Mengapa Dokumentasi Saat Ini Krusial: Manfaat dan Tantangan Bisnis
Tidak ada perusahaan, terlepas dari ukuran dan jenis kegiatan, dapat beroperasi tanpa dokumentasi. Dari kebijakan umum hingga instruksi kerja yang paling detail, melalui prosedur keamanan dan laporan berbagai macam, semua informasi penting dan berguna tentang kelancaran operasional perusahaan tercatat. Mereka harus jelas, tepat, dan mudah diakses oleh karyawan yang bersangkutan. Juga penting bahwa dokumentasi ini up-to-date, menggabungkan perkembangan dan modifikasi terbaru, sambil menghilangkan item yang usang. Secara singkat, dokumen harus diperbarui untuk dapat diterapkan.
Prosedur kontrol dokumen
Baik itu QMS, keamanan atau sistem manajemen lain, menyiapkan dan menerapkan prosedur kontrol dokumen adalah keharusan di industri saat ini. Namun, kewajiban ini terkait baik dengan dokumentasi yang diproduksi secara internal maupun yang berasal dari luar perusahaan.
Tujuan pendekatan ini pada dasarnya untuk memastikan akurasi dan keandalan informasi yang digunakan dalam kegiatan bisnis. Tetapi juga, untuk memastikan semua operasi dilakukan tepat waktu, sesuai dengan yang direncanakan dan ditulis.
Prosedur untuk mengontrol dokumen internal melibatkan verifikasi dan persetujuan sebelum disiarkan. Juga termasuk kebutuhan untuk mengidentifikasi dan menyoroti perubahan yang dilakukan, serta untuk memastikan karyawan memiliki versi yang benar dari dokumen yang mereka butuhkan. Ketersediaan, aksesibilitas, dan kejelasan informasi juga bagian dari aspek yang dicakup oleh prosedur kontrol dokumen internal. Kami juga dapat menemukan identifikasi, penghancuran, dan pengarsipan dokumen usang jika mereka masih disertakan bersama dokumen yang berlaku.
Mari kita beralih ke informasi tentang pertukaran pelanggan dan supplier, peraturan, standar, dan bagian dokumentasi lain yang berasal dari luar perusahaan. Prosedur kontrol dokumen yang mencakup yang terakhir terutama terdiri dari mengidentifikasi yang kegunaannya bagi perusahaan terbukti (mengurutkan dokumen yang perlu dan yang berlebihan) dan memverifikasi isinya sebelum menyebarkannya.
Ulasan dokumentasi, pembaruan, dan risikonya
Di industri, menjaga dokumentasi tetap up-to-date adalah salah satu sumbu utama dari ulasan dokumentasi. Ini sesuai dengan pendekatan untuk memastikan konten dokumen selalu valid, berlaku, dan aktual. Ini diwajibkan oleh sebagian besar standar manajemen, termasuk ISO 9001 (versi 2008, paragraf 4.2.3) yang secara khusus menyatakan bahwa "Tinjau, perbarui jika perlu dan setujui kembali dokumen". Ini mengasumsikan bahwa dokumentasi yang berlaku perlu dimodifikasi untuk sesuai dengan realitas bisnis.
Dengan diperbarui, dokumentasi menghilangkan informasi yang usang. Ini sangat mengurangi risiko membuat kesalahan, mengirim instruksi yang salah kepada karyawan baru dan akhirnya dengan dokumentasi yang usang.
Dengan syarat, manajemen revisi dan dokumen usang efektif. Dalam hal ini, pembaruan dokumen memainkan peran menentukan dalam peningkatan berkelanjutan. Karena ini menangani faktor yang dapat mempengaruhi kualitas dan mengintegrasikan langkah untuk mendukungnya.
Dokumentasi yang up-to-date memastikan efisiensi optimal di setiap stasiun kerja. Setiap karyawan memiliki panduan yang handal dan diperbarui untuk memungkinkan mereka melaksanakan tugas dengan benar. Pada saat yang sama, ini membantu meningkatkan keselamatan karyawan dengan mengurangi risiko insiden melalui prosedur atau instruksi kerja yang tepat. Dengan mempertimbangkan peristiwa berbahaya di masa lalu dan perkembangan baru di bidang ini.
Bagaimana menjaga dokumentasi tetap up-to-date?
Untuk menjaga dokumentasi tetap up-to-date, perusahaan industri menggunakan Perangkat Lunak Instruksi Kerja Digital. Dengan demikian, memungkinkan untuk selalu memberikan operator dan teknisi versi terbaru dari dokumen. Picomto adalah perangkat lunak terkemuka untuk mendigitalisasi dokumentasi operasional. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut.
