Idle Time – Pengertian, Penyebab, Dan Cara Menguranginya
Waktu menganggur adalah ungkapan yang akan sering Anda dengar di ruang manufaktur dan manajemen tenaga kerja karena ini terkait erat dengan produktivitas.
Tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa, dengan mengurangi waktu menganggur, organisasi dapat melihat peningkatan pada laba mereka. Namun, untuk menerapkannya, Anda harus terlebih dahulu memahami apa itu waktu idle dan apa yang tidak.
Dalam ikhtisar ini, kami akan menentukan waktu idle, menunjukkan cara menghitungnya, mendiskusikan penyebab paling umum dari waktu idle, dan menguraikan langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan waktu idle di organisasi Anda.
Apa itu waktu idle?
Waktu menganggur adalah periode waktu di mana aset (mesin atau karyawan) siap dan tersedia, tetapi tidak melakukan sesuatu yang produktif. Inilah sebabnya mengapa waktu idle terkadang disebut sebagai waktu tunggu .
Waktu menganggur adalah saat mesin sedang menunggu bahan masukan. Ini adalah karyawan kantor yang menunggu koneksi internet kembali. Sebuah truk di lokasi konstruksi menunggu ekskavator bergerak sehingga bisa sampai ke lokasi target. Ini adalah mekanik pemeliharaan yang menunggu gergaji bundar tersedia sehingga dia bisa menyelesaikan pekerjaannya.
Alasan mengapa Anda ingin memahami dan melacak waktu idle adalah karena hal itu menunjukkan kesenjangan antara output yang ada dan tingkat produktivitas maksimal Anda secara teoritis. Sederhananya, setiap menit mesin atau karyawan Anda menganggur adalah satu menit hilangnya produktivitas .
Karena itu, tidak ada bisnis yang dapat berjalan dengan efisiensi 100%. Beberapa tingkat waktu idle tidak bisa dihindari. Tujuan setiap manajer seharusnya hanya meminimalkan waktu menganggur, bukan menghilangkannya. Menghilangkan waktu idle hampir tidak mungkin dan mungkin hanya dipertimbangkan untuk sistem yang sangat otomatis dan tertutup.
Waktu menganggur =waktu henti?
Waktu menganggur tidak waktu henti yang sama. Meskipun dalam kedua kasus tersebut mesin tidak melakukan sesuatu yang produktif, perbedaan utamanya terletak pada mengapa apakah itu yang terjadi.
Dalam konteks waktu idle yang tidak normal, mesin mampu melakukan fungsi yang dimaksudkan tetapi karena alasan tertentu, tidak. Ada banyak kemungkinan penyebab waktu idle mesin seperti:
tidak ada input bahan baku
menunggu mesin lain menyelesaikan tugasnya
alur kerja yang berbeda dan proses yang tidak efisien
produksi perlu diperlambat atau dihentikan (untuk alasan seperti persediaan pada kapasitas penuh)
listrik padam atau masalah teknis serupa yang tidak terkait dengan mesin itu sendiri
…
Ketika kita berbicara tentang waktu henti mesin, aset tidak beroperasi karena salah satu dari dua alasan:
Pemeliharaan terjadwal: Ini adalah saat Anda menjadwalkan waktu henti yang direncanakan untuk melakukan pemeliharaan preventif pada suatu aset. Ini kadang-kadang disebut sebagai waktu idle normal karena pemeliharaan terjadwal adalah sesuatu yang perlu dilakukan untuk menjaga mesin dalam kondisi baik.
Kegagalan mesin: Kerusakan mesin yang tidak terduga yang perlu diperbaiki sebelum mesin dapat terus bekerja. Bisa disebut sebagai waktu idle tidak normal karena mewakili peristiwa yang berada di luar kendali kami dan mengganggu produktivitas bisnis secara keseluruhan.
Secara garis besar, ketika kita berbicara tentang idle time, aset bisa berjalan tapi tidak . Dan ketika kita berbicara tentang waktu henti peralatan, mesin tidak bekerja karena tidak dapat .
Karena perbedaan ini, tim pemeliharaan harus melacak waktu henti alat berat yang direncanakan dan tidak direncanakan secara terpisah dari waktu idle.
Mengurangi Pemeliharaan Reaktif sebesar 73,2%
Lihat Hasil yang Dinikmati Elang Merah dengan Limble
Baca Kami Studi kasus
Bagaimana cara menghitung waktu idle?
Waktu menganggur menunjukkan perbedaan antara waktu aset dijadwalkan untuk dijalankan dan berapa banyak jam produktif aktual yang telah dihabiskan.
Misalnya, dalam shift 8 jam, seorang karyawan mungkin melacak 7 jam dan 20 menit kerja produktif. Ini menunjukkan bahwa mereka memiliki waktu diam selama 40 menit, dengan asumsi mereka melacak semuanya secara akurat berdasarkan waktu.
Ketika kita berbicara tentang mesin, segalanya menjadi sedikit lebih rumit karena Anda harus membedakan antara saat mesin baru saja dihidupkan dan pekerjaan produktif yang sebenarnya.
Bayangkan Anda memiliki mesin yang bekerja selama 16 jam. Untuk contoh ini, katakanlah perlu 10 menit untuk menyalakan, 5 menit untuk mematikan, memiliki satu istirahat 30 menit untuk pembersihan, dan dihentikan selama 15 menit untuk pergantian shift.
Dengan kata lain, mesin tersebut seharusnya melakukan pekerjaan produktif selama 15 jam atau 900 menit .
Seseorang dapat dengan mudah membayangkan situasi di mana mesin sedang tidak bekerja:
5 menit setiap jam menunggu materi masukan (75 menit totalnya)
10 menit karena pergantian shift membutuhkan waktu 25 menit dari biasanya 15 menit
40 menit karena mesin lain di lini produksi mengalami kerusakan yang tidak terduga
Ini semua berarti 125 menit waktu idle.
Apakah Anda perlu menguranginya menjadi nol? Belum tentu. Mungkin 5 menit setiap jam itu juga diperlukan bagi operator mesin untuk beristirahat atau membersihkan barang-barang. Meskipun demikian, Anda pasti ingin menghilangkan waktu idle yang disebabkan oleh kerusakan mesin yang tidak direncanakan.
Penyebab umum waktu idle
Sebelum kami menguraikan praktik terbaik untuk menguranginya, mari kita bahas secara singkat penyebab umum waktu idle:
Inefisiensi pekerja: Pekerja bukanlah mesin dan beberapa lebih efisien daripada yang lain. Mereka perlu istirahat untuk menghindari kelelahan. Beberapa inefisiensi adalah hasil dari karyawan yang baru direkrut melalui periode penyesuaian. Untuk mengatasi inefisiensi pekerja, Anda dapat meningkatkan proses orientasi dan mengembangkan budaya perusahaan di mana setiap orang harus berusaha sendiri.
Inefisiensi proses dan alur kerja: Proses produksi dan bisnis yang tidak dioptimalkan dengan baik, menunggu persetujuan, dan kurangnya alat yang tersedia untuk melakukan perintah kerja yang ditetapkan adalah hal-hal yang harus Anda perhatikan untuk mengurangi inefisiensi proses dan alur kerja.
Peralatan rusak: Kerusakan alat berat yang tidak terduga dapat menyebabkan masalah operasional yang serius. Departemen pemeliharaan harus menggunakan sistem CMMS dan memiliki rencana pemeliharaan proaktif untuk semua aset dengan prioritas sedang dan tinggi.
Kecelakaan dan bencana alam: Hal-hal yang sebagian besar di luar kendali kita. Biasanya lebih masuk akal untuk mencoba dan mempersiapkan peristiwa seperti itu daripada mencoba mencegahnya.
Bagaimana Anda mengurangi waktu idle?
Satu pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri sendiri sebelum kita menyelami tips yang dapat ditindaklanjuti adalah sesuatu yang telah kami singgung sebelumnya:Apakah Anda bahkan ingin menghilangkan waktu menganggur?
Ini sangat penting ketika kita berbicara tentang karyawan. Anda tidak dapat mengharapkan orang menjadi produktif setiap detik setiap hari. Ada alasan mengapa sebagian besar sekolah dan universitas bekerja dalam blok 40-60 menit dengan istirahat pendek. Untuk menghindari kelelahan dan benar-benar meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, penelitian yang berbeda menyarankan blok kerja yang ideal antara 50-90 menit dengan jeda 5-20 menit.
Hal yang berbeda ketika kita mulai berbicara tentang mesin karena tidak seperti mereka akan lelah, kehilangan konsentrasi, dan membuat berantakan. Karena itu, ada alasan untuk tidak mendorong semua mesin hingga batasnya. Sementara mesin tidak lelah, mereka menjadi usang. Misalnya, beberapa mesin memiliki komponen yang tidak boleh melebihi tingkat suhu tertentu. Sedikit waktu menganggur mungkin yang mereka butuhkan untuk menenangkan diri.
Itu adalah kasus khusus yang ingin Anda pikirkan.
Namun, tidak ada keraguan bahwa jumlah waktu menganggur yang tinggi adalah sesuatu yang perlu ditangani karena dapat merusak organisasi dalam jangka panjang – baik melalui hilangnya produktivitas atau dengan benar-benar meningkatkan biaya sambil tidak menambah nilai (ini terutama terlihat pada industri konstruksi dan transportasi melalui biaya bahan bakar yang terbuang dari mesin dan truk yang menganggur).
Berikut adalah beberapa cara untuk mengurangi waktu menganggur dan meningkatkan produktivitas:
#1) Optimalkan alur kerja Anda
Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, alur kerja dan inefisiensi proses adalah penyebab umum waktu idle. Inilah sebabnya mengapa setiap organisasi harus berupaya menemukan dan menghilangkan kemacetan dan masalah lain yang disebabkan oleh inefisiensi tersebut.
Langkah pertama dalam memecahkan masalah apa pun adalah menyadari bahwa Anda memilikinya. Jika Anda ingin memeriksa apakah waktu menganggur mengganggu departemen Anda, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menerapkan program untuk melacak dan melaporkan waktu produktif vs waktu tidak produktif.
Untuk mengurangi waktu menganggur karyawan, Anda dapat:
carilah untuk membuat jadwal dan beban kerja yang lebih seimbang, terutama untuk proyek yang lebih besar dengan banyak anggota tim di mana satu tugas harus diselesaikan sebelum tugas berikutnya dapat dimulai
menghilangkan tugas administratif yang tidak perlu (seperti (pra)persetujuan, melacak satu hal di banyak tempat, dll.)
buat prosedur operasi yang jelas untuk tugas-tugas rutin (di ruang pemeliharaan, ini akan diterjemahkan ke dalam pembuatan hal-hal seperti prosedur operasi standar dan daftar periksa pemeliharaan preventif)
memastikan karyawan memiliki alat yang tersedia saat mereka membutuhkannya (baik kunci pas atau akses ke alat manajemen proyek)
mengadopsi praktik lean
Dalam hal pengoptimalan alur kerja untuk mesin, pilihan Anda entah bagaimana terbatas karena Anda tidak dapat mengubah cara kerja mesin. Anda masih dapat melihat ke:
mengatur mesin sedemikian rupa sehingga output dari satu mesin mengalir secara efisien menjadi input untuk mesin lain
Anda memiliki cukup tenaga kerja yang memenuhi syarat untuk mendukung/mengoperasikan mesin
cari cara untuk memaksimalkan hasil produksi dan meningkatkan waktu aktif aset Anda
#2) Jaga aset Anda dalam kondisi yang baik
Fakta yang tidak dapat dihindari adalah bahwa aset yang rusak tidak dapat mencapai tingkat produktivitas puncaknya. Jika aset tidak berfungsi dengan kapasitas penuh, itu berarti Anda memiliki ruang untuk perbaikan.
Berikut adalah beberapa tips untuk menjaga aset dalam kondisi operasi puncak:
meletakkan aset penting pada rencana pemeliharaan preventif
terapkan pemantauan kondisi dan pemeliharaan mandiri untuk mendeteksi kerusakan peralatan sedini mungkin
gunakan bahan masukan (mentah) yang berkualitas
kurangi jumlah solusi improvisasi dan suku cadang berkualitas rendah dan coba gunakan sebagian besar suku cadang pengganti yang disetujui OEM
gunakan CMMS seluler untuk memastikan bahwa pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan telah dilakukan – dan dilakukan tepat waktu
#3) Tingkatkan aliran informasi
Tip ini dapat dengan mudah diberi judul “perbaiki jalur komunikasi ” karena pengertiannya pada dasarnya sama.
Ada teori di luar sana bahwa alasan utama perusahaan gagal (di samping korupsi dan praktik bisnis ilegal) adalah karena mereka menjadi terlalu kaku dan tidak efisien. Dengan kata lain, ketika pasar memaksa mereka untuk berubah, mereka tidak cukup gesit untuk menerapkan perubahan struktural dengan cukup cepat, dan mereka tertinggal dari pesaing mereka.
Ini terikat dengan baik ke waktu idle. Seiring pertumbuhan organisasi, jumlah tugas administratif juga bertambah karena departemen perlu bertukar informasi lebih lanjut.
Jika sebuah pertanyaan harus dijalankan melalui beberapa tingkat manajerial sebelum seorang karyawan mendapatkan jawaban yang jelas, banyak waktu akan hilang untuk menunggu persetujuan.
Salah satu solusi untuk itu adalah, bila memungkinkan, menghilangkan perantara , dengan jelas mendefinisikan siapa yang bertanggung jawab atas apa, dan memastikan saluran komunikasi langsung antara pihak-pihak yang bergantung satu sama lain.
Solusi lain, terutama di lingkungan kantor, terdiri dari penggunaan solusi perangkat lunak yang tersedia untuk mempercepat komunikasi, mengotomatiskan tugas yang dapat diotomatisasi, melacak pekerjaan, dan menghasilkan laporan yang bermanfaat. Secara kebetulan, ini adalah semua hal yang dilakukan CMMS untuk departemen pemeliharaan.
Identifikasi, telusuri, perbaiki
Mencari tahu apakah waktu menganggur merupakan masalah bagi organisasi Anda seringkali jauh lebih mudah daripada menguranginya.
Tantangan utamanya adalah menemukan akar penyebab waktu idle . Apakah mesin idle karena proses produksi tidak efisien? Apakah karena mesin sebelumnya di lini produksi tidak bekerja dengan kapasitas penuh? Apakah karena bahan input berkualitas rendah menghasilkan lebih banyak intervensi dari operator mesin, memperlambat produksi? Apakah ini kombinasi dari berbagai alasan?
Meskipun mengurangi waktu menganggur tidak selalu semudah yang kami inginkan, efeknya pada keuntungan Anda menjadikannya pengejaran yang bermanfaat.
