Penguasaan Sumber Sumber Strategis: 5 Langkah Teruji untuk Mengamankan Pemasok Berkualitas Tinggi

Secara tradisional, tujuan pencarian sumber adalah mengidentifikasi dan menetapkan pemasok yang paling memenuhi kebutuhan bisnis dan paling hemat biaya. Namun, pada tahun 2020, situasi berubah secara dramatis. Saat perusahaan harus menghadapi tantangan rantai pasok dan permintaan yang tak terdahulu, mereka harus dengan cepat merombak rantai pasok untuk memenuhi kebutuhan hari ini dan enam bulan ke depan.

Kebutuhan untuk membuat pencarian sumber menjadi lebih strategis dan responsif terhadap kebutuhan organisasi semakin krusial. Saat organisasi merombak rantai pasok mereka untuk tahun 2021, mereka memiliki kesempatan untuk meninjau kembali pencarian sumber mereka dengan menerapkan struktur dan organisasi yang menghasilkan hasil terbaik, dengan mengikuti lima langkah kunci untuk keberhasilan pencarian sumber strategis.

1. Evaluasi, Kumpulkan Data, dan Bangun Strategi

Langkah pertama dimulai dengan evaluasi yang disiplin dan terorganisir terhadap kebutuhan pencarian sumber Anda. Ini mencakup proses-proses berikut:

• Memperkuat hubungan pemasok. Pastikan Anda memiliki hubungan yang tepat dengan pemasok yang Anda kerjakan sehingga Anda sadar dan dapat dengan baik menyiapkan diri untuk proyek besar yang akan datang — seperti pengembangan baru atau rencana pertumbuhan.
• Analisis pengeluaran. Lakukan uraian rinci tentang seberapa banyak organisasi Anda mengeluarkan untuk apa, di mana pengeluaran dilakukan, dan identifikasi area di mana pengeluaran perlu ditingkatkan.
• Validasi proyek. Tentukan apakah Anda perlu mendapatkan pemasok baru untuk kategori yang Anda tuju untuk pencarian sumber, atau apakah itu sesuatu yang dapat direnegosiasikan.
• Pengumpulan data. Kumpulkan persyaratan dan data awal yang Anda butuhkan, seperti:
  • Kontrak yang ada dengan pemasok — termasuk syarat dan ketentuan
  • Statement of work
  • Analisis pasar pasokan
  • Data pengeluaran dari analisis pengeluaran Anda
• Strategi proyek. Selanjutnya, buat strategi proyek Anda yang mendetail cakupan dan skala proyek yang dimaksud serta jenis pemasok yang akan dipilih. Anda juga ingin menyertakan informasi tentang penghindaran risiko.

2. Tentukan Model Keterlibatan yang Tepat

Unsur kunci dalam mengembangkan strategi Anda terletak pada pemilihan acara pencarian sumber yang tepat, seperti eAuction atau RFQ yang detail. Keduanya menawarkan keuntungan tetapi pertimbangan yang berbeda harus diimbang dengan hati-hati untuk menentukan pendekatan yang tepat untuk bisnis Anda.

1. Inisiatif pengeluaran dengan kompleksitas rendah dan nilai tinggi. Untuk kategori yang berisi item bernilai tinggi dan relatif mudah untuk direnegosiasikan, baik eAuction maupun RFX adalah yang tepat. Anda perlu menilai: Apakah layak mengambil risiko membawa acara pencarian sumber ini ke setting eAuction? Anda mungkin mendapatkan harga yang lebih baik, tetapi Anda mungkin berisiko menjauhkan pemasok yang dapat lebih andal, dengan biaya yang lebih tinggi. Contohnya bisa jadi perangkat komputer dalam jumlah besar untuk organisasi, seperti notebook PC, untuk 3-6 bulan ke depan.
2. Inisiatif dengan kompleksitas tinggi dan nilai tinggi. Untuk proses pembelian yang kompleks, seperti pembelian item niche atau spesialis, item yang krusial untuk bisnis Anda, atau proyek jangka panjang seperti memasang gedung baru, Anda ingin membangun hubungan yang baik dengan pemasok calon. Artinya, Anda mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk membangun rapport dengan sejumlah pemasok terkemuka yang lebih sedikit, dalam kombinasi dengan RFI atau RFP online yang dapat diakomodasi oleh sistem pencarian sumber terbaik.
3. Inisiatif dengan kompleksitas rendah dan nilai rendah. Anda akan dapat mencapai kemenangan cepat untuk bisnis Anda dengan jenis pemasok ini. Anda dapat melakukannya dengan memasukkan beberapa produk atau layanan yang Anda pesan dalam jumlah besar ke dalam eAuction. Apa pun yang bernilai rendah dan mudah diperoleh, seperti perlengkapan kantor atau item pokok yang digunakan dalam bisnis Anda, dapat dikirim ke eAuction, di mana pemasok akan menawar satu sama lain dalam lingkungan yang terkontrol untuk memenangkan kontrak.
4. Inisiatif dengan kompleksitas tinggi dan nilai rendah. Terbaik untuk menggunakan RFX untuk jenis item ini; dengan proses pembelian yang rumit, menjalankan eAuction memakan waktu dan tidak efisien. Misalnya, Anda mungkin memiliki item nilai kecil seperti fitting kecil untuk produk yang Anda buat, tetapi penting bahwa fitting dibuat sesuai spesifikasi yang benar dan Anda dapat memastikan pengiriman.

Selanjutnya, Anda perlu mengirimkan permintaan proposal (RFP) untuk memberitahu pemasok yang dipilih tentang inisiasi proses pencarian sumber. Anda mungkin harus menangani banyak pertanyaan dari pemasok calon, jadi pastikan untuk menjelaskan secara tepat apa yang Anda inginkan dari mereka. Anda kemudian akan menerima tanggapan dari pemasok yang mendetail proposal untuk evaluasi.

Buat daftar pendek pemasok untuk membawa mereka ke fase negoisasi berikutnya, di mana Anda akan menjalankan aktivitas pencarian sumber Anda. Pastikan Anda memiliki hal-hal berikut:

• Ringkasan semua tanggapan RFP
• Daftar pendek detail semua pemasok
• Salinan evaluasi kelayakan pemasok
• Rencana negoisasi detail

3. Riset dan Tetapkan Pemasok Anda

Dalam meneliti pemasok untuk potensi penugasan, pastikan untuk mengevaluasi hal-hal berikut:

• Keterampilan komunikasi. Bagaimana komunikasi dengan pemasok Anda sejauh ini? Apakah mereka bersedia dan mampu menjawab pertanyaan Anda? Apakah itu dilakukan melalui telepon, email, atau melalui portal web? Jika Anda mengalami kesulitan untuk menghubungi pemasok selama proses tender, itu mungkin menjadi tanda buruk.
• Operasi pemasok. Bedakan apakah pemasok pilihan Anda dapat memenuhi kebutuhan Anda untuk jangka pendek dan di luarnya. Kami merekomendasikan untuk memulai dengan poin-poin ini:
• Keuangan. Apakah pemasok pilihan Anda stabil keuangan/untung? Seberapa banyak utang yang mereka tanggung? Jika situasi keuangan mereka tidak terlihat bagus, pertimbangkan untuk menawarkan kontrak jangka pendek sebagai uji coba.
• Infrastruktur. Interogasi pemasok Anda untuk mengidentifikasi cara organisasi mereka disiapkan dan apakah mereka memiliki sistem yang tersedia untuk mendukung volume barang/layanan yang Anda butuhkan. Turunkan ke fasilitas mereka, jika sesuai, untuk menyaksikan operasi mereka secara langsung.
• Rantai pasok. Apakah rantai pasok mereka kokoh untuk melestarikan mereka jika keadaan berubah menjadi buruk? Jika Anda perlu meningkatkan volume satu item, apakah rantai pasok pemasok Anda dapat mengakomodasi hal ini? Riset apakah mereka mampu mengakomodasi kebutuhan jangka pendek, seperti kondisi cuaca di luar musim atau keadaan yang memaksa.
• Etika. Minta pemasok untuk salinan pernyataan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan atau Pedoman Etika yang berlaku untuk memastikan ini sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
• Pelanggan. Apakah pemasok Anda memiliki hubungan besar dengan pelanggan lain? Jika ya, ini dapat membantu Anda memahami apakah mereka terlalu bergantung pada satu klien, yang potensial dapat mengganggu tingkat layanan yang Anda terima.
• Rencana bencana. Anda akan mengintegrasikan pemasok ke dalam rantai pasok Anda dan Anda perlu memastikan bahwa mereka dapat terus menyampaikan jika yang terburuk terjadi. Jika mereka tidak membagikan rencana ini, tanyakan mengapa dan pertimbangkan kembali kelayakan mereka.
• Kompetensi. Nilai kemampuan pemasok terhadap kebutuhan Anda. Bicara dengan manajer akun atau orang lain dari pemasok yang dipertimbangkan. Tanyakan pertanyaan yang menindih tentang kemampuan mereka untuk menyampaikan dalam keadaan luar biasa, seperti dalam kondisi cuaca ekstrim atau kekurangan bahan baku. Terakhir, bicara dengan pelanggan — Anda mungkin akan menemukan sesuatu yang pemasok Anda tidak bagikan.
• Biaya. Ini untuk memastikan transparansi dalam biaya. Tanyakan pada pemasok Anda:
  • Berapa total biaya produk/layanan?
  • Apakah biaya ini mencakup hal-hal seperti pemeliharaan, peningkatan layanan, pesanan ekstra (jika berlaku)?
  • Apakah biaya pengiriman termasuk?
  • Margin apa yang mereka peroleh?

Setelah meninjau semua di atas, jika pemenang yang jelas tidak terlihat, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuka kembali proses RFP untuk sekelompok kecil pemasok untuk mendorong mereka untuk meningkatkan penawaran mereka. Jika Anda telah menjalankan acara pencarian sumber RFX dan itu sesuai, Anda dapat mempertimbangkan untuk menjalankan eAuction terhadap beberapa pemasok terakhir, untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik.

Setelah dipilih, Anda harus memberitahu pemasok dan pemangku kepentingan internal melalui “Commitment Go Document,” yang menyatakan hal-hal berikut:

• Proposal penugasan
• Perkiraan manfaat keuangan
• Rencana implementasi
• Rencana transisi
• Kriteria dan target KPI
• Penilaian dan mitigasi risiko (misalnya, tindakan kepatuhan)
• Pertimbangan kontrak (misalnya, pengembangan SLA / syarat pembayaran / perbaikan tahunan)
• Komunikasi ke manajemen senior
• Rencana komunikasi ke pemangku kepentingan kunci

4. Implementasi Kontrak

Anda perlu bekerja dengan pemasok baru Anda untuk merancang rencana komunikasi untuk mengimplementasikan barang baru yang Anda pilih untuk bisnis Anda. Risiko potensial dari hubungan harus diidentifikasi dan kemudian diminimalkan dengan cukup tindakan kepatuhan. Pengaturan ini kemudian resmi melalui kontrak yang ditandatangani. Di masa lalu, ini adalah proses yang sangat memakan waktu yang melibatkan menyiapkan sejumlah besar kertas, tetapi saat ini teknologi dapat secara otomatis menghasilkan kontrak berdasarkan informasi yang telah disiapkan sebelumnya yang dimasukkan ke dalam sistem dan dari RFP yang sebelumnya dikirimkan untuk memastikan akurasi informasi pemasok.

Indikator Kinerja Utama dan tujuan harus ditetapkan dan dipantau untuk menjaga pemasok bertanggung jawab. Terakhir, Anda siap untuk mentransfer kepemilikan pemasok kepada orang yang tepat dalam organisasi Anda, dengan titik kontrol yang disepakati untuk pengiriman tingkat layanan dan kinerja terhadap tingkat layanan dan KPI yang disepakati.

5. Pengaturan dan Pemantauan Faktur

Setelah pemasok di-onboard, proses faktur harus diatur. Setiap perjanjian pemasok baru menciptakan kesempatan untuk berusaha untuk otomatisasi faktur, terutama jika kontrak baru menghasilkan volume faktur yang tinggi.

Pemantauan dan pelacakan kinerja pemasok secara berkelanjutan harus mencakup:

• Menerima pengiriman barang tepat waktu
• Produk berkualitas tinggi
• Pelanggan pelayanan yang luar biasa
• Faktur yang benar untuk jumlah yang benar dan barang yang benar
• Seberapa cepat pemasok berkomunikasi dengan Anda
• Ketersediaan stok

Terakhir, Anda harus melacak nilai penghematan yang Anda buat dengan pemasok baru untuk melaporkan kepada bisnis yang lebih luas bagaimana penghematan biaya yang diaktifkan oleh procurement telah memberikan manfaat pada garis bawah.

Membeli untuk bisnis adalah proses yang kompleks, bahkan pada saat terbaik. Memastikan proses yang solid telah dipasang akan memungkinkan organisasi Anda untuk dengan mahir menavigasi pergeseran pasar, kekurangan pasokan, dan kebutuhan yang berkembang secara berkelanjutan.

Shannon Kreps adalah vice president of product marketing di Medius, penyedia global perangkat lunak source-to-pay berbasis cloud.