Lima Area Tempat Pejabat Pengadaan Memberikan Nilai
Pengadaan tidak selalu dilihat sebagai mitra strategis yang ideal dan gesit dari perusahaan. Proses pengadaan yang rumit, siklus pembelian dan kontrak yang panjang, dan kesenjangan dalam keahlian domain telah mengakibatkan pemisahan antara pengadaan dan berbagai unit bisnis yang dilayaninya.
Kami yang memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam pengadaan tahu bahwa ada ruang yang signifikan untuk perbaikan di seluruh proses, terutama di bidang pengadaan layanan yang kompleks dan bernilai tinggi. Meskipun teknologi konsumen telah melompat ke depan dan sangat mengubah semua aspek aktivitas pembelian dan konsumsi individu, sumber perusahaan dan teknologi yang digunakannya secara nyata tertinggal di belakang. Secara praktis, proses pengadaan dan teknologi tidak berubah secara material selama beberapa dekade.
Sekarang, dengan tambahan kemampuan teknologi canggih, termasuk kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin, dinamika berubah. Kemajuan ini menciptakan peluang yang signifikan bagi chief purchasing officer dan pemimpin pengadaan lainnya untuk mengatasi laju dan tuntutan ekosistem bisnis global yang cepat.
Berbekal wawasan yang belum pernah ada sebelumnya bahwa A.I. dapat memberikan, pengadaan dilengkapi untuk menjadi mitra strategis sejati untuk semua lini bisnis, sangat meningkatkan cakupan layanan, identifikasi dan evaluasi pemasok, pembelian, dan manajemen berkelanjutan. Menjadi mitra strategis berarti mengubah budaya dan praktik organisasi, tetapi para pemimpin transformasional yang melakukannya dengan baik telah memberikan sumber nilai baru dan inovatif bagi perusahaan mereka, dan sebagai hasilnya, diakui oleh rekan-rekan mereka.
Mandat pengadaan secara historis berfokus pada memastikan tata kelola, kepatuhan, kontinuitas pasokan, dan pengurangan biaya. Seringkali, pemangku kepentingan bisnis tidak melihat pengadaan untuk panduan strategis karena mereka tidak merasa bahwa pengetahuan dan keahlian fungsional ada untuk memenuhi tujuan dan prioritas mereka. Sudah saatnya paradigma ini bergeser. Pengadaan perlu melibatkan pemangku kepentingan bisnis, bukan karena diamanatkan, tetapi karena hal itu akan menghasilkan hasil yang lebih berdampak bagi bisnis.
Pengadaan dapat meningkatkan setiap fungsi bisnis dengan memastikan bahwa tim dapat dengan mudah dan digital mendefinisikan kebutuhan mereka yang paling kompleks, membawanya ke pasar, dan dengan mudah menemukan, membandingkan, bernegosiasi, memberikan penghargaan, dan membuat kontrak dengan pemasok terbaik untuk kebutuhan mereka.
Ada lima momen yang menentukan dalam perjalanan pengadaan di mana pengadaan dapat memberikan nilai yang lebih besar kepada pemangku kepentingannya, meningkatkan kemitraan internal, dan memastikan bahwa fungsi bisnis mencapai hasil yang berkelanjutan.
Cakupan. Momen penentu pertama adalah ketika pemangku kepentingan bisnis mengidentifikasi masalah atau peluang yang ingin mereka tangani dengan menggunakan pemasok pihak ketiga. Seringkali di lingkungan saat ini, proses dimulai dengan definisi kebutuhan yang tidak jelas, atau bahkan persyaratan yang ditentukan oleh pemasok alih-alih pemangku kepentingan bisnis. Hal ini menyebabkan pengadaan dan pemasok potensial membuang waktu dan siklus yang signifikan, menunda penyebaran layanan kritis. Pengadaan dapat mengubah dinamika ini dengan memanfaatkan kekuatan teknologi canggih seperti A.I. untuk memandu pemangku kepentingan melalui pembuatan persyaratan mereka dengan cara yang lebih cepat, akurat, dan intuitif. Saat persyaratan menangkap semua kebutuhan utama di awal, semua orang yang terlibat menghemat waktu dan siklus yang signifikan, dan menghindari pembelian berlebihan atau putaran pesanan perubahan nanti.
Identifikasi. Pemangku kepentingan perlu dengan cepat dan efisien mengidentifikasi pemasok yang dapat memberikan layanan yang mereka butuhkan untuk mencapai prioritas bisnis. Untuk melakukan ini, pengadaan harus mampu secara dinamis memunculkan pemasok berkualifikasi tinggi untuk kebutuhan apa pun pada saat tertentu. Mereka tidak sabar menunggu proses RFI/RFP tradisional, mencari database pemasok besar atau master vendor, meminta rujukan atau rekomendasi, atau hanya mengandalkan hubungan yang ada untuk menemukan pemasok terbaik.
Perbandingan. Pemangku kepentingan bisnis membutuhkan cara mudah untuk melakukan perbandingan kualitatif dan analisis keuangan secara berdampingan dari proposal pemasok yang mereka terima. sehingga mereka dapat dengan cepat menilai tanpa bias pemasok mana yang paling cocok untuk kebutuhan layanan khusus mereka. Peran pengadaan tidak boleh berupa normalisasi data dan analisis spreadsheet. Ini harus menjadi pendukung keputusan dan pembinaan pemangku kepentingan. Kami sepenuhnya terbiasa dengan hal ini dilakukan untuk kami di dunia konsumen. dan seharusnya tidak kurang dari itu di dunia perusahaan.
Pilihan. Secara signifikan mengurangi waktu dari pelingkupan melalui pemilihan pemasok, dan memungkinkan anggota tim untuk terlibat selama proses, memberikan transparansi dan efisiensi yang lebih besar. Mengingat kecepatan bisnis yang sangat tinggi dalam ekonomi digital, proses tradisional selama berbulan-bulan untuk memeriksa dan memenuhi syarat pemasok sebelum perjanjian ditandatangani dan pekerjaan sebenarnya dimulai tidak lagi layak. Kami telah memercayai informasi digital untuk membuat keputusan konsumsi pribadi yang penting, dan ini juga harus menjadi standar di perusahaan.
Procure-to-pay tanpa sentuhan. Setiap perusahaan memiliki banyak mitra, pemasok, dan solusi yang digunakan untuk menangani kebutuhan bisnis tertentu, dan fungsi pengadaan tidak terkecuali. Sangat penting bagi CPO untuk memilih platform dan aplikasi terbaik yang terintegrasi secara mulus dengan sistem catatan tulang punggung mereka. Dengan solusi digital yang tepat, CPO dapat memastikan bahwa metode untuk mencapai kontrol; kepatuhan; persetujuan anggaran; dan pencocokan faktur, persetujuan, dan pembayaran dilakukan dengan cara yang sepenuhnya otomatis. Tidak ada peran bagi profesional pengadaan terdidik yang berkemampuan tinggi yang secara manual menyentuh permintaan, pesanan pembelian, faktur, atau kontrak. Hasil dari setiap proses pengadaan, khususnya layanan yang kompleks, harus berupa proses otomatisasi yang digerakkan oleh proses robot tanpa sentuhan dan tanpa sentuhan dalam sistem pencatatan sumber daya perusahaan, sehingga pengalaman bagi pemangku kepentingan bisnis dan pengadaan terus menjadi sederhana, cepat, dan transparan.
Perusahaan dengan cepat mengadopsi dan menggunakan teknologi untuk mengotomatisasi pekerjaan transaksional, menyediakan pengadaan dengan peluang yang ideal. Dengan memanfaatkan kekuatan otomatisasi, para pemimpin pengadaan transformasional dan tim mereka dapat menjadi lebih strategis dan berdampak, memberikan nilai yang lebih besar kepada pemangku kepentingan bisnis dan perusahaan mereka selama proses pengadaan. Pengadaan harus fokus pada kegiatan bernilai tinggi, menjadi penasihat tepercaya bagi pemangku kepentingan mereka, menyelaraskan dengan tujuan dan prioritas bisnis, dan membawa ide dan pendekatan inovatif ke sumber layanan.
Kami telah melihat perubahan dramatis dalam cara pandang pengadaan di banyak perusahaan seiring dengan munculnya lebih banyak pemimpin transformasional. Tim pengadaan ini memiliki pola pikir yang berpusat pada pelanggan, dan menyediakan platform layanan mandiri yang memberikan cara kepada pemangku kepentingan untuk lebih mandiri, sambil memastikan tingkat tata kelola yang sesuai dan mendorong proses dan hasil yang konsisten.
Dengan secara cerdik memimpin rekayasa ulang sumber daya digital, para pemimpin pengadaan menciptakan kembali profesinya, dan meningkatkan status organisasinya sebagai mitra bisnis yang sangat diperlukan dan katalis untuk perubahan di seluruh perusahaan.
Keith Hausmann adalah chief revenue officer di Globality.
