Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Waktu Kunci Pas
Waktu kunci pas tampaknya menjadi topik kontroversial di kalangan profesional perawatan.
Beberapa percaya metrik ini terlalu sulit untuk dilacak dan mengabaikan aktivitas nilai tambah dari pengukurannya dan dapat mengarahkan manajer ke kesimpulan yang salah. Yang lain menyatakan bahwa ini adalah alat yang berharga untuk menemukan inefisiensi operasional yang perlu ditangani.
Seperti kebanyakan hal dalam hidup, kebenaran terletak di suatu tempat di tengah. Jadi kami akan mengambil posisi bahwa waktu kunci pas dapat menjadi metrik yang berguna – jika Anda dapat mengukurnya dengan benar dan menganalisisnya dalam konteks yang tepat.
Untuk memungkinkan Anda melakukan hal itu, dalam kelanjutan artikel ini kami:
menentukan apa itu kunci pas dan apa yang dicakupnya
berikan 4 cara untuk mengukur waktu kunci pas
diskusikan penyebab umum waktu kunci pas rendah dan sarankan solusi potensial
memberi atau memikirkan kapan dan jika Anda harus mempertimbangkan menjalankan studi waktu kunci pas
Berapa waktu kunci pas?
Waktu kunci pas (terkadang juga disebut sebagai waktu alat ) adalah metrik yang menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan teknisi pemeliharaan dengan alat di tangan mereka, melakukan pekerjaan pemeliharaan yang sebenarnya.
Untuk memahami waktu kunci pas, sangat penting untuk memahami apa yang tidak diukur. Waktu kunci pas tidak termasuk waktu yang dihabiskan teknisi untuk mendapatkan alat dan suku cadang yang tepat, membaca perintah kerja, bepergian ke lokasi di mana pekerjaan dilakukan, istirahat dan waktu menganggur, memberikan instruksi, dll., hanya waktu yang dihabiskan untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan.
Langsung dari kelelawar, ada masalah pertama Anda. Banyak aktivitas yang tercantum dalam paragraf terakhir sangat penting untuk melakukan pekerjaan pemeliharaan. Anda tidak dapat menyelesaikan Perintah Kerja jika Anda tidak mengambil alat yang tepat dan berjalan ke mesin yang perlu Anda servis (sayangnya, teleportasi masih bukan pilihan :)).
Jika Anda berencana untuk mengukurnya, Anda harus ingat bahwa waktu pas tidak mengecualikan banyak tindakan yang menambah nilai dan karena itu bukan ukuran yang baik untuk produktivitas secara keseluruhan.
Masalah kedua adalah bahwa bahkan jika Anda memiliki waktu yang tepat, itu tidak berarti departemen Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik .
Waktu kunci pas tidak akan memberi tahu Anda apakah pekerja melakukan pekerjaan tepat waktu (perlu 4 jam untuk melakukan sesuatu yang seharusnya memakan waktu 3) dan jika mereka benar-benar melakukan pekerjaan yang berkualitas. Dengan kata lain, Anda tahu bahwa beberapa pekerjaan telah dilakukan, tetapi Anda tidak tahu seberapa efektif itu. Inilah sebabnya mengapa beberapa bisnis melewatkan pengukuran waktu kunci pas sama sekali dan fokus pada pendefinisian dan pengukuran KPI pemeliharaan lainnya.
4 cara mengukur waktu kunci pas (terburuk hingga terbaik)
Selama bertahun-tahun, organisasi mencoba beberapa cara berbeda untuk melacak waktu kunci pas, beberapa lebih berhasil daripada yang lain. Dalam paragraf berikut, kami akan menjelaskan empat pendekatan untuk mengukur waktu kunci pas, dimulai dengan yang paling tidak akurat.
1) Melaporkan sendiri
Meminta teknisi untuk melacak waktu kunci pas sendiri memiliki dua masalah besar:
mereka mungkin tidak cukup berinvestasi untuk melacaknya secara akurat (atau bahkan mungkin tidak memahami apa yang dianggap sebagai waktu kunci pas)
mereka memiliki insentif untuk melaporkan secara berlebihan jika mereka yakin ini akan berdampak pada gaji mereka atau merugikan pekerjaan mereka
Karena alasan tersebut, tidak jarang studi kunci pas yang melaporkan sendiri melaporkan 70%+ waktu kunci pas, sedangkan angka yang lebih realistis menunjukkan bahwa waktu kunci pas rata-rata sekitar 30%. Ini adalah perbedaan besar dan alasan mengapa metode ini jarang direkomendasikan.
Meskipun demikian, metode pelaporan mandiri menarik karena tidak memerlukan investasi tambahan dan paling mudah untuk diterapkan. Bagi yang sedang mempertimbangkannya, Anda dapat membuatnya lebih akurat dengan:
Menjelaskan bahwa tujuan utama dari latihan ini bukan untuk mencari tahu siapa yang malas tetapi untuk meningkatkan kinerja departemen pemeliharaan secara keseluruhan.
Menggunakan perangkat lunak CMMS seperti Limble yang memungkinkan Anda melacak waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan pemeliharaan langsung di dalam perintah kerja. Jika Anda tidak tahu apa itu CMMS, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.
Memastikan semua orang tahu apa yang harus dan tidak boleh dilacak di bawah waktu yang tepat.
2) DILO (“Hari dalam kehidupan”)
Dengan metode DILO, Anda memiliki pengamat yang mengikuti teknisi terpilih sepanjang hari untuk menetapkan garis dasar. Masalah dengan metode DILO ada dua:
Bisa saja terjadi bahwa hari tertentu tidak menggambarkan seperti apa hari rata-rata di fasilitas tersebut.
Ketika Anda tahu bahwa Anda sedang diamati/dievaluasi, Anda akan berperilaku/berperforma lebih baik dari biasanya (fenomena yang disebut The Hawthorne Effect).
Untuk mengurangi ketegangan antara pengamat dan teknisi, penting untuk kembali menekankan bahwa tujuan dari studi waktu kunci pas bukanlah untuk memata-matai seberapa keras teknisi bekerja tetapi untuk menemukan masalah yang menghentikan mereka dari melakukan lebih banyak. pekerjaan pemeliharaan.
3) Pengambilan sampel kerja
Pendekatan sampling kerja adalah di mana pengamat mengunjungi lantai pabrik pada interval yang ditentukan, melihat teknisi, dan menandai apakah mereka melakukan pekerjaan pemeliharaan atau tidak. Masalah dengan pengambilan sampel kerja adalah tidak memperhitungkan orang-orang yang tidak berhadapan , yaitu teknisi yang sedang bepergian, yang berada di ruang penyimpanan, yang sedang istirahat sejenak, dan sebagainya.
Seperti metode DILO, memperluas sampel akan membuat hasil lebih akurat (menjalankan penelitian selama beberapa minggu, bukan beberapa hari).
4) Metode statistik
Pendekatan terbaik untuk melacak waktu kunci pas adalah yang menghindari semua perangkap yang kami sebutkan di atas. Pendekatan statistik metodis memastikan bahwa setiap teknisi memiliki kesempatan yang sama untuk diamati dan sampel pengamatan cukup besar untuk mewakili pekerjaan sebenarnya yang dilakukan dari waktu ke waktu.
Doc Palmer, penulis Buku Pegangan Perencanaan dan Penjadwalan Pemeliharaan McGraw-Hill, memberikan contoh yang bagus tentang bagaimana hal ini dapat diterapkan dalam praktiknya dalam diskusinya tentang waktu yang tepat di blog Plant Services:
“Sebagian besar tanaman dapat, selama sekitar satu bulan, melakukan studi yang masuk akal yang mungkin mewakili tanaman yang sedang berlangsung dengan menggunakan satu hari setiap minggu untuk pengamatan. Misalnya, pengamat bisa menggunakan Senin minggu pertama, Selasa minggu kedua, dll, sampai Jumat minggu kelima. Menelusuri nama pada daftar yang ditetapkan dan membuat dua pengamatan setiap setengah jam selama delapan jam sehari akan memberikan 160 pengamatan dan margin kesalahan plus atau minus 7%. Dengan demikian, pabrik pada waktu kunci 35% akan tahu apakah itu antara 28% dan 42% dan mungkin tidak pada 55% (atau 80%). Sebuah pabrik yang ditingkatkan menjadi 50% waktu kunci pas akan tahu apakah itu antara 43% dan 57% dan mungkin bukan tanaman biasa pada 35%.”
Penyebab umum waktu kunci pas rendah dan solusi potensial
Anggaplah Anda telah mengukur waktu kunci pas secara akurat dan Anda tidak puas dengan hasilnya. Di bawah ini adalah penyebab umum waktu kunci pas rendah, disertai dengan solusi yang diusulkan.
1) Perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan yang buruk
Waktu kunci pas yang rendah seringkali dapat dilacak ke perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan yang buruk:
Suku cadang dan alat tidak tersedia.
Komunikasi buruk yang mengakibatkan orang tidak tahu ke mana harus pergi selanjutnya, alat apa yang mereka butuhkan sehingga mereka harus kembali untuk sesuatu, bahwa ada perubahan prioritas tugas, dll. – semua ini mengakibatkan waktu tempuh yang berlebihan.
Tempat kerja/mesin belum siap (seorang teknisi harus menunggu kru kebersihan menyelesaikan pekerjaannya, hingga manajer keselamatan melakukan prosedur penguncian tagout dan sejenisnya).
Cara termudah untuk menghilangkan masalah di atas adalah dengan CMMS seluler. Tidaklah mungkin mengharapkan seseorang untuk membuat jadwal yang sempurna jika dia harus melacak semuanya dalam spreadsheet.
Selain itu, CMMS memungkinkan Anda membuat Perintah Kerja yang mencantumkan alat dan suku cadang yang dibutuhkan teknisi serta lokasi aset, kalender pemeliharaan drag-n-drop yang mudah untuk penjadwalan yang lebih cepat, laporan untuk pelacakan dan pengukuran pekerjaan pemeliharaan, peringatan saat jumlah suku cadang dalam stok rendah, pemberitahuan push tentang perubahan prioritas tugas, dan banyak lagi.
2) Terlalu banyak perawatan reaktif
Pemeliharaan reaktif adalah ceritanya sendiri. Di satu sisi, Anda mungkin berpikir bahwa jika Anda hanya menyervis peralatan saat rusak, volume pekerjaan pemeliharaan lebih rendah daripada jika Anda melakukan penggantian suku cadang, penggantian oli, inspeksi, dan aktivitas pemeliharaan proaktif lainnya. Di sisi lain, teknisi dapat menghabiskan seluruh hari mereka untuk memadamkan api di seluruh lantai pabrik.
Masalah sebenarnya dengan perawatan reaktif dalam konteks waktu kunci pas adalah masalah sekunder yang menyertainya – kurangnya suku cadang, teknisi terganggu di tengah pekerjaan mereka dengan panggilan tentang masalah baru, tidak yakin ke mana harus pergi selanjutnya, dan kurangnya organisasi secara umum yang memperlambat teknisi di setiap langkah.
Cara terbaik untuk mengatasinya adalah dengan beralih ke pemeliharaan preventif atau pemeliharaan berbasis kondisi dan mencari CMMS yang baik yang dapat mendukung transisi tersebut.
3) Menunggu suku cadang dan peralatan
Wajar jika sebuah organisasi memiliki jumlah alat dan suku cadang yang terbatas. Jika teknisi sering harus menunggu alat tertentu tersedia untuk melakukan tugas mereka atau jika mereka harus berjalan ke gudang hanya untuk menyadari bahwa tidak ada suku cadang yang tersedia, itu adalah waktu yang terbuang yang seharusnya lebih baik dihabiskan di tempat lain.
Masalah ini dapat diatasi dengan menerapkan praktik terbaik untuk mengelola inventaris suku cadang dan memastikan bahwa manajer/perencana pemeliharaan menjadwalkan pekerjaan dengan mempertimbangkan jumlah alat yang tersedia.
(Kapan) Anda harus menjalankan studi waktu kunci pas?
Untuk memutuskan apakah Anda harus menjalankannya atau tidak, Anda harus mampu menimbang positif terhadap negatif dari studi waktu kunci pas.
Jika Anda memutuskan itu layak dan dapat mengarahkan Anda ke masalah besar yang mengganggu departemen pemeliharaan Anda, itu baik-baik saja. Sadarilah kekurangannya dan apa yang sebenarnya ditunjukkan oleh angka-angka tersebut.
Seringkali, waktu kunci pas rendah hanya akan memberi tahu Anda bahwa waktu teknisi Anda tidak digunakan dengan benar. Anda harus mendalami analisis tambahan dan penyebab umum yang kami jelaskan di atas untuk menemukan apa yang menghentikan teknisi Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk tindakan pemeliharaan langsung.
Lakukan atau tidak, tidak ada percobaan
Jika Anda memutuskan untuk menjalankan analisis waktu kunci pas, Anda sebaiknya mengingat kata-kata bijak dari master Yoda. Jika Anda ingin mempelajari sesuatu yang berguna dari latihan ini, Anda harus yakin bahwa pengukuran Anda seakurat mungkin. Dengan kata lain, lakukan dengan benar atau jangan lakukan sama sekali.
Jika nomor waktu kunci inggris Anda sedikit , CMMS dapat membantu Anda menemukan inefisiensi alur kerja dan menghilangkan penyebab waktu kunci pas yang rendah. Jika angka Anda tinggi , CMMS seluler tetap dapat membantu teknisi Anda menjadi lebih produktif melalui saluran komunikasi yang lebih cepat, daftar periksa pemeliharaan preventif, dan akses cepat ke riwayat pemeliharaan. Jika Anda tidak ingin mengukur waktu kunci pas , CMMS menawarkan banyak laporan untuk melacak kinerja tim pemeliharaan Anda. Ini mencakup semua basis Anda.
Bagi mereka yang tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, tinggalkan komentar di bawah atau kirim email kepada kami.
