Menguasai Manajemen Data Perusahaan dalam 7 Langkah Terbukti
Dengan permintaan yang meningkat dari kehadiran merek yang berpusat pada pelanggan dan peluncuran produk yang disiarkan secara digital, perusahaan saat ini sering menghadapi hambatan yang berasal dari pengelolaan data yang buruk. Banyak bisnis saat ini, terutama perusahaan global, memiliki banyak aplikasi dan sistem terpisah (yaitu, ERP, CRM dan SCM) di mana data dapat dengan cepat terfragmentasi, terduplikasi, dan ketinggalan zaman.
Jika tidak dikelola dengan hati-hati, data yang terfragmentasi dapat mengarah pada ketidaksejalan divisi dan pengambilan keputusan yang suboptimal. Dalam skenario semacam itu, perusahaan menemukan semakin sulit untuk memberikan jawaban yang akurat terhadap sebagian besar pertanyaan dasar tentang metrik kinerja atau KPI. Ini menyebabkan hambatan signifikan dalam jalur pertumbuhan bisnis. Manajemen data induk (MDM) dapat membantu mengatasi kebutuhan ini melalui konsolidasi informasi dan memberikan “sumber kebenaran tunggal.”
Bagaimana MDM dapat membantu?
MDM mendukung sejumlah kasus penggunaan untuk perusahaan di seluruh produk, pelanggan, toko/lokasi, karyawan, pemasok, aset digital, dan lainnya. Ia sentralisasi dan mengelola aset data kritis seperti data produk, data aset, data pelanggan, data lokasi, dll. dan meningkatkan konsistensi dan kualitasnya. MDM memberikan kemampuan untuk tata kelola data, pemodelan data, stewardship data, manajemen hierarki, kualitas/semantik, alur kerja, dan lainnya. Ia juga instrumental dalam menganalisis data secara efektif, mengamankan informasi pemangku kepentingan, dan menyederhanakan infrastruktur untuk hasil. Inisiatif MDM mengarah pada eliminasi silo data, peningkatan kualitas data, pengeditan data yang mudah, kepatuhan data yang lebih baik, penghematan biaya dan waktu, dan pengambilan keputusan yang terinformasi.
Namun, melakukan proyek MDM bukanlah permainan plug-and-play. Ini membutuhkan penglihatan dan presisi untuk mengintegrasikan strategi MDM dan mengadopsi solusi yang sesuai ke dalam kerangka organisasi yang ada untuk merealisasikan nilai bisnis dan mempercepat pertumbuhan.
Pemimpin bisnis harus berjuang dalam perjalanan MDM karena ini mencakup semua aliran data internal dan eksternal organisasi untuk jangka waktu yang lama. Ini harus dieksekusi dengan kejelasan dan presisi di semua tahap, termasuk strategi, menentukan KRA, implementasi, dan menskalakan dengan gangguan transisi minimum. Oleh karena itu, disarankan untuk memiliki fondasi pengelolaan data yang lebih kuat dan memeriksa beberapa prasyarat untuk memastikan proyek MDM Anda benar-benar memberikan nilai.
Tujuh langkah persiapan ini adalah keharusan untuk keberhasilan MDM.
1. Evaluasi dan penetapan tujuan. Karena implementasi MDM lebih banyak merupakan program daripada sekadar proyek, ini mendapat manfaat dari memiliki strategi. Mulai dengan menetapkan visi dan tujuan yang jelas yang ingin Anda capai dengan MDM dan kemudian analisis tumpukan teknologi yang diperlukan untuk melakukannya.
Tips: Jawab pertanyaan seperti:
- Apa yang perlu dilakukan dan dalam urutan apa itu harus dilakukan?
- Sumber daya apa yang akan diperlukan?
- Berapa banyak anggaran yang diperlukan untuk menjaga hal-hal tetap terlacak?
2. Perencanaan dengan mempertimbangkan budaya organisasi, teknologi, dan anggaran. Setelah Anda menentukan tujuan dan return yang Anda harapkan dari MDM, langkah berikutnya adalah menyelesaikan roadmap implementasi yang mempertimbangkan budaya organisasi, kerangka teknologi saat ini, dan kekhawatiran pengoptimalan biaya. Ini melibatkan definisi bisnis case MDM (secara ideal tool-agnostic) dan berfokus pada manfaat potensial.
Tips:
- Kumpulkan semua data yang tersebar. Mulai dengan mengidentifikasi sumber data dan kumpulkan informasi yang berharga yang krusial bagi organisasi Anda.
- Transformasi data. Seperti inisiatif terkait data lainnya, MDM dapat dicapai saat ukuran dataset Anda terus meningkat. Anda dapat mengkonsolidasikan catatan dan menghilangkan silo dengan upaya modernisasi data seperti migrasi dari mainframe ke aplikasi cloud. Dengan menghapus dataset yang salah atau duplikat selama migrasi, Anda mengurangi beban administratif dan pemrosesan yang diperlukan untuk inisiatif MDM Anda di platform baru.
- Buat lapisan metadata standar. Ini memfasilitasi berbagi informasi di seluruh platform manajemen dan analitik Anda. Ini membuat proses pengumpulan dan aplikasi data Anda lebih efisien.
3. Onboarding di seluruh sistem. Keberhasilan semua inisiatif MDM sangat bergantung pada kolaborasi berkelanjutan. Karena platform MDM itu sendiri berinteraksi dengan orang, tim, dan divisi, interkonektivitas adalah keharusan. Onboarding orang yang terlibat dengan MDM, seperti pemilik bisnis, master data stewards, dan arsitek perangkat lunak, dapat meluncurkan program menuju kesuksesan.
Berbagai departemen harus berada di halaman yang sama sehingga data tidak berselisih di titik mana pun dalam rantai nilai. MDM menyediakan pandangan terpusat dan terkonsolidasikan di antara unit seperti logistik dan rantai pasok, penjualan dan pemasaran, HR, keuangan, admin, dll., dan memungkinkan kolaborasi berkelanjutan di antara tim-tim ini. Namun, akses mudah ke data dan pelatihan tentang pedoman MDM sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan memastikan semua orang tetap terinformasi.
4. Pemilihan arsitektur teknologi. Kompilasi bisnis case harus digunakan untuk menentukan kemampuan kritis yang akan disampaikan oleh alat yang diusulkan. Selanjutnya, ada banyak platform dan solusi MDM yang tersedia di pasar dengan varian dan fitur yang berbeda. Ada alat Customer Data Integration (CDI) untuk mengelola master pelanggan dan alat Product Information Management (PIM) untuk mengelola data master produk. Dengan kejelasan tentang tujuan dan return, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi yang paling cocok dengan kebutuhan Anda. Mencampurkan teknologi MDM dengan arsitektur IT yang ada dan ekosistem bisnis dapat memberikan leverage teknis yang mendukung integrasi yang lancar.
Tips:
- Beli atau bangun alat untuk membuat daftar master dengan membersihkan, mentransformasi, dan menggabungkan data sumber. Alat-alat tersebut harus mendukung proses menemukan dan memperbaiki masalah kualitas data serta mempertahankan versi dan hierarki data yang berbeda.
- Anda dapat menggunakan solusi satu vendor, tetapi disarankan untuk mengambil pendekatan best-of-breed (karena data yang berbeda memerlukan perlakuan yang berbeda).
5. Menangani tata kelola dan kualitas data. Seiring dengan semakin banyak data yang masuk dan keluar, mengatur alur data menjadi wajib. Jadi, terlayak untuk menetapkan aturan dasar dan kebijakan untuk menganalisis, mengamankan, dan menyederhanakan infrastruktur data Anda untuk hasil secara efektif.
Sementara itu, meskipun alat MDM yang matang mencukupi kebutuhan ini, pengelolaan data yang berkelanjutan membutuhkan dukungan eksekutif dan komitmen organisasi untuk berubah dan menavigasi melalui politik. Direktif tata kelola data dapat mengelola kebijakan, prinsip, dan kualitas organisasi untuk mempromosikan akses ke data master yang akurat dan terasosiasi. Esensialnya, ini adalah proses melalui yang tim lintas fungsi mendefinisikan berbagai aspek program MDM. Model lengkap dengan kebijakan dan prosedur formal tata kelola data dapat membantu mengurangi waktu implementasi, ekspor data, audit, dan penyesuaian dengan menghilangkan kemungkinan kesalahan.
6. Implementasi. Setelah Anda memiliki data master yang bersih dan konsisten serta alat yang diperlukan untuk mengelolanya, Anda perlu mengeksposnya ke aplikasi Anda dan menyediakan proses untuk mengelola dan memeliharanya. Proses ini melibatkan superimposisi yang tepat dari kebutuhan bisnis dan batasan teknologi. Anda perlu menyesuaikan fitur sesuai dengan arsitektur yang ada, mengintegrasikan solusi secara lancar ke dalamnya, dan kemudian melatih setiap tim yang terkait pada penggunaannya.
Banyak tantangan data organisasi dan sistem yang terkait harus diatasi untuk implementasi MDM yang berhasil. Bahkan setelah implementasi, Anda harus memantau, menguji, dan memastikan komunikasi yang lancar dari aplikasi baru dengan yang lain seperti ERP dan CRM. Akibatnya, keandalan dan skalabilitas adalah pertimbangan penting untuk dimasukkan dalam desain Anda.
7. Mulai kecil — dan berkembang besar. Juga disarankan untuk mengambil pendekatan modular dan tidak langsung menyelami MDM. Ada banyak vendor dan fitur solusi yang tersedia di pasar, dan Anda harus menentukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Itulah mengapa seseorang harus selalu mengambil pendekatan bertahap untuk memastikan skalabilitas desain, melacak kemajuan, dan mengukur ROI. Semakin cepat Anda menyederhanakan, melindungi, dan menerapkan data yang Anda miliki, semakin cepat bisnis Anda akan tumbuh.
Tips:
- Anda dapat merealisasikan “quick wins” dengan menerapkan MDM terlebih dahulu pada dataset yang lebih kecil, lebih sederhana, dan lebih stabil.
- Buat rencana jangka panjang untuk apa yang ingin Anda lihat satu tahun dari sekarang dari informasi yang Anda miliki sekarang.
Shashin Shah adalah CEO Pimcore Global Services, platform open-source untuk manajemen informasi produk (PIM/MDM), manajemen aset digital (DAM), sistem manajemen konten (CMS) dan e-commerce.
