Sumber Strategis:Lima Langkah untuk Mengamankan Pemasok Terbaik
Sementara secara tradisional tujuan pengadaan adalah untuk mengidentifikasi dan memberi penghargaan kepada pemasok yang paling memenuhi persyaratan bisnis dan paling hemat biaya, pada tahun 2020, permainan berubah secara dramatis. Karena perusahaan harus menavigasi tantangan rantai pasokan dan permintaan yang belum pernah terjadi sebelumnya, mereka harus segera mengubah rantai pasokan mereka untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan untuk enam bulan ke depan.
Kebutuhan untuk membuat sumber lebih strategis dan responsif terhadap kebutuhan organisasi tidak pernah lebih penting. Saat organisasi memperlengkapi kembali rantai pasokan mereka untuk tahun 2021, mereka memiliki kesempatan untuk meninjau kembali sumber mereka untuk menerapkan struktur dan organisasi guna mendorong hasil terbaik, dengan mengikuti lima langkah kunci ini untuk keberhasilan sumber strategis.
Evaluasi, kumpulkan data, dan buat strategi. Langkah pertama dimulai dengan memulai evaluasi yang disiplin dan terorganisir dari kebutuhan sumber Anda. Ini terdiri dari proses berikut:
- Memperkuat hubungan pemasok . Pastikan Anda memiliki hubungan yang tepat dengan pemasok yang bekerja dengan Anda sehingga Anda mengetahui dan dapat mempersiapkan dengan baik untuk setiap proyek besar yang akan datang — seperti pengembangan baru atau rencana pertumbuhan.
- Analisis pembelanjaan . Lengkapi run-down mendetail tentang berapa tepatnya yang dibelanjakan organisasi Anda untuk apa, di mana dibelanjakan, dan identifikasi area di mana pembelanjaan perlu ditingkatkan.
- Validasi proyek . Tentukan apakah Anda perlu mendapatkan pemasok baru untuk kategori yang ingin Anda cari, atau jika itu adalah sesuatu yang dapat Anda negosiasikan ulang.
- Pengumpulan data . Kumpulkan persyaratan dan data awal yang Anda butuhkan, seperti:
- Kontrak yang ada dengan pemasok — termasuk syarat dan ketentuan
- Surat Keterangan Kerja
- Analisis pasar pasokan
- Data pembelanjaan dari analisis pembelanjaan Anda
- Strategi proyek . Selanjutnya, buat strategi proyek Anda yang merinci cakupan dan skala proyek yang Anda maksudkan serta jenis pemasok yang akan dipilih. Anda juga ingin memasukkan informasi tentang penghindaran risiko.
Tentukan model keterlibatan yang tepat. Elemen kunci dalam mengembangkan strategi Anda terletak pada pemilihan sumber acara yang sesuai, seperti eAuction atau RFQ mendetail. Keduanya menawarkan keuntungan tetapi berbagai pertimbangan harus dipertimbangkan dengan cermat untuk menentukan pendekatan yang tepat untuk bisnis Anda.
- Inisiatif pembelanjaan dengan kompleksitas rendah dan bernilai tinggi . Untuk kategori yang berisi item bernilai tinggi, dan relatif mudah untuk dinegosiasikan, baik eAuction atau RFX sesuai. Anda perlu menilai:Apakah layak mengambil risiko membawa acara pengadaan ini ke pengaturan eAuction? Anda mungkin mendapatkan harga yang lebih baik, tetapi Anda dapat menanggung risiko mengasingkan pemasok yang bisa lebih dapat diandalkan, dengan biaya yang lebih tinggi. Salah satu contohnya adalah perangkat keras komputer massal untuk suatu organisasi, seperti PC notebook, untuk 3-6 bulan ke depan.
- Inisiatif yang sangat kompleks dan bernilai tinggi . Untuk proses pembelian yang kompleks, seperti membeli barang khusus atau khusus, barang yang penting bagi bisnis Anda, atau proyek jangka panjang seperti pemasangan gedung baru, Anda ingin mengembangkan hubungan yang baik dengan calon pemasok. Jadi, ini berarti Anda kemungkinan akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk membangun hubungan itu dengan lebih sedikit pemasok bereputasi baik, dikombinasikan dengan RFI atau RFP online yang dapat diakomodasi oleh sistem pengadaan breed terbaik.
- Inisiatif dengan kompleksitas rendah dan nilai rendah . Anda akan dapat mengeksekusi kemenangan cepat untuk bisnis Anda dengan jenis pemasok ini. Anda dapat melakukannya dengan menempatkan beberapa produk atau layanan yang Anda pesan dalam jumlah besar untuk eAuction. Apa pun yang bernilai rendah, dan mudah diperoleh, seperti perlengkapan alat tulis atau kebutuhan pokok yang digunakan dalam bisnis Anda, dapat dikirim ke eAuction, tempat pemasok akan menawar satu sama lain dalam lingkungan yang terkendali untuk memenangkan kontrak.
- Inisiatif dengan kompleksitas tinggi dan bernilai rendah . Yang terbaik adalah menggunakan RFX untuk jenis item ini; dengan proses pembelian yang rumit, memakan waktu dan tidak efisien untuk menjalankan eAuction. Misalnya, Anda mungkin memiliki barang bernilai kecil seperti fitting kecil untuk produk yang Anda produksi, tetapi fitting harus dibuat dengan spesifikasi yang tepat dan Anda dapat memastikan pengiriman.
Selanjutnya, Anda harus mengirimkan permintaan proposal (RFP) untuk memberi tahu pemasok terpilih tentang inisiasi proses pengadaan. Anda mungkin harus berurusan dengan banyak pertanyaan dari calon pemasok, jadi pastikan untuk menjelaskan dengan tepat apa yang Anda inginkan dari mereka. Anda kemudian akan menerima tanggapan dari pemasok yang merinci proposal untuk evaluasi.
Buat daftar pendek pemasok untuk membawa mereka ke fase negosiasi berikutnya, di mana Anda akan menjalankan aktivitas Sourcing Anda. Pastikan Anda memiliki yang berikut ini:
- Ringkasan semua tanggapan RFP
- Daftar lengkap semua pemasok
- Salinan evaluasi kelayakan pemasok
- Rencana negosiasi mendetail
Teliti dan berikan penghargaan kepada pemasok Anda. Dalam meneliti pemasok untuk mendapatkan penghargaan potensial, pastikan untuk mengevaluasi hal berikut:
- Kemampuan komunikasi . Bagaimana komunikasi dengan pemasok Anda sejauh ini? Apakah mereka bersedia dan mampu menjawab pertanyaan Anda? Apakah dilakukan melalui telepon, email atau melalui portal web? Jika Anda kesulitan mendapatkan pemasok selama proses tender, itu mungkin pertanda buruk.
- Operasi pemasok . Cari tahu apakah pemasok pilihan Anda dapat memenuhi kebutuhan Anda untuk jangka pendek dan seterusnya. Sebaiknya mulai dengan poin berikut:
- Keuangan . Apakah pemasok pilihan Anda stabil/menguntungkan secara finansial? Berapa banyak hutang yang mereka bawa? Jika situasi keuangan mereka tidak terlihat bagus, mungkin pertimbangkan untuk menawarkan kontrak jangka pendek sebagai percobaan.
- Infrastruktur . Menginterogasi pemasok Anda untuk mengidentifikasi cara organisasi mereka diatur dan apakah mereka memiliki sistem untuk mendukung volume barang/jasa yang mungkin Anda butuhkan. Jelajahi fasilitas mereka, jika perlu, untuk menyaksikan langsung operasi mereka.
- Rantai pasokan . Apakah rantai pasokan mereka kuat untuk menopang mereka jika keadaan berubah menjadi lebih buruk? Jika Anda perlu meningkatkan volume satu item, apakah rantai pasokan pemasok Anda dapat mengakomodasi ini? Selidiki apakah mereka dapat mengakomodasi persyaratan jangka pendek, seperti kondisi cuaca yang tidak sesuai musim atau keadaan yang meringankan.
- Etika . Mintalah salinan pernyataan Tanggung Jawab Sosial Perusahaan atau Pedoman Etika yang berlaku kepada pemasok untuk memastikan ini sejalan dengan persyaratan bisnis Anda.
- Pelanggan . Apakah pemasok Anda memiliki hubungan besar dengan pelanggan lain? Jika demikian, ini dapat membantu Anda memahami jika mereka terlalu mengandalkan satu klien, yang berpotensi mengganggu tingkat layanan yang Anda terima.
- Rencana bencana . Anda akan mengintegrasikan pemasok ke dalam rantai pasokan Anda dan Anda perlu memastikan bahwa mereka dapat terus mengirimkan jika yang terburuk terjadi. Jika mereka tidak membagikan rencana ini, pertanyakan alasannya dan pertimbangkan kembali kelayakannya.
- Kompetensi . Nilai kemampuan pemasok terhadap kebutuhan Anda. Bicaralah dengan manajer akun atau orang lain dari pemasok sebagai pertimbangan. Ajukan pertanyaan menyelidik tentang kemampuan mereka untuk memberikan dalam keadaan luar biasa, seperti dalam kondisi cuaca ekstrim atau kekurangan bahan baku. Terakhir, bicarakan dengan pelanggan — Anda mungkin menemukan sesuatu yang tidak dibagikan oleh pemasok Anda.
- Biaya . Hal ini untuk memastikan transparansi dalam penetapan biaya. Tanyakan kepada pemasok Anda:
- Berapa total biaya produk/layanan?
- Apakah biaya ini mencakup hal-hal seperti pemeliharaan, peningkatan layanan, pesanan luar biasa (jika berlaku)?
- Apakah sudah termasuk biaya pengiriman?
- Margin seperti apa yang mereka buat?
Setelah meninjau semua hal di atas, jika pemenang yang jelas tidak terlihat, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuka kembali proses RFP ke sejumlah kecil pemasok untuk mendorong mereka meningkatkan penawaran mereka. Jika Anda telah menjalankan acara pengadaan RFX dan itu sesuai, Anda dapat mempertimbangkan untuk menjalankan eAuction terhadap beberapa pemasok terakhir, untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik.
Setelah dipilih, Anda harus memberi tahu pemasok dan pemangku kepentingan internal melalui "Dokumen Go Komitmen", yang menyatakan sebagai berikut:
- Proposal penghargaan
- Perkiraan keuntungan finansial
- Rencana implementasi
- Rencana transisi
- Kriteria dan target KPI
- Penilaian dan mitigasi risiko (yaitu tindakan kepatuhan)
- Pertimbangan kontrak (yaitu pengembangan SLA / persyaratan pembayaran / peningkatan dari tahun ke tahun)
- Komunikasi dengan manajemen senior
- Rencana komunikasi kepada pemangku kepentingan utama
Penerapan kontrak. Anda harus bekerja dengan pemasok baru Anda untuk menyusun rencana komunikasi guna mengimplementasikan barang baru yang telah Anda pilih untuk bisnis Anda. Risiko potensial dari hubungan tersebut harus diidentifikasi dan kemudian dikurangi dengan langkah-langkah kepatuhan yang memadai. Pengaturan ini kemudian diformalkan melalui kontrak yang ditandatangani. Di masa lalu, ini adalah proses yang sangat memakan waktu yang melibatkan persiapan bertumpuk-tumpuk dokumen, tetapi saat ini teknologi dapat menghasilkan kontrak secara otomatis berdasarkan informasi yang telah disiapkan sebelumnya yang dicolokkan ke sistem sebelumnya dan dari RFP yang sebelumnya dikirimkan untuk memastikan keakuratan informasi pemasok .
Indikator Kinerja Utama dan tujuan harus ditetapkan dan dilacak untuk meminta pertanggungjawaban pemasok. Terakhir, Anda siap untuk mentransfer kepemilikan pemasok kepada orang yang tepat di organisasi Anda, dengan pos pemeriksaan yang disepakati untuk pengiriman dan kinerja tingkat layanan terhadap tingkat layanan dan KPI yang telah disepakati.
Penyiapan dan pemantauan faktur. Setelah pemasok masuk, proses faktur harus disiapkan. Setiap perjanjian pemasok baru menciptakan peluang untuk mendukung otomatisasi faktur, terutama jika kontrak baru menghasilkan volume faktur yang tinggi.
Pemantauan dan pelacakan kinerja pemasok yang berkelanjutan harus mencakup:
- Menerima pengiriman barang tepat waktu
- Produk berkualitas tinggi
- Layanan pelanggan yang sangat baik
- Faktur yang benar untuk jumlah yang tepat dan barang yang tepat
- Seberapa cepat pemasok berkomunikasi dengan Anda
- Ketersediaan stok
Terakhir, Anda harus melacak nilai penghematan yang telah Anda lakukan dengan pemasok baru untuk melaporkan kepada bisnis yang lebih luas bagaimana langkah-langkah penghematan biaya yang dimungkinkan oleh pengadaan ini telah menguntungkan laba.
Membeli untuk bisnis adalah proses yang kompleks, bahkan pada saat-saat terbaik. Memastikan proses yang baik diterapkan dengan kuat akan memungkinkan organisasi Anda dengan cekatan menavigasi pergeseran pasar, kekurangan pasokan, dan kebutuhan yang berkembang secara berkelanjutan.
Shannon Kreps adalah wakil presiden pemasaran produk di Medius, pemasok global perangkat lunak source-to-pay berbasis cloud.
