Cara Membangun Tim Implementasi ERP yang Sempurna
Jika Anda membaca sumber informasi rantai pasokan online, Anda mungkin tidak memerlukan siapa pun untuk menjual manfaat sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) kepada Anda.
ERP yang baik, menawarkan visibilitas ke semua area rantai, otomatisasi proses berulang, dan sumber kebenaran utama untuk data bisnis penting, membuat semuanya berjalan lebih lancar.
Saat ini, berkat serentetan transformasi digital yang merevitalisasi proses bisnis di setiap industri, wajah ERP berubah. Dari komputasi awan dan data besar hingga kecerdasan buatan dan otomatisasi, ERP modern dilengkapi dengan teknologi canggih dan inovatif yang membantu penggunanya menjadi lebih produktif.
Pasar ini diperkirakan akan bernilai hampir $42 miliar pada tahun 2021 dan dengan perkembangan perangkat lunak mutakhir yang semakin mudah diakses, memiliki kekuatan teknologi baru di ujung jari Anda bukan hanya keuntungan, tetapi juga keharusan bagi bisnis untuk tetap kompetitif.
Bahkan jika Anda sudah memiliki ERP, kemungkinan Anda setidaknya akan berpikir untuk memanfaatkan gelombang revolusi baru yang mengubah teknologi — apakah itu beralih ke versi cloud dari solusi yang ada, atau mengimplementasikan platform yang sama sekali baru. .
Ada banyak statistik mengerikan yang beredar tentang tingkat kegagalan implementasi. Jadi bagaimana bisnis mendapatkan yang terbaik yang ditawarkan ERP generasi baru ini tanpa menjadi korban kehancuran? Sebagian besar jawabannya tidak terletak pada teknologi, tetapi pada manusia.
Salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk mengatur bisnis Anda agar sukses dalam implementasi adalah membangun tim proyek ERP yang hebat. Ukuran tim Anda tentu saja akan bergantung pada seberapa besar bisnis Anda, dan seberapa luas proyek ERP yang Anda lakukan. Namun, tidak peduli berapa banyak orang yang terlibat, ada beberapa peran dan tanggung jawab utama yang harus Anda pegang teguh untuk membantu menjalankan dan menjalankan ERP baru atau yang ditingkatkan.
Opsi penerapan mana pun yang Anda putuskan, kemungkinan Anda akan membawa mitra ERP khusus untuk membantu Anda menerapkan dan mengonfigurasi perangkat lunak pilihan Anda. Mitra itu, atau perwakilan vendor, akan membentuk bagian utama dari tim proyek Anda, membawa konsultan, administrator, dan pengembang terbaiknya untuk membantu meluncurkan ERP Anda tepat waktu dan sesuai spesifikasi. Mereka akan memberikan pengetahuan teknis dan pengalaman yang diperlukan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan pribadi Anda dan menjalankan implementasi Anda.
Tapi ada lebih banyak tim implementasi ERP yang ideal daripada profesional pihak ketiga. Apa yang Anda tuju adalah keseimbangan sempurna antara pengetahuan eksternal dan sumber daya internal.
Bahkan dengan upaya dan niat terbaik, mitra implementasi Anda tidak akan dapat menandingi anggota tim internal Anda untuk pengetahuan dan pemahaman eksklusif tentang cara kerja bisnis Anda.
Memiliki karyawan yang termotivasi dan terorganisir dengan baik yang bekerja bersama mitra implementasi Anda tidak hanya akan membantu mengomunikasikan kebutuhan bisnis Anda; itu juga akan membangun bank pengetahuan internal yang akan menjadi penting, setelah mitra implementasi Anda selesai dan pergi.
Kunci untuk menjaga keharmonisan dalam tim campuran ini adalah dengan jelas mendefinisikan peran dan tanggung jawab untuk semua orang di seluruh proyek.
Untuk membantu menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya di setiap tahap — pra, pertengahan, dan pasca-implementasi — Anda memerlukan perwakilan internal yang kuat, tidak hanya untuk berkomunikasi dengan profesional eksternal, tetapi juga untuk menjaga bisnis lainnya tetap up to date dengan proyek. Itu berarti berhubungan dengan orang-orang di atas yang mendanai implementasi, dan mereka yang pada akhirnya akan menjadi pengguna akhir sistem.
Berikut adalah peran inti yang perlu diingat saat membangun tim implementasi ERP Anda:
Manajer Proyek. Jika bisnis Anda cukup beruntung untuk mempekerjakan manajer proyek penuh waktu untuk memimpin semua usaha ad-hoc Anda, Anda akan tahu betapa pentingnya memiliki seorang PM yang metodis dan praktis di pucuk pimpinan. Jika tidak, maka sekaranglah saatnya untuk menunjuk orang terbaik di tim internal Anda untuk peran tersebut.
Tidak masalah apa peran PM yang Anda nominasikan saat ini dalam bisnis, dan lebih banyak lagi apa yang dapat mereka bawa ke proyek saat mengenakan topi PM. Mereka akan bertanggung jawab untuk berhubungan dengan partner implementasi Anda, mengawasi rentang waktu, anggaran, dan cakupan, menandatangani hasil, berbagi pembaruan, dan melaporkan serta mengeskalasi masalah apa pun.
Pemahaman tentang apa yang ingin Anda capai dengan implementasi Anda, dan bagaimana Anda berencana untuk melakukannya, sangat penting untuk setiap kandidat PM, jadi sedikit pengetahuan teknis juga tidak akan salah.
Sponsor Eksekutif. PM Anda akan mengawasi jalannya proyek ERP sehari-hari, tetapi untuk saat-saat di mana pengaruh seluruh perusahaan diperlukan, atau ada keputusan tingkat perusahaan yang harus dibuat, Anda memerlukan sponsor eksekutif.
Sponsor eksekutif adalah tingkat atas dalam hierarki tim proyek ERP, dan mewakili tingkat dewan selama implementasi. Mereka biasanya akan menerima pembaruan berkala dari PM, dan membantu mendapatkan dan mempertahankan dukungan dari atasan. Mereka juga akan memiliki kekuatan untuk mengatasi masalah apa pun yang berkaitan dengan tinjauan keuangan atau anggaran, meninjau upaya manajemen perubahan, dan membuat keputusan terkait proses bisnis utama.
Bagian penting lainnya dari peran sponsor eksekutif adalah menjadi pemandu sorak di seluruh bisnis untuk proyek tersebut, menawarkan dukungan tingkat tinggi dan mendorong partisipasi dan keterlibatan pengguna di seluruh proyek. Itu adalah faktor yang sangat penting dalam memastikan adopsi pengguna setelah sistem dijalankan.
Pengguna Super. Sama seperti sponsor eksekutif yang bertindak sebagai jembatan antara tim proyek dan eksekutif, pengguna super memberikan dukungan dan dorongan penting kepada sesama pengguna akhir.
Pengguna super akan berpartisipasi selama implementasi, menawarkan perspektif pengguna, mengumpulkan tip dan praktik terbaik dari staf mitra, dan memperjuangkan sistem ERP. Jika mereka terlibat dengan benar selama proyek, pengguna super akan menjadi pengguna Anda yang paling berpengetahuan, bertindak sebagai kontak utama untuk membantu memperbaiki masalah dan menyebarkan informasi kepada rekan mereka.
Mengingat pentingnya adopsi pengguna terhadap tingkat keberhasilan ERP, pengguna super adalah alat penting dan anggota penting tim implementasi Anda. Memiliki setidaknya satu pengguna super yang dinominasikan dari setiap departemen yang akan menggunakan sistem akan menciptakan aliran pengetahuan dua arah selama proyek. Mereka akan memberikan pemahaman terperinci tentang bagaimana cabang bisnis mereka beroperasi, dan, pada gilirannya, akan menerima kembali saran tentang bagaimana fungsionalitas ERP dapat membantu mereka bekerja lebih cerdas.
Cari karyawan yang bersemangat untuk mempelajari lebih lanjut tentang ERP Anda, yang memiliki hasrat untuk meningkatkan proses, dan yang mampu berkomunikasi di berbagai tingkatan.
Jika Anda berpikir untuk menerapkan platform ERP baru, mulailah mempertimbangkan seperti apa tim proyek Anda nantinya, dan pilih pahlawan implementasi internal Anda. Memiliki orang yang tepat di sudut Anda dapat membuat semua perbedaan bagi kesuksesan aplikasi baru Anda yang berkelanjutan.
Claire Jeacock adalah manajer bisnis di Washington Frank, penyedia layanan rekrutmen ERP.
