Maksimalkan ROI CMMS: Panduan Biaya-Manfaat Sederhana
Return on Investment (atau ROI) yang positif adalah metrik penting untuk dibuktikan sebelum membuat keputusan investasi bisnis. Dalam sebagian besar situasi, ROI dihitung dalam konteks investasi pemasaran dan penjualan untuk memperluas kesadaran atau basis klien organisasi. Selain menjadi salah satu metrik paling penting untuk dasar pengambilan keputusan, ini juga dapat menjadi salah satu metrik yang paling sulit untuk dihitung, terutama ketika berkaitan dengan sistem CMMS.
Mari kita lihat rumus ROI: CMMS ROI = (Nilai – Biaya) / Biaya
Terlihat sederhana kan? Tebakan salah. Menentukan variabel "nilai" dari sebuah CMMS adalah tugas yang kompleks dan semakin sulit seiring bertambahnya skala operasi Anda. Karena nilai ditemukan dalam area penghematan biaya, manajer fasilitas melihat data pemeliharaan, seperti:
- Umur Aset dan Peralatan,
- Pengurangan Waktu Henti,
- Bagian dan Inventaris,
- Peningkatan Produktivitas, dan
Ironinya, metrik nilai yang diperlukan untuk melanjutkan keputusan pembelian CMMS adalah metrik yang sama yang dihasilkan oleh sistem perangkat lunak semacam ini. Ketika manajer fasilitas menemukan diri mereka dalam skenario ayam versus telur, proyek dihentikan sebelum bahkan dimulai.
Jadi bagaimana kita membuat kasus untuk investasi dalam perangkat lunak ketika kita tidak dapat menemukan ROI-nya? Jawabnya terletak pada perhitungan metrik bisnis lain- analisis biaya-manfaat.
Analisis biaya-manfaat menilai trade-off antara manfaat yang diusulkan suatu proyek dan biayanya. Jika manfaat tampaknya lebih besar dari biaya, maka bisnis dapat secara wajar melanjutkan proyek tersebut. Jika organisasi menemukan hal itu akan memiliki dampak negatif pada departemen, maka mereka mungkin ingin mengevaluasi ulasan alasan mereka mengejar implementasi CMMS dari awal. Bagaimanapun, menentukan manfaat CMMS jauh lebih mudah daripada mengkuantifikasi jumlah dolar untuk nilainya seperti yang Anda lakukan saat menghitung ROI.
Seperti namanya yang menunjukkan, analisis biaya-manfaat CMMS terdiri dari dua variabel, biaya dan manfaat. Keduanya variabel ditentukan oleh beberapa faktor, masing-masing yang akan kita periksa dalam detail lebih lanjut.
Manfaat
Kami menyarankan membuat daftar semua manfaat CMMS untuk organisasi Anda, baik yang terwujud- Anda dapat menerapkan nilai moneter padanya, dan yang tidak terwujud- manfaat intrinsik yang mungkin lebih sulit untuk dikuantifikasi.
Manfaat CMMS yang Terwujud
Perpanjang umur aset dan peralatan
Banyak penelitian menunjukkan bahwa implementasi perangkat lunak pemeliharaan preventif formal memperpanjang umur aset. Sebuah laporan mengonfirmasi bahwa tanpa program PM, umur manfaat yang diharapkan (EUL) aset produsen akan menurun 10-90% tergantung pada aset spesifik.
Sebuah statistik umum yang digunakan oleh penelitian industri CMMS menyatakan peningkatan rata-rata dalam umur harapan aset adalah 20% ketika pemeliharaan preventif secara teratur diterapkan. Pendekatan serupa untuk mengkuantifikasi implementasi PM organisasi Anda dapat diambil dengan melacak sampel kecil peralatan/ aset kritis dan mengukur periode kerusakan yang diestimasi dengan dan tanpa PM yang tersedia.
Anda juga dapat berbicara dengan produsen aset untuk lebih memahami EUL-nya dan bagaimana pemeliharaan preventif dapat membantu.
Waktu henti yang dikurangi
Mudah untuk membuat kasus untuk pemeliharaan preventif dengan melihat efeknya pada mengurangi waktu henti peralatan. Ini adalah metrik penting dan yang dapat dikuantifikasi karena menjadwalkan prosedur pemeliharaan alih-alih menunggu aset rusak tanpa peringatan secara signifikan meningkatkan waktu aktif aset. Jika peralatan Anda tiba-tiba memerlukan perbaikan yang tidak terjadwal, produktivitas keseluruhan organisasi Anda melambat yang memiliki implikasi besar pada garis bawah Anda.
Salah satu manfaat CMMS terbesar yang diberikan perangkat lunak CMMS kepada pengguna adalah otomatisasi yang luas, dan modul pemeliharaan preventif CMMS tidak ecceksi. Pesanan kerja secara otomatis dihasilkan pada frekuensi tertentu dan ditetapkan sebelumnya kepada teknisi spesifik untuk penyelesaian.
Selanjutnya, pemberitahuan email dikirim sebelumnya, baik saat pekerjaan jatuh tempo maupun untuk mengomunikasikan proyek yang terlewat. Untuk manajer, laporan secara otomatis dikirim melalui email pada frekuensi tertentu, menghilangkan kebutuhan untuk secara manual mengumpulkan data dan membuat laporan mingguan, bulanan, atau triwulanan.
Sistem perangkat lunak pemeliharaan juga mencakup templat pesanan kerja untuk model peralatan. Ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah membuat PM baru untuk unit dengan tipe model yang ada, menghemat waktu pengguna dan memastikan semua PM distandarkan. Beberapa sistem juga dapat diatur untuk memesan bagian ketika ambang kuantitas minimum telah terpenuhi.
Dengan tingkat otomatisasi ini, waktu pekerja pemeliharaan dibebaskan untuk fokus pada memelihara fasilitas dan peralatan.
Kurangi biaya pemeliharaan
Jika Anda tidak memiliki sistem pemeliharaan preventif formal yang tersedia, teknisi Anda menunggu peralatan rusak dan kemudian bereaksi. Hal ini sangat mahal dalam banyak cara. Pertama, pemeliharaan korektif lebih mahal dari pemeliharaan preventif yang direncanakan.
Dalam skenario satu biaya perbaikan kompresor udara dibandingkan dengan pemeliharaan preventifnya. Ditemukan bahwa dengan program PM kompresor akan harus diperbaiki sekali setiap 4 tahun yang berterjemah ke biaya $236/ tahun. Dengan pemeliharaan preventif, kompresor yang sama akan perlu diperbaiki dalam tiga tahun dengan biaya $315/ tahun.
Meskipun selisih $79 mungkin tidak terlihat signifikan pada awalnya, pertimbangkan implikasi servis berkali-kali kompresor udara, penyalur udara, dan sistem HVAC di seluruh fasilitas yang berbeda tahun demi tahun. $79 segera bertambah menjadi puluhan ribu dolar dalam biaya perbaikan pemeliharaan di seluruh operasi Anda.
Tingkatkan produktivitas pekerja
Selain penghematan biaya perbaikan pemeliharaan, sistem PM akan membuat tim pemeliharaan Anda lebih produktif. Dengan merencanakan pemeliharaan pada jadwal yang ditetapkan, tim Anda lebih baik dimanfaatkan dalam jam kerja mereka. Proyek tidak meluaskan ke lembur karena semua pekerjaan direncanakan dan dikoordinir dengan hati-hati untuk sesuai dengan kerangka waktu jam kerja normal 8 jam. Hasilnya adalah biaya tenaga kerja yang lebih rendah dan keseimbangan kerja/hidup yang lebih baik untuk staf. Penyesuaian kecil ini mudah dilakukan melalui alat kalender dan jadwal yang cepat dalam sistem. Perangkat lunak CMMS membuatnya mudah untuk menarik jadwal staf dan melakukan penyesuaian.
Semua informasi produktivitas mudah dilacak dan dipantau melalui sistem CMMS. Tanggal jatuh tempo dan estimasi waktu penyelesaian dapat ditetapkan pada pesanan kerja dan laporan kemudian dihasilkan untuk menunjukkan rincian kinerja tim pemeliharaan.
Ciptakan lingkungan tanpa kertas
Aktivitas pemeliharaan berbasis kertas mungkin memenuhi persyaratan segera tetapi membuat pencatatan catatan menjadi mimpi buruk. Dengan perangkat lunak CMMS, departemen pemeliharaan beralih dari pesanan kerja dan daftar tugas pada kertas dan menuju proses otomatis.
Menyimpan data di lokasi terpusat memungkinkannya untuk terus dilacak dan diukur, sedangkan metode manual tidak memungkinkan pengumpulan data yang efisien, tidak Anda bicara analisis mendalam untuk pelaporan. Manajer kemudian menemukan diri mereka menghabiskan jam kerja berharga menyelidiki kertas untuk menemukan data pelaporan atau pesanan kerja yang ditulis tangan untuk melihat riwayat pemeliharaan aset.
Saat sistem CMMS menjadi lebih ramah pengguna dan terjangkau- hambatan awal untuk banyak organisasi di masa lalu- bisnis semakin lebih bersedia untuk beralih dari sistem kertas yang kuno.
Buat keputusan berdasarkan data
Perangkat lunak CMMS memungkinkan manajer dan pemandu pemeliharaan untuk mengakses data dengan cepat dan membuat keputusan yang tepat berdasarkan laporan mendalam. Jika Anda memiliki ratusan pesanan kerja dan pembelian yang diproses bulanan, manajer perlu memahami catatan peralatan untuk menilai kinerjanya.
Sistem manajemen pemeliharaan dilengkapi dengan metrik dan KPI yang digunakan manajer untuk memantau departemen mereka dan membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan proses. Tanpa metrik, manajer bekerja berdasarkan intuisi dan perasaan perut mereka… yang dikatakan kurang akurat.
Manfaat CMMS yang Tidak Terwujud
Visibilitas dan transparansi yang ditingkatkan
Seringkali diabaikan sebagai manfaat CMMS adalah transparansi yang dibawanya kepada departemen. Tidak ada yang lebih buruk daripada pemandu yang menginterogasi tim tentang bagaimana kinerja perlu ditingkatkan tanpa data untuk mendukungnya.
Sistem manajemen pemeliharaan memungkinkan manajer dan staf untuk setuju pada harapan dan memantau kinerja untuk menyesuaikan metode mereka. Pengukuran dan pelacakan data adalah standar di seluruh operasi pemeliharaan untuk menanamkan lingkungan keadilan dan memberikan manajer dengan data kokok untuk mendukung evaluasi mereka.
Kepuasan pelanggan yang ditingkatkan
Meskipun mungkin sulit untuk menghitung seberapa jauh perangkat lunak CMMS mempengaruhi kepuasan pelanggan, seseorang dapat menyimpulkan bahwa CMMS memainkan perannya. Salah satu indikasi itu ditunjukkan melalui program PM sistem.
Seperti yang disebutkan di atas, pemeliharaan preventif membantu untuk mengurangi waktu henti aset untuk meningkatkan produktivitas keseluruhan. Pelanggan puas ketika pesanan mereka dikirim tepat waktu dan dengan benar, aspek yang tidak selalu mungkin tanpa bantuan proses otomatis.
Moral karyawan yang ditingkatkan
Disederhanakan, karyawan yang diberi kekuatan lebih bahagia dan lebih produktif. Sistem CMMS menyediakan alat sederhana untuk staf pemeliharaan untuk melakukan pekerjaan mereka lebih baik dan lebih cepat. Ketika manajemen membeli sistem dengan staf di pikiran mereka itu mengirim pesan besar bahwa mereka dihargai dan memiliki kepemilikan atas tugas mereka sendiri.
Saat kepemilikan dan otonomi meningkat, karyawan lebih termotivasi dan berperforma lebih efisien yang dalam gilirannya memiliki manfaat produktivitas yang signifikan dan meningkatkan garis bawah. Baca lebih lanjut tentang bagaimana motivasi karyawan mempengaruhi produktivitas di sini.
Selain itu, investasi dalam CMMS memberi sinyal kepada karyawan bahwa manajemen sedang mengambil langkah untuk menyederhanakan proses yang mungkin telah ketinggalan zaman atau tidak intuitif. Manajer yang mencoba untuk mempromosikan budaya perbaikan berkelanjutan dianggap sebagai pemimpin positif dan teladan bagi karyawan mereka.
Biaya
Sekarang setelah kita memiliki daftar manfaat CMMS, kita perlu melihat biaya CMMS. Quando berkaitan dengan biaya yang terkait dengan CMMS, Anda perlu mempertimbangkan biaya langsung dan tidak langsung. Untuk tujuan analisis ini kita hanya akan mempertimbangkan perangkat lunak CMMS berbasis web.
Biaya Langsung
Biaya lisensi perangkat lunak
Biaya lisensi perangkat lunak dibayar tahunan untuk diskon kecil atau bulanan untuk mengurangi risiko pembeli yang dirasakan. Meski periode pembayaran, biaya ini berkelanjutan dan memungkinkan pembeli bertindak sebagai pemegang lisensi perangkat lunak.
Biaya lisensi perangkat lunak bervariasi dari satu vendor ke vendor tergantung pada fitur dan struktur harga mereka. Meskipun vendor biasanya menagih biaya lisensi per pengguna, yang lain menawarkan struktur harga yang lebih kreatif seperti menagih per fasilitas atau gedung.
Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana meneliti CMMS terbaik untuk bisnis Anda, baca posting kami di sini. Setelah Anda memiliki beberapa vendor di pikiran, masukkan biaya lisensi yang berlaku ke dalam analisis biaya/ manfaat Anda.
Biasanya, tetapi tidak selalu, ada beberapa biaya penyiapan yang terkait dengan implementasi sistem CMMS. Biaya ini bervariasi tergantung pada vendor dan tingkat layanan yang diperlukan.
Di Hippo CMMS, 10% klien kami memiliki insinyur kami datang ke lokasi, mengaudit semua peralatan, dan menangani integrasi data dari awal hingga akhir; 75% memberikan lembar data untuk spesialis integrasi Hippo untuk memvalidasi dan mengimpor; dan 15% mengambil pendekatan DIY.
Audit lokasi jelas melibatkan biaya penyiapan yang lebih tinggi daripada memberikan lembar data untuk diimpor. Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana memilih tipe penyiapan yang tepat untuk organisasi Anda, baca posting kami di sini dan di sini.
Biaya pelatihan dan dukungan teknis
Ide untuk menambahkan anggaran CMMS Anda dengan cukup ruang untuk mengakomodasi biaya pelatihan dan dukungan teknis potensial. Salah satu alasan yang paling sering disebutkan untuk kegagalan implementasi CMMS adalah kurangnya pelatihan dan dukungan dari vendor.
Sesi pelatihan pribadi adalah cara terbaik untuk dengan baik memahami berbagai fitur yang ditawarkan CMMS dan dapat disesuaikan untuk setiap pengguna Anda untuk relevansi. Berita baik adalah banyak vendor sekarang menawarkan pelatihan dan dukungan teknis gratis untuk periode atau menggabungkan layanan ini ke dalam biaya lisensi.
Semakin banyak vendor mulai memahami pentingnya menawarkan layanan vital ini, jadi pastikan untuk mencarinya selama fase penelitian Anda.
Di Hippo CMMS kami menawarkan pelatihan awal dan dukungan teknis berkelanjutan tanpa biaya.
Biaya Tidak Langsung
Biaya yang terkait dengan mengubah proses dan melatih staf saat mengimplementasikan perangkat lunak CMMS seringkali diabaikan dan sulit untuk diestimasi. Tidak ada cara nyata untuk mengukur angka ini dengan akurat, tetapi penting bahwa Anda mencoba waktu untuk proses ini.
Pemasangan akan melibatkan beberapa putaran sesi pelatihan dengan semua pengguna selama beberapa bulan hingga satu tahun tergantung pada ukuran tim pemeliharaan Anda, seberapa luas fitur canggih yang ingin Anda gunakan, dan seberapa drastis perubahan CMMS otomatis dari operasi saat ini Anda.
Jika Anda memiliki tim 40 staf pemeliharaan yang belum pernah menggunakan sistem CMMS, Anda mungkin menemukan lebih banyak perlawanan dan kurva pembelajaran yang lebih curam. Siapkan waktu yang memadai untuk mengintegrasikan CMMS ke dalam operasi Anda dan pastikan untuk mendapatkan umpan balik dari tim Anda setiap langkahnya.
Untuk tips lebih lanjut untuk mengoptimalkan sesi pelatihan Anda dan memastikan implementasi CMMS yang tepat, baca posting kami di sini.
Tidak ada pertanyaan bahwa perangkat lunak CMMS memberikan nilai kepada pengguna. All things considered, mengapa lagi lebih banyak perusahaan akan bergabung dan membayar untuk proses otomatis baru? Kunci adalah untuk memastikan bahwa CMMS akan memberikan organisasi Anda cukup manfaat untuk melampaui biaya keseluruhan waktu dan uangnya.
Dalam hal mengidentifikasi biaya, fokus pada nilai dolar biaya lisensi, biaya penyiapan, dan jam kerja administratif yang akan digunakan untuk membantu mengimplementasikan sistem. Untuk manfaat, tentukan biaya waktu henti mesin dan pentingnya meningkatkan umur aset Anda.
Sistem yang solid juga membantu untuk menghemat organisasi waktu dan uang dengan menyederhanakan proses dan mengurangi kebutuhan untuk menyortir pesanan kerja berbasis kertas atau mengumpulkan data. Setelah Anda menentukan biaya dan manfaat CMMS, pastikan Anda keluar dengan hasil positif.
Meskipun metode ini mungkin tidak akurat seperti ROI, ini pasti akan memberikan pengambil keputusan Anda informasi yang mereka butuhkan untuk membuat pilihan yang lebih tepat.
Untuk gambaran komprehensif tentang meneliti, membandingkan, membeli, dan mengimplementasikan CMMS, unduh panduan CMMS kami gratis yang penuh dengan praktik terbaik dan tips berguna.
