Membangun Ketahanan Rantai Pasokan untuk Masa Gejolak
Satu-satunya risiko terbesar dari rantai pasokan adalah lengah.
Pada tahun 2007, Mattel Inc., pemilik lini mainan populer seperti Barbie, American Girl, dan Fisher Price, terpaksa menarik kembali jutaan mainan yang telah dialihdayakan ke produsen di Cina. Meskipun mengharuskan perusahaan pemasoknya untuk menjalani audit luar untuk memastikan mereka beroperasi dengan benar dan etis, pemasok utama mobil Hot Wheels Mattel telah mensubkontrakkan pengecatannya ke perusahaan lain. Namun, alih-alih menggunakan cat yang dipasok oleh kontraktor Tier 1, subkontraktor menggunakan cat yang berpotensi mengandung timbal beracun, yang menyebabkan Mattel melakukan penarikan yang mahal dan merusak reputasi.
Selama 20 tahun terakhir, banyak perusahaan lain telah dirusak oleh gangguan dalam hubungan rantai pasokan mereka. Penyebab langsung bervariasi, termasuk perangkat lunak yang cacat, cacat produk, transportasi yang tidak efektif, penanganan material yang buruk, pelacakan inventaris yang buruk, konflik antara kontraktor, dan representasi yang menyesatkan oleh pemasok. Apa yang mereka semua bagikan adalah kurangnya visibilitas pembeli tentang apa yang terjadi dengan rantai pasokannya, dan kurangnya kesiapan yang sesuai untuk menangani masalah begitu masalah itu menjadi jelas.
Dampak dari ketidakmampuan untuk melihat dengan jelas masalah yang mempengaruhi pemasok saat mereka muncul dikalikan dengan kecepatan operasi kekuatan pasar saat ini. Produk dan solusi yang mengganggu memasuki pasar memberikan tekanan ekstrem pada rantai pasokan untuk memberikan respons yang cepat. Produk konsumen yang menjadi objek mode menghadapi tantangan serupa, di mana permintaan berubah-ubah. Dalam kedua kasus, memiliki kemampuan untuk menanggapi perubahan pasar yang cepat sangat penting. Dibutakan oleh masalah atau keterbatasan pemasok bisa sangat menghancurkan; mempertahankan visibilitas adalah taktik bertahan hidup bisnis yang kuat.
Itu karena, selain perubahan tak terduga dalam penawaran dan permintaan, rantai pasokan juga menghadapi perubahan pasar yang hampir permanen. Pergeseran struktural tersebut biasanya berasal dari kemajuan ekonomi, perubahan politik dan sosial, tren demografi, dan kemajuan teknologi. Semua perkembangan itu perlu dipantau dan entah bagaimana diakomodasi. Kecuali perusahaan mengadaptasi rantai pasokan mereka, mereka tidak akan tetap kompetitif untuk waktu yang lama.
Tetapi kenyataannya adalah bahwa rantai pasokan manufaktur terkenal kompleks. Hambatan pasokan publik yang telah tumbuh dari pandemi COVID-19 telah membantu mendorong titik itu pulang. Namun tim pengadaan sering kali tidak memiliki visibilitas yang konsisten di luar vendor Tier 1 mereka. Meskipun profesional pengadaan terkadang menangkap informasi mengenai pemasok Tingkat 2, dan sesekali tentang pemasok Tingkat 3 mereka, semakin panjang rantai pasokan, semakin rendah visibilitasnya. Dan semakin sedikit visibilitas yang dimiliki pembeli, semakin tidak siap untuk merespons perubahan.
Misalnya, studi Dun &Bradstreet terhadap perusahaan Fortune 1000 menemukan bahwa 162 di antaranya memiliki satu atau lebih pemasok Tingkat 1 di wilayah Wuhan di Cina — titik nol untuk virus corona. Mempertimbangkan apa yang kita ketahui sekarang tentang pandemi, jumlah ini tampaknya dapat dikelola — bahkan mungkin rendah. Tetapi ketika mereka melihat sedikit lebih dalam, mereka menemukan bahwa sepenuhnya 938 dari perusahaan tersebut memiliki pemasok Tingkat 2 di sana. Nah, itu benar-benar buruk.
Analisis di Harvard Business Review menyimpulkan bahwa rantai pasokan berkinerja terbaik — rantai pasokan yang memberi perusahaan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan — memiliki tiga karakteristik yang sangat penting. Pertama, rantai pasokan yang hebat itu gesit; mereka segera bereaksi terhadap perubahan mendadak dalam permintaan atau penawaran. Kedua, mereka beradaptasi dari waktu ke waktu ketika struktur dan strategi pasar berkembang. Dan ketiga, mereka menyelaraskan kepentingan semua perusahaan dalam jaringan pasokan sehingga setiap orang memaksimalkan kepentingan mereka. Dalam setiap kasus, memiliki visibilitas ke dalam rantai pasokan dan konteks pasar sangat penting untuk mengembangkan tanggapan yang tepat waktu dan tepat.
Tentu saja, melihat dengan jelas cara kerja pemasok dan pasar lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Ketika datang ke pemasok, sering ada sejarah panjang hubungan permusuhan. Praktik memukuli pemasok atas harga adalah warisan abad terakhir yang terus diikuti banyak perusahaan hingga hari ini. Namun, salah satu korban dari konflik tersebut adalah kolaborasi; pemasok jauh lebih kecil kemungkinannya untuk bekerja sama dengan perusahaan yang mereka anggap sebagai pengganggu, dan perilaku bermusuhan mendorong penipuan harga dan bentuk pembalasan lainnya.
Penelitian dari McKinsey memberikan bukti kuat bahwa perusahaan yang telah berinvestasi dalam kolaborasi pemasok cenderung mengungguli rekan-rekan mereka, menghasilkan pertumbuhan EBIT rata-rata 4,9% jika dibandingkan dengan mereka yang tidak. Tampak jelas bahwa bagi banyak orang, ada peluang yang belum dimanfaatkan untuk menghasilkan nilai yang signifikan.
Di luar itu, informasi tentang pemasok — yang merupakan dasar dari setiap aktivitas pengadaan — sering tersebar di beberapa kumpulan data dan disimpan dalam silo terpisah, termasuk spreadsheet, database Access, email, dokumen kertas, dan bahkan Post-It Notes . Sebagian besar tersebar lebih jauh di sepanjang lini departemen, termasuk keuangan, hukum, logistik, dan pembelian. Itu membuatnya hampir mustahil untuk melakukan pekerjaan dengan baik dalam pengadaan strategis.
Sebaliknya, hubungan yang lebih kolaboratif, lebih banyak kemitraan daripada persaingan, adalah arah yang diambil banyak perusahaan sukses. Yang membedakan organisasi pengadaan tingkat lanjut adalah komitmen mereka untuk mendigitalkan aktivitas pembelian mereka. Ini berkisar dari orientasi dan pengumpulan informasi tentang calon pemasok hingga pembayaran akhir. Singkatan untuk itu adalah source-to-pay (S2P) —platform terpadu yang tersedia dari beberapa vendor — yang biasanya mencakup identifikasi pemasok potensial, sumber dan negosiasi, kontrak, pemesanan, dan faktur serta pembayaran untuk barang, bahan, dan layanan. Namun, beberapa juga mencakup analisis pengeluaran, peningkatan visibilitas rantai pasokan, kepatuhan yang lebih besar, peningkatan kolaborasi pemasok dan pemangku kepentingan, dan perkiraan kapasitas rantai pasokan yang lebih baik. Dengan kemampuan S2P, pengadaan dapat tumbuh menjadi pilar ketahanan rantai pasokan dan strategi manajemen risiko perusahaan, dan bahkan keunggulan kompetitif.
Pada saat keraguan dan ketidakpastian tampaknya menjadi bagian penting dari norma baru, dan setiap perusahaan terkena dampak krisis, tim pengadaanlah yang dapat membantu membangun rantai pasokan yang gesit dan tangguh untuk menghadapi hampir semua badai. Tim pengadaan terkemuka dapat mengelola berbagai tingkat rantai pasokan dan memaksimalkan nilai data dan informasi untuk membuat keputusan yang lebih baik guna mengurangi risiko dan masalah kinerja. Banyak organisasi pengadaan juga telah menerapkan praktik terbaik seperti program pengembangan pemasok, manajemen kategori, dan aktivitas kolaboratif lainnya. Untuk merampingkan dan mengaktifkan aktivitas ini, organisasi pengadaan kemungkinan akan beralih ke teknologi, termasuk solusi sumber-untuk-bayar, untuk memaksimalkan nilai yang dihasilkan melalui aktivitas rantai pasokan mereka.
Doug Keeley adalah manajer pemasaran produk senior di Ivalua, penyedia perangkat lunak manajemen pembelanjaan berbasis cloud.
