Bagaimana Pejabat Pengadaan Mendorong Nilai di Lima Area Kunci
Procurement belum selalu dianggap sebagai partner strategis tangkas ideal dari perusahaan. Proses sourcing yang merepotkan, siklus pembelian dan kontrak yang panjang, dan kesenjangan keahlian domain telah menghasilkan pemisahan antara procurement dan berbagai unit bisnis yang dilayani.
Mereka yang kami dengan banyak tahun pengalaman dalam procurement tahu ada ruang yang signifikan untuk perbaikan di seluruh proses, terutama dalam bidang sourcing jasa kompleks bernilai tinggi. Meskipun teknologi konsumen telah melompat jauh dan sangat mengubah semua aspek aktivitas pembelian dan konsumsi individu, sourcing perusahaan dan teknologi yang digunakan telah ketinggalan secara nyata. Secara praktis, proses dan teknologi procurement tidak berubah secara material selama bertahun-tahun.
Sekarang, dengan kemampuan tambahan dari teknologi canggih, termasuk kecerdasan buatan dan machine learning, dinamika sedang berubah. Kemajuan ini menciptakan peluang yang signifikan bagi chief purchasing officers dan pemimpin procurement lainnya untuk mengatasi pace yang cepat dan tuntutan ekosistem bisnis global.
Dengan wawasan yang tak pernah terjadi sebelumnya yang dapat disampaikan AI, procurement dilengkapi untuk menjadi partner strategis yang benar untuk semua line bisnis, sangat meningkatkan scoping layanan, identifikasi dan evaluasi pemasok, pembelian, dan manajemen berkelanjutan. Menjadi partner strategis berarti memodifikasi budaya dan praktik organisasi, tetapi pemimpin transformatif yang melakukannya dengan baik sudah memberikan sumber nilai baru dan inovatif untuk perusahaan mereka, dan diakui oleh rekan mereka sebagai hasil.
Mandat procurement secara historis difokuskan pada memastikan tata kelola, kepatuhan, kelangsungan pasokan, dan pengurangan biaya. Seringkali, pemangku kepentingan bisnis tidak melihat ke procurement untuk panduan strategis karena mereka tidak merasa bahwa pengetahuan dan keahlian fungsional ada untuk memenuhi tujuan dan prioritas mereka. Saatnya telah tiba untuk paradigma ini berubah. Procurement perlu terlibat dengan pemangku kepentingan bisnis, bukan karena diwajibkan, tetapi karena akan menghasilkan hasil yang lebih berdampak bagi bisnis.
Procurement dapat meningkatkan setiap fungsi bisnis dengan memastikan tim dapat dengan mudah dan secara digital mendefinisikan bahkan kebutuhan paling kompleks mereka, mengambilnya ke pasar, dan dengan mudah menemukan, membandingkan, menegosiasikan, menugaskan, dan membuat kontrak dengan pemasok terbaik untuk kebutuhan mereka.
Ada lima momen menentukan dalam perjalanan sourcing di mana procurement dapat memberikan nilai lebih besar kepada pemangku kepentingan, meningkatkan partner internal dan memastikan fungsi bisnis mencapai hasil yang berkelanjutan.
Scope. Momen pertama adalah ketika pemangku kepentingan bisnis mengidentifikasi masalah atau peluang yang ingin mereka atasi menggunakan pemasok pihak ketiga. Seringkali di lingkungan saat ini, proses dimulai dengan definisi kebutuhan yang tidak jelas, atau bahkan kebutuhan yang didefinisikan oleh pemasok daripada pemangku kepentingan bisnis. Ini menghasilkan pemborosan waktu dan siklus yang signifikan oleh procurement dan pemasok calon, menunda peluncuran layanan kritis. Procurement dapat mengubah dinamika ini dengan memanfaatkan kekuatan teknologi canggih seperti AI untuk memandu pemangku kepentingan melalui pembuatan kebutuhan mereka dengan cara yang lebih cepat, lebih akurat, dan intuitif. Ketika kebutuhan menangkap semua kebutuhan kunci sejak awal, semua yang terlibat menghemat waktu dan siklus yang signifikan, dan menghindari pembelian berlebihan atau putaran perubahan order nanti.
Identifikasi. Pemangku kepentingan perlu dengan cepat dan efisien mengidentifikasi pemasok yang dapat memberikan layanan yang mereka butuhkan untuk mencapai prioritas bisnis. Untuk melakukannya, procurement harus dapat secara dinamis munculkan pemasok yang sangat berkualifikasi untuk kebutuhan tertentu pada setiap saat. Mereka tidak bisa menunggu proses RFI/RFP tradisional, mencari basis data pemasok besar atau master vendor, meminta rujukan atau rekomendasi, atau bergantung sepenuhnya pada hubungan yang ada untuk menemukan pemasok terbaik.
Perbandingan. Pemangku kepentingan bisnis perlu cara mudah untuk melakukan perbandingan kualitatif sampingan dan analisis keuangan dari proposal pemasok yang mereka terima. sehingga mereka dapat dengan cepat menilai tanpa bias pemasok mana yang paling sesuai untuk kebutuhan layanan spesifik mereka. Peran procurement bukanlah normalisasi data dan analisis spreadsheet. Ini harus menjadi dukungan keputusan dan coaching pemangku kepentingan. Kami sangat terbiasa dengan hal ini dilakukan untuk kita di dunia konsumen. dan harus mengejar tidak kurang di dunia perusahaan.
Seleksi. Mengurangi waktu yang signifikan dari scoping melalui seleksi pemasok, dan memungkinkan anggota tim untuk terlibat selama proses, memberikan transparansi dan efisiensi yang lebih besar. Dengan pace bisnis yang mengerikan dalam ekonomi digital, proses yang berlangsung bertahun-tahun dari pemeriksaan dan kualifikasi pemasok sebelum perjanjian ditandatangani dan pekerjaan nyata dimulai sudah tidak lagi viable. Kami telah belajar mengandalkan informasi digital untuk membuat keputusan konsumsi pribadi yang kritis, dan ini harus menjadi standar di perusahaan juga.
Touchless procure-to-pay. Setiap perusahaan memiliki banyak mitra, pemasok, dan solusi yang mereka kerjakan untuk mengatasi kebutuhan bisnis spesifik, dan fungsi procurement bukan pengecualian. Penting bahwa CPO memilih platform dan aplikasi terbaik yang terintegrasi secara lancar dengan sistem inti catatan mereka. Dengan solusi digital yang tepat, CPO dapat memastikan bahwa metode untuk mencapai kontrol; kepatuhan; persetujuan anggaran; dan pencocokan, persetujuan, dan pembayaran faktur dilakukan dengan cara yang sepenuhnya otomatis. Tidak ada peran lagi untuk profesional procurement yang sangat mampu, terdidik secara manual menyentuh requisition, purchase order, faktur, atau kontrak. Hasil dari setiap proses sourcing, terutama jasa kompleks, harus menjadi setup yang lancar dan tanpa sentuhan yang didorong robotic process automation di sistem ERP catatan, sehingga pengalaman untuk pemangku kepentingan bisnis dan procurement terus menjadi sederhana, cepat, dan transparan.
Perusahaan dengan cepat mengadopsi dan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi pekerjaan transaksional, memberikan peluang ideal bagi procurement. Dengan memanfaatkan kekuatan otomatisasi, pemimpin procurement transformatif dan tim mereka dapat lebih strategis dan berdampak, memberikan nilai yang lebih besar kepada pemangku kepentingan dan perusahaan mereka selama proses sourcing. Procurement harus fokus pada aktivitas bernilai tinggi, menjadi penasihat terpercaya bagi pemangku kepentingan, selaras dengan tujuan dan prioritas bisnis, dan membawa ide dan pendekatan inovatif ke sourcing jasa.
Kami sudah melihat perpindahan yang dramatis dalam cara procurement dilihat di dalam banyak perusahaan seiring munculnya lebih banyak pemimpin transformatif. Tim procurement ini memiliki mentalitas customer-centric, dan menyediakan platform self-service yang memberikan pemangku kepentingan cara untuk lebih otonom, sambil memastikan tingkat tata kelola yang sesuai dan mendorong proses dan hasil yang konsisten.
Dengan memimpin secara cerdas reengineering digital dari sourcing, pemimpin procurement sedang menciptakan ulang profesi, dan meningkatkan kedudukannya organisasi sebagai partner bisnis yang tak tergantikan dan katalis untuk perubahan di seluruh perusahaan.
Keith Hausmann adalah chief revenue officer di Globality.
