Onboarding Mitra yang Efisien: 5 Tips Terbukti untuk Proses yang Mulus

Proses mengumpulkan data tentang pemasok calon, menyelesaikan evaluasi kepatuhan dan risiko, dan mengintegrasikan mereka ke dalam platform atau rantai pasok secara kolektif dikenal sebagai onboarding pemasok. Sederhananya, itu tentang menciptakan proses yang lancar dan dapat dikelola untuk mengembangkan hubungan pembeli-pemasok yang kuat — jenis yang menghasilkan hasil yang lebih baik untuk semua pihak yang terlibat.

Membangun hubungan pemasok baru bisa rumit. Jika Anda tidak memiliki metodologi yang jelas dan terukur untuk onboarding pemasok, Anda berisiko merusak hubungan sejak awal. Memastikan bahwa proses-proses ini efisien dan terstruktur sebelum mencoba onboarding baru membantu memulai hubungan dengan awal yang terbaik.

Bisnis yang baik berasal dari hubungan yang baik. Sama seperti Anda memelihara pelanggan Anda, jangan lakukan hal yang sama dengan pemasok grosir atau jenis vendor lainnya.

Proses onboarding yang berfungsi akan membentuk fondasi dari sistem manajemen pemasok yang kuat dan meningkatkan kemitraan krusial ini. Berikut ini juga akan membantu:

• Pelacakan yang lebih baik dari data alur kerja,
• Otomatisasi tugas dasar,
• Tenaga kerja yang terhubung,
• Mengurangi risiko,
• Memastikan kepatuhan peraturan,
• Meningkatkan return on investment,
• Menerapkan optimasi tenaga kerja, dan
• Mengurangi kesalahan manusia.

Tanpa onboarding pemasok yang kuat, pada terbaik Anda menghadapi penurunan produktivitas. Pada yang lebih buruk, Anda berisiko merusak hubungan Anda karena manajemen, pelatihan, atau pemeliharaan yang buruk.

Berikut adalah lima cara untuk membuat proses onboarding pemasok yang direncanakan dengan baik.

Membuat metodologi evaluasi dan persetujuan. Saat mendirikan proses onboarding Anda, Anda pertama-tama harus mengembangkan program evaluasi dan persetujuan pemasok yang tepat. Menilai pemasok baru dengan hati-hati sangat krusial untuk mengurangi risiko dan menghindari penipuan. Lakukan ini dengan memperkenalkan dan mengstandarkan alur kerja. Pastikan bahwa nilai dan standar Anda cocok dengan yang Anda onboard.

Anda perlu mengembangkan serangkaian pertanyaan yang menjawab kekhawatiran Anda, dibagi menjadi kategori seperti output lingkungan, persyaratan hukum, kebutuhan asuransi, dengan siapa mereka bekerja, dan bagaimana mereka bekerja bersama mereka. Setelah Anda nyaman dengan jawaban, itu membuat seluruh proses dari kemudian jauh lebih mudah.

Pastikan konsistensi di semua lokasi. Banyak perusahaan, terutama yang memiliki operasi internasional, menggunakan sistem yang berbeda, terisolasi, seringkali dengan data pemasok yang tidak konsisten. Anda perlu memastikan bahwa proses onboarding, dari atas hingga bawah, seragam di semua lokasi.

Manfaatkan teknologi yang memberi Anda gambaran lengkap tentang data pemasok Anda dan layanan yang mereka sediakan. Data ini dapat diterjemahkan ke semua cabang dan departemen. Pastikan ini tetap sebagai metodologi seragam untuk memastikan peluncuran yang lancar.

Kampanye onboarding yang paling berhasil dibangun pada budaya komunikasi, tetapi komunikasi yang baik tidak akan terjadi dalam vakum. Proses Anda harus memudahkan berbagai departemen, pemangku kepentingan, dan lokasi untuk mengakses data vendor, sehingga semua orang bertindak berdasarkan informasi yang tepat. Langkah ini akan meningkatkan efisiensi, sambil mengurangi risiko keterlambatan dan mempromosikan hubungan positif dengan pemasok baru di seluruh organisasi.

Buat portal vendor. Jika belum ada yang ada, buat satu untuk pemasok calon untuk mendaftarkan minat mereka untuk bekerja dengan Anda. Email proposal biasanya hilang di kotak masuk yang ramai.

Mengumpulkan semua informasi yang relevan yang diperlukan untuk proses onboarding dapat memakan waktu beberapa minggu hingga beberapa bulan. Membuat portal ini, bersama dengan aplikasi manajemen, mempercepat proses bagi kedua belah pihak.

Portal harus berisi semua formulir yang relevan untuk diisi, serta informasi kontak dan referensi. Ini meningkatkan akurasi data, mengurangi antrian, dan meningkatkan visibilitas proses.

Berikan prioritas strategis. Pemasok harus dievaluasi selama proses onboarding berdasarkan tingkat kepentingan mereka untuk operasi bisnis Anda. Faktor ini harus diberi bobot berdasarkan urgensi, biaya, dan kesulitan untuk di-onboard.

Jika pemasok menawarkan keuntungan segera, dorong mereka lebih jauh pada daftar. Jika pemasok lain menawarkan sesuatu yang Anda inginkan, tetapi tidak perlu pada saat ini, maka turunkan posisi mereka pada daftar Anda.

Paling baik untuk segmen pemasok Anda berdasarkan prioritas mereka selama proses onboarding, untuk tata kelola, manajemen, dan pengembangan hubungan yang lebih baik. Dengan cara itu, Anda dapat lebih baik menetapkan timeline dan sumber daya sambil tetap fokus pada operasi harian. Semua ini dapat diintegrasikan dalam portal pemasok yang disebutkan sebelumnya, sehingga semua orang yang terlibat tahu posisi mereka.

Berinvestasi dalam teknologi yang tepat. Bahkan proses yang paling matang tidak akan pernah dioptimalkan sepenuhnya jika masih dilakukan dengan kertas oleh manusia. Otomatisasi dan kecerdasan buatan memberdayakan proses Anda, menghilangkan kesalahan, dan membebaskan tenaga kerja Anda untuk fokus pada tugas bernilai tinggi seperti merekrut pemasok baru atau memperbaiki hubungan yang ada. Tidak ada waktu yang lebih baik untuk merenungkan kembali teknologi kantor Anda, dengan pandemi memaksa semua orang untuk berpikir secara berbeda di masa depan.

Solusi procurement yang tepat dapat mencegah banyak masalah yang timbul dengan onboarding pemasok baru. Dengan menyimpan semua data Anda di cloud, Anda dapat membuatnya dapat diakses dan mengontrol siapa yang menggunakannya, memastikan komunikasi yang konsisten dengan pihak yang relevan.

Gunakan alat komunikasi yang tepat, seperti layanan VoIP di seluruh tim dan kantor, untuk meningkatkan komunikasi jarak jauh. Dengan cara itu, semua orang tetap terlacak dan tahu sejauh mana proses onboarding Anda telah berjalan.

Baik itu merekrut orang bebas dalam situasi onboarding ritail, penambahan vendor baru, proses aplikasi mitra potensial, atau sekadar ingin mengetahui lebih banyak tentang orang-orang yang ingin bekerja dengan Anda, Anda harus menyederhanakan dan menstandarkan proses onboarding Anda.

Ingatlah untuk menetapkan orang yang tepat untuk mengelola proses. Otomatisasi di mana Anda bisa. Jangan takut untuk menyesuaikan dan membuat rencana yang membantu Anda melalui 90% dari setiap proses onboarding. (Setiap pemasok akan sedikit berbeda.) Tetapkan harapan yang jelas dan berinvestasi dalam teknologi yang tepat untuk membantu Anda.

Dapatkan lima tips ini dengan benar, dan onboarding pemasok baru akan menjadi metodologi yang mudah untuk diimplementasikan, dan lebih mudah untuk diikuti.

John Allen adalah director of global SEO di RingCentral, penyedia perangkat lunak UCaaS, VoIP, dan contact center global.