Panduan Pembelian CMMS Terbaik
Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) adalah pilihan populer di banyak industri untuk mengelola semua jenis aktivitas pemeliharaan. Data dari 2017 menunjukkan bahwa 78% perusahaan yang mengadopsi sistem CMMS melihat peningkatan positif dalam masa pakai peralatan. Hasil ini nyata, dan tentu saja ada manfaat untuk memanfaatkan sistem yang terorganisir dan lengkap untuk mengelola kegiatan ini.
Di sisi lain, data tambahan dari Maintenance World menunjukkan bahwa antara 40% dan 80% implementasi CMMS gagal. Salah satu cara terbaik untuk mencegah proyek Anda gagal adalah merencanakan evaluasi, pengujian, dan implementasi sistem CMMS dengan benar. Panduan ini akan membantu Anda memberikan gambaran umum tentang komponen penting, definisi, manfaat, dan biaya yang terkait dengan banyak penawaran populer di pasar. Informasi ini relevan dengan ukuran bisnis apa pun, mulai dari operasi lokal kecil hingga perusahaan internasional.
Dalam panduan ini, kita akan membahas:
- Apa Itu Program CMMS?
- Siapa yang Menggunakan CMMS?
- Bagaimana Cara Kerja CMMS?
- Manfaat Menggunakan CMMS
- Fitur Umum Perangkat Lunak CMMS
- Cara Memilih CMMS yang Tepat
- Berapa Biaya Perangkat Lunak CMMS?
Apa Itu Program CMMS?
CMMS dirancang untuk merampingkan semua aktivitas manajemen pemeliharaan untuk satu situs atau seluruh perusahaan. Sesuai dengan namanya, ini adalah program perangkat lunak yang terintegrasi dengan perangkat keras tambahan, seperti pemindai dan sensor, untuk memberikan pandangan yang komprehensif tentang fasilitas atau gudang. Ada sejumlah sistem perangkat lunak terkait yang mirip dengan CMMS, dan fitur di antara mereka terkadang dapat tumpang tindih. Berikut adalah beberapa jenis solusi perangkat lunak serupa yang digunakan oleh perusahaan saat ini:
- Manajemen Aset Perusahaan (EAM) . Ketika perusahaan tumbuh dalam ukuran, melacak setiap aset individu bisa menjadi lebih sulit. EAM memberikan solusi lengkap untuk mengelola aset di semua situs yang dikontrol perusahaan. Sangat mirip dengan CMMS, EAM sering berisi fitur serupa selain integrasi dengan platform Enterprise Resource Planning (ERP) yang lebih besar. Koneksi ini memberi pengguna EAM kemampuan untuk melacak dan memantau aset selain menghubungkan biaya dengan aktivitas keuangan perusahaan mereka.
- Pemeliharaan Fasilitas (FM) . Perangkat lunak FM memungkinkan pengguna untuk melacak dan menyelesaikan perintah kerja pemeliharaan preventif dan memantau informasi dasar untuk setiap aset. Fitur-fitur ini selalu disertakan sebagai komponen inti platform CMMS.
- Pemeliharaan Pencegahan (PM) . Ini adalah jenis perangkat lunak lain yang berfokus pada proses penyelesaian perintah kerja untuk kegiatan pemeliharaan. Mereka biasanya menyertakan fitur inti untuk penjadwalan, pelaksanaan, dan pelacakan semua pekerjaan pemeliharaan preventif ini. Ini sering dikelompokkan dengan jajaran program perangkat lunak yang sangat mirip yang dikenal sebagai sistem manajemen perintah kerja.
- Pemeliharaan Armada . Setiap bisnis yang mengoperasikan armada truk atau kendaraan akan memiliki pertimbangan yang unik, termasuk pelacakan jarak tempuh dan perencanaan rute. Ada program perangkat lunak yang menyertakan kemampuan untuk melacak detail ini, dan Anda juga dapat menemukannya di beberapa platform CMMS yang disesuaikan untuk kebutuhan operator armada.
Siapa yang Menggunakan CMMS?
Perangkat lunak manajemen pemeliharaan sekarang digunakan di perusahaan dari semua ukuran di seluruh industri di seluruh dunia. Melihat tiga tingkatan ukuran bisnis utama dapat membantu Anda memahami di mana perusahaan Anda cocok dan tingkat layanan yang mungkin tersedia:
- Perusahaan Besar . Sebagian besar perusahaan ini sudah memiliki sistem ERP lengkap dan menggunakan beberapa bentuk EAM atau CMMS untuk mengelola aset mereka. Perusahaan sebesar ini harus sangat berhati-hati tentang perubahan dan biasanya memerlukan penyesuaian dan banyak integrasi pihak ketiga ketika mengevaluasi sistem baru. Platform CMMS yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan besar biasanya lebih kompleks dan dapat disesuaikan dengan ribuan fitur potensial.
- Bisnis Menengah . Sebuah perusahaan yang dianggap sebagai bisnis menengah biasanya dalam masa transisi dan menjalani proses yang berkepanjangan untuk menetapkan proses dasar yang kuat dan operasi penskalaan. Mereka mungkin tidak memerlukan semua fitur sistem EAM dan ERP yang berfungsi penuh, tetapi mereka mungkin memiliki beberapa kebutuhan unik yang melampaui fungsionalitas inti dari CMMS dasar. Penting bagi pelanggan ini untuk mempertimbangkan fleksibilitas sistem CMMS baru dan bagaimana platform dapat tumbuh bersama dengan perusahaan mereka.
- Usaha Kecil . Segmen perusahaan ini saat ini dilayani oleh lebih dari seribu vendor CMMS. Sejumlah besar pilihan dapat membuat evaluasi perangkat lunak sulit bagi pelanggan ini. Cara terbaik bagi bisnis kecil untuk mengevaluasi CMMS adalah dengan meninjau fitur inti sistem, kemudahan penerapan, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan prioritas tertinggi.
Saat mengevaluasi CMMS dan membuat rencana sumber daya dan pelatihan, penting juga untuk memikirkan berbagai departemen dalam perusahaan Anda yang akan menggunakan sistem tersebut. Ada sejumlah peran yang bisa sangat diuntungkan dengan memanfaatkan CMMS. Ini termasuk:
- Manajer Pemeliharaan
- Manajer Fasilitas atau Operasi
- Manajer Inventaris
- Manajer Pemeliharaan Produktif Total (TPM)
- Personil EH&S
- Teknisi
- Staf produksi
- Kontraktor
- Departemen TI
Perusahaan dapat memilih hampir semua kombinasi izin akses untuk CMMS mereka. Dalam beberapa kasus, penerapan lean dapat digunakan, dengan manajemen pemeliharaan menjadi satu-satunya sumber daya yang memiliki akses ke sistem. Di tempat lain, upaya ini jauh lebih kolaboratif dan inklusif, dengan melibatkan sejumlah departemen. Di dalam organisasi Anda, penting untuk mempertimbangkan siapa yang harus terlibat, tanggung jawab apa yang mereka miliki, dan bagaimana mereka dapat menambahkan nilai pada penerapan CMMS.
Bagaimana Cara Kerja CMMS?
CMMS menyediakan platform terpusat untuk pengelolaan semua aktivitas pemeliharaan. Platform ini menghubungkan operator, perencana, eksekutif, dan sumber daya lainnya dengan cara yang membantu mereka melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif. Ini juga memberikan visibilitas dan transparansi ke data penting untuk semua orang yang terlibat. Saat memikirkan tentang bagaimana CMMS digunakan, ada empat fungsi utama yang perlu diingat:
- Identifikasi Masalah . Ketika ada masalah di pabrik atau gudang, CMMS membantu mengidentifikasi dengan cepat apa yang salah dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya untuk memperbaikinya. Karena seluruh sistem terhubung, mudah untuk mengidentifikasi masalah apa pun, seperti kehilangan inventaris, pembengkakan biaya, atau kegagalan peralatan.
- Manajemen Kerja . Fungsi utama CMMS adalah membantu mengatur dan menyelesaikan permintaan kerja untuk pemeliharaan preventif, prediktif, dan korektif. Perangkat lunak ini akan memiliki alat tidak hanya untuk pekerjaan logging tetapi juga untuk mengelola persetujuan dan merampingkan alur kerja.
- Akar Penyebab . Program pemeliharaan yang efektif harus memiliki proses yang ditentukan untuk menentukan akar penyebab kegagalan peralatan atau masalah lainnya. Dengan memanfaatkan CMMS untuk melacak aktivitas ini dan menjadikannya digital, menjadi lebih mudah untuk menemukan informasi tentang kegagalan berulang dan menggunakan pengetahuan seluruh tim untuk menemukan solusi yang andal.
- Catatan Sejarah . Dalam hal catatan, CMMS adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan bahwa arsip Anda akurat dan dipersiapkan dengan baik untuk audit atau tinjauan historis apa pun. Arsip catatan digital juga merupakan cara terbaik untuk membuat berbagi informasi di antara tim Anda dan kontraktor atau pemangku kepentingan pihak ketiga menjadi cepat dan efektif.
Manfaat Menggunakan CMMS
Menggunakan CMMS membuat seluruh perusahaan Anda terorganisir dan memiliki sejumlah manfaat dibandingkan metode tradisional dan pelacakan manual. Beberapa manfaat utama CMMS meliputi:
- Perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan yang efektif
- Manajemen perintah kerja
- Pengurangan waktu lembur
- Keamanan yang ditingkatkan
- Transparansi seluruh bisnis
- Mengurangi waktu henti peralatan
- Lebih sedikit dokumen
- Peningkatan produktivitas
- Penghitungan inventaris suku cadang yang akurat
- Hapus metrik, KPI, dan pelaporan
Bagian dari tantangan dalam memilih CMMS adalah menemukan sistem yang memiliki keseimbangan fitur dan nilai yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Untuk memaksimalkan manfaat CMMS, meskipun Anda sudah memilikinya, Anda harus secara rutin meninjau apakah Anda memanfaatkan manfaat utama dan fitur baru yang telah dirilis.
Fitur Umum Perangkat Lunak CMMS
CMMS adalah platform multi-faceted yang berkisar pada sejumlah fungsi penting yang semuanya terhubung ke database pusat. Saat mengevaluasi perangkat lunak, selalu mulai dengan fitur inti ini untuk memastikan bahwa fitur tersebut dirancang dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Meskipun sebagian besar program perangkat lunak CMMS akan berisi fitur ini, mereka mungkin menawarkan alat dan opsi konfigurasi yang sangat berbeda.
Manajemen Perintah Kerja . Seperti disebutkan sebelumnya, manajemen perintah kerja merupakan fitur inti dari semua sistem CMMS. Alur kerja manajemen perintah kerja yang efektif akan memungkinkan pengguna untuk dengan mudah melihat status perintah kerja, menetapkan personel dan suku cadang, dan memproses penyelesaian perintah kerja. Selain itu, banyak platform CMMS terkemuka juga menyertakan kemampuan untuk:
- Tetapkan informasi akar masalah
- Otomatiskan pembuatan perintah kerja baru
- Lampirkan dokumentasi tambahan untuk pesanan individual
- Buat perintah kerja secara otomatis untuk pemicu pemeliharaan preventif
Manajemen Inventaris . Fasilitas tipikal dapat berisi ribuan suku cadang dan aksesori individual yang diperlukan untuk memelihara peralatan di lokasi. CMMS biasanya akan menyertakan dukungan untuk pengelolaan inventaris ini, termasuk alat untuk mengatur pemasok, meninjau biaya, dan menetapkan tingkat inventaris.
Manajemen Tenaga Kerja t. Personil, baik staf internal maupun kontraktor, merupakan sumber daya penting untuk menyelesaikan kegiatan pemeliharaan dan terkait fasilitas. Data seperti gaji, shift, dan sertifikasi biasanya dapat dilacak dalam CMMS dan memberikan gambaran yang jelas tentang siapa yang tersedia dan untuk jenis pekerjaan apa.
Pengelolaan Aset . Kami telah menyebutkan di atas bahwa sistem EAM dan CMMS sering dibandingkan satu sama lain, dengan keduanya menawarkan manajemen aset sebagai fitur inti. Meskipun fitur pelacakan aset mungkin tidak seluas di CMMS dibandingkan dengan EAM, sebagian besar sistem akan menyertakan registri aset, lokasi peralatan yang ditentukan, dan data kinerja. Salah satu variabel utama di antara platform CMMS adalah dukungan untuk periferal pihak ketiga seperti pengukur, sensor, dan peralatan lain yang dapat digunakan untuk memantau peralatan secara real-time.
Cara Memilih CMMS yang Tepat
Sebaiknya bentuk tim proyek untuk mengevaluasi dan memilih CMMS untuk perusahaan Anda. Melakukannya akan membantu tim Anda tetap fokus pada tenggat waktu dan anggaran yang sesuai untuk menjaga keseluruhan proyek Anda tetap pada jalurnya. Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan beberapa langkah penting ini dalam merencanakan evaluasi Anda:
- Mulailah dengan mempertimbangkan ukuran bisnis Anda dan prioritas strategis utama yang dapat didukung oleh CMMS. Ini akan membantu Anda memilih cakupan fitur awal yang sesuai untuk CMMS ideal yang dapat langsung mempersempit daftar vendor potensial.
- Bandingkan fitur yang Anda inginkan untuk setiap sistem dan hilangkan fitur yang tidak sesuai dengan cakupan bisnis Anda atau memiliki batasan kegunaan yang dapat berdampak negatif pada penerapan Anda.
- Tinjau perangkat keras yang didukung, integrasi pihak ketiga, dan fitur API apa pun yang tersedia untuk setiap opsi. Ini adalah waktu yang tepat untuk benar-benar membandingkan bagaimana CMMS dapat berintegrasi dengan sistem dan proses Anda yang ada.
- Diskusikan pelatihan dan opsi dukungan dengan setiap vendor, termasuk biaya tambahan apa pun yang terkait dengan peluncuran dan pemeliharaan perangkat lunak. Banyak perusahaan akan memiliki cara yang berbeda untuk menghitung biaya ini, dan sangat penting untuk tidak meremehkan pentingnya dan biaya kebutuhan pelatihan yang berkelanjutan.
- Setelah menyelesaikan tinjauan awal, Anda dapat menyusun ROI komprehensif untuk penerapan CMMS Anda dan membandingkan manfaat di antara daftar penyedia akhir Anda.
Berapa Biaya Perangkat Lunak CMMS?
Vendor perangkat lunak CMMS biasanya akan menawarkan satu atau lebih dari rencana harga dasar berikut kepada pelanggan mereka. Opsi-opsi ini ditampilkan dalam urutan preferensi umum dari perusahaan yang lebih kecil ke yang lebih besar. Sebagian besar operasi yang lebih kecil akan menemukan nilai terbaik dengan memilih paket yang membebankan biaya per pengguna, sementara organisasi besar harus mempertimbangkan potensi manfaat dari paket tak terbatas atau yang memenuhi kebutuhan yang lebih luas.
- Per Pengguna, Per Bulan . Ini mungkin struktur biaya CMMS yang paling umum terlihat saat ini, di mana harga didasarkan pada biaya bulanan untuk setiap pengguna sistem. Terkadang ini dihitung berdasarkan jumlah pengguna bersamaan yang aktif di sistem pada waktu tertentu. Dalam kasus lain, ini didasarkan pada jumlah pengguna aktif yang terdaftar di sistem. Anda juga dapat melihat harga berjenjang berdasarkan tingkat akses yang diperlukan untuk setiap orang, seperti manajer fasilitas versus teknisi pemeliharaan.
- Per Bulan . Dalam hal paket sederhana per bulan, Anda biasanya akan menemukan harga yang bervariasi berdasarkan jumlah pengguna, lokasi, atau fitur yang disediakan. Mungkin juga ada perbedaan besar berdasarkan tingkat penyesuaian dan dukungan yang diberikan oleh vendor.
- Biaya Lisensi Satu Kali . Biasanya disediakan untuk perusahaan besar yang menginginkan kontrol penuh atas penerapan, beberapa vendor menawarkan perangkat lunak dengan biaya satu kali. Opsi ini mencakup biaya lisensi di muka yang lebih besar yang kemudian biasanya memberi pelanggan akses tak terbatas ke banyak fitur dan kemungkinan penghematan biaya jangka panjang.
Selain biaya perangkat lunak langsung, juga termasuk sumber sekunder seperti pelatihan, dukungan, pemeliharaan, dan biaya implementasi. Ini sangat penting saat meninjau ROI Anda dan memastikan bahwa Anda dapat mengukur nilai dan manfaat nyata dari sistem CMMS baru Anda.
Bacaan Lebih Lanjut tentang Perangkat Lunak CMMS
Untuk informasi selengkapnya tentang perangkat lunak CMMS, kunjungi sumber daya berikut:
- Panduan Akuisisi &Penerapan CMMS (Pemeliharaan FT)
- Peran CMMS Whitepaper (Pusat Sumber Daya Pemeliharaan Pabrik)
- Prinsip Penerapan CMMS (ResearchGate)
- Panduan Memilih CMMS (Solusi Bung)
- CMMS:Panduan Anda untuk Sukses (FMX)
- CMMS, CAFM, dan EAM:Panduan Anda untuk Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas (Acruent)
- Panduan Penerapan CMMS Tanpa Stres (Manajemen Aset Nyata)
- Studi Kasus Persyaratan CMMS (Science Direct)
- Panduan CMMS (Perawatan Pemeliharaan)
- Sistem CMMS (WBDG)