Tingkatkan Kolaborasi Lintas Fungsi dengan Komunitas Praktik

Pemimpin rantai pasokan mengetahui pentingnya kolaborasi lebih baik daripada kebanyakan orang.

Rantai pasokan yang tertata dengan baik melibatkan koordinasi dengan pemangku kepentingan dari berbagai fungsi dan geografi di seluruh dan di luar perusahaan. Tanpa kolaborasi lintas fungsi, para pemimpin akan berjuang untuk memecahkan masalah secara real time, melacak metrik, dan menerapkan peningkatan proses di seluruh rantai.

Namun, banyak pemimpin menemukan bahwa alat dan pendekatan mereka saat ini tidak mendorong kolaborasi yang cukup terbuka dan gigih. Email, rapat, dan pesan instan baik untuk kebutuhan ad hoc, tetapi tidak menciptakan struktur untuk kerja tim dan berbagi pengetahuan yang berkelanjutan. Tim lintas fungsi mendorong jenis kolaborasi erat ini, tetapi mereka tidak terlalu terbuka. Tim ini hanya terdiri dari sejumlah kecil pakar dan manajer, beberapa di antaranya melihat tim sebagai tambahan yang tidak diinginkan untuk jadwal sibuk mereka.

Pemimpin rantai pasokan membutuhkan jalur kolaborasi yang dapat diakses, memiliki tujuan, dan menawarkan dorongan yang jelas bagi karyawan untuk tetap terlibat. Solusinya? Komunitas praktik.

Apa Itu Komunitas Praktik?

Komunitas praktik adalah jaringan karyawan yang berkumpul untuk belajar satu sama lain secara tatap muka, virtual, atau keduanya. Komunitas disatukan oleh tujuan bersama untuk berbagi pengalaman dan wawasan yang terkait dengan suatu topik. Topik dapat difokuskan pada:

• suatu proses (mis., penjualan dan perencanaan operasi),
• bidang disiplin atau fungsional (mis., manufaktur),
• metodologi, (mis., Lean), atau
• sasaran lintas fungsi (mis., inovasi).

Komunitas terlibat dalam berbagai kegiatan untuk membantu anggota mereka berbagi pengetahuan dan berkolaborasi di sekitar area topik. Sebagian besar menggunakan intranet perusahaan mereka atau platform kolaborasi perusahaan untuk membuat hub virtual. Hub ini menyediakan ruang bagi anggota untuk bertanya dan menjawab pertanyaan, berbagi kiat dan sumber daya, menemukan pakar dan kolaborator lain, dan memecahkan masalah secara kolaboratif. Sebagian besar komunitas juga menyelenggarakan webinar, pertemuan puncak, dan pertemuan tatap muka atau virtual untuk menyatukan anggota.

Komunitas praktik bermanfaat bagi karyawan di setiap tahap karier mereka. Karyawan baru dapat menggunakan sumber daya komunitas untuk mempercepat pekerjaan dan bertemu orang-orang penting di seluruh perusahaan. Karyawan menengah yang bercita-cita tinggi dapat mengasah keahlian mereka dan mengambil peran kepemimpinan komunitas untuk mendapatkan pengakuan. Masyarakat juga mengurangi beban tenaga ahli yang sudah lama bekerja. Alih-alih menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, para pakar dapat berbagi pengetahuan mereka di komunitas tempat basis karyawan yang lebih luas dapat dengan mudah menemukan dan menggunakannya.

Cara Memulai Komunitas Praktik Anda Sendiri

Sebelum meluncurkan komunitas Anda sendiri, cari dulu komunitas sumber praktik yang mungkin tersedia di organisasi Anda. Jika Anda memiliki program atau komunitas manajemen pengetahuan perusahaan (KM) di area bisnis lain, Anda dapat menggunakan templat, panduan, dan alat mereka untuk memulai proses peluncuran komunitas Anda. Ingatlah bahwa beberapa organisasi memfokuskan upaya KM hanya pada bidang teknis atau rekayasa. Meskipun komunitas Anda mungkin berfokus pada topik yang berbeda, Anda tetap dapat menggunakan sumber daya dari komunitas lain dalam bisnis.

Jika organisasi Anda belum memiliki KM atau komunitas, hubungi I.T. organisasi tentang penggunaan alat yang ada untuk membuat hub komunitas. Minimal, Anda menginginkan kemampuan untuk menyimpan atau berbagi dokumen dan berdiskusi (misalnya, papan diskusi atau fitur obrolan). DIA. juga dapat membantu Anda menentukan hak akses dan menetapkan pedoman sehingga anggota dapat berkolaborasi tanpa menimbulkan masalah keamanan.

Setelah Anda menyelesaikan pekerjaan rumah Anda pada alat dan sumber daya yang tersedia, pilih topik dan tentukan audiens target untuk komunitas. Kekuatan terbesar komunitas adalah anggotanya, jadi bangunlah komunitas Anda di atas fondasi jaringan dan hubungan yang ada jika memungkinkan. Jika beberapa pemangku kepentingan rantai pasokan sudah memiliki kelompok formal atau informal, gabungkan ini ke dalam masyarakat. Jaringan yang ada juga dapat membantu Anda menentukan karyawan dengan motivasi dan modal sosial untuk melayani sebagai advokat dan pemimpin di komunitas.

Komunitas selalu lebih sukses ketika mereka memiliki rencana permainan yang jelas yang selaras dengan tujuan bisnis yang nyata. Buat komunitas rencana praktik atau piagam yang mendefinisikan:

• tujuan komunitas,
• bagaimana tujuan komunitas mendukung tujuan bisnis,
• pendekatan dan aktivitas yang akan digunakan komunitas untuk mencapai tujuannya, dan
• orang-orang yang akan memimpin dan mensponsori komunitas.

Pertimbangkan untuk menguji coba komunitas dengan sekelompok kecil karyawan yang terlibat sebelum meluncurkan ke audiens yang lebih luas. Ini membantu menyempurnakan rencana komunitas, memunculkan potensi masalah dengan hub komunitas, dan membentuk grup inti "pengguna super" untuk menyebarkan kesadaran dan membantu orang lain.

Setelah Anda menyelesaikan masalah apa pun melalui uji coba, inilah saatnya untuk meluncurkan komunitas ke audiens yang lebih luas. Jika memungkinkan, minta bantuan tim pemasaran atau desain Anda untuk membuat logo atau “merek” untuk komunitas Anda. Buat kampanye pengiriman pesan yang menjelaskan manfaat yang akan diperoleh karyawan dari komunitas, dan berbagai cara mereka dapat berpartisipasi. Luncurkan komunitas dengan acara pembukaan virtual atau tatap muka di mana para pemimpin organisasi terkenal menyuarakan dukungan mereka.

Contoh Kasus:Komunitas di Syngenta

Perusahaan agrokimia Syngenta menggunakan komunitas untuk memfasilitasi kolaborasi dalam fungsi produksi dan pasokan (P&S), yang mencakup 9.500 karyawan. Syngenta menyebut komunitas praktiknya sebagai "jaringan." Mereka memberi karyawan peluang untuk terhubung dengan para ahli, berbagi tip dan ide, dan mengakses Akademi Rantai Pasokan organisasi untuk praktik terbaik internal dan eksternal. Setiap jaringan harus memiliki tujuan bisnis yang jelas, seperti membantu anggota memecahkan masalah, mengidentifikasi praktik terbaik, berinovasi, atau mengelola pengetahuan.

Jaringan P&S Syngenta bersifat lintas fungsi dan mencakup 10 area operasional dalam rantai pasokan ujung ke ujung, termasuk pengadaan, perencanaan penjualan dan operasi, kepatuhan dan manajemen risiko, desain rantai pasokan, dan banyak lagi. Setiap jaringan juga mencakup beberapa subjaringan yang berspesialisasi dalam topik yang lebih spesifik yang terkait dengan area disiplin jaringan yang luas. Jaringan dan subjaringan sering kali berkolaborasi dan berbagi praktik terbaik yang relevan satu sama lain.

Setiap jaringan memiliki situs SharePoint yang disesuaikan dengan wiki, profil anggota, alat berbagi dokumen, dan papan diskusi. Situs-situs ini terbuka untuk semua karyawan Syngenta dan ditautkan sehingga karyawan dapat menavigasi ke subtopik yang relevan dan orang-orang dari setiap jaringan. Situs ini juga terintegrasi dengan alat jejaring sosial perusahaan Yammer, yang digunakan anggota untuk kolaborasi cepat dan informal.

Pemimpin jaringan menjaga situs mereka tetap aktif dengan memposting publikasi dan memulai diskusi. Jaringan tersebut juga menyelenggarakan kegiatan belajar dan berjejaring reguler, seperti makan siang-dan-belajar dan webinar, untuk membuat anggota tetap terlibat. Jaringan mengirimkan buletin elektronik untuk memberi tahu anggota tentang acara mendatang dan diskusi penting di area topik mereka.

Menurut Brian Steenson, manajer pengetahuan di Syngenta, jaringan P&S perusahaan aktif dan bersemangat. Dengan bantuan komunikasi yang konsisten dan branding yang kuat, semua karyawan dalam fungsi tersebut sangat menyadari jaringan dan manfaatnya. Karyawan tahu bahwa mereka dapat menghemat waktu dengan beralih ke jaringan ketika mereka memiliki pertanyaan atau masalah, dan bahwa mereka dapat mengembangkan karier mereka dengan berjejaring dan berpartisipasi dalam diskusi. Pemimpin P&S melihat bahwa jaringan membantu fungsi meningkatkan kemampuan inovasi dan mempertahankan bakat.

Petunjuk:Mulai Dari Yang Kecil, Mulai Sekarang

Seperti yang ditunjukkan oleh contoh Syngenta, jaringan komunitas yang berkembang membantu karyawan untuk mengembangkan keahlian mereka, terhubung dengan orang lain, dan menjadi lebih produktif. Namun, penting untuk diketahui bahwa Anda tidak memerlukan banyak komunitas untuk memperoleh manfaat. Sangatlah cerdas untuk memulai dengan satu grup percontohan yang terfokus di area yang benar-benar perlu berkolaborasi. Kemudian Anda dapat membangun kesuksesan Anda untuk menumbuhkan program komunitas yang membantu karyawan berbagi sumber daya dan memperkuat hubungan di seluruh rantai pasokan.

Lauren Trees adalah pemimpin penelitian utama, manajemen pengetahuan, dan Mercy Harper adalah analis penulis untuk APQC.