Potong Biaya Angkutan Truk: Strategi Terbukti untuk Menurunkan Biaya Armada

Untuk menjalankan perusahaan pengiriman truk yang menguntungkan, sangat penting untuk memotong biaya armada truk sebanyak mungkin, namun tetap memenuhi pengiriman dengan efisiensi maksimal. Faktanya, mengontrol biaya operasional armada truk melibatkan berbagai langkah pada berbagai tingkat staf. Contohnya, jika Anda bertanya-tanya bagaimana mengurangi biaya pengiriman truk pada tingkat manajerial, pertama-tama lihat area di mana perusahaan Anda menghabiskan biaya paling banyak. Kemungkinan ada area di mana Anda dapat memotong biaya tambahan dari persamaan.

Untuk ide lebih lanjut bagaimana menurunkan biaya perusahaan pengiriman truk Anda, pertimbangkan 10 tindakan berikut.

Pantau Anggaran Anda

Saat Anda menjalankan perusahaan pengiriman truk, salah satu kesalahan terbesar yang bisa Anda lakukan adalah gagal memantau anggaran Anda dengan segera. Biasanya, sebuah perusahaan akan mempekerjakan akuntan untuk membuat laporan laba/rugi pada akhir setiap tahun fiskal, dan kemudian meninjau tren.

Biaya perusahaan Anda dapat berubah setiap minggu, seringkali sebagai hasil dari keputusan yang Anda buat selama beberapa hari pengiriman. Oleh karena itu, pemantauan yang efektif berarti memantau apa yang Anda habiskan setiap minggu, dan meninjau anggaran Anda dengan menyeluruh pada akhir setiap bulan.

Dalam kasus di mana margin laba perusahaan kurang memadai, respons umum adalah mencari pendapatan yang lebih tinggi sebagai cara untuk menutup kerugian. Namun, sebenarnya lebih mudah untuk meningkatkan margin laba dengan memotong biaya. Sebagai contoh, sangat penting untuk memantau biaya minggu-ke-minggu dan bulan-ke-bulan Anda, dan memotong pengeluaran overhead Anda sesuai kebutuhan operasi Anda.

Lakukan inventori item tambahan pada daftar biaya bulanan Anda. Jika ada sesuatu yang tidak Anda gunakan — terutama jika itu mengonsumsi biaya overhead Anda — potong item atau layanan tersebut dari anggaran Anda. Jika Anda dapat mengurangi biaya Anda sebesar $100 atau lebih per minggu, akan secara signifikan meningkatkan margin laba tahunan Anda.

Tetapkan Sopir yang Terdidik dan Bertanggung Jawab

Kelemahan umum di industri pengiriman truk adalah kurangnya keahlian manajerial di antara dispatcher. Di industri yang besar dan berdampak ini, setiap manajer sopir yang memimpin armada sekitar 40 sopir secara virtual berfungsi sebagai kepala bisnis multi-miliar dolar. Karena banyak dispatcher dipromosikan ke peran tersebut setelah menjabat sebagai sopir, beberapa kekhawatiran manajerial yang lebih kompleks asing bagi manajer sopir.

Contohnya, perusahaan pengiriman sering kehilangan uang ketika dispatcher menetapkan tujuan pada total jarak tempuh, bukan jarak yang dapat ditagih. Pendekatan ini memberikan insentif pada prioritas yang salah, di mana sopir berusaha mencapai jarak tertentu dengan kurang memperhatikan efisiensi. Dalam skenario terburuk, sebuah perusahaan akan menetapkan jarak mingguan yang tidak masuk akal yang melampaui jarak total pengiriman sopir untuk minggu tertentu, dan dispatcher secara sederhana menambahkan jarak berlebih ke dalam persamaan sopir.

Perusahaan yang telah mengenali kesalahan ini telah berhasil mengurangi kerugian dan meningkatkan margin laba dengan memberikan insentif pada efisiensi yang dapat ditagih atas jarak mentah secara mingguan. Obat-obatan ini juga dapat diterapkan pada berbagai fungsi yang lebih tinggi dalam rantai komando. Contoh yang sempurna adalah ketika sebuah perusahaan menawarkan direktur pemeliharaan 10 persen dari jumlah apa pun yang dapat mereka hemat dari anggaran tahunan. Jika perusahaan pada akhirnya menghemat $500.000 pada akhir tahun fiskal, direktur mendapat tambahan $50.000.

Outsource Akuntansi dan Sumber Daya Manusia

Perusahaan paling cerdas adalah yang berfokus pada kekuatan mereka dan mendelegasikan tugas lain kepada entitas yang lebih siap. Dalam kasus perusahaan pengiriman truk kecil, pilihan paling bijak adalah untuk manajemen berfokus pada apa yang mereka lakukan dan ketahui paling baik — seperti mengoperasikan armada, menangani pesanan dan mengatur pengiriman — dan mempekerjakan pihak ketiga untuk menangani tugas seperti penagihan, gaji, asuransi dan sumber daya manusia.

Salah satu opsi outsourcing terbaik untuk perusahaan pengiriman truk kecil adalah bergabung dengan organisasi pemberi kerja profesional (PEO), yang akan menangani tugas yang terkait dengan manajemen karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk fokus sepenuhnya pada operasi armada. PEO, dalam efektivitasnya, akan melayani sebagai pemberi kerja karyawan perusahaan pengiriman truk untuk tujuan asuransi dan pajak.

Opsi lain untuk perusahaan kecil adalah bekerjasama dengan pengiriman truk yang lebih besar. Dengan cara ini, pengiriman yang lebih kecil mengangkut di bawah otoritas perusahaan yang lebih besar, dan mendapatkan manfaat dari infrastruktur manajerial yang lebih siap dan terorganisir. Pengiriman yang lebih besar menangani asuransi dan penagihan untuk perusahaan yang lebih kecil, sementara yang terakhir berfokus pada operasi armada.

Opsi ketiga, dan mungkin yang terbaik, adalah pendekatan gabungan, di mana pengiriman yang lebih kecil tanda tangan dengan PEO untuk isu karyawan dan bekerjasama dengan pengiriman yang lebih besar untuk tanggung jawab otomotif. Meskipun opsi ini mungkin terlihat seperti penyerahan kontrol bagi yang belum familiar, outsourcing sebenarnya memberikan perusahaan pengiriman truk kecil lebih banyak kontrol atas apa yang mereka lakukan paling baik.

Insourcing dan Multitasking

Sementara beberapa pengiriman dapat menghemat uang dengan meng-outsource tugas tertentu, perusahaan pengiriman truk lain dapat menghemat uang dengan membatalkan layanan pihak ketiga dan multitasking di dalam rumah. Salah satu area di mana perusahaan sering salah menempatkan uang adalah tugas generasi lead, yang sering didelegasikan ke pihak ketiga oleh perusahaan pengiriman truk. Namun, manfaat biaya dari generasi lead yang di-outsource sering gagal menambah untuk pengiriman yang umum.

Cara terbaik untuk perusahaan pengiriman truk untuk memanfaatkan kekuatan internalnya adalah dengan mengevaluasi keterampilan setiap orang di staf dan mendelegasikan multitasking berdasarkan tingkat keterampilan. Dengan cara ini, Anda dapat mencapai lebih banyak dari dalam perusahaan dan menjaga ukuran manajemen proporsional dengan armada.

Seperti yang dirasakan oleh Presiden Heartland Express Mike Gerdin, perusahaan yang hemat mempekerjakan tidak lebih dari satu non-sopir untuk setiap lima truk. Perusahaan umum, di sisi lain, mempekerjakan satu non-sopir untuk setiap tiga truk.

Jika tidak ada karyawan saat ini Anda yang memiliki keterampilan yang diperlukan, dorong staf Anda untuk memperluas wawasan dengan mengambil kursus online. Contohnya, tidak ada alasan perusahaan tidak dapat menangani pengambilan survei dan berbagai tugas administratif lainnya. Semakin banyak keterampilan yang didapatkan di antara staf yang erat, semakin sedikit uang yang harus Anda habiskan pada karyawan tambahan dan layanan pihak ketiga.

Tetapkan Protokol Keselamatan

Pengiriman kecil sering mengasumsikan cedera hanyalah bagian dari bisnis pengiriman truk, tetapi ini adalah asumsi berbahaya yang dapat membuat perusahaan rentan terhadap klaim kompensasi karyawan. Oleh karena itu, sangat penting untuk semua perusahaan pengiriman truk, terlepas dari ukuran, untuk mengadopsi kebijakan nol toleransi terhadap kecelakaan dan cedera, di mana mereka tidak menyisakan batu yang tidak disebutkan dalam upaya memaksimalkan keselamatan di semua tahap operasi.

Menurut Departemen Perhubungan AS, tahun 2012 menyaksikan 333.000 bencana jalan dan 4.000 korban jiwa yang melibatkan truk. Kecelakaan di jalan biasanya terjadi selama rute panjang di bidang tanah berbelit dan cuaca yang ekstrem. Untuk menurunkan risiko ini, sangat penting bagi manajer sopir untuk melatih sopir dalam berkendara cuaca buruk. Perusahaan Anda dapat mencapai ini dengan mengadakan seminar yang mengajarkan keterampilan keselamatan sopir, pelaporan kecelakaan, inspeksi kendaraan, dan pencegahan cedera.

Dorong Kesehatan Sopir

Salah satu kenyataan yang lebih tidak menyenangkan dari gaya hidup pengiriman truk adalah bahwa makanan sehat sering sulit didapat selama rute panjang di jalan raya pedesaan. Akibatnya, banyak sopir mengembangkan kebiasaan makan yang buruk, yang mengakibatkan malnutrisi dan berbagai efek buruknya, seperti kelelahan, iritabilitas, dan goncangan suasana hati.

Kekurangan energi yang seringkali timbul dari kebiasaan makan yang buruk dapat mengakibatkan burnout sopir, yang meningkatkan risiko kecelakaan di tepi jalan. Untuk kesehatan sopir, kesejahteraan mental/fisik dan keselamatan, sangat penting untuk mendorong diet yang seimbang dan istirahat yang cukup di antara sopir.

Untuk tetap termotivasi saat bepergian, sopir dapat memuat aplikasi motivasi kesehatan pada ponsel mereka. Aplikasi juga dapat membantu sopir menemukan sumber makanan sehat di sepanjang rute panjang. Dalam hal mana pun, armada lebih efisien, dan oleh karena itu lebih menguntungkan, ketika sopir energik dan sehat.

Gunakan Bahan Bakar Berkualitas

Selain penurunan nilai truk mesin diesel, bahan bakar adalah biaya terbesar yang ditanggung perusahaan pengiriman truk setiap tahun. Meskipun harga bahan bakar tidak dapat dikontrol, sopir dapat berperan dalam menghemat bahan bakar dengan praktik berkendara yang baik. Demikian pula, manajer armada dapat meningkatkan efisiensi bahan bakar dengan melakukan inspeksi rutin dan pemeliharaan tepat waktu untuk semua kendaraan dalam armada.

Bahkan jika Anda dapat — dan harus — mengambil langkah untuk meningkatkan penghematan bahan bakar, daftar jawaban untuk biaya bahan bakar yang melonjak tidak termasuk bahan bakar yang lebih murah. Sebaliknya — bahan bakar yang lebih murah dapat menghemat uang Anda dalam waktu singkat, tetapi mengakibatkan sejumlah biaya tambahan dalam waktu yang panjang.

Untuk memulai, bahan bakar murah tidak memiliki aditif pemurnian. Sebagai contoh, bahan bakar murah sering kali akan mengirimkan endapan melalui ruang pembakaran, injektor, dan katup truk. Endapan dan ketidaksempurnaan lainnya dapat menyebabkan kegagalan komponen yang terlalu dini dan kinerja mesin yang secara keseluruhan berkurang.

Biaya perbaikan truk yang sakit dapat menguras margin laba perusahaan pengiriman truk, namun Anda dapat sangat mengurangi biaya ini dengan pilihan bahan bakar yang lebih baik. Dengan bahan bakar berkualitas tinggi, Anda dapat mendapatkan jarak tempuh yang lebih baik, mesin yang lebih bersih, dan kinerja yang lebih kuat dari kendaraan dalam armada Anda.

Kurangi Waktu Idling

Salah satu kebiasaan yang lebih boros, namun sering diabaikan, para sopir adalah idling, yang mengonsumsi bahan bakar dan daya mesin meskipun kendaraan tidak bergerak sama sekali. Saat Anda mempertimbangkan seberapa besar biaya idling dapat menumpuk, bahkan untuk sopir mobil kecil, masalahnya serius saat Anda mempertimbangkan truk komersial. Dengan kata sederhana, idling mempercepat konsumsi bahan bakar dan menambahkan aus pada mesin, keduanya dapat menguras margin laba perusahaan pengiriman truk.

Tentu saja, ada waktu idling tidak dapat dihindari, seperti saat truk macet dalam lalu lintas atau berhenti di persimpangan. Selanjutnya, tidak ada alasan bagi sopir untuk meninggalkan truk dalam keadaan idling, bahkan ketika ia berhenti untuk mengantar barang dengan cepat atau untuk mengambil jeda sementara di tepi jalan.

Faktanya, jika kendaraan harus tetap diam selama lebih dari 10 detik — baik di luar jalan atau di area parkir — matikan mesin. Sepuluh detik idling membakar lebih banyak bahan bakar daripada proses pengapian. Selama satu tahun, menyalakan mesin beberapa kali dalam satu hari hanya akan menyebabkan aus dan konsumsi bahan bakar yang minimal, sementara beberapa menit idling per hari dapat mengakibatkan biaya yang jauh lebih besar, terutama ketika beberapa sopir dalam armada memiliki kebiasaan idling.

Rencanakan Rute dengan Bijak

Perusahaan pengiriman truk dapat menghemat jumlah uang yang signifikan dengan merencanakan rute yang paling efisien ke setiap tujuan. Biasanya, perusahaan mengirim truk hanya melalui rute utama ke lokasi pengiriman tertentu. Dalam beberapa kasus, rute alternatif mungkin lebih pendek dan terdiri dari lebih sedikit berhenti, tetapi rute ini tidak ada di radar manajer armada.

Setiap kali armada pengiriman truk komersial menemukan rute yang lebih cepat untuk mengirim truk, perusahaan memperoleh manfaat berikut:

• Penghematan bahan bakar
• Pengurangan emisi gas
• Pengurangan aus mesin
• Penyelesaian pengiriman yang lebih cepat

Selain itu, rute yang lebih cepat seringkali lebih aman karena lalu lintas yang lebih sedikit, yang mengurangi kemungkinan kecelakaan. Pengurangan lalu lintas itu sendiri juga lebih baik untuk mesin dan efisiensi bahan bakar, karena ada lebih sedikit idling di sepanjang rute yang bersangkutan.

Hari ini, efisiensi perutean lebih mudah dicapai dari sebelumnya, berkat berbagai aplikasi perutean yang sekarang tersedia. Aplikasi optimizer perutean akan memandu setiap sopir melalui rute terpendek dan paling hemat bahan bakar ke dan dari setiap tujuan pengiriman.

Periksa Ban dan Mesin Secara Rutin

Inspeksi rutin pada ban dan bagian mesin truk sangat penting untuk keselamatan dan kelayakan operasional semua truk yang terdiri dari armada. Langkah-langkah ini akan membantu memastikan kinerja yang lebih terpercaya dari setiap truk dan mengurangi frekuensi gangguan mendadak yang tidak terduga. Pemeliharaan pencegahan dapat menjadi penghemat uang yang besar, karena biaya perbaikan darurat biasanya antara tiga hingga sembilan kali dari perbaikan yang direncanakan.

Saat ban tidak teratur atau terinflasi tidak merata, truk akhirnya membakar lebih banyak bahan bakar, karena mesin bekerja lebih keras untuk menyesuaikan. Dengan inspeksi ban rutin, truk akan memiliki efisiensi bahan bakar yang lebih besar, karena Anda dapat mendeteksi dan menyelesaikan masalah sejak dini sebelum menjadi mahal.

Secara ideal, sopir harus memeriksa ban mereka sekali sekilas antara setiap pengiriman. Untuk kinerja terbaik dengan penghematan maksimal, ganti kulit ban secara berkala. Ban yang diganti kulitnya dapat bertahan hingga 120.000 mil tambahan dengan hanya satu dari tiga harga ban baru.

Ringkasan tentang Bagaimana Mengurangi Biaya Pengiriman Truk

Memotong biaya armada lebih dari sekadar memfokuskan pada satu area penglebihan belanja, karena Anda berisiko melewatkan beberapa yang lain. Anda hanya dapat berharap untuk secara signifikan menurunkan biaya perusahaan pengiriman truk Anda jika Anda terus-menerus meninjau kualitas truk Anda dan menetapkan metodologi pelatihan terbaik untuk sopir Anda. Sementara itu, mengontrol biaya operasional armada truk memerlukan perutean optimal dan penanganan yang kompeten dari semua tugas yang terkait dengan penagihan, asuransi dan sumber daya manusia.

Untuk layanan perbaikan kendaraan komersial, hubungi NMC Truck Center untuk informasi lebih lanjut.