Cara Membangun Rantai Pasok yang Tangguh di Tengah Ketidakstabilan
Risiko terbesar dari rantai pasok adalah tertangkap tidak sedia-sedia.
Pada tahun 2007, Mattel Inc., pemilik garis mainan populer seperti Barbie, American Girl, dan Fisher Price, dipaksa untuk merecall jutaan mainan yang telah di-outsource ke produsen di Tiongkok. Meski mengharuskan perusahaan pemasoknya untuk menjalani audit eksternal untuk memastikan mereka beroperasi dengan baik dan etis, pemasok utama Mattel untuk mobil Hot Wheels telah melakukan subkontrak pengecatan ke perusahaan lain. Namun, alih-alih menggunakan cat yang disediakan oleh kontraktor Tier 1, subkontraktor menggunakan cat yang mengandung timbal yang berpotensi beracun, yang mengarah pada recall yang mahal dan merusak reputasi oleh Mattel.
Selama 20 tahun terakhir, banyak perusahaan lainnya telah dirusak oleh gangguan dalam hubungan rantai pasok mereka. Penyebab langsungnya bervariasi, termasuk perangkat lunak yang rusak, cacat produk, transportasi yang tidak efektif, penanganan bahan yang buruk, pelacakan inventori yang buruk, konflik antara kontraktor, dan representasi yang menyesatkan oleh pemasok. Yang semuanya berbagi adalah kurangnya visibilitas pembeli terhadap apa yang terjadi dengan rantai pasoknya, dan kesiapan yang kurang untuk menangani masalah setelah terlihat.
Dampak dari kurangnya kemampuan untuk dengan jelas melihat masalah yang mempengaruhi pemasok saat muncul dikalikan oleh kecepatan di mana gaya pasar beroperasi saat ini. Produk dan solusi disruptif yang memasuki pasar memberikan tekanan ekstrim pada rantai pasok untuk memberikan respons yang cepat. Produk konsumen yang telah menjadi objek gaya tantangan yang sama, di mana permintaan tidak stabil. Dalam kedua kasus, memiliki kemampuan untuk merespons perubahan pasar yang cepat adalah hal yang esensial. Terkejut oleh masalah atau keterbatasan pemasok dapat merusak; mempertahankan visibilitas adalah taktik kelangsungan bisnis yang kuat.
Itu karena, selain perubahan tak terduga dalam pasokan dan permintaan, rantai pasok juga menghadapi perubahan hampir permanen dalam pasar. Perubahan struktural tersebut biasanya berasal dari kemajuan ekonomi, perubahan politik dan sosial, tren demografi, dan kemajuan teknologi. Semua perkembangan ini perlu dipantau dan secara atau lain disesuaikan. Jika tidak perusahaan menyesuaikan rantai pasok mereka, mereka tidak akan tetap kompetitif untuk waktu yang lama.
Namun fakta adalah rantai pasok manufaktur terkenal kompleks. Gangguan pasokan yang sangat publik yang timbul dari pandemi COVID-19 telah membantu membawa poin itu ke rumah. Namun tim pengadaan seringkali kurang memiliki visibilitas konsisten di luar vendor Tier 1 mereka. Meskipun profesional peng kadang menangkap informasi mengenai pemasok Tier 2, dan sekali dalam beberapa waktu tentang pemasok Tier 3 mereka, semakin panjang rantai pasok, semakin rendah visibilitasnya. Dan semakin kurang visibilitas pembeli, semakin kurang siapnya untuk merespons perubahan.
Misalnya, studi Dun & Bradstreet atas perusahaan Fortune 1000 menemukan bahwa 162 dari mereka memiliki satu atau lebih pemasok Tier 1 di wilayah Wuhan di Tiongkok — titik nol untuk coronavirus. Mempertimbangkan apa yang kita ketahui sekarang tentang pandemi, angka ini tampak dapat dikelola — bahkan mungkin rendah. Namun saat mereka melihat sedikit lebih dalam, mereka menemukan bahwa sepenuhnya 938 dari perusahaan tersebut memiliki pemasok Tier 2 di sana. Ini benar-benar buruk.
Analisis dalam Harvard Business Review menyimpulkan bahwa rantai pasok yang berkinerja tinggi — yang memberikan perusahaan keuntungan kompetitif berkelanjutan — berbagi tiga karakteristik yang sangat penting. Pertama, rantai pasok yang hebat adalah lincah; mereka bereaksi secepatnya terhadap perubahan tiba-tiba dalam permintaan atau pasokan. Kedua, mereka berevolusi seiring waktu saat struktur dan strategi pasar berkembang. Dan ketiga, mereka menyelaraskan kepentingan semua perusahaan dalam jaringan rantai pasok sehingga semua pihak memaksimalkan kepentingan mereka. Dalam setiap kasus, memiliki visibilitas ke dalam rantai pasok dan konteks pasar adalah dasar untuk mengembangkan respons yang tepat waktu dan sesuai.
Tentu saja, melihat dengan jelas ke dalam operasi dalam pemasok dan pasar lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Saat berkaitan dengan pemasok, seringkali ada sejarah panjang hubungan adversarial. Praktik menindas pemasok tentang harga adalah warisan dari abad terakhir yang banyak perusahaan terus ikuti hingga hari ini. Namun, salah satu korban dari konflik tersebut adalah kolaborasi; pemasok jauh lebih tidak mungkin untuk bekerjasama dengan perusahaan yang mereka anggap sebagai pemarah, dan perilaku yang menentang mendorong penyalahgunaan harga dan bentuk balas dendam lainnya.
Penelitian dari McKinsey memberikan bukti yang menarik bahwa perusahaan yang telah berinvestasi dalam kolaborasi pemasok cenderung melampaui rekan-rekan mereka, menghasilkan pertumbuhan EBIT rata-rata 4,9% dibandingkan dengan yang tidak ada. Tampak jelas bahwa untuk banyak, ada kesempatan yang belum dimanfaatkan untuk menghasilkan nilai signifikan.
Selain itu, informasi tentang pemasok — yang menjadi dasar dari setiap aktivitas pengadaan — seringkali terpencil di berbagai koleksi data dan disimpan dalam silo terpisah, termasuk spreadsheet, database Access, e-mail, dokumen kertas, dan bahkan Post-It Notes. Sebagian besarnya lebih tersebar lagi berdasarkan garis departemen, termasuk keuangan, hukum, logistik, dan pembelian. Itu membuat hampir tidak mungkin untuk melakukan pekerjaan yang baik dalam strategic sourcing.
Sebaliknya, hubungan yang lebih kolaboratif, lebih banyak kemitraan dari persaingan, adalah arah yang telah diambil oleh banyak perusahaan yang sukses. Yang membedakan organisasi pengadaan yang maju adalah komitmen mereka untuk memdigitalkan aktivitas pembelian mereka. Ini berkisar dari onboarding dan pengumpulan informasi tentang pemasok potensial hingga pembayaran akhir. Singkatnya itu adalah source-to-pay (S2P) — platform terpadu yang tersedia dari berbagai vendor — yang biasanya mencakup identifikasi pemasok potensial, sourcing dan negosiasi, kontrak, pemesanan, dan faktur serta pembayaran untuk barang, bahan, dan layanan. Namun, beberapa juga mencakup analisis pengeluaran, visibilitas rantai pasok yang lebih besar, kepatuhan yang lebih baik, kolaborasi pemasok dan pemangku kepentingan yang lebih baik, dan peramalan kapasitas rantai pasok yang lebih baik. Dengan kemampuan S2P, pengadaan dapat tumbuh menjadi pilar dari strategi ketahanan dan manajemen risiko rantai pasok perusahaan, dan bahkan keuntungan kompetitif.
Pada saat ketika keraguan dan ketidakpastian tampaknya menjadi bagian besar dari norma baru, dan setiap perusahaan terdampak oleh krisis, tim pengadalah yang dapat membantu membangun rantai pasok yang lincah dan tangguh untuk menghadapi hampir semua badai. Tim pengadaan terkemuka dapat mengelola banyak tingkat rantai pasok dan memaksimalkan nilai data dan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik untuk mengurangi risiko dan masalah kinerja. Banyak organisasi pengadaan juga telah menerapkan praktik terbaik seperti program pengembangan pemasok, manajemen kategori, dan aktivitas kolaboratif lainnya. Untuk menyederhanakan dan mengaktifkan aktivitas ini, organisasi pengadaan kemungkinan telah beralih ke teknologi, termasuk solusi source-to-pay, untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan melalui aktivitas rantai pasok mereka.
Doug Keeley adalah senior product marketing manager di Ivalua, penyedia perangkat lunak manajemen pengeluaran berbasis cloud.
