3 Manfaat Utama Beralih ke E-Invoicing
Saat proses rantai pasok semakin terotomatisasi, banyak organisasi memiliki visi untuk mensiasati siklus order-to-cash. Proses ini sering dibagi menjadi tiga langkah digitalisasi: procurement, penerimaan barang, dan faktur masuk serta pembayaran.
Banyak perusahaan telah memulai perjalanan, tetapi terhenti dalam upaya menyelesaikannya. Konstituen yang bersaing membuat sulit untuk membawa perubahan organisasi. Tidak jarang memiliki tiga atau empat senior vice president atau eksekutif C-level yang terlibat dalam inisiatif.
Upaya digitalisasi yang terhenti seringkali berakar pada prioritas yang bertentangan. Perusahaan mungkin menempatkan penekanan yang lebih besar pada pertumbuhan pendapatan daripada mengoptimalkan arus kas atau mengurangi biaya keseluruhan. Namun bagi yang mengejar dua tujuan terakhir, e-invoicing dapat memberikan manfaat yang kuat.
Penerimaan faktur kertas bermasalah. Ini sering tiba dalam berbagai format, seperti file PDF yang dikirim email, faks, atau lembar kertas yang dikirim pos. Tindakan memasukkan informasi ke dalam sistem enterprise resource planning (ERP) dapat mahal, memakan waktu dan rawan kesalahan. Sebaliknya, mentransfer data dari faktur digital melalui EDI atau XML ke dalam ERP menghilangkan kebutuhan interaksi manusia, menghindari kesalahan input, dan mempercepat persetujuan faktur dan pembayaran.
Ada tiga manfaat penting lainnya yang dapat diperoleh setelah faktur masuk telah di digitalkan:
Kemampuan untuk memanfaatkan diskon pemasok. Perusahaan yang memanfaatkan diskon pemasok dapat mempercepat arus kas dan mengurangi biaya operasional. Namun banyak yang tidak dapat melakukannya karena proses memasukkan faktur ke dalam ERP, dan kemudian disetujui, memakan waktu banyak. Digitalisasi faktur masuk mempercepat proses entri dan membersihkan data yang buruk. Upaya ini menghilangkan kemungkinan ERP menolak faktur karena tidak memiliki nomor identifikasi unik, dan tidak dapat diproses dalam batas waktu tertentu.
Otomatisasi pencocokan faktur. Sebagian besar sistem ERP memiliki kemampuan untuk mengotomatisasi pencocokan dua arah atau tiga arah setelah data di digitalkan. Namun yang memiliki sistem seringkali tidak dapat mengotomatisasi pertukaran data di seluruh sistem internal. Perusahaan yang belum berinvestasi pada ERP, dan masih menggunakan perangkat lunak akuntansi, akan kesulitan mensiasati proses pencocokan.
Berita baiknya adalah proses order-to-cash yang di digitalkan, menggunakan perusahaan integrasi cloud, dapat memberikan pencocokan dua arah atau tiga arah yang terotomatisasi di cloud, tanpa perlu mengandalkan ERP untuk fungsi tersebut. Pencocokan dua arah dapat membandingkan faktur dengan pesanan pembelian, sementara pencocokan tiga arah menambahkan penerimaan barang. Ketidaksesuaian kuantitas atau produk dapat dengan cepat diidentifikasi dan disorot sebelum pembayaran. Akibatnya, perusahaan tidak membayar faktur yang "tidak valid".
Pengurangan biaya tenaga kerja. Selain biaya memasukkan faktur ke dalam ERP atau sistem akuntansi, ada biaya tersembunyi yang terkait dengan vendor yang mencari status persetujuan dan pembayaran faktur. Tidak jarang menerima beberapa panggilan telepon dari vendor atas pembayaran hanya satu faktur. Jika proses di digitalkan, lebih mudah untuk menghasilkan dasbor spesifik vendor yang menunjukkan status faktur dan tanggal pembayaran. Dasbor digital seperti itu menghilangkan biaya tersembunyi berkomunikasi dengan vendor tentang proses yang biasanya disembunyikan dari mereka.
Digitalisasi proses faktur masuk menawarkan banyak manfaat potensial, beberapa jelas dan yang lainnya belum sepenuhnya dihargai. Jika mengurangi biaya, mengoptimalkan arus kas dan meningkatkan proses order-to-cash penting bagi bisnis Anda, selidiki digitalisasi faktur masuk Anda.
Steve Scala adalah executive vice president of corporate development di DiCentral, penyedia global layanan terkelola integrasi bisnis-to-bisnis (B2Bi).
