Lima Tips untuk Membuat Proses Orientasi Pemasok yang Efisien

Proses pengumpulan data tentang calon vendor, menyelesaikan penilaian kepatuhan dan risiko, dan mengintegrasikannya ke dalam platform atau rantai pasokan secara kolektif dikenal sebagai orientasi pemasok. Sederhananya, ini tentang menciptakan proses yang lancar dan dapat dikelola untuk mengembangkan hubungan pembeli-vendor yang kuat — jenis yang menghasilkan hasil yang lebih baik bagi semua pihak yang terlibat.

Membangun hubungan pemasok baru bisa jadi rumit. Jika Anda tidak memiliki metodologi yang jelas dan mapan untuk pemasok onboard, Anda mempertaruhkan hubungan yang rusak sejak awal. Memastikan bahwa proses ini efisien dan disederhanakan sebelum mencoba onboard baru membantu memulai hubungan sebaik mungkin.

Bisnis yang baik berasal dari hubungan yang baik. Sama seperti Anda memelihara pelanggan, Anda juga harus melakukan hal yang sama dengan pemasok grosir atau jenis vendor lainnya.

Proses orientasi fungsional akan membentuk fondasi sistem manajemen pemasok yang kuat dan meningkatkan kemitraan penting ini. Berikut ini juga akan membantu:

• Pelacakan data alur kerja yang lebih baik,
• Mengotomatiskan tugas-tugas dasar,
• Tenaga kerja yang terhubung,
• Mengurangi risiko,
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan,
• Meningkatkan laba atas investasi,
• Mempraktikkan pengoptimalan tenaga kerja, dan
• Mengurangi kesalahan manusia.

Tanpa orientasi pemasok yang kuat, paling banter Anda menghadapi penurunan produktivitas. Lebih buruk lagi, Anda berisiko merusak hubungan Anda karena manajemen, pelatihan, atau pengasuhan yang buruk.

Berikut adalah lima cara untuk membuat proses orientasi pemasok yang terencana dengan baik.

Kembangkan metodologi evaluasi dan persetujuan. Saat menetapkan proses orientasi Anda, pertama-tama Anda harus mengembangkan program evaluasi dan persetujuan pemasok yang tepat. Hati-hati menilai pemasok baru sangat penting untuk mengurangi risiko dan menghindari penipuan. Lakukan ini dengan memperkenalkan dan menstandardisasi alur kerja. Pastikan nilai dan standar Anda cocok dengan nilai dan standar yang Anda ikuti.

Anda perlu mengembangkan serangkaian pertanyaan yang menjawab kekhawatiran Anda, dibagi menjadi beberapa kategori seperti keluaran lingkungan, persyaratan hukum, kebutuhan asuransi, dengan siapa mereka bekerja, dan bagaimana mereka bekerja dengan mereka. Setelah Anda merasa nyaman dengan jawabannya, sejak saat itu seluruh proses akan menjadi jauh lebih mudah.

Pastikan konsistensi di semua lokasi. Banyak perusahaan, terutama yang beroperasi secara internasional, menggunakan sistem yang berbeda dan tertutup, seringkali dengan data pemasok yang tidak konsisten. Anda perlu memastikan bahwa proses orientasi, dari atas ke bawah, seragam di semua lokasi.

Manfaatkan teknologi yang menawarkan gambaran lengkap tentang data pemasok Anda dan layanan yang mereka berikan. Data ini dapat diterjemahkan ke semua cabang dan departemen. Pastikan ini tetap sebagai metodologi yang seragam untuk memastikan peluncuran yang lancar.

Kampanye orientasi yang paling sukses dibangun di atas budaya komunikasi, tetapi komunikasi yang baik tidak akan terjadi dalam ruang hampa. Proses Anda harus memudahkan departemen, pemangku kepentingan, dan lokasi yang berbeda untuk mengakses data vendor, sehingga setiap orang bertindak berdasarkan informasi yang benar. Langkah ini akan meningkatkan efisiensi, sekaligus mengurangi risiko penundaan dan mendorong hubungan positif dengan pemasok baru secara menyeluruh.

Buat portal vendor. Jika belum ada, buat satu untuk calon pemasok untuk mendaftarkan minat mereka bekerja sama dengan Anda. Email proposal biasanya hilang di kotak masuk yang ramai.

Diperlukan beberapa minggu hingga beberapa bulan untuk mengumpulkan semua informasi relevan yang diperlukan untuk proses orientasi. Membuat portal ini, dikombinasikan dengan aplikasi manajemen, mempercepat proses untuk kedua belah pihak.

Portal harus berisi semua formulir yang relevan untuk diisi, serta informasi kontak dan referensi. Ini meningkatkan akurasi data, mengurangi backlog, dan meningkatkan visibilitas proses.

Tetapkan kepentingan strategis. Pemasok harus dievaluasi selama proses orientasi berdasarkan tingkat kepentingan mereka untuk operasi bisnis Anda. Faktor ini harus ditimbang berdasarkan urgensi, biaya, dan kesulitan untuk bergabung.

Jika pemasok menawarkan keuntungan langsung, dorong mereka lebih jauh ke dalam daftar. Jika orang lain menawarkan sesuatu yang Anda inginkan, tetapi tidak perlu pada saat ini, maka turunkan posisinya di daftar Anda.

Akan lebih baik untuk mengelompokkan pemasok Anda berdasarkan prioritas mereka selama proses orientasi, untuk tata kelola, manajemen, dan pengembangan hubungan yang lebih baik. Dengan begitu, Anda dapat menetapkan jadwal dan sumber daya dengan lebih baik sambil tetap fokus pada operasi sehari-hari. Semua ini dapat diintegrasikan dalam portal pemasok yang disebutkan di atas, sehingga semua orang yang terlibat tahu di mana mereka berdiri.

Berinvestasi dalam teknologi yang tepat. Bahkan proses pemikiran terbaik tidak akan pernah sepenuhnya dioptimalkan jika masih dilakukan di atas kertas oleh manusia. Otomatisasi dan kecerdasan buatan memperkuat proses Anda, menghilangkan kesalahan, dan membebaskan tenaga kerja Anda untuk fokus pada tugas bernilai tinggi seperti merekrut pemasok baru atau meningkatkan hubungan yang ada. Tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk memikirkan kembali teknologi kantor Anda, dengan pandemi yang memaksa semua orang untuk berpikir secara berbeda di masa depan.

Solusi pengadaan yang tepat dapat mengatasi banyak masalah yang muncul dengan orientasi pemasok baru. Dengan menyimpan semua data Anda di cloud, Anda dapat membuatnya dapat diakses dan mengontrol siapa yang menggunakannya, memastikan komunikasi yang konsisten dengan pihak terkait.

Gunakan alat komunikasi yang tepat, seperti layanan VoIP di semua tim dan kantor, untuk meningkatkan komunikasi jarak jauh. Dengan begitu, semua orang berada di jalur yang benar dan mengetahui sejauh mana proses orientasi Anda.

Baik itu mempekerjakan pekerja lepas dalam situasi orientasi ritel, penambahan vendor baru, proses aplikasi calon mitra, atau sekadar ingin tahu lebih banyak tentang orang-orang yang ingin bekerja dengan Anda, Anda harus merampingkan dan menstandarkan proses orientasi Anda.

Ingatlah untuk menugaskan orang yang tepat untuk mengelola prosesnya. Otomatiskan di mana Anda bisa. Jangan takut untuk menyesuaikan dan membuat rencana yang membantu Anda melalui 90% dari setiap proses orientasi. (Setiap pemasok akan sedikit berbeda.) Tetapkan ekspektasi yang jelas dan investasikan pada teknologi yang tepat untuk membantu Anda.

Lakukan lima tips ini dengan benar, dan orientasi pemasok baru akan menjadi metodologi yang mudah diterapkan, dan bahkan lebih mudah diikuti.

John Allen adalah direktur SEO global dengan RingCentral, UCaaS global, VoIP, dan penyedia perangkat lunak pusat kontak.