Procurement & HR: Mendorong Keunggulan Rantai Pasokan Bersama-sama
Segala perbedaan antara procurement, dengan pola pikir yang praktis, kuantitatif dan harga terbaik untuk pasokan terbaik, dan sumber daya manusia, dengan pendekatan kualitatif terhadap orang dan hubungan organisasi, banyak pemikiran yang harus diberikan pada titik di mana mereka bersatu.
Faktanya, fungsi-fungsi ini memiliki lebih banyak titik temu daripada yang disarankan oleh stereotipe tersebut, dan membangun pada koneksi mereka dapat memberikan manfaat besar bagi bisnis yang berkembang seiring waktu.
Ini terutama benar seiring strategi dan manajemen rantai pasokan menjadi integral bagi organisasi.
Rantai pasokan yang beroperasi efisien adalah salah satu tanggung jawab utama procurement, karena mereka negoisasi dan mengelola kontrak, dan memastikan semua tugas terkait beroperasi secara optimal. Sejauh diperlukan orang untuk membuatnya terjadi, dan menemukan dan mempertahankan mereka adalah tanggung jawab utama HR, ada titik temu yang cukup besar untuk kepentingan bersama.
Jika gabungan kepentingan tidak terjadi secara organik, itu dipromosikan oleh manajemen senior, terutama di organisasi yang lebih besar dengan lebih dari 1.000 karyawan. Dan ketika kedua tim belajar untuk bekerja dengan, bukan sekitar, satu sama lain, itu dapat menghasilkan hasil positif.
Bagaimana hal ini dapat terjadi? Titik awal yang paling jelas melibatkan kontrak, yang sangat penting mengingat kebutuhan HR untuk mendukung pengendalian biaya organisasi. Biaya rencana perawatan kesehatan telah berada dalam trajetur naik yang stabil selama bertahun-tahun, di tengah harapan yang kabur tentang bagaimana program manfaat karyawan dieksekusi. Ini menjadi krusial untuk mengevaluasi broker dengan bukti rekam jejak dalam mengontrol biaya, negoisasi syarat kontrak dan mengelola cetak halus. Keduanya HR dan procurement memiliki banyak nilai yang dapat ditambahkan.
Jika ada keraguan oleh pemimpin HR untuk mengundang procurement ke meja ini, itu biasanya berakar pada kekhawatiran tentang kemampuan untuk bertemu di tengah, mengingat perspektif yang sangat berbeda dari setiap tim. Kecenderungan yang dipandang procurement untuk cenderung pada "biaya terendah mungkin" sangat baik untuk persediaan widget setahun. Namun, negoisasi syarat untuk hubungan bisnis memerlukan parameter yang lebih halus.
Selain itu, seperti yang ditekan oleh spesialis HR dan hukum dalam kepatuhan tempat kerja, "biaya rendah" dapat menjadi default yang berbahaya saat diterapkan pada manfaat karyawan. Ada risiko, menurut peringatan dari Departemen Buruh AS, bahwa menggunakannya akan melanggar tanggung jawab fiduciary rencana di bawah aturan ERISA.
Nuansa dari negoisasi broker dan hubungan manfaat mungkin menjadi perhatian yang lebih besar. Itu membuatnya krusial bagi HR untuk memastikan bahwa saat procurement mengambil tempatnya di meja, timnya telah dilengkapi untuk memahami kualifikasi yang tidak terwujud yang dapat membuat atau merusak sebuah kesepakatan. Tujuan dan harapan harus disepakati sebelum presentasi broker dimulai, mencakup wilayah seperti:
- Kualifikasi, pengalaman dan keahlian mitra calon — terutama dari pemimpin timnya, tetapi anggota lainnya juga.
- Pengetahuan terlihat tim tentang industri Anda dan posisi organisasi Anda di dalamnya. Ini mencakup struktur dan keuangan Anda hingga ukuran tenaga kerja dan kesadaran akan tantangan khusus Anda, terutama yang melibatkan karyawan dan manfaat, rekrutmen/retensi karyawan, dan banyak lagi.
- Akses Anda ke jaringan yang solid dari konsultan spesialis untuk layanan bernilai tambah seperti komunikasi dan program kesejahteraan. Anda tidak akan menemukan layanan tersebut dalam tawaran broker dasar dengan anggaran yang lebih terbatas.
- Panduan rencana yang menunjukkan pemikiran berkualitas, pengetahuan mendalam tentang ruang manfaat karyawan, dan solusi strategis yang kuat.
- Protokol manajemen klien yang secara jelas diungkapkan.
- Penggunaan analitik inovatif untuk mendorong program manfaat yang lebih disesuaikan.
- Identifikasi alat dan kemampuan spesifik yang akan digunakan dalam layanan program manfaat Anda.
- Jaminan biaya layanan yang diungkapkan secara jelas.
- Pengalaman menciptakan kampanye pendaftaran terbuka virtual.
Perencanaan internal yang terpadu untuk fokus pada detail seperti itu akan membantu menciptakan kemitraan jangka panjang yang kuat antara HR dan procurement. Ini memberikan waktu untuk mempelajari kekuatan khusus setiap tim. Ini juga adalah kesempatan untuk mengidentifikasi di mana nilai maksimum dapat diciptakan sebelum, selama dan setelah proses seleksi. Tentu saja, procurement dapat sangat berharga dalam membimbing persyaratan kontrak, baik untuk biaya maupun layanan, setelah konsultan baru dipilih.
Jika tidak lain, organisasi dapat mendapat manfaat dari pendekatan yang dicampur dan dijalankan bertahap selama proses permintaan proposal (RFP). Misalnya, spesialis HR dari satu organisasi mengelola bagian depan proses RFP broker, termasuk menetapkan harapan atas hasil dan hubungan. Procurement melangkah untuk menjadi pemain tim integral selama fase kedua, mengambil tanggung jawab untuk merancang syarat keuangan kontrak dan mengelola kepatuhan internal, termasuk perjanjian kerahasiaan.
Procurement tentu memiliki peran yang akan dimainkan sebagai mitra bagi HR. Pikirkan hal itu sebagai membantu mengurangi stres dan menyediakan pasangan tangan tambahan. Ketika beban dibagi, tujuan bersama yang didefinisikan dengan jelas menjadi lebih tercapai. Pada akhirnya, pintu terbuka untuk peluang terbaik untuk pengalaman HR dan karyawan yang dioptimalkan — dan rantai pasokan yang berfungsi lancar, juga.
Joseph Torella adalah presiden divisi manfaat karyawan di Hub International Northeast, perusahaan perantara asuransi dan bagian dari Hub International Limited.
