RPA untuk HR Ultimate Software: Meningkatkan Efisiensi, Memberdaya Manajer, dan Investasi pada Orang
RPA untuk HR: Pat Pickren: "Kami dapat mengurangi jumlah waktu yang harus dihabiskan manajer untuk melakukan tugas administratif, membebaskan mereka untuk melakukan jenis aktivitas yang bernilai lebih tinggi."
“Kami percaya bahwa salah satu investasi terbaik yang dapat dilakukan organisasi adalah untuk berinvestasi pada orang mereka,” kata Pat. Robotics process automation mungkin mendapat reputasi buruk dengan beberapa penonton, ‘tidakkah itu akan mengambil pekerjaan?’, mereka bertanya, tetapi solusi RPA untuk HR Ultimate Software mengilustrasikan argumen lawan dengan sempurna. Ini bukan tentang menggantikan pekerjaan, ini tentang meningkatkannya. Namun dalam kasus Ultimate Software, ini juga tentang “membantu karyawan Anda berkembang,” atau setidaknya itulah yang dikatakan Pat kepada kami.
“Kami dapat mengurangi jumlah waktu yang harus dihabiskan manajer untuk melakukan tugas administratif” membebaskan mereka “untuk melakukan jenis aktivitas yang bernilai lebih tinggi.”
RPA untuk HR
Jadi bagaimana cara kerjanya? Bagaimana HR perusahaan dapat mendapat manfaat dari RPA? Apa yang harus dipahami CTO atau CIO?
Sebagian besar pemain RPA menawarkan solusi luas: otomatisasi di departemen apa pun yang Anda inginkan: Ultimate Software berbisnis di manajemen modal manusia.
“Otomatisasi proses kami adalah bagian dari teknologi platform Ultimate,” katanya.
“Banyak pelanggan kami mencari kami untuk menyediakan jenis proses otomatisasi yang dikemas atau templat. Salah satu elemen menarik RPA adalah bahwa ‘saya tidak perlu memiliki sekutu pengembang atau kode untuk membantu saya mendapatkan nilai dari menghubungkan solusi atau sistem HR bersama.’ Karena itu, sebesar mungkin, kami menyediakan otomatisasi jenis out-of-the-box yang dikemas.”
Dan apa artinya ini?
“Kami telah melihat organisasi yang telah melihat peningkatan 40% dalam waktu respons terhadap karyawan.”
Pengambilalihan
Sebelum kita pergi lebih jauh, kita harus menangani gajah di pusat data: Ultimate Software subyek tawaran $11 miliar dari sekelompok investor yang dipimpin oleh perusahaan private equity Hellman & Friedman.
Dalam pernyataan, perusahaan berkata: “Pelanggan kami akan mendapat manfaat dari kemampuan kami untuk membawa fitur dan layanan baru ke pasar lebih cepat, sambil tetap menikmati tingkat layanan yang sama yang mereka miliki dengan Ultimate hari ini, atau lebih baik, dengan inovasi baru pada tawaran kami.”
Atau untuk mengatakan dengan cara lain, apa pun yang terjadi selanjutnya — dan sama sekali, perjanjian yang dimiliki perusahaan dengan investor calon memungkinkan periode ‘go-shop’ 50 hari, untuk mencari tawaran alternatif — ini tidak ada kepentingan dari pembeli yang akan datang untuk membatasi penawaran produk.
Tawaran ini mewakili premi 19% pada harga saham sebelum tawaran. Dan perusahaan berkata bahwa setelah pembelian, manajemen yang ada di bawah kepemimpinan Chief Executive Scott Scherr, akan tetap berada di helm.
RPA hanyalah bagian
Pasar RPA tumbuh cepat, tetapi masih cukup kecil. Laporan terbaru dari bulan Oktober lalu, dari Grand View Research, meramalkan bahwa pasar RPA akan bernilai $3,11 miliar pada tahun 2025. Namun Ultimate Software, perusahaan yang menyediakan suite solusi HR, di mana RPA hanyalah salah satunya, ternyata bernilai sekitar empat kali lipat dari apa yang akan dicapai pasar RPA global enam tahun lagi. Lihat seperti itu, dan tiba-tiba RPA tampak kecil.
RPA untuk HR, artinya dalam praktik
Ultimate Software adalah perusahaan global dengan pelanggan di seluruh dunia, dan tentu saja pelanggan yang sendiri, bermukim di seluruh dunia. Kami meminta Pat untuk contoh spesifik bagaimana perangkat lunak RPA mereka bekerja, dan ia mulai dengan menyebut kasus tantangan internasional.
“Kami memiliki pelanggan yang mungkin menggunakan sistem solusi yang berbeda. Di satu negara mereka mungkin menggunakan satu vendor untuk pemrosesan gaji atau pelacakan pelamar” dan sesuatu yang berbeda di negara lain. “Beberapa perusahaan kemudian membawa informasi karyawan baru dari solusi HR pihak ketiga.”
Itulah tempat RPA masuk. Baik dengan berinteraksi melalui API, atau jika tidak melalui, file yang dipisahkan koma, alat RPA mereka “akan menarik data tersebut.”
“Saat Anda memikirkan bergabung dengan organisasi sebagai karyawan baru, ada banyak jenis dokumen spesifik organisasi serta dokumen kepatuhan lainnya berdasarkan negara atau wilayah, bahkan kotamadya kota.
Jadi untuk satu hal, alat RPA untuk HR dapat mengambil informasi karyawan yang diperlukan, dan kemudian mempersonalisasi informasi yang disajikan kepada karyawan baru, “hanya menyajikan dokumentasi yang sesuai kepada Anda.”
“Itu kemudian dapat mengambil tanda tangan elektronik menunjukkan bahwa mereka telah mengakui bahwa mereka telah menerima kontrak tersebut. Kemudian menyimpannya untuk catatan resmi secara digital dan untuk diarsipkan.”
RPA untuk HR dan NLP
Tetapi RPA seringkali berkaitan erat dengan pemrosesan bahasa alami — NLP.
NLP, dalam kombinasi dengan RPA untuk HR, misalnya, dapat menerapkan survei karyawan, yang mampu mengambil teks tidak terstruktur, melakukan analisis sentimen, dan menerapkan deteksi tema emosional, sehingga dapat membantu memberikan wawasan kepada manajer tentang apa yang terjadi dengan tim mereka. Dengan cara ini mereka dapat memberikan tidak hanya pengalaman yang lebih baik bagi pekerja tetapi juga memiliki hubungan kerja yang lebih baik dan menangani masalah organisasi potensial sebelum menjadi masalah.”
Atau NLP dapat membantu dalam pemeriksaan karyawan baru untuk posisi. Kadang-kadang CV mungkin mencantumkan keterampilan yang tepat untuk peran, tetapi menggunakan terminologi yang berbeda. Perusahaan mungkin mencari individu dengan pengalaman dalam menangani keluhan pelanggan. CV mungkin mengatakan ‘menangani panggilan telepon dari pelanggan yang merasa tidak puas dengan layanan.’
Seperti yang dikatakan Pat: “NLP melakukan lebih dari sekadar pencarian kata kunci, ini tentang mengambil data yang mungkin tidak terkesan dengan hanya melalui pertanyaan aplikasi, pertanyaan knockout, untuk mencari calon yang mungkin terlewatkan.”
