Memperkuat Kolaborasi Lintas Fungsi Melalui Komunitas Praktik

Pemimpin rantai pasok mengetahui pentingnya kolaborasi lebih baik dari kebanyakan orang.

Rantai pasok yang teratur dengan baik melibatkan koordinasi dengan pemangku kepentingan dari berbagai fungsi dan geografis di dalam dan di luar perusahaan. Tanpa kolaborasi lintas fungsi, pemimpin akan kesulitan untuk menyelesaikan masalah secara real time, melacak metrik, dan menerapkan perbaikan proses di seluruh rantai.

Dan namun, banyak pemimpin menemukan bahwa alat dan pendekatan saat ini mereka tidak mendorong kolaborasi yang cukup terbuka dan berkelanjutan. E-mail, rapat, dan pesan instan baik untuk kebutuhan ad hoc, tetapi mereka tidak menciptakan struktur untuk kerja tim dan berbagi pengetahuan yang berkelanjutan. Tim lintas fungsi mendorong jenis kolaborasi yang erat ini, tetapi mereka tidak begitu terbuka. Tim ini terdiri dari sejumlah kecil ahli dan manajer, sebagian dari mereka melihat tim sebagai tambahan yang tidak diinginkan ke dalam jadwal sibuk mereka.

Pemimpin rantai pasok memerlukan jalur kolaborasi yang dapat diakses, bertujuan, dan menawarkan dorongan yang jelas bagi karyawan untuk tetap terlibat. Solusinya? Komunitas praktik.

Apa itu Komunitas Praktik?

Komunitas praktik adalah jaringan karyawan yang berkumpul untuk belajar satu sama lain secara tatap muka, secara virtual, atau keduanya. Komunitas dipersatukan oleh tujuan umum untuk berbagi pengalaman dan wawasan terkait topik. Topik dapat difokuskan pada:

• sebuah proses (contohnya, perencanaan penjualan dan operasi),
• sebuah disiplin atau area fungsional (contohnya, manufaktur),
• sebuah metodologi, (contohnya, Lean), atau
• sebuah tujuan lintas fungsi (contohnya, inovasi).

Komunitas terlibat dalam berbagai kegiatan untuk membantu anggota mereka berbagi pengetahuan dan berkolaborasi di sekitar area topik. Kebanyakan menggunakan intranet atau platform kolaborasi perusahaan yang ada untuk membuat pusat virtual. Pusat ini menyediakan ruang bagi anggota untuk bertanya dan menjawab, berbagi tips dan sumber daya, menemukan ahli dan kolaborator lain, dan secara kolaboratif menyelesaikan masalah. Kebanyakan komunitas juga mengadakan webinar, shalat, dan rapat tatap muka atau virtual untuk mengumpulkan anggota.

Komunitas praktik memberikan manfaat bagi karyawan di setiap tahap karir mereka. Karyawan baru dapat menggunakan sumber daya komunitas untuk cepat menguasai dan bertemu orang-orang penting di seluruh perusahaan. Karyawan pertengahan karir yang berambisi dapat mengasah keahlian mereka dan mengambil peran kepemimpinan komunitas untuk mendapatkan pengakuan. Komunitas juga mengurangi beban pada ahli yang sudah lama bertugas. Alih-alih menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, ahli dapat berbagi pengetahuan mereka di komunitas di mana basis karyawan yang lebih luas dapat dengan mudah menemukan dan menggunakannya.

Cara Memulai Komunitas Praktik Anda Sendiri

Sebelum meluncurkan komunitas Anda sendiri, pertama cari sumber daya komunitas praktik yang mungkin tersedia di organisasi Anda. Jika Anda memiliki program manajemen pengetahuan (KM) perusahaan atau komunitas di area bisnis lainnya, Anda dapat menggunakan templat, panduan, dan alat mereka untuk meluncurkan proses peluncuran komunitas Anda. Ingat bahwa beberapa organisasi memfokuskan upaya KM hanya pada area teknis atau teknik. Meskipun komunitas Anda mungkin difokuskan pada topik yang berbeda, Anda masih dapat menggunakan sumber daya dari komunitas lain di bisnis.

Jika organisasi Anda belum memiliki KM atau komunitas, hubungi organisasi I.T. tentang penggunaan alat yang ada untuk membuat pusat komunitas. Setidaknya, Anda akan ingin memiliki kemampuan untuk menyimpan atau berbagi dokumen dan memiliki diskusi (contohnya, papan diskusi atau fitur obrolan). I.T. juga dapat membantu Anda menentukan hak akses dan menetapkan pedoman sehingga anggota dapat berkolaborasi tanpa menciptakan masalah keamanan.

Setelah Anda melakukan pekerjaan rumah Anda tentang alat dan sumber daya yang tersedia, pilih topik dan tentukan audiens target untuk komunitas. Kekuatan terbesar sebuah komunitas adalah anggotanya, jadi bangun komunitas Anda pada dasar jaringan dan hubungan yang ada di mana saja mungkin. Jika beberapa pemangku kepentingan rantai pasok sudah memiliki kelompok formal atau informal, gabungkan ini ke dalam komunitas. Jaringan yang ada juga dapat membantu Anda mengidentifikasi karyawan dengan motivasi dan modal sosial untuk menjadi pendukung dan pemimpin di komunitas.

Komunitas selalu lebih sukses ketika mereka memiliki rencana yang jelas yang selaras dengan tujuan bisnis yang konkret. Buat rencana atau piagam komunitas praktik yang mendefinisikan:

• tujuan komunitas,
• bagaimana tujuan komunitas mendukung tujuan bisnis,
• pendekatan dan kegiatan yang akan digunakan komunitas untuk mencapai tujuannya, dan
• orang-orang yang akan memimpin dan mendukung komunitas.

Pertimbangkan untuk mencoba komunitas dengan kelompok kecil karyawan yang terlibat sebelum meluncurkan ke audiens yang lebih luas. Ini membantu menyempurnakan rencana komunitas, mengungkap potensi masalah dengan pusat komunitas, dan mendirikan inti "super pengguna" untuk menyebarkan kesadaran dan membantu orang lain.

Setelah Anda mengatasi berbagai masalah melalui percobaan, saatnya untuk meluncurkan komunitas ke audiens yang lebih luas. Jika mungkin, minta tim pemasaran atau desain Anda untuk membantu menciptakan logo atau "brand" untuk komunitas Anda. Buat kampanye pesan yang menjelaskan manfaat yang akan didapat karyawan dari komunitas, dan berbagai cara mereka dapat berpartisipasi. Luncurkan komunitas dengan acara kickoff virtual atau tatap muka di mana pemimpin organisasi yang terkenal menyatakan dukungan mereka.

Contoh Kasus: Komunitas di Syngenta

Perusahaan agrokimia Syngenta menggunakan komunitas untuk memfasilitasi kolaborasi di fungsi produksi dan pasokan (P&S) mereka, yang mencakup 9.500 karyawan. Syngenta menyebut komunitas praktik mereka "jaringan." Mereka menyediakan karyawan dengan kesempatan untuk terhubung dengan ahli, berbagi tips dan ide, dan mengakses Supply Chain Academy organisasi untuk praktik terbaik internal dan eksternal. Setiap jaringan harus memiliki tujuan bisnis yang jelas, seperti membantu anggota untuk menyelesaikan masalah, mengidentifikasi praktik terbaik, inovasi atau mengelola pengetahuan.

Jaringan P&S Syngenta adalah lintas fungsi dan mencakup 10 area operasional di rantai pasok ujung ke ujung, termasuk pengadaan, perencanaan penjualan dan operasi, kepatuhan dan manajemen risiko, desain rantai pasok, dan lainnya. Setiap jaringan juga mencakup beberapa subjaringan yang spesialisasi pada topik yang lebih spesifik yang terkait dengan area disiplin luas jaringan. Jaringan dan subjaringan sering berkolaborasi dan berbagi praktik terbaik yang relevan satu sama lain.

Setiap jaringan memiliki situs SharePoint yang disesuaikan dengan wiki, profil anggota, alat berbagi dokumen, dan papan diskusi. Situs-situs ini terbuka untuk semua karyawan Syngenta dan terhubung sehingga karyawan dapat menavigasi ke subtopik dan orang yang relevan dari setiap jaringan. Situs-situs ini juga terintegrasi dengan alat jejaring sosial perusahaan Yammer, yang digunakan anggota untuk kolaborasi yang cepat dan informal.

Pemimpin jaringan menjaga situs mereka tetap aktif dengan mempublikasikan publikasi dan memulai diskusi. Jaringan juga mengadakan kegiatan pembelajaran dan jaringan berkala, seperti lunch-and-learns dan webinar, untuk menjaga agar anggota tetap terlibat. Jaringan mengirim e-newsletter untuk memberitahukan anggota tentang acara mendatang dan diskusi penting di area topik mereka.

Menurut Brian Steenson, manajer pengetahuan di Syngenta, jaringan P&S perusahaan tersebut aktif dan dinamis. Dengan bantuan komunikasi yang konsisten dan branding yang kuat, semua karyawan di fungsi tersebut sangat menyadari jaringan dan manfaatnya. Karyawan tahu mereka dapat menghemat waktu dengan beralih ke jaringan ketika mereka memiliki pertanyaan atau masalah, dan bahwa mereka dapat mengembangkan karir mereka dengan berjaringan dan berpartisipasi dalam diskusi. Pemimpin P&S melihat bahwa jaringan membantu fungsi meningkatkan kapasitas inovasi dan menahan talenta.

Kesimpulan: Mulai Kecil, Mulai Sekarang

Seperti yang ditunjukkan oleh contoh Syngenta, jaringan komunitas yang subur membantu karyawan untuk mengembangkan keahlian mereka, terhubung dengan orang lain, dan menjadi lebih produktif. Namun, penting untuk mengetahui bahwa Anda tidak perlu banyak komunitas untuk mendapatkan manfaat. Cerdas untuk mulai dengan satu kelompok percobaan yang difokuskan di area yang benar-benar perlu berkolaborasi. Kemudian Anda dapat membangun keberhasilan Anda untuk mengembangkan program komunitas yang membantu karyawan berbagi sumber daya dan memperkuat hubungan di seluruh rantai pasok.

Lauren Trees adalah principal research lead, knowledge management, dan Mercy Harper adalah analis penulis untuk APQC.