Tujuh Langkah untuk Menguasai Manajemen Data untuk Perusahaan Anda
Dengan meningkatnya tuntutan kehadiran merek yang berpusat pada pelanggan dan peluncuran produk yang disiarkan secara digital, perusahaan saat ini sering menghadapi rintangan yang berasal dari penanganan data yang buruk. Banyak bisnis saat ini, terutama perusahaan global, memiliki banyak aplikasi dan sistem terpisah (yaitu ERP, CRM, dan SCM) di mana data dapat dengan cepat terfragmentasi, diduplikasi, dan ketinggalan zaman.
Jika tidak dikelola dengan hati-hati, data yang terfragmentasi dapat menyebabkan misalignment divisi dan pengambilan keputusan yang tidak optimal. Dalam skenario seperti itu, perusahaan merasa semakin sulit untuk memberikan jawaban yang akurat atas sebagian besar pertanyaan mendasar tentang metrik kinerja atau KPI. Hal ini menyebabkan hambatan yang signifikan dalam jalur pertumbuhan bisnis. Manajemen data master (MDM) dapat membantu mengatasi kebutuhan ini melalui konsolidasi informasi dan dengan demikian menyediakan "satu-satunya sumber kebenaran".
Bagaimana MDM dapat membantu?
MDM mendukung sejumlah kasus penggunaan untuk perusahaan di seluruh produk, pelanggan, toko/lokasi, karyawan, pemasok, aset digital, dan banyak lagi. Ini memusatkan dan mengelola aset data penting seperti data produk, data aset, data pelanggan, data lokasi, dll. dan meningkatkan konsistensi dan kualitasnya. MDM memberikan kemampuan untuk tata kelola data, pemodelan data, pengelolaan data, manajemen hierarki, kualitas/semantik, alur kerja, dan lainnya. Hal ini juga berperan dalam menganalisis data secara efektif, mengamankan informasi pemangku kepentingan dan merampingkan infrastruktur untuk hasil. Inisiatif MDM mengarah pada penghapusan silo data, peningkatan kualitas data, pengeditan data yang mudah, kepatuhan data yang lebih baik, penghematan biaya dan waktu, serta pengambilan keputusan yang tepat.
Namun, menjalankan proyek MDM bukanlah permainan plug-and-play. Perlu kejelian dan ketepatan untuk mengintegrasikan strategi MDM dan mengadopsi solusi masing-masing ke dalam kerangka organisasi yang ada untuk mewujudkan nilai bisnis dan mempercepat pertumbuhan.
Pemimpin bisnis harus menjelajah ke perjalanan MDM karena melayani semua fluks data internal dan eksternal organisasi untuk waktu yang lama. Itu perlu dieksekusi dengan kejelasan dan presisi di semua tahap, termasuk menyusun strategi, menentukan KRA, mengimplementasikan, dan menskalakan dengan riak transisi minimum. Oleh karena itu, sebaiknya Anda memiliki dasar penanganan data yang lebih kuat dan memeriksa beberapa prasyarat untuk memastikan proyek MDM Anda benar-benar memberikan nilai.
Tujuh langkah dasar ini adalah suatu keharusan untuk keberhasilan MDM.
1. Evaluasi dan penetapan tujuan. Karena implementasi MDM lebih merupakan program daripada sekadar proyek, maka penerapan MDM mendapat manfaat dari strategi. Mulailah dengan menetapkan visi dan tujuan yang jelas yang ingin Anda capai dengan MDM, lalu analisis tumpukan teknologi yang diperlukan untuk melakukannya.
Kiat :Jawab pertanyaan seperti:
- Apa yang perlu dilakukan dan dalam urutan apa itu harus dilakukan?
- Sumber daya apa yang dibutuhkan?
- Berapa banyak anggaran yang dibutuhkan untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya?
2. Perencanaan dengan mempertimbangkan budaya organisasi, teknologi, dan anggaran. Setelah Anda menentukan tujuan dan hasil yang Anda harapkan dari MDM, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan peta jalan implementasi yang mempertimbangkan budaya organisasi, kerangka kerja teknologi saat ini, dan masalah pengoptimalan biaya. Itu melibatkan pendefinisian kasus bisnis MDM (sebaiknya alat-agnostik) dan berfokus pada potensi manfaat.
Kiat :
- Kumpulkan semua data yang tersebar. Mulailah dengan mengidentifikasi sumber data dan mengumpulkan informasi berharga yang penting bagi organisasi Anda.
- Ubah data. Seperti inisiatif terkait data lainnya, MDM dapat dicapai ketika ukuran kumpulan data Anda terus meningkat. Anda dapat menggabungkan catatan dan menghilangkan silo dengan upaya modernisasi data seperti migrasi dari mainframe ke aplikasi cloud. Dengan menghapus set data yang salah atau duplikat selama migrasi, Anda mengurangi beban kerja administratif dan pemrosesan yang diperlukan untuk inisiatif MDM Anda di platform baru.
- Buat lapisan metadata standar. Ini memfasilitasi berbagi informasi di semua platform manajemen dan analitik Anda. Itu membuat pengumpulan data dan proses aplikasi Anda lebih efisien.
3. Orientasi di seluruh sistem. Keberhasilan semua inisiatif MDM sangat bergantung pada kolaborasi yang berkelanjutan. Karena platform MDM itu sendiri berinteraksi dengan orang, tim, dan divisi, interkonektivitas adalah suatu keharusan. Memasukkan orang-orang yang terlibat dengan MDM, seperti pemilik bisnis, pengelola data master, dan arsitek perangkat lunak, dapat melontarkan program menuju kesuksesan.
Departemen yang berbeda harus berada di halaman yang sama sehingga data tidak miring pada titik mana pun dalam rantai nilai. MDM memberikan pandangan terpusat dan terkonsolidasi di antara unit-unit seperti logistik dan rantai pasokan, penjualan dan pemasaran, SDM, keuangan, admin, dll., dan memungkinkan kolaborasi berkelanjutan di antara tim-tim ini. Oleh karena itu, akses mudah ke data dan pelatihan tentang pedoman MDM sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan memberi informasi kepada semua orang.
4. Memilih arsitektur teknologi. Kompilasi kasus bisnis harus digunakan untuk menentukan kemampuan kritis yang akan disampaikan oleh alat yang diusulkan. Selain itu, ada beberapa platform dan solusi MDM yang tersedia di pasar dengan varian dan fitur yang berbeda. Ada alat Integrasi Data Pelanggan (CDI) untuk mengelola master pelanggan dan alat Manajemen Informasi Produk (PIM) untuk mengelola data master produk. Dengan kejelasan tentang tujuan dan hasil, Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Memadukan teknologi MDM dengan arsitektur TI dan ekosistem bisnis yang ada dapat memberikan pengaruh teknis yang mendukung integrasi tanpa batas.
Kiat :
- Beli atau buat alat untuk membuat daftar master dengan membersihkan, mengubah, dan menggabungkan data sumber. Perangkat harus mendukung proses menemukan dan memperbaiki masalah kualitas data serta mempertahankan versi dan hierarki data yang berbeda.
- Anda dapat menggunakan solusi satu vendor, tetapi disarankan untuk menggunakan pendekatan terbaik (karena data yang berbeda memerlukan perlakuan yang berbeda).
5. Mengatasi tata kelola dan kualitas data. Karena semakin banyak data yang masuk dan keluar, mengatur aliran data menjadi wajib. Jadi, ada baiknya menetapkan aturan dan kebijakan dasar untuk menganalisis, mengamankan, dan merampingkan infrastruktur data Anda secara efektif untuk mendapatkan hasil.
Selain itu, meskipun alat MDM yang matang mencukupi kebutuhan ini, penguasaan data yang berkelanjutan memerlukan sponsor eksekutif dan komitmen organisasi untuk berubah dan bernavigasi melalui politik. Arahan tata kelola data dapat mengelola kebijakan, prinsip, dan kualitas organisasi untuk mendorong akses ke data master yang akurat dan bersertifikat. Pada dasarnya, ini adalah proses di mana tim lintas fungsi mendefinisikan berbagai aspek program MDM. Model yang dilengkapi dengan kebijakan dan prosedur formal tata kelola data dapat membantu mengurangi waktu implementasi, ekspor data, audit, dan penskalaan dengan menghilangkan kemungkinan kesalahan.
6. Implementasi. Setelah Anda memiliki data master yang bersih dan konsisten serta kumpulan alat yang diperlukan untuk mengelolanya, Anda perlu mengeksposnya ke aplikasi Anda dan menyediakan proses untuk mengelola dan memeliharanya. Proses ini melibatkan superimposisi yang tepat dari kebutuhan bisnis dan kendala teknologi. Anda perlu menyesuaikan fitur sesuai arsitektur yang ada, mengintegrasikan solusi dengan mulus ke dalamnya, lalu melatih setiap tim terkait tentang penggunaannya.
Banyak data organisasi dan tantangan terkait sistem harus diatasi agar implementasi MDM berhasil. Bahkan setelah implementasi, Anda harus memantau, menguji, dan memastikan komunikasi yang lancar antara aplikasi baru dengan aplikasi lain seperti ERP dan CRM. Akibatnya, keandalan dan skalabilitas merupakan pertimbangan penting untuk disertakan dalam desain Anda.
7. Mulai dari yang kecil — dan tumbuh menjadi besar. Juga disarankan untuk mengambil pendekatan modular dan tidak terjun langsung ke MDM. Ada banyak vendor dan fitur solusi yang tersedia di pasar, dan Anda harus memilih salah satu yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Itulah mengapa seseorang harus selalu mengambil pendekatan bertahap untuk memastikan skalabilitas desain, melacak kemajuan, dan mengukur ROI. Semakin cepat Anda menyederhanakan, melindungi, dan menerapkan data yang Anda miliki, semakin cepat bisnis Anda akan berkembang.
Kiat :
- Anda dapat mewujudkan "kemenangan cepat" dengan menerapkan MDM terlebih dahulu ke kumpulan data yang lebih kecil, lebih sederhana, dan lebih stabil.
- Memiliki rencana jangka panjang untuk apa yang ingin Anda lihat sekitar satu tahun ke depan dari informasi yang Anda miliki sekarang.
Shashin Shah adalah CEO Pimcore Global Services, platform sumber terbuka untuk manajemen informasi produk (PIM/MDM), manajemen aset digital (DAM), sistem manajemen konten (CMS), dan e-niaga.
