Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Pemeliharaan Darurat
Situasi pemeliharaan darurat adalah peristiwa yang paling menegangkan bagi tim pemeliharaan mana pun.
Keadaan darurat dapat menyebabkan banyak kerusakan pada reputasi merek, mengakibatkan hilangnya nyawa, dan memiliki dampak negatif yang sangat besar pada laba perusahaan. Jadi, wajar jika ada tekanan besar pada tim pemeliharaan untuk mengurangi kebutuhan pemeliharaan darurat seminimal mungkin dan untuk dapat bereaksi cepat jika memang terjadi.
Karena itu, dalam kelanjutan artikel ini, kita akan melihat:
bagaimana seseorang dapat mendefinisikan pemeliharaan darurat
contoh pemeliharaan darurat di lingkungan perumahan dan industri
berbagai cara untuk meminimalkan jumlah situasi pemeliharaan darurat
cara menentukan prosedur pemeliharaan darurat umum
Apa itu perawatan darurat?
Pemeliharaan darurat adalah jenis perawatan yang diperlukan ketika suatu aset mengalami malfungsi yang tidak terduga yang dapat menyebabkan masalah kesehatan dan keselamatan yang cukup besar atau penundaan produksi yang besar. Masalahnya harus ditangani sesegera mungkin, maka "darurat".
Tantangan utamanya adalah bahwa "diperbaiki dengan cepat" jarang sesederhana kedengarannya. Ini sering kali merupakan gangguan besar yang membutuhkan koordinasi antara banyak anggota tim. Dengan demikian, perbaikan darurat menimbulkan sakit kepala operasional yang serius bagi manajer pemeliharaan.
Dalam skenario terburuk, situasi ini memerlukan pendekatan semua tangan di dek di mana setiap tugas pemeliharaan lainnya ditangguhkan sampai keadaan darurat teratasi.
Contoh perawatan darurat
Terlepas dari jenis bisnis yang digunakan untuk bangunan – perumahan atau industri – keadaan darurat dapat muncul. Di bawah ini kami mencantumkan beberapa contoh untuk setiap skenario.
Contoh pemeliharaan darurat dalam pemeliharaan properti
Jenis keadaan darurat yang diperkirakan terjadi di bangunan tempat tinggal atau perhotelan biasanya mencakup:
mewabahnya kebakaran
atap bocor
kerusakan listrik yang menyebabkan lonjakan listrik
banjir besar
kerusakan lift
tidak ada pasokan air di rumah/lantai
…
Contoh pemeliharaan darurat di lingkungan industri
Dalam pengaturan industri, pemeliharaan darurat diperlukan untuk mencegah potensi bencana yang muncul sebagai akibat dari tindakan pengendalian yang gagal atau aset yang gagal di perusahaan industri. Sayangnya, apakah itu terjadi secara tidak sengaja atau karena kelalaian atau ketidakmampuan, keadaan darurat industri dapat mengakibatkan kerusakan besar, cedera, dan bahkan hilangnya nyawa. Beberapa contohnya adalah:
mewabahnya kebakaran
kebocoran gas (beracun)
kegagalan tak terduga dari pembangkit tenaga listrik
ledakan ketel uap
kegagalan aset penting yang menghentikan seluruh produksi
…
Cara meminimalkan jumlah permintaan pemeliharaan darurat
Situasi yang menimbulkan pemeliharaan darurat tidak akan pernah dapat sepenuhnya dihilangkan, tetapi ada cara untuk mengurangi frekuensinya secara signifikan dan mengurangi beberapa risiko terkait.
Cara paling efektif untuk mengurangi jumlah permintaan pemeliharaan darurat adalah dengan memiliki strategi pemeliharaan proaktif yang solid yang akan menangkap dan mengatasi masalah yang muncul sebelum meningkat menjadi keadaan darurat besar.
Ada banyak strategi pemeliharaan proaktif yang dapat Anda terapkan:
Pemeliharaan pencegahan
Pemeliharaan berbasis kondisi (CBM)
Pemeliharaan prediktif (PdM)
Total produktif pemeliharaan (TPM)
Menggabungkan salah satu strategi ini dengan perangkat lunak CMMS yang baik akan memungkinkan Anda untuk memiliki kendali penuh atas operasi pemeliharaan Anda, serta mempercepat respons ketika situasi pemeliharaan darurat akhirnya terjadi. Jika Anda tidak tahu apa itu CMMS, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.
Cara lain untuk mengurangi terjadinya situasi pemeliharaan darurat meliputi:
memiliki teknisi terlatih yang melakukan pekerjaan berkualitas
memiliki operator alat berat yang terlatih dan karyawan lain yang bersentuhan dengan aset berbahaya dan/atau kritis
mendefinisikan prosedur operasi yang jelas dan daftar periksa pemeliharaan yang dapat diikuti oleh teknisi
menggunakan peralatan/alat/mesin seperti yang direkomendasikan dalam manual masing-masing
menggunakan suku cadang pengganti dari pabrikan asli
4 langkah untuk menyiapkan prosedur pemeliharaan darurat yang efektif
Karena Anda tidak akan pernah bisa menghilangkan kemungkinan keadaan darurat, sebaiknya siapkan beberapa prosedur dan protokol yang akan mempercepat respons Anda, meminimalkan risiko keselamatan, dan mencegah kerusakan tambahan.
Berikut adalah garis besar singkat tentang cara menyiapkan prosedur pemeliharaan darurat.
#1) Tentukan dan identifikasi keadaan darurat Anda
Mulailah dengan mendefinisikan situasi yang akan memenuhi syarat sebagai keadaan darurat di fasilitas Anda. Langkah ini membantu untuk membuat perbedaan yang jelas antara keadaan darurat yang sebenarnya dan masalah lain yang, meskipun mendesak, bukanlah keadaan darurat.
Akan selalu ada beberapa tumpang tindih, tetapi berikut adalah beberapa penjelasan yang dapat membantu Anda mempersempit definisi Anda:
Darurat akan memburuk dengan cepat dalam waktu singkat yang menyebabkan insiden keselamatan dan gangguan bisnis besar; mereka membutuhkan perhatian segera. Bahkan jika itu terjadi pada akhir pekan, hari libur, atau malam hari.
Situasi mendesak (non-darurat) penting juga, tetapi biasanya dapat diisolasi dan ditangani selama jam kerja normal.
Cara lain untuk melihatnya adalah, jika harus segera ditangani itu darurat dan jika bisa diatasi sedikit kemudian, itu hanya perintah kerja prioritas tinggi. Akan sangat membantu jika semua karyawan di lokasi dapat membedakan antara masalah pemeliharaan darurat dan non-darurat karena hal ini dapat membantu mempercepat proses pelaporan.
Biasanya paling masuk akal untuk fokus pada masalah pemeliharaan darurat yang datang dalam bentuk kegagalan aset kritis karena keadaan darurat di tempat kerja secara umum harus sudah dicakup oleh pelatihan keselamatan standar yang mengikuti rekomendasi OSHA.
Memperoleh kejelasan tentang apa yang bisa terjadi dalam skenario darurat potensial membantu organisasi untuk mengelola sumber daya mereka dengan lebih baik (tenaga kerja, dana, suku cadang, APD, dll.) yang akan diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Tentu saja, skenario yang harus Anda lihat hanyalah skenario yang memiliki peluang untuk terjadi. Salah satu cara untuk memperkirakan skenario kegagalan mana yang lebih mungkin terjadi adalah dengan melakukan penilaian risiko pada aset penting Anda.
#2) Tentukan alur kerja pemeliharaan darurat
Putuskan bagaimana situasi pemeliharaan darurat akan dilaporkan, dicatat, dan diproses dari awal hingga akhir. Biasanya, ini dapat dilakukan dengan salah satu dari berikut ini atau kombinasi keduanya:
Respons manual: Masalah ini dilaporkan oleh seorang karyawan. Manajer pemeliharaan atau penyelia meninjau permintaan kerja dan membuat perintah kerja untuk melacak seluruh proses perbaikan dan pemulihan.
Tanggapan otomatis: Ada sistem untuk mendeteksi anomali dalam instalasi berisiko tinggi dan mengambil tindakan tertentu tanpa campur tangan manusia. Tindakan sistem tanggap darurat otomatis dapat mencakup mematikan sumber bahaya langsung dan membuat permintaan pemeliharaan elektronik.
Apa pun jenis respons yang digunakan organisasi, harus ada sistem – biasanya CMMS – yang berfungsi untuk merekam insiden ini sehingga membangun jejak digital pemeliharaan darurat dari waktu ke waktu. Antara lain, ini memberikan informasi berharga untuk perbaikan berkelanjutan ke depan. Sekali lagi, CMMS memfasilitasi dan menyederhanakan pemrosesan setiap permintaan pemeliharaan darurat apakah itu dilaporkan secara manual atau otomatis.
#3) Garis besar prosedur pemeliharaan darurat
Sebagai hasil dari penilaian risiko yang dilakukan pada langkah #1, Anda dapat menentukan potensi keadaan darurat berdasarkan kegagalan peralatan tertentu dan kemudian membuat daftar langkah-langkah yang harus diikuti oleh teknisi pemeliharaan dalam setiap kasus.
Karena itu, tidak perlu mendaftar langkah-langkah yang tepat untuk setiap skenario. Sebaliknya, karyawan harus memiliki gambaran umum tentang apa yang harus dilakukan ketika menangani permintaan pemeliharaan darurat secara umum (ini tidak menghentikan Anda dari membuat daftar langkah yang tepat untuk beberapa skenario "kemungkinan besar terjadi").
Daftar langkah-langkah umum (berlaku untuk sebagian besar situasi) untuk membantu tim Anda menangani keadaan darurat dapat terlihat seperti ini:
Isolasi sumber bahaya langsung untuk mencegah kerusakan tambahan.
Beri tahu rantai komando dan semua karyawan yang mungkin terpengaruh.
Jika perlu, mulai prosedur lockout tagout (LOTO).
Menilai tingkat kerusakan dan kondisi aset.
Rencanakan proses perbaikan.
Jalankan proses perbaikan.
Perhatikan bahwa apapun situasinya, prioritas utama bagi semua pihak adalah menjaga kesehatan dan keselamatan. Hanya ketika bahaya telah berlalu, pekerjaan pemeliharaan darurat dapat dimulai. Pada saat itu, tim pemeliharaan dapat menilai kerusakan dan merencanakan proses perbaikan.
#4) Percepat respons pemeliharaan darurat dengan CMMS seluler
Selain insiden yang disebabkan oleh bencana alam, keadaan darurat di gedung biasanya dapat dikaitkan dengan kegagalan akibat kesalahan manusia, kegagalan mesin yang tidak terduga, atau kesalahan prosedural.
Mengotomatiskan pemeliharaan dengan sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi akan membantu meminimalkan konsekuensi dampak dan mempercepat proses tanggap darurat dengan:
memiliki kemampuan untuk menjadwalkan perintah kerja dengan cepat dan memberi tahu anggota tim pemeliharaan Anda yang tepat
mempercepat proses diagnosis dengan akses instan ke riwayat pemeliharaan aset
memungkinkan komunikasi dan koordinasi waktu nyata dari berbagai anggota tim pemeliharaan Anda
mempercepat proses perbaikan dengan akses cepat ke daftar periksa pemeliharaan, prosedur LOTO, petunjuk keselamatan langkah demi langkah, dan dokumen serupa
Untuk panduan mendalam tentang apa itu CMMS, lihat panduan Apa itu Sistem CMMS dan Bagaimana Cara Kerjanya.
Mengelola WO darurat di Limble CMMS
Di Limble CMMS, Anda dapat mengelola permintaan pekerjaan darurat dengan membuat perintah kerja dengan prioritas tertinggi dan menambahkan tag yang relevan seperti “Insiden keselamatan”. Sistem akan mengirimkan email dan pemberitahuan push ke teknisi yang ditugaskan untuk menyelesaikan masalah.
Mari kita lihat praktiknya dengan beberapa tangkapan layar.
Pertama, seorang pekerja mengirimkan permintaan pemeliharaan darurat.
Manajer meninjau permintaan dan membuat perintah kerja darurat. Seperti yang dapat Anda lihat dari tangkapan layar di bawah, WO seperti itu di Limble akan menjadi level 6 dan dapat ditandai dengan sesuatu seperti @Keamanan yang menandakan masalah tersebut adalah risiko keamanan.
Setelah WO dijadwalkan, email dan pemberitahuan push dikirim ke teknisi yang ditugaskan. Teknisi kemudian dapat meninjau WO dan mulai melakukan pekerjaan yang diperlukan. Ketika pekerjaan selesai, mereka harus menutup perintah kerja:
Teknisi dapat meninggalkan catatan penyelesaian, melampirkan gambar dan komentar, mencatat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan WO, dan mencatat berapa banyak suku cadang yang mereka gunakan. Semua ini membantu organisasi melacak berapa banyak sumber daya yang mereka habiskan untuk perbaikan darurat .
Lebih baik aman daripada menyesal
Meskipun sulit untuk benar-benar siap menghadapi perawatan darurat, hal-hal yang kami diskusikan dalam artikel ini diharapkan dapat membantu Anda agar tidak terjebak dengan celana panjang Anda.
Memiliki strategi pemeliharaan proaktif yang kuat dan karyawan yang terlatih dengan baik adalah dua faktor terpenting untuk menghindari keadaan darurat pemeliharaan yang dapat dicegah. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memiliki rencana yang jelas di tempat yang dapat diikuti orang ketika permintaan pemeliharaan darurat dibuat.
Melalui Limble CMMS, kami telah membantu banyak bisnis memenangkan pertempuran mereka melawan pemeliharaan darurat. Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut .
