Tiga Alasan Beralih ke Faktur Elektronik

Dengan proses rantai pasokan menjadi lebih otomatis, banyak organisasi memiliki visi digitalisasi siklus order-to-cash. Proses ini sering dipecah menjadi tiga langkah digitalisasi:pengadaan, penerimaan barang, dan faktur masuk dan pembayaran.

Banyak perusahaan telah memulai perjalanannya, tetapi terhenti dalam upaya mereka untuk menyelesaikannya. Konstituen yang bersaing membuat sulit untuk membawa perubahan organisasi. Tidak jarang tiga atau empat wakil presiden senior atau eksekutif tingkat C terlibat dalam inisiatif ini.

Upaya digitalisasi yang terhenti seringkali berakar pada prioritas yang saling bertentangan. Sebuah perusahaan mungkin lebih menekankan pada pertumbuhan pendapatan daripada mengoptimalkan arus kas atau mengurangi biaya secara keseluruhan. Namun bagi mereka yang mengejar dua tujuan terakhir, e-faktur dapat memberikan manfaat yang luar biasa.

Penerimaan faktur kertas bermasalah. Ini sering datang dalam berbagai format, seperti file PDF yang dikirim melalui email, faks, atau lembaran kertas yang dikirim melalui pos. Tindakan memasukkan informasi ke dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) bisa mahal, memakan waktu, dan rawan kesalahan. Sebaliknya, mentransfer data dari faktur digital melalui EDI atau XML ke dalam ERP menghilangkan kebutuhan akan interaksi manusia, menghindari kesalahan entri, dan mempercepat persetujuan dan pembayaran faktur.

Ada tiga manfaat penting lainnya yang akan diperoleh setelah faktur masuk didigitalkan:

Kemampuan untuk memanfaatkan diskon pemasok. Perusahaan yang memanfaatkan diskon pemasok dapat mempercepat arus kas dan mengurangi biaya operasional. Tetapi banyak yang tidak dapat melakukan ini karena proses memasukkan faktur ke dalam ERP, dan kemudian disetujui, membutuhkan banyak waktu. Mendigitalkan faktur masuk mempercepat proses entri dan membersihkan data yang buruk. Upaya tersebut menghilangkan kemungkinan ERP menolak faktur karena tidak memiliki nomor pengenal yang unik, dan tidak dapat diproses dalam batas waktu tertentu.

Otomasi pencocokan faktur. Sebagian besar sistem ERP memiliki kemampuan untuk mengotomatiskan pencocokan dua atau tiga arah setelah data didigitalkan. Tetapi mereka yang memiliki banyak sistem seringkali tidak dapat mengotomatiskan pertukaran data di seluruh sistem internal. Perusahaan yang belum berinvestasi dalam ERP, dan masih menggunakan perangkat lunak akuntansi, akan kesulitan mendigitalkan proses pencocokan.

Kabar baiknya adalah bahwa proses order-to-cash digital, menggunakan perusahaan integrasi cloud, dapat memberikan pencocokan dua atau tiga arah otomatis di cloud, tanpa perlu mengandalkan ERP untuk fungsi itu. Pencocokan dua arah dapat membandingkan faktur dengan pesanan pembelian, sedangkan kecocokan tiga arah menambahkan tanda terima barang. Setiap perbedaan dalam kuantitas atau produk dapat dengan cepat diidentifikasi dan disorot sebelum pembayaran. Akibatnya, perusahaan tidak membayar faktur yang “tidak valid”.

Pengurangan biaya tenaga kerja. Selain biaya memasukkan faktur ke dalam ERP atau sistem akuntansi, ada biaya tersembunyi yang terkait dengan vendor yang mencari status persetujuan dan pembayaran faktur. Bukan hal yang aneh untuk menerima beberapa panggilan telepon dari vendor dengan pembayaran hanya satu faktur. Jika prosesnya didigitalkan, lebih mudah untuk menghasilkan dasbor khusus vendor yang menunjukkan status faktur dan tanggal pembayaran. Dasbor digital semacam itu menghilangkan biaya tersembunyi untuk berkomunikasi dengan vendor melalui proses yang biasanya tersembunyi dari mereka.

Digitalisasi proses faktur masuk menawarkan sejumlah manfaat potensial, beberapa jelas dan yang lain tidak sepenuhnya dihargai. Jika mengurangi pengeluaran, mengoptimalkan arus kas, dan meningkatkan proses pesanan-ke-tunai adalah penting bagi bisnis Anda, selidiki digitalisasi faktur masuk Anda.

Steve Scala adalah wakil presiden eksekutif pengembangan perusahaan di DiCentral, penyedia global layanan terkelola integrasi bisnis-ke-bisnis (B2Bi).