Dari Dokumentasi hingga Implementasi: Kisah Sukses ISO 9001 Kami
Langkah pertama dalam persiapan kami untuk kepatuhan ISO 9001 adalah proses yang sulit mendokumentasikan semua prosedur penting yang digunakan dalam bisnis kami. Itu hanyalah awal! Setelah semuanya terdokumentasi, kami memulai fase implementasi yang menguji prosedur terdokumentasi kami.
Langkah 1 selama implementasi adalah untuk menyediakan … lebih banyak dokumentasi:
- Daftar dokumen lain yang digunakan oleh QMS kami (instruksi lokal, SOP, diagram alur, dll.)
- Daftar dokumen eksternal yang diperlukan oleh QMS kami (kode, standar, spesifikasi, regulasi yang berlaku, dll.)
- Daftar semua catatan yang dimiliki perusahaan kami
- Daftar semua pemasok
- Daftar semua peralatan
- Daftar personel waktu penuh Sertakan grafik organisasi yang menunjukkan posisi/fungsi kunci dalam organisasi Deskripsi pekerjaan untuk posisi/fungsi kunci
Selanjutnya kami mengembangkan daftar periksa Pengembangan Sistem Kualitas (QSD), yang mengidentifikasi aktivitas implementasi yang diperlukan untuk menyelesaikan sistem kami dan berfungsi sebagai panduan dalam aktivitas verifikasi. Setelah ini, kami mulai mengimplementasikan proses dan fungsi yang diperlukan oleh ISO 9001, berdasarkan daftar periksa QSD kami.
Salah satu bagian paling mendasar dalam menunjukkan kepatuhan dengan standar ISO 9001:2008 adalah pencatatan. Dalam hal audit akhir kami: jika tidak ada catatan, asumsi adalah peristiwa tidak pernah terjadi. Ini menjadi kritis selama fase implementasi untuk mulai menghasilkan dan mengumpulkan berbagai catatan berkaitan kualitas untuk memastikan ada cukup bukti untuk menunjukkan kemampuan QMS kami untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Ini juga menjadi perlu untuk menetapkan area penyimpanan lokal dan sistem untuk memelihara data historis untuk personel, peralatan, bahan, dan item lain yang terkait dengan QMS kami. Pembuatan, pengumpulan, dan kontrol catatan kualitas kami akan menjadi aktivitas berkelanjutan selama umur QMS kami.
Ada beberapa aktivitas implementasi yang memerlukan waktu lebih lama untuk diselesaikan. Ini terutama karena ketergantungan yang ada antara aktivitas atau kebutuhan untuk melakukan aktivitas dalam urutan yang spesifik. Beberapa aktivitas yang terjadi selama tahap implementasi yang lebih akhir adalah:
- Penyelesaian proyek kompleks di mana banyak proses digunakan
- Acara pelatihan/kesadaran karyawan yang berkelanjutan
- Analisis data terkait QMS (kinerja proses, konformitas produk, kepuasan pelanggan, pemasok, pengiriman, dll.)
- Pelaksanaan peninjauan manajemen kami
- Pembentukan Tujuan Kualitas kami
Pada titik ini, kami semua melihat hasil komitmen kami dan merasa sangat dekat dengan tujuan kami!
“Komitmen individu terhadap upaan kelompok — itulah yang membuat tim bekerja, perusahaan bekerja, masyarakat bekerja, peradaban bekerja.” ~ Vince Lombardi
