Tingkatkan Manajemen Vendor: Sederhanakan Proses Persetujuan untuk Kemitraan yang Lebih Cepat dan Cerdas
Bisnis bekerja dengan vendor pihak ketiga untuk banyak alasan. Baik mereka menggunakan kontraktor untuk menambah tenaga kerja, memperluas kemampuan, atau lebih melayani pelanggan, vendor adalah bagian esensial dari operasi sehari-hari.
Vendor terbaik melakukan segala yang mereka bisa untuk membuat klien mereka bahagia. Namun tantangan tertentu ada dalam setiap keterlibatan vendor, seperti mengelola kontrak, melakukan pembayaran tepat waktu dan mengawasi hubungan. Banyak mencapai botolneck pada titik yang sama: persetujuan.
Untuk mencegah hubungan yang rusak, waktu yang terbuang dan uang yang sia-sia, bisnis harus mengetahui cara menyederhanakan proses persetujuan, yang merupakan titik kontrol esensial untuk manajemen vendor yang efektif.
Bisnis tingkat perusahaan biasanya mengelola operasi mereka melalui puluhan solusi berbasis software-as-a-service (SaaS) dan on-premise. Rata-rata karyawan di luar TI sering tidak perlu menggunakan lebih dari sebagian kecil dari platform-platform ini, dan dapat dengan cepat membangun keahlian dalam beberapa solusi yang sebenarnya relevan dengan pekerjaan mereka.
Namun, manajer dan pemimpin bisnis lainnya perlu login untuk mengakses puluhan platform ini, sehingga mereka dapat mengelola persetujuan di setiap platform. Pekerjaan sehari-hari mereka tidak selalu memerlukan keahlian platform, sehingga saat saatnya untuk mengelola persetujuan, mereka atau tidak tahu cara menggunakan platform atau mereka bergantung pada serangkaian peringatan email untuk mengelola persetujuan. Akibatnya, mereka sering melewatkan batas waktu atau membiarkan beberapa lolos dari jebakan. Tanpa platform persetujuan, proyek dan kontrak dapat berhenti atau hancur sepenuhnya —hanya karena email masuk ke folder atau kotak masuk yang salah.
Rantai peninjauan yang kompleks atau tidak jelas sering menyebabkan keterlambatan dalam persetujuan, menghasilkan penundaan pembayaran dan denda keterlambatan. Dengan proses yang lebih baik dan sistem persetujuan yang mudah dipahami, bisnis bahkan dapat unggul atas pembayaran dan menerima diskon untuk pembayaran awal. Dengan menyederhanakan rantai peninjauan dan menempatkan solusi yang lebih baik untuk manajer dan pemimpin bisnis lainnya, bisnis dapat berhenti kehilangan uang dalam bentuk denda keterlambatan dan kesempatan diskon yang terlewatkan.
Persetujuan yang terlewatkan dapat membatalkan minggu atau bahkan bulan penelaahan dan negosiasi dengan kontraktor. Ketika pembayaran gagal, vendor pihak ketiga akan mengakhiri kontrak mereka dengan bisnis, dan tanpa kontrak yang ditandatangani, vendor baru akan pindah dan menemukan klien lain untuk mengisi kapasitasnya. Dalam kedua kasus, departemen yang memerlukan vendor dikembalikan ke titik nol, dan mungkin harus menghentikan operasi bisnis yang penting sementara vendor baru diidentifikasi. Prosesnya kemungkinan akan semakin memburuk oleh fakta sederhana bahwa kontrak baru harus melalui proses persetujuan yang sama yang menyebabkan kegagalan pada awalnya. Sementara kontraktor atau vendor baru diidentifikasi dan ditelaah, keterlambatan dalam operasi menghasilkan pendapatan yang hilang dan risiko organisasi yang meningkat.
Untuk menghindari biaya tambahan yang terkait dengan persetujuan yang lambat atau hilang, ada beberapa langkah proaktif yang dapat diambil oleh bisnis untuk mencegah pengakhiran kontrak. Dengan secara jelas mendefinisikan hubungan dengan kontraktor dan mengambil langkah untuk meningkatkan proses internal, persetujuan dapat dipercepat sampai titik di mana kerugian pendapatan terkait persetujuan tidak lagi menjadi masalah.
Permintaan proposal (RFP) harus jelas, mengartikulasikan kebutuhan perusahaan dari awal hubungan. Mereka juga harus menjelaskan harapan untuk kontraktor, memberikan definisi yang mudah dipahami tentang apa yang akan terlihat sebagai keberhasilan selama durasi hubungan. Dengan menetapkan pedoman yang kuat dalam RFP sebelum kontrak pernah ditandatangani, sebuah bisnis melengkapi dirinya untuk memilih vendor berkualitas tinggi yang kemampuan dan harapannya akan paling selaras dengan bisnis.
Tidak ada yang lebih penting selama tahap awal hubungan vendor dari kontrak. Bisnis harus menetapkan tonggak awal kunci, termasuk tanggal mulai dan selesai; mendefinisikan kebutuhan operasional dan prosedural, dan secara jelas mencantumkan spesifikasi pekerjaan. Dengan mengulangi harapan yang diuraikan pada tahap RFP, bisnis dapat menunjukkan konsistensi kepada kontraktor, dan terus menyiapkan dasar untuk karyawan mereka sendiri untuk mengelola hubungan secara efisien.
Cakupan pekerjaan (SOW) adalah pelengkap yang krusial untuk kontrak. Di mana kontrak mungkin tidak berisi semua spesifik proyek atau tugas berkelanjutan, SOW dapat menciptakan saluran komunikasi terbuka antara bisnis dan vendor mereka, dengan menetapkan jadwal pembayaran dan secara jelas mendefinisikan tanggung jawab kedua belah pihak. Ini juga dapat menjadi kesempatan untuk melindungi kedua belah pihak dengan menempatkan batasan yang dapat diukur pada tanggung jawab.
Setelah kontrak ditandatangani dan pekerjaan dimulai, bisnis harus menuruti ketentuan yang diuraikan dalam RFP, kontrak dan SOW. Jika dilakukan dengan benar, bisnis telah mempertimbangkan cara mengimplementasikan alat dan proses yang mampu memfasilitasi sistem persetujuan yang efisien, dan kemudian dapat menempatkan dirinya untuk melaksanakan rencana itu. Dengan melacak batas waktu pembayaran berkala, pekerjaan yang telah selesai, dan setiap eksternalitas yang tidak terduga yang mungkin timbul selama eksekusi, yang tersisa hanyalah untuk memastikan bahwa pemimpin bisnis dapat dengan mudah mengakses dan menandatangani semua persetujuan yang diperlukan, menghemat waktu dan uang serta mempertahankan hubungan vendor yang rapuh.
Sementara hubungan vendor dapat hancur karena persetujuan yang tertunda atau hilang, bisnis dapat membuat vendor bahagia dan menghilangkan stres persetujuan dengan perencanaan dan proses yang tepat. Akibatnya, karyawan di semua tingkat bebas untuk berfokus pada tugas lain.
Persetujuan harus dikeluarkan dari email dan dikonsolidasikan ke dalam platform persetujuan perusahaan yang mudah dipahami, sehingga manajer dan pemimpin bisnis dapat membuat keputusan dengan cepat dan efisien, apakah mereka ingin mengelola persetujuan menggunakan perangkat seluler, browser desktop atau bahkan alat kolaborasi seperti Slack atau Microsoft Teams. Ketika persetujuan berjalan lancar, mereka akan memiliki efek mendalam dalam memastikan bisnis mencegah kerugian dan jebakan potensial dalam hubungan pihak ketiga mereka.
Dave Charlesworth adalah vice president of sales di Capriza, platform persetujuan perusahaan.
