Membangun Budaya Kolaboratif dengan Perangkat Lunak CMMS

Digitalisasi telah mengganggu sejumlah sektor, dari ilmu data hingga manajemen rantai pasok. Industri lain yang ditransformasi oleh kemeriahan teknologi adalah manajemen pemeliharaan, dengan Software Manajemen Pemeliharaan Komputerisasi (CMMS) memimpin pergerakan.  

Sebelumnya, organisasi bergantung pada sistem hierarkis yang kompleks untuk memfasilitasi surat kerja dan menjaga segala sesuatu berjalan lancar. Ini melibatkan jejak kertas yang sulit diorganisir, membuat kegiatan cepat seperti pemeliharaan mencegah dan prediktif hampir tidak mungkin untuk dieksekusi secara efisien. Munculnya perangkat lunak manajemen pemeliharaan sebagian besar diyakini telah membantu perusahaan memperpanjang umur pakai aset mereka, mengurangi biaya operasional dan mengelola inventaris dalam skala besar.

Fungsi Perangkat Lunak CMMS

Secara spesifik, perangkat lunak CMMS membantu produsen menghemat biaya dengan cara berikut:

• Menyediakan database terpusat yang padat yang mencakup ribuan titik data sehingga manajer dapat dengan mudah menarik informasi tentang peralatan tertentu dan mendapatkan gambaran yang akurat tentang kebutuhan pemeliharaan keseluruhan. 
• Memicu pemberitahuan panggilan untuk tindakan untuk kegagalan peralatan dan siklus pemeliharaan mencegah perangkat lunak yang pada akhirnya memperpanjang umur pakai aset.
• Mendorong audit peralatan rutin, kepatuhan terhadap standar regulasi dan manajemen inventaris, dan menyimpan data untuk analisis dan peramalan di masa depan. 

Perangkat lunak CMMS membantu mengotomatisasi tugas administratif yang memakan waktu serta mempromosikan tingkat waspada dan akuntabilitas yang lebih tinggi yang mungkin hilang saat menggunakan sistem legacy. Kami akan menguraikan bagaimana manfaat banyak menggunakan sistem CMMS menyatu untuk memungkinkan kerja kolaboratif dari departemen yang berbeda dan pihak ketiga penyedia untuk menjadi lebih akurat dan hemat biaya.

Meningkatkan hubungan dengan vendor

Salah satu elemen yang kurang terlihat dari operasi bisnis yang sukses adalah urusannya dengan vendor dan pemasok pihak ketiga. Jika organisasi outsourcing pemeliharaan peralatan, itu perlu memastikan bahwa itu menggunakan platform yang meningkatkan manajemen sumber daya, memungkinkan produsen untuk mengevaluasi vendor dan memfasilitasi alur komunikasi yang terbuka antara semua pihak.

Sistem CMMS melakukan semua di atas. Solusi menyeluruh dari ujung ke ujung, perangkat lunak memungkinkan vendor dan pemangku kepentingan bisnis akses mudah ke informasi dan alat yang mereka butuhkan untuk melakukan pemeliharaan rutin karena semuanya diorganisir di satu lokasi. Selain itu, pemilik bisnis dapat membuat informasi menjadi jelas dan tepat pada halaman surat kerja serta pada laporan keuangan seperti faktur, yang mengurangi kemungkinan kesalahan komunikasi yang dapat dicegah antara produsen dan vendor. Masalah apa pun yang timbul dengan vendor selanjutnya dapat dilacak, dan pemilik bisnis dapat memutuskan untuk memutus hubungan jika mereka merasa hubungan tidak lagi saling menguntungkan berdasarkan data yang disajikan. 

Mempercepat pemeliharaan mencegah

Perusahaan menghemat 12 hingga 18 persen dengan melakukan pemeliharaan mencegah sebagai opposed to pemeliharaan reaktif. Margin ini dapat dipahami menjadi titik kekhawatiran untuk produsen, karena mereka tidak ingin mengalami kerugian pada aset dalam waktu henti jika bisa dihindari. Sistem CMMS membantu bisnis mengambil alih manajemen aset dengan menjadwalkan pemeliharaan mencegah rutin dan semua peralatan yang diperlukan. 
Jika peralatan bisnis adalah titik akhir Internet of Things (IoT), artinya mereka terhubung ke jaringan yang mengumpulkan dan membagikan informasi, maka pemilik bisnis mendapat manfaat tambahan dapat “berkomunikasi” dengan aset mereka. Saat masalah timbul, tidak sekecil apa pun, sistem membuat peringatan di CMMS sehingga pemangku kepentingan dapat menanganinya segera.

Aplikasi Berbasis AI

Melangkah satu langkah lebih jauh, pemilik bisnis dapat menggunakan kekuatan kecerdasan buatan untuk melakukan pemeliharaan prediktif. Berbeda dengan pemeliharaan mencegah, yang dilakukan berdasarkan tingkat kegagalan yang ditentukan sebelumnya, pemeliharaan prediktif memantau fungsionalitas peralatan saat sebenarnya berjalan dan dapat oleh karena itu menarik timeline yang lebih akurat untuk kegagalan peralatan potensial dan menetapkan tugas pemeliharaan sesuai. Baca Predictive vs Preventive Maintenance : Apa Bedanya?

Selain itu, mengotomatisasi aspek pengumpulan data dan pelaporan menawarkan bantuan dari sudut staf. Pemangku kepentingan menghabiskan jumlah waktu yang signifikan secara esensial memindahkan spreadsheet sekeliling sambil melakukan yang terbaik mereka untuk tetap terorganisir. CEO dan pemimpin pemikiran industri Mark Hurd mengomentari prevalensi yang meningkat dari perangkat lunak berbasis AI dalam pelaporan yang akurat dengan mengatakan bahwa “menggunakan AI, laporan itu menjadi hampir bebas kesalahan dan bermakna dan pekerjaan pergi, memungkinkan orang untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih tinggi.”

Meningkatkan komunikasi internal

Sistem CMMS membantu meningkatkan komunikasi internal melalui pencatatan yang terpusat dan akurat. Ini memungkinkan penyampaian yang tepat waktu dari tujuan, tugas terkait, dan harapan keberhasilan, membedakan perasaan akuntabilitas yang jelas. Ini adalah mata uang yang kuat di bisnis, tetapi terutama di sektor manufaktur, di mana keuntungan bergantung pada kemampuan untuk memelihara aset, sumber daya dan throughput pabrik. Stephen Covey yang telah meninggal, pemimpin bisnis dan penulis 7 Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif, mengatakan bahwa “akuntabilitas menghasilkan kemampuan bereaksi.” Bisnis yang berjalan pada sistem yang mendorong akuntabilitas lebih siap untuk merespons secara cepat untuk menjaga operasi berjalan lancar.

Kesimpulan

Pasar sistem manajemen surat kerja global diperkirakan akan tumbuh hingga hampir $700 juta pada tahun 2023. Karena produsen mulai mengaitkan CMMS dengan biaya yang dikurangi dan kinerja aset yang meningkat, pasar matang untuk pertumbuhan dan inovasi. 

Selain sekadar menjadi alat yang berguna untuk melacak surat kerja, CMMS membantu membangun konsep kolaborasi real-time antara pemangku kepentingan. Dengan membawa lebih banyak fraksi bersama yang sebelumnya beroperasi dalam silo, pemilik bisnis dapat memastikan informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat.