Penting dan tantangan dokumentasi terkini
Tidak ada perusahaan, terlepas dari ukuran dan jenis aktivitasnya, yang dapat beroperasi tanpa dokumentasi. Dari kebijakan umum hingga instruksi kerja yang paling rinci, melalui prosedur keamanan dan semua jenis laporan, semua informasi penting dan berguna tentang kelancaran operasi perusahaan dicatat. Mereka harus jelas, tepat dan mudah diakses oleh karyawan yang bersangkutan. Penting juga bahwa dokumentasi ini mutakhir, menggabungkan evolusi dan modifikasi terbaru, sambil menghilangkan item usang. Singkatnya, dokumen harus diperbarui agar dapat diterapkan.
Prosedur pengendalian dokumen
Baik itu QMS, keamanan atau sistem manajemen lainnya, menyiapkan dan menerapkan prosedur kontrol dokumen adalah suatu keharusan di industri saat ini. Namun, kewajiban ini menyangkut dokumentasi yang dibuat secara internal dan yang berasal dari luar perusahaan.
Tujuan dari pendekatan tersebut pada dasarnya adalah untuk memastikan keakuratan dan keandalan informasi yang digunakan dalam kegiatan bisnis. Tetapi juga, untuk memastikan bahwa semua operasi dilakukan tepat waktu, konsisten dengan apa yang direncanakan dan ditulis.
Prosedur pengendalian dokumen internal meliputi verifikasi dan persetujuan sebelum disiarkan. Juga mencakup kebutuhan untuk mengidentifikasi dan menyoroti perubahan yang dibuat, serta untuk memastikan bahwa karyawan memiliki versi yang benar dari dokumen yang mereka butuhkan. Ketersediaan, aksesibilitas dan kejelasan informasi juga merupakan bagian dari aspek yang tercakup dalam prosedur pengendalian dokumen internal. Kami juga dapat menemukan identifikasi, pemusnahan, dan pengarsipan dokumen usang jika masih disertakan bersama dokumen yang berlaku.
Mari kita beralih ke informasi tentang pertukaran pelanggan dan pemasok, peraturan, standar, dan dokumentasi lain yang berasal dari luar perusahaan. Prosedur pengendalian dokumen yang mencakup yang terakhir terutama terdiri dari mengidentifikasi orang-orang yang kegunaannya bagi perusahaan terbukti (memilah dokumen yang diperlukan dan yang berlebihan) dan memverifikasi isinya sebelum disebarluaskan.
Ulasan dokumenter, pembaruan, dan taruhannya
Di industri, terus memperbarui dokumentasi adalah salah satu sumbu utama dari tinjauan dokumenter. Hal ini sesuai dengan pendekatan untuk memastikan bahwa isi dokumen selalu valid, dapat diterapkan, dan sesuai topik. Hal ini diwajibkan oleh sebagian besar standar manajemen, termasuk ISO 9001 (versi 2008, paragraf 4.2.3) yang secara khusus menyatakan bahwa “Tinjau, perbarui jika perlu, dan setujui kembali dokumen”. Ini mengasumsikan bahwa dokumentasi yang berlaku perlu dimodifikasi agar sesuai dengan realitas bisnis.
Dengan diperbarui, dokumentasi menyingkirkan informasi usang . Ini sangat mengurangi risiko membuat kesalahan, mengirimkan instruksi yang salah kepada karyawan baru dan berakhir dengan dokumentasi usang .
Namun, asalkan pengelolaan revisi dan dokumen usang itu efektif. Dalam hal ini, pemutakhiran dokumen memainkan peran yang menentukan dalam perbaikan berkelanjutan. Karena menangani faktor-faktor yang dapat memengaruhi kualitas dan mengintegrasikan langkah-langkah untuk mendukungnya.
Dokumentasi terbaru memastikan efisiensi yang optimal di setiap stasiun kerja. Setiap karyawan memiliki panduan yang andal dan diperbarui untuk memungkinkan dia menjalankan misinya dengan benar. Pada saat yang sama, ini membantu meningkatkan keselamatan karyawan dengan mengurangi risiko insiden melalui prosedur atau instruksi kerja yang tepat. Dengan mempertimbangkan peristiwa berbahaya di masa lalu dan perkembangan baru di area ini.
Bagaimana cara menyimpan dokumentasi yang terbaru?
Untuk menjaga dokumentasi yang up-to-date, perusahaan industri menggunakan Perangkat Lunak Instruksi Kerja Digital. Dengan demikian, memungkinkan untuk selalu memberikan versi terbaru dokumen kepada operator dan teknisi. Picomto adalah perangkat lunak terkemuka untuk mendigitalkan dokumentasi operasional. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut.
