Memastikan Kesiapan Mile Pertama untuk Sumber Bahan Langsung

Gangguan yang semakin umum dan parah telah menyoroti proses yang tidak memadai dan kelemahan operasional di seluruh rantai pasokan. Dan meskipun hampir tidak mungkin untuk memprediksi setiap skenario yang mungkin, keengganan bisnis untuk mengadopsi solusi dan pendekatan teknologi baru akan terus memperburuk dan memperpanjang durasi masalah ketika muncul.

Untuk perusahaan manufaktur, "mil pertama" adalah permainan berisiko tinggi, sering kali menyumbang hingga 70% dari pendapatan. Ini adalah tempat di mana bahan mentah bersumber, dikonsolidasikan, dan diproduksi. Sumber bahan mentah seperti batu bara, batu kapur, baja, tembaga, dan sebagainya memerlukan penetapan jangkauan global dan pengelolaan berbagai lapisan kompleksitas dan risiko.

Sumber adalah area yang sangat matang untuk inovasi dan modernisasi. Para pemimpin bisnis di berbagai industri mengetahui tantangan dalam mengelola proses pengadaan dengan sangat baik. Mereka mengidentifikasi kebutuhan akan produk tertentu dan mengamankan anggaran untuk mendapatkannya — dan kemudian proses berbelit-belit dalam melibatkan dan mengevaluasi berbagai penyedia mengambil jalannya sendiri, mengubah satu masalah menjadi dua.

Tantangan dalam pengadaan lazim di semua industri, tetapi terutama di komoditas dan bahan langsung karena skala ruang yang tipis — bahan biasanya dibeli dalam jumlah besar, yang memerlukan pengiriman besar-besaran dan banyak kolaborasi di antara pemangku kepentingan yang berbeda. Selain itu, kualitas materi ini dapat sangat bervariasi, dan banyak organisasi berjuang untuk mendapatkan visibilitas yang diperlukan untuk menjelaskan hal ini. Akhirnya, proses pengadaan harus diselesaikan sesuai jadwal karena penundaan kecil pun dapat menyebabkan gangguan rantai pasokan yang besar. Sebagai contoh, lihat saja kisah Terusan Suez, yang terjadi pada bulan Maret dan terus memberikan dampak besar bagi sejumlah besar industri global.

Sayangnya, terlalu banyak organisasi yang terkotak-kotak oleh platform lama dan proses kuno yang membuat pengadaan yang efisien menjadi tidak mungkin. Sistem ERP lambat dalam memenuhi persyaratan manajemen bahan langsung, yang sering kali melibatkan akuntansi untuk berbagai jenis kategori produk dengan parameter kualitas tertentu yang tidak dapat didukung oleh proses lama. Sistem P2P, di sisi lain, sebagian besar dirancang untuk mengelola pengeluaran tidak langsung di mana pemasok sebagian besar dapat dipertukarkan. Sebaliknya, mengelola bahan langsung bergantung pada kolaborasi yang mendalam dan berkelanjutan dengan pemasok yang bekerja sebagai mitra strategis untuk memenuhi tujuan bisnis.

Mungkin inefisiensi yang paling signifikan adalah kurangnya kolaborasi dan visibilitas di antara berbagai pemangku kepentingan dalam rantai pasokan, dengan banyak pemasok berfungsi sebagai kotak hitam, memberikan sedikit visibilitas ke dalam operasi mereka dan mempersulit pelacakan input, melacak varians, dan mengelola risiko.

Kolaborasi kecil apa yang sering terjadi terutama terjadi melalui metode kuno yang tidak aman seperti email atau panggilan telepon — sementara pada saat yang sama, informasi penting dan sangat sensitif sering disimpan dan dibagikan melalui spreadsheet sederhana. Mungkin juga sulit untuk menjangkau pemangku kepentingan yang tepat saat dibutuhkan. Hal ini dapat membuat organisasi berebut untuk menanggapi hal-hal yang mendesak atau tidak terduga.

Waktunya tepat untuk mengubah praktik bisnis jarak jauh dengan strategi pengadaan yang lebih baik. Produsen yang mengandalkan bahan langsung belum memanfaatkan efisiensi baru — sebagian karena sistem yang mereka gunakan terlalu kompleks dan terlalu tidak fleksibel untuk kebutuhan mereka. Tanpa kemampuan untuk mengatasi masalah khusus kategori, produsen berisiko menyia-nyiakan peluang baru untuk mendapatkan barang yang mereka andalkan secara lebih fleksibel, kolaboratif, dan efektif.

Dengan menguasai langkah pertama, bisnis dapat mengantisipasi bagaimana gangguan akan berdampak pada rantai nilai mereka dan mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan dampak tersebut. Dengan visibilitas waktu nyata dan komunikasi yang ditingkatkan, bisnis dapat bekerja lebih kolaboratif dengan pemasok untuk menemukan alternatif, menyesuaikan jadwal produksi, dan meminimalkan dampak pada laba.

Membangun Jaringan Pemasok yang Lebih Baik

Untuk beberapa perusahaan, mengelola risiko mungkin melibatkan penciptaan jaringan pemasok lokal yang lebih beragam daripada mengandalkan beberapa pemasok global. Lainnya mungkin memiliki spesifikasi kompleks yang hanya dapat dipenuhi oleh beberapa pemasok yang memenuhi syarat. Untuk memastikan ketersediaan jangka panjang bahan langsung yang penting, bisnis manufaktur menemukan cara baru untuk merekrut pemasok lebih cepat dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan mitra pemasok mereka — semuanya dengan proses standar yang didukung oleh teknologi.

Dengan wawasan yang lebih baik dan komunikasi yang lebih baik, pembeli dapat memahami kemampuan pemasok tertentu dengan lebih baik, mengidentifikasi potensi hambatan, dan menyiapkan rencana darurat jika perlu. Seiring berkembangnya upaya dari sekadar bertahan menjadi berkembang, tingkat dan kecepatan pemulihan organisasi akan lebih terkait langsung dengan kemampuan mereka untuk membangun hubungan pemasok.

Mengotomatiskan Proses Penting

Kompleksitas sumber bahan langsung memerlukan pendekatan otomatis dan efisien untuk proses kritis — mulai dari sumber acara hingga pesanan pembelian (PO) hingga pemrosesan faktur. Dengan pandangan lengkap tentang proses di seluruh rantai pasokan mereka, perusahaan memiliki visibilitas yang lebih dalam tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Dengan mengotomatiskan proses penting, organisasi dapat merampingkan pekerjaan, meningkatkan komunikasi, dan mengurangi kesalahan yang dapat menyebabkan penundaan.

Pelacakan otomatis PO, integrasi waktu nyata dengan sistem ERP/MRP, dan pencocokan otomatis faktur, PO, dan tanda terima dapat membantu organisasi meningkatkan produktivitas di seluruh kategori pengeluaran langsung yang penting. Mereka dapat menerapkan perubahan pada proses yang telah ditetapkan dan mengukur dampak dari perubahan tersebut untuk mendorong peningkatan berkelanjutan. Terakhir, mereka dapat menerapkan algoritme AI/ML ke data yang mereka hasilkan untuk menyempurnakan proses dan kecerdasan permukaan lebih lanjut.

Mendorong Kolaborasi dan Wawasan

Ketika bisnis tumbuh lebih kompleks dan memperluas jangkauan mereka, kebutuhan akan kolaborasi yang aman dan dapat diakses hanya akan meningkat. Bisnis yang berhasil menciptakan ruang di mana karyawan, mitra, dan pemasok dapat berkolaborasi dengan cara swalayan akan berkembang. Dengan menghilangkan silo dan mengeksternalisasi informasi dari banyak pihak, bisnis manufaktur akan dapat meningkatkan visibilitas di seluruh jaringan pemasok mereka, menyelesaikan masalah lebih cepat, meningkatkan kinerja pemasok, dan mendorong nilai nyata bagi organisasi.

Masing-masing pendekatan ini memberikan kebenaran mendasar:Saat ini, cetak biru teknologi organisasi secara keseluruhan merupakan komponen utama dari strategi manajemen risikonya. Ketika rantai pasokan tumbuh lebih kompleks dan margin untuk kesalahan menyusut, perusahaan harus merangkul transformasi digital untuk memaksimalkan efisiensi secara internal dan menunjukkan stabilitas kepada rekanan, investor, dan pemangku kepentingan lainnya. Mereka yang tidak melakukannya akan dengan cepat menemukan diri mereka melampaui dan dikalahkan karena inovasi terus berakselerasi. Hal ini terutama berlaku di mil pertama, yang dapat membuat perbedaan antara transaksi yang menguntungkan dan perburuan liar.

Menerapkan solusi untuk mengatasi kebutuhan ini dapat mengakibatkan beberapa gangguan di depan, tetapi dengan pendekatan disiplin, organisasi dapat membuat transisi yang mulus hari ini sambil memaksimalkan peluang keberhasilan mereka besok. Di dunia yang penuh dengan ketidakpastian, manfaat transformasi digital adalah satu hal yang dapat diandalkan oleh perusahaan manufaktur.

Manav Garg adalah pendiri dan CEO Eka Software Solutions.