Peran Krusial Dokumentasi Akurat dalam Keberhasilan Rekayasa
Instruksi kerja yang ditulis dengan buruk, prosedur operasional standar, gambar dan cetak biru yang salah, peralatan yang tidak dibangun dengan baik, tata letak stasiun kerja yang dirancang buruk, adalah beberapa contoh yang berkontribusi pada kesalahan manusia. Dokumentasi yang ditulis buruk ini menambahkan masalah yang sebenarnya bisa dihindari. Tidak jarang menemukan komponen yang diproduksi sesuai dengan instruksi yang sudah ketinggalan zaman karena informasi yang benar tertunda sampai ke pekerja. Kualitas desain dan dokumentasi yang buruk adalah penyebab utama ketidakefisienan proses produk, yang mengarah langsung pada keterlambatan, perbaikan ulang dan variasi, dan berkontribusi pada peningkatan waktu dan biaya proyek, baik bagi klien maupun perusahaan Anda. Namun, dokumentasi yang tepat tidak hanya terbatas pada kertas kerja rekayasa, tidak, itu melibatkan setiap orang yang bekerja di perusahaan itu. Mari kita lihat bagaimana dokumentasi yang buruk dapat menunda bahkan perusahaan terbaik.
Cara Kerjanya
Kualitas desain dan dokumentasi yang dihasilkan memiliki pengaruh besar terhadap kinerja dan efisiensi proyek produksi secara keseluruhan. Perancang menyediakan cetak biru dasar untuk mewakili ide dan konsep yang dibutuhkan produsen untuk menjadikan produk kenyataan. Namun, kualitas dokumentasi yang diberikan adalah yang menentukan seberapa efektif dan efisien waktu tonggak untuk produksi. Desain dan dokumentasi yang tidak memadai dan kurang mempengaruhi efisiensi proses produksi dengan mengarah pada keterlambatan, perbaikan ulang dan variasi, berkontribusi pada peningkatan waktu dan biaya proyek. Namun, ada tingkat sebelum manufaktur dapat terjadi yang dapat menunda proses ini, atau bahkan menghentikan produksi.
Kategori Dokumentasi
Terdapat jumlah tak terhitung dokumentasi yang digunakan di seluruh perusahaan. Mereka dapat berkisar dari jaminan kualitas hingga manufaktur. Tanpa melalui daftar lengkap semua dokumentasi yang akan digunakan perusahaan, kita akan meringkas dokumentasi ke dalam beberapa kategori di bawah ini.
- Dokumentasi Manajemen mencakup dokumen penjadwalan, pendukung, dan perencanaan, dokumentasi organisasi, dan catatan rapat.
- Dokumen Jaminan Kualitas mencakup kebijakan dan prosedur jaminan kualitas, definisi, standar, templat, dan instruksi yang ditetapkan untuk mendukung penanganan semua dokumen, untuk memastikan dokumen disiapkan secara konsisten dan dipelihara untuk mendukung pengembangan secara optimal.
- Dokumentasi Rekayasa mencakup spesifikasi rekayasa, gambar rekayasa, ilustrasi teknis dan disiapkan untuk menetapkan desain. Dokumen ini membentuk dasar untuk pengembangan yang dilakukan oleh institusi, kontraktor, pemasok, dan manufaktur.
- Dokumen Pembuatan, Perakitan, Pengujian, dan Instalasi disiapkan untuk mendukung dan mendokumentasikan pengembangan dan validasi peralatan, khususnya yang dikembangkan dan diproduksi untuk penyelesaian.
Mari kita lihat setiap kategori ini dan lihat efek dokumentasi yang buruk dan bagaimana hal itu dapat menghabiskan waktu dan uang.
Dokumentasi Manajemen
Fokus pada bisnis adalah fungsi utama manajemen dan melacak segalanya adalah tugas yang bisa membuat bahkan yang terbaik kesulitan. Dokumentasi yang tepat setiap transaksi, siapa yang bertanggung jawab atau tugas mana, dan jadwal tenggat waktu sangat penting untuk menjalankan perusahaan yang produktif.
Dengan bisnis apa pun, transaksi keuangan dari setoran hingga persediaan dilakukan. Menyimpan catatan yang jelas dan didokumentasikan dengan baik dari kwitansi, faktur, dan biaya penting untuk laporan pengeluaran dan pendapatan bisnis. Hal terbaru yang diinginkan siapa pun adalah mengaduk dan mencari kwitansi pengeluaran item yang hilang. Untuk perusahaan besar, manajemen bergerak melalui pendapatan dan pengeluaran dengan tempo yang dipercepat. Memiliki sistem dokumentasi yang berkembang dengan baik akan menghemat waktu dan masalah nanti.
Waktu yang dihabiskan jauh dari tim untuk mengumpulkan kertas kerja dapat mengakibatkan kegagalan, jika tidak dilakukan dengan benar. Waktu jauh dari tim, sebenarnya berarti manajemen tidak mengabdikan diri pada tugas kepemimpinan mereka. Dan lebih buruk jika mereka benar-benar sampai ke titik di mana melacak dokumentasi mencuri waktu dari tugas penting lainnya, hal-hal dapat semakin buruk dengan tenggat waktu yang mendekat.
Dokumentasi Jaminan Kualitas
Jaminan kualitas adalah cara untuk mencegah kesalahan, atau cacat dalam produk manufaktur, dan menghindari masalah saat menyampaikan produk atau layanan kepada pelanggan. QA diterapkan pada pre-produksi yang telah selesai secara fisik untuk memverifikasi bahwa produk memenuhi spesifikasi dan persyaratan, dan selama produksi berjalan dengan memvalidasi sebagian sampel dan bahwa mereka memenuhi kontrol kualitas tertentu. QA memainkan peran kritis dalam proyek dokumentasi yang bervolume tinggi dan memastikan standar terpenuhi sambil keterbatasan waktu dan biaya tercapai, atau ditingkatkan.
Sebagian besar kualitas yang diperlukan ditentukan oleh klien atau spesifikasi desain yang diberikan kepada insinyur. Dokumentasi yang tepat diperlukan untuk mematuhi spesifikasi ini. Jika sampel yang dipilih dievaluasi berdasarkan kriteria yang secara salah dinyatakan dalam dokumen spesifikasi produk, maka validasi sampel akan didasarkan pada informasi yang salah.
Jaminan kualitas adalah langkah terakhir sebelum produksi diberi lanjutan untuk satu batch produksi. Apa yang terjadi jika dokumen tidak benar dan validasi selesai berdasarkan spesifikasi yang salah?
Pada titik ini karyawan QA hanya memverifikasi bahwa produk memenuhi atau melebihi spesifikasi target. Jika informasi dimasukkan dengan salah ke dalam lembar desain, maka karyawan QA akan meloloskan batch karena memenuhi spesifikasi yang dinyatakan.
Apa yang terjadi setelah produk mencapai pasar dan ternyata tidak sebenarnya sesuai standar regulasi? Ini sangat buruk untuk perusahaan yang memproduksi produk yang dapat secara langsung atau tidak langsung melibatkan keselamatan publik. Dalam skenario yang lebih ringan, perusahaan akan menyadari kesalahan dan melakukan panggilan balik pesanan sebelum ada korban langsung. Namun, sangat sering kesalahan yang menyebabkan korban manusia mengubah kesalahan dokumentasi sederhana menjadi krisis perusahaan.
Panggilan balik yang diterapkan sebelum bencana sering kali hanya perlu mengganti bagian dengan komponen yang divalidasi. Namun, dalam skenario terburuk, bagian tersebut menyebabkan kematian seseorang dan sekarang mengganti komponen akan menjadi yang terkecil dari kekhawatiran perusahaan.
Jaminan kualitas adalah langkah akhir sebelum produk dapat mencapai pasar, dan jika validasi tidak benar konsekuensinya bisa luar biasa. Ini adalah tahap akhir yang dapat mengakuntansi kesalahan manusia sejalan dari desain hingga manufaktur untuk memverifikasi standar dan spesifikasi produk.
Dokumentasi Desain dan Rekayasa
Desain dan rekayasa proyek adalah proses yang kompleks dan menantang, dan keberhasilannya sangat bergantung pada komunikasi yang baik antara anggota tim desain dan rekayasa. Desain yang baik efektif ketika melayani tujuannya dan diproduksi dalam anggaran, keterbatasan waktu, dan aman yang diinginkan. Untuk mengomunikasikan desain kepada personil manufaktur dengan efektif memerlukan dokumen yang secara jelas mendefinisikan secara detail dalam hal memproduksinya, secara efektif dan tanpa hambatan.
Komunikasi dokumentasi desain saat ini, misalnya biasanya terdiri dari gambar yang dihasilkan 2D atau 3D, yang menunjukkan struktur fisik, beserta spesifikasi yang menunjukkan proses produksi dan instalasi. Masalah timbul ketika hal berikut terjadi:
- Informasi yang diperlukan sepertinya hilang dari gambar desain.
- Informasi spesifikasi yang tidak lengkap
- Ketidaksesuaian dalam rencana dan detail gambar desain antara gambar dan spesifikasi.
- Metode produksi tidak mungkin dan manufaktur meminta penggunaan solusi alternatif.
Ini adalah hasil dari dokumentasi yang buruk atau pemahaman insinyur terhadap kemampuan fasilitas manufaktur. Ketika masalah seperti ini muncul, perbaikan umumnya dilakukan untuk memperbaiki masalah. Perbaikan gambar desain dan spesifikasi yang tidak lengkap mungkin tidak terlalu lama, tetapi setiap hari perbaikan lebih baik daripada seseorang menggunakan dokumentasi proyek yang diulang dan mereka menemui masalah yang sama, atau lebih buruk. Sedikit pun perbaikan prosedur produksi dan perakitan menghasilkan keterlambatan waktu untuk produk mencapai pasar, dan dapat mempengaruhi biaya produksi keseluruhan.
Memiliki dokumentasi yang tepat sangat penting dari awal. Mengembangkan praktik yang lebih baik untuk menangkap kesalahan ini sejak dini akan menghemat waktu dan uang nanti.
Dokumentasi Pembuatan, Perakitan, Pengujian, dan Instalasi
Pembuatan adalah di mana desain dan rekayasa mencapai titik kemanufakturan. Produk telah dirancang sesuai spesifikasi klien dan siap untuk pengembangan. Manufaktur membutuhkan informasi yang signifikan sebelum dapat memulai pembuatan. Biasanya mereka akan membutuhkan dokumen termasuk spesifikasi gambar, metode kemanufakturan, dan persyaratan toleransi yang dinyatakan yang harus dipatuhi pembuat.
Dokumentasi manufaktur perlu menyampaikan informasi dan desain dari insinyur kepada karyawan manufaktur sepenuhnya, tanpa harus mereka bertanya terlalu banyak tentang desain. Jika informasi tidak disampaikan dengan akurat, produk dapat dikembangkan dengan dimensi yang salah, bagian yang tidak sesuai toleransi, dan menghasilkan komponen yang tidak mematuhi standar dan regulasi saat ini.
Dokumentasi peralatan dan validasi untuk peralatan manufaktur diperlukan untuk meyakinkan klien tentang dedikasi perusahaan terhadap produk berkualitas tinggi. Jika peralatan pengujian atau manufaktur belum diverifikasi oleh perusahaan kalibrasi yang bersertifikat dan masih digunakan untuk produksi dapat mengakibatkan hasil yang buruk atau pembuatan yang salah. Perusahaan kalibrasi harus selalu dipilih sebagai mereka yang memproduksi peralatan atau yang terakreditasi, alih-alih memiliki pihak ketiga memverifikasinya dengan dokumen yang mungkin bahkan tidak terbaru.
Dalam hal mana pun dokumentasi sangat penting untuk menyelesaikan produk dengan presisi, efektif, dan berkualitas tinggi. Batch bagian manufaktur yang tidak mematuhi standar akan memerlukan perbaikan. Dan memahami apakah ini masalah dengan dokumentasi desain/rekayasa atau sertifikasi peralatan dapat memerlukan waktu jauh dari proyek, menghasilkan waktu henti hingga solusi dapat ditentukan, yang menghabiskan lebih banyak uang dan waktu.
Biaya Komunikasi yang Buruk
Secara keseluruhan, dokumentasi dirancang sebagai sarana komunikasi informasi antara rekan dan karyawan. Mereka menyediakan informasi berharga yang dapat menjawab pertanyaan tak terhitung bagi orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Dokumentasi penting untuk diperbarui, konsisten, dan lengkap. Dokumen yang tidak koheren mempengaruhi efisiensi produksi dan waktu penyelesaian turnaround. Dokumentasi yang buruk dapat mengarah pada hal berikut:
- Perbaikan ulang
- Keterlambatan
- Pengulangan Desain
- Analisis Kegagalan/troubleshooting
- Pengujian ulang dan pemeriksaan ulang
- Waktu Henti Peralatan
Masalah ini dapat berasal dari dokumentasi manajemen atau rekayasa yang buruk dan menyebabkan masalah seperti:
- Keluhan Pelanggan
- Reputasi yang Rusak
- Kehilangan Goodwill Pelanggan
- Memperbaiki Barang dan Melayani Ulang
- Setup Ekstra dan Jadwal Produksi yang Terganggu
- Kehilangan Waktu Manajemen dan Lembur yang Tidak Terduga
- Kerugian Akibat Penurunan Penjualan
Dari sudut mana pun Anda melihatnya, pentingnya dokumentasi yang tepat sangat penting. Contoh yang diberikan dalam artikel ini adalah generalisasi yang berlebihan dari dokumentasi yang sebenarnya digunakan di setiap perusahaan. Ini hanya ada untuk menunjukkan pentingnya dokumen dan bagaimana dampaknya dapat menurun dan menyebabkan waktu henti yang serius, atau beban keuangan pada perusahaan apa pun.
