Meningkatkan Manajemen Vendor dengan Menyederhanakan Persetujuan
Bisnis bekerja dengan vendor pihak ketiga karena berbagai alasan. Baik mereka menggunakan kontraktor untuk menambah tenaga kerja, memperluas kemampuan, atau melayani pelanggan dengan lebih baik, vendor adalah bagian penting dari operasi sehari-hari.
Vendor terbaik melakukan segala yang mereka bisa untuk membuat klien mereka senang. Namun tantangan tertentu ada dalam setiap keterlibatan vendor, seperti mengelola kontrak, memberikan pembayaran tepat waktu, dan mengawasi hubungan. Banyak yang mencapai hambatan pada titik yang sama:persetujuan.
Untuk mencegah hubungan yang rusak, kehilangan waktu, dan uang yang terbuang, bisnis harus mencari cara untuk merampingkan proses persetujuan, yang merupakan titik kontrol penting untuk manajemen vendor yang efektif.
Bisnis tingkat perusahaan biasanya mengelola operasi mereka melalui lusinan solusi berbasis perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) dan di lokasi. Rata-rata karyawan di luar I.T. sering kali tidak perlu menggunakan lebih dari sebagian kecil dari platform ini, dan dapat dengan cepat membangun kemahiran dalam beberapa solusi yang sebenarnya relevan dengan pekerjaan mereka.
Namun, manajer dan pemimpin bisnis lainnya memerlukan login untuk mengakses lusinan platform ini, sehingga mereka dapat mengelola persetujuan di masing-masing platform. Pekerjaan sehari-hari mereka tidak selalu memerlukan keahlian platform, jadi ketika tiba saatnya untuk mengelola persetujuan, mereka tidak tahu cara menggunakan platform atau mereka mengandalkan serangkaian peringatan email untuk mengelola persetujuan. Akibatnya, mereka sering melewatkan tenggat waktu atau membiarkan beberapa lolos dari celah. Tanpa platform persetujuan, proyek dan kontrak dapat terhenti atau hancur total — semua karena email masuk ke folder atau kotak masuk yang salah.
Rantai peninjauan yang rumit atau tidak jelas sering kali menyebabkan keterlambatan dalam persetujuan, yang mengakibatkan tenggat waktu pembayaran yang terlewat dan biaya keterlambatan. Dengan proses yang lebih baik dan sistem persetujuan yang mudah dipahami, bisnis bahkan dapat melakukan pembayaran lebih awal dan menerima diskon untuk pembayaran lebih awal. Dengan merampingkan rantai peninjauan dan memberikan solusi yang lebih baik bagi manajer dan pemimpin bisnis lainnya, bisnis dapat berhenti kehilangan uang dalam bentuk biaya keterlambatan dan peluang diskon yang terlewatkan.
Persetujuan yang terlewatkan dapat membatalkan pemeriksaan dan negosiasi selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan dengan kontraktor. Ketika pembayaran gagal, vendor pihak ketiga akan mengakhiri kontrak mereka dengan bisnis, dan tanpa kontrak yang ditandatangani, vendor baru akan pindah dan mencari klien lain untuk mengisi kapasitasnya. Dalam kedua kasus tersebut, departemen yang membutuhkan vendor didorong kembali ke titik awal, dan mungkin harus menghentikan operasi bisnis penting sementara vendor baru diidentifikasi. Prosesnya kemungkinan akan diperburuk oleh fakta sederhana bahwa kontrak baru harus melalui proses persetujuan yang sama yang menyebabkan kegagalan pada awalnya. Sementara kontraktor atau vendor baru sedang diidentifikasi dan diperiksa, penundaan operasi mengakibatkan hilangnya pendapatan dan peningkatan risiko organisasi.
Untuk menghindari biaya tambahan yang terkait dengan persetujuan yang lambat atau hilang, ada beberapa langkah proaktif yang dapat dilakukan bisnis untuk mencegah pemutusan kontrak. Dengan mendefinisikan secara jelas hubungan dengan kontraktor dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan proses internal, persetujuan dapat dipercepat ke titik di mana kehilangan pendapatan terkait persetujuan tidak lagi menjadi masalah.
Permintaan proposal (RFP) harus jelas, mengartikulasikan kebutuhan perusahaan sejak awal hubungan. Mereka juga harus menguraikan harapan untuk kontraktor, memberikan definisi yang mudah dimengerti tentang seperti apa kesuksesan yang akan terlihat selama durasi hubungan. Dengan menetapkan pedoman yang kuat dalam RFP sebelum kontrak ditandatangani, bisnis melengkapi dirinya untuk memilih vendor berkualitas tinggi yang kemampuan dan harapannya paling sesuai dengan bisnis.
Tidak ada selama fase awal hubungan vendor yang lebih penting daripada kontrak. Bisnis harus menetapkan tonggak penting, termasuk tanggal mulai dan berakhir; mendefinisikan persyaratan operasional dan prosedural, dan dengan jelas menguraikan spesifikasi pekerjaan. Dengan mengulangi harapan yang ditetapkan dalam tahap RFP, bisnis dapat menunjukkan konsistensi kepada kontraktor, dan terus meletakkan dasar bagi karyawannya sendiri untuk mengelola hubungan secara efisien.
Lingkup pekerjaan (SOW) adalah suplemen penting untuk kontrak. Di mana kontrak mungkin tidak berisi semua spesifikasi proyek atau tugas yang sedang berlangsung, SOW dapat membuat saluran komunikasi terbuka antara bisnis dan vendornya, dengan menetapkan jadwal pembayaran dan dengan jelas mendefinisikan tanggung jawab kedua belah pihak. Ini juga bisa menjadi peluang untuk melindungi keduanya dengan menempatkan batasan yang terukur pada kewajiban.
Setelah kontrak ditandatangani dan pekerjaan dimulai, bisnis harus mengikuti ketentuan yang diuraikan dalam RFP, kontrak, dan SOW. Jika dilakukan dengan benar, bisnis akan mempertimbangkan bagaimana menerapkan alat dan proses yang mampu memfasilitasi sistem persetujuan yang efisien, dan kemudian dapat memposisikan dirinya untuk mengeksekusi rencana tersebut. Dengan melacak tenggat waktu pembayaran berkala, pekerjaan yang telah selesai, dan segala eksternalitas tak terduga yang mungkin muncul selama eksekusi, yang tersisa hanyalah memastikan bahwa para pemimpin bisnis dapat dengan mudah mengakses dan menandatangani semua persetujuan yang diperlukan, menghemat waktu dan uang, serta melestarikan vendor yang rapuh. hubungan.
Sementara hubungan vendor dapat rusak karena persetujuan yang tertunda atau hilang, bisnis dapat membuat vendor senang dan menghilangkan tekanan persetujuan dengan perencanaan dan proses yang tepat. Akibatnya, karyawan di semua tingkatan menjadi bebas untuk fokus pada tugas lain.
Persetujuan harus dihapus dari email dan digabungkan ke dalam platform persetujuan perusahaan yang mudah dipahami, sehingga manajer dan pemimpin bisnis dapat dengan cepat dan efisien membuat keputusan, apakah mereka lebih suka mengelola persetujuan menggunakan perangkat seluler, browser desktop, atau bahkan alat kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams. Jika persetujuan berjalan lancar, persetujuan tersebut akan memiliki pengaruh besar dalam memastikan bahwa bisnis mencegah potensi kerugian dan jebakan dalam hubungan pihak ketiganya.
Dave Charlesworth adalah wakil presiden penjualan di Capriza, sebuah platform persetujuan perusahaan.
