Panduan Pembelian CMMS Lengkap: Maksimalkan Kinerja Aset

Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) adalah pilihan populer di banyak industri untuk mengelola aktivitas pemeliharaan segala jenis. Data dari 2017 menunjukkan bahwa 78% perusahaan yang mengadopsi sistem CMMS melihat perbaikan positif pada umur peralatan. Hasil ini nyata, dan tentu saja ada manfaat dalam menggunakan sistem yang terorganisir dan lengkap untuk mengelola aktivitas ini.

Di sisi lain, data tambahan dari Maintenance World menunjukkan bahwa antara 40% dan 80% implementasi CMMS gagal. Salah satu cara terbaik untuk mencegah proyek Anda gagal adalah dengan merencanakan dengan baik evaluasi, pengujian, dan implementasi sistem CMMS. Panduan ini akan membantu memberikan gambaran umum tentang komponen, definisi, manfaat, dan biaya yang terkait dengan berbagai tawaran populer di pasar. Informasi ini relevan untuk setiap ukuran bisnis dari operasi lokal kecil hingga perusahaan internasional.

Dalam panduan ini, kami akan membahas:

• Apa itu Program CMMS?
• Siapa yang Menggunakan CMMS?
• Bagaimana CMMS Bekerja?
• Manfaat Menggunakan CMMS
• Fitur Umum Perangkat Lunak CMMS
• Cara Memilih CMMS yang Tepat
• Berapa Biaya Perangkat Lunak CMMS?

Apa itu Program CMMS?

CMMS dirancang untuk menyederhanakan semua aktivitas manajemen pemeliharaan untuk satu situs atau seluruh perusahaan. Seperti yang namanya implikasikan, ini adalah program perangkat lunak yang terintegrasi dengan perangkat keras tambahan, seperti pemindai dan sensor, untuk menyediakan gambaran menyeluruh tentang fasilitas atau gudang. Ada sejumlah sistem perangkat lunak terkait yang mirip dengan CMMS, dan fitur di antara mereka dapat tumpang tindih terkadang. Berikut adalah beberapa jenis solusi perangkat lunak yang serupa yang digunakan oleh perusahaan saat ini:

• Manajemen Aset Perusahaan (EAM). Saat perusahaan berkembang dalam ukuran, melacak setiap aset individu dapat menjadi lebih sulit. EAM menyediakan solusi lengkap untuk mengelola aset di semua situs yang dikontrol perusahaan. Sangat mirip dengan CMMS, EAM seringkali memiliki fitur serupa selain integrasi dengan platform Enterprise Resource Planning (ERP) yang lebih besar. Koneksi ini memberikan pengguna EAM kemampuan untuk melacak dan memantau aset selain menghubungkan biaya ke aktivitas keuangan korporat mereka.
• Pemeliharaan Fasilitas (FM). Perangkat lunak FM memungkinkan pengguna untuk melacak dan menyelesaikan pesanan kerja pemeliharaan mencegah dan memantau informasi dasar untuk setiap aset. Fitur ini selalu disertakan sebagai komponen inti platform CMMS.
• Pemeliharaan Mencegah (PM). Ini adalah jenis perangkat lunak lain yang berfokus pada proses menyelesaikan pesanan kerja untuk aktivitas pemeliharaan. Mereka biasanya mencakup fitur inti untuk menjadwalkan, melakukan, dan melacak semua pekerjaan pemeliharaan mencegah ini. Ini sering dikelompokkan dengan garis program perangkat lunak yang sangat mirip yang dikenal sebagai sistem manajemen pesanan kerja.
• Pemeliharaan Armada. Setiap bisnis yang mengoperasikan armada truk atau kendaraan akan memiliki pertimbangan unik, termasuk pelacakan jarak tempuh dan perencanaan rute. Ada program perangkat lunak yang mencakup kemampuan untuk melacak detail ini, dan Anda juga dapat menemukannya di beberapa platform CMMS yang disesuaikan dengan kebutuhan operator armada.

Siapa yang Menggunakan CMMS?

Perangkat lunak manajemen pemeliharaan sekarang digunakan di perusahaan segala ukuran di seluruh industri di seluruh dunia. Melihat tiga tingkat ukuran bisnis utama dapat membantu Anda memahami di mana perusahaan Anda berada dan tingkat layanan yang mungkin tersedia:

• Perusahaan Besar. Kebanyakan perusahaan ini sudah memiliki sistem ERP lengkap dan menggunakan bentuk EAM atau CMMS untuk mengelola aset mereka. Perusahaan dengan ukuran ini harus sangat teliti tentang perubahan dan biasanya memerlukan kustomisasi serta banyak integrasi pihak ketiga saat mengevaluasi sistem baru. Platform CMMS yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan besar biasanya lebih kompleks dan dapat disesuaikan dengan ribuan fitur potensial.
• Bisnis Menengah. Perusahaan yang dianggap sebagai bisnis menengah biasanya berada dalam transisi dan melalui proses yang panjang untuk mendirikan proses dasar yang kuat dan menskala operasi. Mereka mungkin tidak memerlukan semua fitur EAM dan ERP yang berfungsi sepenuhnya, tetapi mereka mungkin memiliki kebutuhan unik yang melampaui fungsionalitas inti CMMS dasar. Penting bagi pelanggan ini untuk mempertimbangkan fleksibilitas sistem CMMS baru dan bagaimana platform dapat tumbuh bersama perusahaan mereka.
• Bisnis Kecil. Segmen perusahaan ini saat ini dilayani oleh lebih dari seribu vendor CMMS. Sejumlah besar opsi dapat membuat evaluasi perangkat lunak menjadi sulit bagi pelanggan ini. Cara terbaik bagi bisnis kecil untuk mengevaluasi CMMS adalah dengan meninjau fitur inti sistem, kemudahan implementasi, dan kemampuan untuk memenuhi kebutuhan prioritas tertinggi.

Saat mengevaluasi CMMS dan membuat rencana sumber daya dan pelatihan, juga penting untuk memikirkan berbagai departemen dalam perusahaan Anda yang akan menggunakan sistem. Ada sejumlah peran yang dapat mendapat manfaat besar dari penggunaan CMMS. Ini meliputi:

• Manajer Pemeliharaan
• Manajer Fasilitas atau Operasi
• Manajer Inventori
• Manajer Total Productive Maintenance (TPM)
• Personel EHS
• Teknisi
• Staf produksi
• Kontraktor
• Departemen TI

Perusahaan dapat memilih hampir kombinasi izin akses apa pun untuk CMMS mereka. Dalam beberapa kasus, penerapan yang ringkas dapat digunakan, dengan manajemen pemeliharaan sebagai sebagian dari satu-satunya sumber daya yang memiliki akses ke sistem. Dalam kasus lain, upaya tersebut jauh lebih kolaboratif dan inklusif, dengan sejumlah departemen terlibat. Dalam organisasi Anda, penting untuk mempertimbangkan siapa yang harus terlibat, apa tanggung jawab mereka, dan bagaimana mereka dapat menambahkan nilai pada penerapan CMMS.

Bagaimana CMMS Bekerja?

CMMS menyediakan platform terpusat untuk manajemen semua aktivitas pemeliharaan. Platform ini menghubungkan operator, perencana, eksekutif, dan sumber daya lain dengan cara yang membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif. Ini juga menyediakan visibilitas dan transparansi ke data penting bagi semua yang terlibat. Saat memikirkan bagaimana CMMS digunakan, ada empat fungsi kunci yang harus diingat:

• Identifikasi Masalah. Ketika ada masalah di pabrik atau gudang, CMMS membantu untuk dengan cepat mengidentifikasi apa yang salah dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya untuk memperbaikinya. Karena seluruh sistem terhubung, mudah untuk mengidentifikasi masalah apa pun, seperti kehilangan inventori, kelebihan biaya, atau kegagalan peralatan.
• Manajemen Pekerjaan. Fungsi inti dari CMMS adalah untuk membantu mengorganisir dan menyelesaikan permintaan kerja untuk pemeliharaan mencegah, prediktif, dan korektif. Perangkat lunak akan memiliki alat tidak hanya untuk mencatat pekerjaan tetapi juga untuk mengelola persetujuan dan menyederhanakan alur kerja.
• Penyebab Akar. Program pemeliharaan yang efektif harus memiliki proses yang didefinisikan untuk menentukan penyebab akar dari kegagalan peralatan atau masalah apa pun. Dengan menggunakan CMMS untuk melacak aktivitas ini dan menjadikannya digital, menjadi jauh lebih mudah untuk menemukan informasi tentang kegagalan berulang dan menggunakan pengetahuan tim keseluruhan untuk menemukan solusi yang kuat.
• Catatan Historis. Ketika datang ke catatan, CMMS adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan arsip Anda akurat dan siap untuk audit atau ulasan historis apa pun. Arsip catatan digital juga adalah cara terbaik untuk membuat berbagi informasi di antara tim Anda dan kontraktor atau pemangku kepentingan pihak ketiga lainnya cepat dan efektif.

Manfaat Menggunakan CMMS

Menggunakan CMMS menjaga seluruh perusahaan Anda tetap terorganisir dan memiliki sejumlah manfaat dibandingkan metode tradisional dan pelacakan manual. Beberapa manfaat utama dari CMMS meliputi:

• Perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan yang efektif
• Manajemen pesanan kerja
• Pengurangan lembur
• Keselamatan yang ditingkatkan
• Transparansi seluruh bisnis
• Pengurangan waktu henti peralatan
• Kurangnya kertas
• Produktivitas yang ditingkatkan
• Perhitungan inventori bagian cadangan yang akurat
• Metrik, KPI, dan pelaporan yang jelas

Sebagian dari tantangan dalam memilih CMMS adalah menemukan sistem yang memiliki keseimbangan fitur dan nilai yang cocok dengan kebutuhan organisasi Anda. Untuk memaksimalkan manfaat dari CMMS, bahkan jika Anda sudah memiliki satu, Anda harus secara rutin meninjau apakah Anda memanfaatkan manfaat utama dan fitur baru yang telah dirilis.

Fitur Umum Perangkat Lunak CMMS

CMMS adalah platform multifaset yang berputar di sekitar sejumlah fungsi penting yang semuanya terhubung ke database pusat. Saat mengevaluasi perangkat lunak, selalu mulai dengan fitur inti ini untuk memastikan mereka dirancang dengan cara yang cocok dengan kebutuhan Anda. Sementara sebagian besar program perangkat lunak CMMS akan memiliki fitur ini, mereka mungkin menawarkan alat dan opsi konfigurasi yang sangat berbeda.

Manajemen Pesanan Kerja. Seperti yang disebutkan sebelumnya, manajemen pesanan kerja mewakili fitur inti dari semua sistem CMMS. Alur kerja manajemen pesanan kerja yang efektif akan memungkinkan pengguna untuk dengan mudah melihat status pesanan kerja, menetapkan personel dan bagian, dan memproses penyelesaian pesanan kerja. Selain ini, banyak platform CMMS terkemuka juga mencakup kemampuan untuk:

• Menetapkan informasi penyebab akar
• Mengotomatiskan pembuatan pesanan kerja baru
• Melampirkan dokumentasi tambahan ke pesanan individu
• Secara otomatis menghasilkan pesanan kerja untuk pemicu pemeliharaan mencegah

Manajemen Inventori. Fasilitas typis mungkin berisi ribuan bagian dan aksesori individual yang diperlukan untuk memelihara peralatan di lokasi. CMMS biasanya akan mencakup dukungan untuk manajemen inventori ini, termasuk alat untuk mengorganisir pemasok, meninjau biaya, dan menetapkan tingkat inventori.

Manajemen Tenaga Kerja. Personel, baik staf internal maupun kontraktor, mewakili sumber daya penting untuk menyelesaikan aktivitas pemeliharaan dan terkait fasilitas. Data seperti gaji, shift, dan sertifikasi biasanya dapat dilacak dalam CMMS dan memberikan gambaran jelas tentang siapa yang tersedia dan untuk jenis pekerjaan apa.

Manajemen Aset. Kami sudah menyebutkan di atas bahwa sistem EAM dan CMMS sering dibandingkan satu sama lain, dengan keduanya menawarkan manajemen aset sebagai fitur inti. Sementara fitur pelacakan aset mungkin tidak seekstensi dalam CMMS dibandingkan EAM, sebagian besar sistem akan mencakup register aset, lokasi peralatan yang ditetapkan, dan data kinerja. Variabel utama di antara platform CMMS adalah dukungan untuk periferal pihak ketiga seperti meter, sensor, dan peralatan lain yang dapat digunakan untuk memantau peralatan secara real-time.

Cara Memilih CMMS yang Tepat

Idealnya, bentuk tim proyek untuk mengevaluasi dan memilih CMMS untuk perusahaan Anda. Melakukannya akan membantu tim Anda tetap terfokus pada batas waktu dan anggaran yang sesuai untuk menjaga proyek Anda tetap di jalur. Selain itu, Anda dapat mempertimbangkan beberapa langkah penting ini dalam merencanakan evaluasi Anda:

1. Mulai dengan mempertimbangkan ukuran bisnis Anda dan prioritas strategis utama yang dapat didukung oleh CMMS. Ini akan membantu Anda memilih cakupan fitur awal yang sesuai untuk CMMS ideal yang dapat menyederhanakan daftar vendor potensial segera.
2. Bandingkan fitur yang diinginkan Anda dengan setiap sistem dan hapus yang tidak cocok dengan cakupan bisnis Anda atau memiliki keterbatasan kegunaan yang dapat berdampak negatif pada implementasi Anda.
3. Tinjau perangkat keras yang didukung, integrasi pihak ketiga, dan fitur API apa pun yang tersedia untuk setiap opsi. Ini adalah waktu yang bagus untuk benar-benar membandingkan bagaimana CMMS akan dapat terintegrasi dengan sistem dan proses yang ada Anda.
4. Diskusikan opsi pelatihan dan dukungan dengan setiap vendor, termasuk biaya tambahan apa pun yang terkait dengan peluncuran dan pemeliharaan perangkat lunak. Banyak perusahaan akan memiliki cara yang berbeda dalam menghitung biaya ini, dan sangat penting untuk tidak meremehkan penting dan biaya kebutuhan pelatihan berkelanjutan.
5. Setelah menyelesaikan tinjauan awal, Anda dapat menyusun ROI komprehensif untuk implementasi CMMS Anda dan membandingkan manfaat di antara daftar penyedia akhir Anda.

Berapa Biaya Perangkat Lunak CMMS?

Vendor perangkat lunak CMMS biasanya akan menawarkan satu atau lebih dari paket harga dasar berikut kepada pelanggan mereka. Opsi ini ditampilkan dalam urutan preferensi umum dari perusahaan kecil hingga besar. Sebagian besar operasi kecil akan menemukan nilai terbaik dengan memilih paket yang mengenakan biaya per pengguna, sementara organisasi besar harus mempertimbangkan manfaat potensial dari paket tanpa batas atau yang memenuhi kebutuhan yang lebih luas.

• Per Pengguna, Per Bulan. Ini mungkin struktur biaya CMMS yang paling umum saat ini, di mana harga berdasarkan biaya bulanan untuk setiap pengguna sistem. Kadang-kadang ini dihitung berdasarkan jumlah pengguna simultan yang aktif pada sistem pada waktu tertentu. Dalam kasus lain, ini berdasarkan jumlah pengguna aktif yang terdaftar dalam sistem. Anda mungkin juga akan melihat harga bertingkat berdasarkan tingkat akses yang diperlukan untuk setiap orang, seperti manajer fasilitas versus teknisi pemeliharaan.
• Per Bulan. Dalam hal paket per bulan sederhana, Anda biasanya akan menemukan harga yang bervariasi berdasarkan jumlah pengguna, lokasi, atau fitur yang disediakan. Ada juga perbedaan besar berdasarkan tingkat kustomisasi dan dukungan yang diberikan oleh vendor.
• Biaya Lisensi Satu Kali. Biasanya dicadangkan untuk perusahaan besar yang ingin kontrol penuh atas penerapan, beberapa vendor menawarkan perangkat lunak dengan biaya satu kali. Opsi ini mencakup biaya lisensi awal yang lebih besar yang kemudian biasanya memberikan akses tanpa batas ke banyak fitur dan kemungkinan penghematan biaya jangka panjang.

Selain biaya perangkat lunak langsung, juga sertakan sumber daya sekunder seperti pelatihan, dukungan, pemeliharaan, dan biaya implementasi. Ini sangat penting saat meninjau ROI Anda dan memastikan bahwa Anda dapat mengkuantifikasi nilai dan manfaat nyata dari sistem CMMS baru Anda.

Bacaan Lebih Lanjut tentang Perangkat Lunak CMMS

Untuk informasi lebih lanjut tentang perangkat lunak CMMS, kunjungi sumber daya berikut:

• Panduan Akuisisi dan Implementasi CMMS (FT Maintenance)
• Peran CMMS Whitepaper (Plant Maintenance Resource Center)
• Prinsip Implementasi CMMS (ResearchGate)
• Panduan Memilih CMMS (Dude Solutions)
• CMMS: Panduan Anda untuk Sukses (FMX)
• CMMS, CAFM, dan EAM: Panduan Anda tentang Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas (Accruent)
• Panduan Implementasi CMMS yang Tanpa Stres (Real Asset Management)
• Studi Kasus Persyaratan CMMS (Science Direct)
• Panduan CMMS (Maintenance Care)
• Sistem CMMS (WBDG)