Memastikan Kesiapan Mil Pertama dalam Pengadaan Bahan Langsung

Gangguan yang semakin umum dan parah telah menyoroti proses yang tidak memadai dan kelemahan operasional di seluruh rantai pasokan. Dan sementara hampir mustahil untuk memprediksi setiap skenario yang mungkin, keraguan bisnis untuk mengadopsi solusi dan pendekatan teknologi baru akan terus memperparah dan memperpanjang durasi masalah ketika timbul.

Bagi perusahaan manufaktur, “mil pertama” adalah permainan dengan ancaman tinggi, seringkali mencakup hingga 70% pendapatan. Itu adalah tempat bahan baku disumber, dikonsolidasikan dan diproduksi. Pengadaan bahan baku seperti batu bara, batu kapur, baja, tembaga dan sebagainya memerlukan pendirian jangkauan global dan mengelola banyak lapisan kompleksitas dan risiko.

Pengadaan adalah area yang sangat matang untuk inovasi dan modernisasi. Pemimpin bisnis di seluruh berbagai industri tahu tantangan mengelola proses pengadaan terlalu baik. Mereka mengidentifikasi kebutuhan untuk produk tertentu dan mengamankan anggaran untuk memperolehnya — dan kemudian proses yang rumit untuk melibatkan dan mengevaluasi berbagai penyedia mengambil hidupnya sendiri, mengubah satu masalah menjadi dua.

Tantangan dalam pengadaan prevalen di semua industri, tetapi terutama dalam komoditas dan bahan langsung karena skala yang besar dari ruang ini — bahan biasanya dibeli dalam jumlah besar, memerlukan pengiriman massal dan banyak kolaborasi antara pemangku kepentingan yang berbedanya. Selain itu, kualitas bahan ini dapat bervariasi secara besar-besaran, dan banyak organisasi kesulitan mendapatkan visibilitas yang diperlukan untuk mengakui hal ini. Akhirnya, proses procurement harus diselesaikan tepat waktu karena keterlambatan kecil dapat menyebabkan gangguan rantai pasokan yang besar. Sebagai contoh, lihatlah saja saga Kanal Suez, yang terjadi pada bulan Maret dan terus memiliki dampak besar bagi sejumlah besar industri global.

Sayangnya, terlalu banyak organisasi dibatasi oleh platform legacy dan proses usang yang membuat procurement yang efisien tidak mungkin. Sistem ERP telah lambat untuk memenuhi persyaratan manajemen bahan langsung, yang seringkali melibatkan akuntansi untuk banyak kategori produk dengan parameter kualitas tertentu yang proses legacy tidak dapat mendukung dengan memadai. Sistem P2P, di sisi lain, sebagian besar dirancang untuk mengelola pengeluaran tidak langsung di mana supplier sebagian besar dapat ditukar. Di sisi lain, manajemen bahan langsung bergantung pada kolaborasi yang dalam dan berkelanjutan dengan supplier yang bekerja sebagai mitra strategis untuk mencapai tujuan bisnis.

Mungkin ketidakefisienan yang paling signifikan adalah kurangnya kolaborasi dan visibilitas di antara berbagai pemangku kepentingan di rantai pasokan, dengan banyak supplier yang berfungsi sebagai black box, menyediakan visibilitas yang sedikit ke dalam operasi mereka dan membuatnya sulit untuk melacak input, melacak variansi dan mengelola risiko.

Kolaborasi yang sedikit yang terjadi seringkali berlangsung terutama melalui metode yang tidak aman dan ketinggalan zaman seperti email atau panggilan telepon — sementara pada saat yang sama, informasi yang esensial dan sangat sensitif sering disimpan dan dibagikan melalui spreadsheet yang sederhana. Juga dapat sulit untuk mencapai pemangku kepentingan yang tepat saat diperlukan. Ini dapat membiarkan organisasi buru-buru untuk merespons urusan mendesak atau yang tidak terduga.

Saatnya yang tepat untuk mengubah praktik bisnis mil pertama dengan strategi pengadaan yang lebih baik. Produsen yang bergantung pada bahan langsung belum memanfaatkan efisiensi baru — sebagian karena sistem yang mereka gunakan terlalu kompleks dan terlalu kaku untuk kebutuhan mereka. Tanpa kemampuan untuk mengatasi masalah yang spesifik kategori, produsen risiko membuang kesempatan baru untuk memperoleh barang yang mereka butuhkan dengan lebih fleksibel, kolaboratif dan efektif.

Dengan menguasai mil pertama, bisnis dapat mengantisipasi bagaimana gangguan akan mempengaruhi rantai nilai mereka dan mengambil langkah untuk meminimalkan dampak tersebut. Dengan visibilitas real-time dan komunikasi yang ditingkatkan, bisnis dapat bekerja lebih kolaboratif dengan supplier untuk menemukan alternatif, menyesuaikan jadwal produksi dan meminimalkan dampak pada bottom line.

Membangun Jaringan Supplier yang Lebih Baik

Bagi beberapa perusahaan, mengelola risiko mungkin melibatkan menciptakan jaringan supplier yang lebih beragam, lebih lokal, alih-alih bergantung pada beberapa supplier global. Yang lain mungkin memiliki spesifikasi yang kompleks yang hanya dapat dipenuhi oleh beberapa supplier yang berkualifikasi. Untuk memastikan ketersediaan jangka panjang bahan langsung kritis, bisnis manufaktur menemukan cara baru untuk onboarding supplier lebih cepat dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan mitra pengadaan mereka — semuanya dengan proses standar yang didukung oleh teknologi.

Dengan wawasan yang lebih baik dan komunikasi yang lebih baik, pembeli dapat memahami kemampuan supplier tertentu dengan lebih baik, mengidentifikasi botol kemungkinan dan menyiapkan rencana kontinensi jika diperlukan. Saat upaya berkembang dari sekadar bertahan menuju berkembang, tingkat dan kecepatan pemulihan organisasi akan lebih terkait secara langsung dengan kemampuan mereka membangun hubungan supplier.

Otomatisasi Proses Kritis

Kompleksitas pengadaan bahan langsung memerlukan pendekatan yang diotomatisasi dan disederhanakan untuk proses kritis — dari event sourcing hingga purchase orders (PO) hingga pemrosesan invoice. Dengan tampilan lengkap dari proses di seluruh rantai pasokan, perusahaan memiliki visibilitas yang lebih dalam tentang apa yang bekerja dan apa yang tidak. Dengan mengotomatisasi proses kritis, organisasi dapat menyederhanakan pekerjaan, meningkatkan komunikasi dan mengurangi kesalahan yang dapat menyebabkan keterlambatan.

Pelacakan otomatis PO, integrasi real-time dengan sistem ERP/MRP, dan pencocokan otomatis invoice, PO dan penerimaan dapat membantu organisasi meningkatkan produktivitas di seluruh kategori pengeluaran langsung kritis. Mereka dapat menerapkan perubahan pada proses yang established dan mengukur dampak dari perubahan tersebut untuk mendorong perbaikan berkelanjutan. Akhirnya, mereka dapat menerapkan algoritma AI/ML pada data yang mereka hasilkan untuk memperbaiki proses lebih lanjut dan memunculkan kecerdasan.

Mendorong Kolaborasi dan Wawasan

Saat bisnis semakin kompleks dan memperluas jangkauan mereka, kebutuhan akan kolaborasi yang aman dan dapat diakses hanya akan meningkat. Bisnis yang berhasil menciptakan ruang di mana karyawan, mitra dan supplier dapat kolaborasi dengan cara self-service akan berkembang. Dengan menghilangkan silo dan externalisasi informasi dari banyak pihak, bisnis manufaktur akan dapat meningkatkan visibilitas di seluruh jaringan supplier mereka, menyelesaikan masalah lebih cepat, meningkatkan kinerja supplier dan mendorong nilai nyata bagi organisasi.

Setiap pendekatan ini menyumbang pada kebenaran fundamental: Hari ini, blueprint teknologi keseluruhan organisasi adalah komponen sentral dari strategi manajemen risiko. Saat rantai pasokan semakin kompleks dan margin kesalahan menyusut, perusahaan harus merangkul transformasi digital untuk memaksimalkan efisiensi secara internal dan menunjukkan stabilitas kepada mitra, investor dan pemangku kepentingan lainnya. Mereka yang tidak akan segera menemukan diri mereka kalah cepat dan kalah terlincah seiring inovasi terus mempercepat. Ini terutama benar di mil pertama, yang dapat membuat perbedaan antara transaksi yang menguntungkan dan pengejaran angin.

Mengimplementasikan solusi untuk mengatasi kebutuhan ini mungkin menghasilkan beberapa gangguan di depan, tetapi dengan pendekatan yang disiplin, organisasi dapat membuat transisi yang lancar hari ini sambil memaksimalkan peluang keberhasilan besok. Di dunia yang penuh dengan ketidakpastian, manfaat transformasi digital adalah satu hal yang dapat diandalkan oleh perusahaan manufaktur.

Manav Garg adalah pendiri dan CEO di Eka Software Solutions.