan pemeliharaan yang masuk. Dengan cara ini, kecil kemungkinan Anda akan kehilangan satu pun dan akan lebih mudah untuk melihat permintaan pemeliharaan yang digandakan.
Kami memutuskan untuk memiliki lembar terpisah untuk mengirimkan permintaan pemeliharaan sehingga Anda dapat membagikan tautan ke dokumen ini dengan semua orang yang mungkin perlu mengirimkan tiket pemeliharaan.
Berikut adalah tampilan template “Kirim tiket” saat digunakan:
Anda memiliki semua info standar seperti tanggal, deskripsi masalah, dan info kontak. Kami juga menambahkan kolom yang memberi tahu pemohon pemeliharaan tentang status tiket mereka. Kami pikir ini adalah tambahan yang bagus, tetapi Anda dapat menghapus kolom tersebut – jika perencana/penyelia/manajer pemeliharaan tidak dapat terus memperbaruinya, tidak ada gunanya memilikinya sama sekali.
Mengelola template tiket perawatan
Mengelola tiket pemeliharaan dapat dilakukan dengan beberapa cara berbeda. Kami merancang template agar dapat digunakan untuk menjadwalkan semua operasi pemeliharaan, tidak hanya menangani permintaan layanan pemeliharaan yang masuk. Dalam hal ini, ini bertujuan untuk lebih menjadi sistem manajemen perintah kerja daripada sekadar sistem tiket pemeliharaan.
Dalam template, kami menyertakan bidang berikut:
ID Tiket: Berfungsi sebagai pengenal unik (ID) untuk setiap tiket. Isi otomatis setelah Anda memasukkan “nama tugas” .
Nama tugas: Beri nama setiap tiket untuk gambaran umum yang lebih mudah tentang pekerjaan yang ditugaskan.
Deskripsi pekerjaan: Tempat untuk menulis deskripsi pekerjaan yang perlu dilakukan.
Teknisi: Daftar tarik-turun yang dapat Anda gunakan untuk memilih teknisi yang ingin Anda beri tugas.
Tanggal jatuh tempo: Tetapkan batas waktu penyelesaian tiket/Perintah Kerja yang ditetapkan.
Tingkat prioritas: Pilih tingkat prioritas untuk tiket. Ini membantu teknisi memutuskan pekerjaan mana yang harus dilakukan terlebih dahulu.
Status tiket: Daftar tarik-turun tempat Anda dapat memilih status tiket saat ini.
Catatan penyelesaian: Di sini teknisi dan/atau supervisor dapat meninggalkan catatan penting terkait pekerjaan yang baru saja diselesaikan.
Tanggal penyelesaian: Menandai tanggal penyelesaian untuk perintah kerja yang ditetapkan. Isi otomatis setelah status tiket diubah menjadi “Selesai”.
Jenis pekerjaan: Pilih jenis pekerjaan (reaktif atau preventif) yang akan dilakukan. Ini digunakan di bagian pelaporan.
Selesai tepat waktu?: Kolom ini terisi otomatis setelah memeriksa apakah tiket selesai tepat waktu atau tidak. Ini akan ditampilkan sebagai "Ya" atau "Tidak" setelah tiket ditandai sebagai selesai. Kami harus menerapkan bidang ini untuk dapat menghitung persentase Kepatuhan Kerja di bagian pelaporan.
Kami ingin mengotomatiskan proses sebanyak mungkin. Inilah sebabnya mengapa kami memasukkan beberapa daftar drop-down yang berbeda dan membuat formula untuk mengisi bidang tertentu secara otomatis. Jika Anda berencana untuk mengembangkan template Anda sendiri, Anda harus melakukan hal yang sama. Bagaimanapun, tujuan akhirnya adalah membuat departemen pemeliharaan seefisien mungkin.
Beginilah tampilan template dalam praktiknya (ini semua dalam satu baris tetapi kami harus membaginya menjadi 2 tangkapan layar agar dapat dibaca):
Membuat laporan pemeliharaan
Dengan template semacam ini, pelaporan akan dibatasi. Kami dapat membuat tiga laporan khusus berdasarkan data yang digunakan dalam tabel:
Perincian prioritas tugas: Laporan sederhana yang menunjukkan rata-rata seberapa mendesak tugas pemeliharaan yang Anda tetapkan. Tidak ada yang istimewa, tetapi beberapa orang mungkin menganggapnya berguna.
Rincian jenis pekerjaan: Laporan yang menunjukkan berapa banyak tugas Anda yang direncanakan (bagian dari pemeliharaan rutin atau preventif) dan berapa banyak yang tidak direncanakan (reaktif). Ini juga menunjukkan berapa banyak total tugas yang telah Anda lakukan sejauh ini.
Total persentase kepatuhan kerja: Kepatuhan kerja secara keseluruhan menunjukkan persentase tugas yang diselesaikan tepat waktu.
Mungkin ada cara untuk menghasilkan laporan pemeliharaan yang lebih berguna. Namun, itu biasanya berarti memperluas templat manajemen tiket dengan bidang tambahan. Kami percaya rata-rata pengguna tidak akan membutuhkan itu. Namun, hal yang hebat tentang template ini adalah Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda.
CMMS adalah perangkat lunak pemeliharaan tiket terbaik
Kami sangat berharap bahwa beberapa dari Anda dapat menggunakan sistem tiket perawatan gratis ini dengan baik. Meskipun demikian, spreadsheet hanya dapat membantu Anda sejauh ini. Mereka adalah langkah maju yang bagus, tetapi tidak bisa menjadi solusi jangka panjang. Pada akhirnya, Anda perlu beralih ke CMMS seluler jika ingin memaksimalkan efisiensi operasional, mengurangi biaya pemeliharaan, dan mencapai KPI pemeliharaan Anda.
Bagi mereka yang merasa siap untuk beralih lebih cepat daripada nanti, kami mengundang Anda untuk bermain-main dengan Limble CMMS dan menjelajahi fitur-fiturnya (tanpa komitmen apa pun). Untuk melakukannya, berikut adalah opsi Anda:
JADWALKAN DEMO: Hubungi kami dan seseorang di tim kami akan memberi Anda panduan dan membiasakan Anda dengan semua fitur utama.
COBA DEMO DIRI KAMI: Mengeklik tombol ini akan menyegarkan tab browser Anda dan memuat lingkungan pengujian simulasi tempat Anda memeriksa cara kerja Limble dengan kecepatan Anda sendiri.
MULAI UJI COBA GRATIS: Anda dapat mendaftar untuk uji coba 30 hari gratis untuk mengevaluasi apakah Limble CMMS cocok untuk organisasi Anda.
Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang Limble atau tentang template yang kami sajikan di artikel ini? Memiliki beberapa saran tentang bagaimana mereka dapat ditingkatkan? Jangan ragu untuk memulai diskusi di bagian komentar di bawah!
