Pengadaan dan SDM:Kemitraan Penting dalam Rantai Pasokan

Untuk semua perbedaan antara pengadaan, dengan pola pikir pragmatis, kuantitatif dan harga terbaik untuk pasokan terbaik, dan sumber daya manusia, dengan pendekatan kualitatifnya kepada orang-orang dan hubungan organisasi, lebih banyak pemikiran harus diberikan ke mana mereka berasal. bersama.

Faktanya, fungsi-fungsi tersebut memiliki kesamaan yang jauh lebih banyak daripada yang ditunjukkan oleh stereotip tersebut, dan membangun koneksi mereka dapat memberikan manfaat besar bagi bisnis yang berkembang dari waktu ke waktu.

Ini terutama benar karena strategi dan manajemen rantai pasokan menjadi bagian integral dari organisasi.

Rantai pasokan yang berkinerja efisien adalah salah satu biaya utama pengadaan, karena ia menegosiasikan dan mengelola kontrak, dan memastikan bahwa semua tugas terkait berjalan secara optimal. Sejauh dibutuhkan orang untuk mewujudkannya, dan menemukan serta mempertahankan mereka adalah tugas utama HR, ada landasan bersama yang cukup besar untuk kepentingan bersama.

Jika penggabungan minat tidak terjadi secara organik, itu dipromosikan oleh manajemen senior, terutama di organisasi yang lebih besar dengan lebih dari 1.000 karyawan. Dan saat kedua tim belajar bekerja dengan , bukan sekitar , satu sama lain, itu dapat mengarah pada hasil yang positif.

Bagaimana ini bisa terjadi? Titik awal yang paling jelas melibatkan kontrak, yang sangat penting mengingat kebutuhan SDM untuk mendukung pengendalian biaya organisasi. Biaya rencana perawatan kesehatan terus meningkat selama bertahun-tahun, di tengah ekspektasi yang tidak jelas tentang bagaimana program tunjangan karyawan dijalankan. Menjadi penting untuk mengevaluasi pialang dengan rekam jejak yang terbukti dalam mengendalikan biaya, menegosiasikan persyaratan kontrak, dan mengelola cetakan kecil. Baik SDM maupun pengadaan memiliki banyak nilai tambah.

Jika ada keengganan pemimpin SDM untuk mengundang pengadaan ke meja khusus ini, biasanya berakar pada kekhawatiran atas kemampuan untuk bertemu di tengah, mengingat perspektif masing-masing tim yang sangat berbeda. Kecenderungan pengadaan yang dianggap condong ke arah "biaya serendah mungkin" baik-baik saja untuk persediaan widget selama satu tahun. Namun, menegosiasikan persyaratan untuk hubungan bisnis membutuhkan parameter yang lebih bernuansa.

Selain itu, seperti yang akan ditekankan oleh spesialis SDM dan hukum di tempat kerja, “biaya rendah” bisa menjadi default yang berbahaya bila diterapkan pada tunjangan karyawan. Ada risiko, menurut peringatan dari Departemen Tenaga Kerja A.S., bahwa menggunakannya akan melanggar tanggung jawab fidusia rencana berdasarkan aturan ERISA.

Nuansa negosiasi broker dan hubungan manfaat mungkin menjadi perhatian yang lebih besar. Itu membuatnya penting bagi HR untuk memastikan bahwa saat pengadaan mengambil tempat di meja, timnya telah diperlengkapi untuk memahami kualifikasi yang kurang nyata yang dapat membuat atau menghancurkan kesepakatan. Tujuan dan harapan harus diselesaikan sebelum presentasi pialang dimulai, yang mencakup wilayah seperti:

• Kualifikasi, pengalaman, dan keahlian calon mitra — terutama pemimpin timnya, tetapi juga anggota lainnya.
• Pengetahuan tim yang dapat dibuktikan tentang industri Anda dan posisi organisasi Anda di dalamnya. Ini mencakup struktur dan keuangan Anda hingga ukuran tenaga kerja dan kesadaran akan tantangan khusus Anda, terutama yang melibatkan karyawan dan tunjangan, rekrutmen/retensi karyawan, dan banyak lagi.
• Akses Anda ke jaringan penasihat khusus yang solid untuk layanan bernilai tambah seperti program komunikasi dan kesehatan. Anda tidak akan menemukan layanan seperti itu dalam penawaran broker dasar dengan anggaran yang lebih terbatas.
• Panduan rencana yang menunjukkan pemikiran berkualitas, pengetahuan mendalam tentang ruang tunjangan karyawan, dan solusi strategis yang kuat.
• Protokol manajemen klien yang diartikulasikan dengan jelas.
• Penggunaan analitik inovatif untuk mendorong program manfaat yang lebih disesuaikan.
• Identifikasi alat dan kemampuan khusus yang akan digunakan untuk melayani program manfaat Anda.
• Jaminan biaya layanan tergambar.
• Berpengalaman membuat kampanye pendaftaran terbuka virtual.

Perencanaan internal yang maju untuk fokus pada detail tersebut akan membantu menciptakan kemitraan jangka panjang yang kuat antara SDM dan pengadaan. Ini memberikan waktu untuk mempelajari kekuatan khusus masing-masing tim. Ini juga merupakan kesempatan untuk mengidentifikasi di mana nilai maksimum dapat dibuat sebelum, selama dan setelah proses seleksi. Tentu saja, pengadaan bisa sangat berharga untuk penggembalaan melalui persyaratan kontrak, untuk biaya dan layanan yang sama, setelah penasihat baru dipilih.

Jika tidak ada yang lain, organisasi dapat mengambil manfaat dari pendekatan campuran bertahap selama proses permintaan proposal (RFP). Misalnya, spesialis SDM satu organisasi mengelola ujung depan proses RFP broker, termasuk menetapkan harapan pada hasil dan hubungan. Pengadaan ditingkatkan menjadi pemain tim integral selama fase kedua, mengambil tanggung jawab untuk membentuk persyaratan keuangan kontrak dan mengelola kepatuhan internal, termasuk perjanjian kerahasiaan.

Pengadaan pasti memiliki peran untuk dimainkan sebagai mitra untuk H.R. Anggap saja sebagai membantu menghilangkan stres dan memberikan satu set tangan ekstra. Ketika beban dibagi, tujuan bersama yang didefinisikan dengan jelas menjadi lebih dapat dicapai. Pada akhirnya, pintu terbuka untuk peluang terbaik untuk pengalaman SDM dan karyawan yang dioptimalkan — dan juga rantai pasokan yang berfungsi dengan lancar.

Joseph Torella adalah presiden divisi tunjangan karyawan di Hub International Northeast, sebuah perusahaan pialang asuransi dan bagian dari Hub Internasional Terbatas .