Migrasi CMMS yang Mulus: Pedoman Pakar untuk Transfer Data
Bayangkan ini: Anda saat ini menggunakan sistem perangkat lunak manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) yang usang, tidak lagi didukung, terlalu rumit digunakan atau yang telah Anda lewati.
Apapun alasan, orang di departemen pemeliharaan Anda semua setuju, saatnya untuk mendapatkan sistem manajemen pemeliharaan baru. Anda memimpin proyek ini dan dua pertanyaan datang ke pikiran;
- Bagaimana saya memindahkan tahun data yang tersimpan dalam CMMS saat ini ke sistem baru?
- Berapa waktu yang dibutuhkan dan berapa biayanya?
Skenario ini tidak terlalu jauh dari kenyataan, kan?
Migrasi data bisa menjadi proses yang melelahkan jika tidak direncanakan dengan benar. Banyak hal yang bisa salah saat mengekstrak data dari perangkat lunak CMMS saat ini, menentukan data mana yang ingin Anda migrasikan ke sistem baru, memetakan nama kolom, gangguan komunikasi dengan penyedia CMMS saat ini dan penyedia baru, dan migrasi data itu sendiri. Jika Anda saat ini melalui proses ini atau akan di masa depan kami telah memberikan pedoman berikut dalam upaya untuk membantu Anda menghindari beberapa jebakan mahal di jalan.
Jika Anda bingung tentang langkah selanjutnya dari migrasi data dari CMMS lama Anda ke yang lain, baca terus untuk mempelajari pedoman migrasi yang solid ini.
Pedoman 1: Tentukan cara mengekstrak data dari CMMS saat ini Anda
Mengekstrak data dengan sistem manajemen pemeliharaan terbaru cukup sederhana dan mudah. Sebagian besar CMMS datang dengan alat ekstraksi yang memungkinkan pengguna untuk mengekspor data Anda ke file CSV atau spreadsheet. Jika ini adalah kasus, maka tentukan data apa yang Anda butuhkan dan ekspor. Jika Anda tidak familiar dengan alat ekstraksi, lebih baik untuk mendapatkan salah satu power user untuk membantu Anda, atau bertanya kepada seseorang dari departemen IT Anda. Opsi lain adalah hubungi tim dukungan teknis dari penyedia CMMS Anda. Mungkin ada biaya layanan yang terlibat dengan mengekstrak data, jadi pastikan untuk bertanya tentangnya di awal. Jika dukungan teknis ada dalam perjanjian tingkat layanan Anda, maka mereka akan membantu Anda tanpa biaya tambahan. Jika program perangkat lunak pemeliharaan saat ini Anda memiliki alat ekstraksi yang mudah digunakan, Anda telah memulai dengan baik.
Sayangnya, tidak semua perusahaan menggunakan sistem yang dikembangkan dalam 10 tahun terakhir. Beberapa organisasi beralih dari program CMMS yang dikembangkan lebih dari 20 tahun yang lalu, sementara yang lain ingin meningkatkan dari sistem yang dibangun dalam rumah oleh putaran profesional IT. Dalam kasus tersebut, mengekstrak data tidak begitu sederhana, tetapi tidak mustahil. Jika Anda meningkatkan dari program pemeliharaan sebelumnya yang dikembangkan 10+ tahun yang lalu, dan tidak lagi didukung, kami menyarankan untuk terhubung dengan vendor (jika mereka masih berbisnis). Biasanya, saat sistem tidak lagi didukung, vendor secara sederhana menghentikan aplikasi, tetapi akan memiliki staf teknis dan sumber daya yang seharusnya dapat membantu Anda. Bersiaplah untuk menghabiskan sedikit uang, karena hubungan bisnis sedang berakhir.
Pedoman 2: Validasi Data
Setelah Anda memiliki data dalam file CSV atau spreadsheet, Anda perlu melalui dan memastikan bahwa Anda memiliki semua yang Anda butuhkan, dan ekstraksi berhasil. Kami sangat merekomendasikan mendapatkan pasangan mata kedua, atau lebih baik lagi ketiga. Anda perlu tahu apa yang harus dicari. Bandingkan nama kolom pada file yang diekstrak dengan nama bidang yang Anda tetapkan untuk diekspor. Jika Anda mengekstrak peralatan dan aset, Anda kemungkinan akan ingin nama peralatan atau aset, ID, merek dan model, nomor seri, tanggal instalasi dan pembelian, lokasi, dan riwayat. Pastikan tidak ada yang hilang dan data terlihat bagus.
Pedoman 3: Peta dan Redefinisikan Nama Bidang
Perangkat lunak CMMS baru yang Anda migrasikan ke dalamnya pasti akan memiliki nama yang berbeda untuk beberapa bidang data. Beberapa nama bidang cukup standar, tetapi jika CMMS saat ini Anda sangat usang atau sistem pemeliharaan buatan sendiri, akan ada ketidaksesuaian. Misalnya, beberapa perangkat lunak manajemen pemeliharaan menyebut gedung dan peralatan semua sebagai aset, beberapa menyebut pesan kerja berdasarkan permintaan, pemeliharaan tidak terjadwal. Agar migrasi berjalan dengan baik, Anda harus menghabiskan waktu untuk memetakan nama bidang CMMS lama Anda ke sistem baru. Kami sangat merekomendasikan menggunakan layanan penyedia CMMS baru Anda untuk ini. Vendor perangkat lunak baru Anda ingin memastikan Anda memiliki pengalaman terbaik dengan perangkat lunak pemeliharaan mereka, jadi mereka harus bersedia dan ingin membantu. Bergabunglah dalam panggilan GoToMeeting dengan mereka dan melalui ekstraksi Anda, bungkitkan ketidakpastian apa pun, tetapkan cara terbaik untuk menentukan mereka dan lanjutkan dengan migrasi data.
Pedoman 4: Mengimpor Data ke Perangkat Lunak CMMS Baru
Banyak program perangkat lunak pemeliharaan memiliki alat wizard impor yang memungkinkan klien untuk mengunggah jumlah besar data tanpa melalui vendor CMMS. Ini adalah alat yang bagus jika Anda hanya mengimpor peralatan, aset, daftar suku cadang dari file excel. Namun jika Anda bermigrasi tahun data dari program perangkat lunak pemeliharaan yang lebih lama dan memiliki banyak riwayat, banyak yang bisa salah dan hal-hal bisa menjadi rumit. Ketika ada banyak riwayat, lebih baik untuk mendapatkan bantuan dari tim integrasi data vendor. Migrasi yang lancar adalah kunci keberhasilan perangkat lunak CMMS baru Anda.
Berkonsultasilah dengan penyedia CMMS baru Anda saat melakukan impor. Jika proses pemeliharaan Anda sangat unik, vendor CMMS baru mungkin harus menulis skrip kustom untuk melakukan impor. Jika ini adalah kasus, cari tahu apa yang terlibat dan mungkin ada beberapa biaya di sini. Pastikan ada ruang dalam anggaran Anda untuk ini. Vendor perangkat lunak pemeliharaan harus jujur tentang biaya dan akan memberi tahu Anda tentang biaya tambahan apa pun yang mungkin muncul. Baca postingan kami tentang faktor yang mempengaruhi penyiapan untuk mempelajari lebih lanjut.
Pedoman 5: Pengujian QA
Setelah data telah diimpor ke program manajemen pemeliharaan baru, pastikan untuk melakukan pengujian QA yang menyeluruh. Biarkan beberapa power user melalui sistem dan pastikan semuanya terlihat bagus. Bergantung pada seberapa banyak data yang dimigrasikan, Anda kemungkinan akan memerlukan rencana pengujian QA yang siap terlebih dahulu. Hal yang perlu diuji, nama bidang cocok dan masuk akal, riwayat pemeliharaan tersedia dan benar, daftar peralatan, aset dan suku cadang yang valid. Perhatikan perhatian pada riwayat pemeliharaan jika ini dimigrasikan. Jalankan banyak kueri dan pastikan hasilnya cocok dengan laporan terbaru Anda. Karena nama bidang mungkin telah berubah dalam perangkat lunak CMMS baru, data harus di-cross reference dengan nama bidang dari sistem pemeliharaan lama. Jika kesalahan terdeteksi, sajikan kepada tim integrasi data vendor CMMS dan selesaikan. Jika Anda bekerja dengan tim yang membantu, alur balik dapat dijaga minimum.
Pedoman 6: Peluncuran
Setelah migrasi lolos pengujian QA, Anda siap untuk mendapatkan pelatihan dan meluncurkan perangkat lunak CMMS baru. Pastikan untuk memanfaatkan semua kesempatan pelatihan yang disediakan oleh penyedia perangkat lunak pemeliharaan Anda. Memiliki semua pengguna yang terlatih dengan baik adalah salah satu cara terbaik untuk mempersiapkan Anda untuk sukses. Banyak penyedia perangkat lunak manajemen pemeliharaan menawarkan pelatihan konferensi web dan dukungan teknis tanpa biaya dan beberapa memiliki webinar pelatihan teratur. Pahami apa yang tersedia dan pastikan untuk memberi tahu tim pemeliharaan Anda tentang sumber daya yang membantu ini.
Biaya Migrasi Data Berapa?
Tidak ada jawaban sederhana untuk ini. Biaya migrasi data sangat tergantung pada jumlah data dan formatnya. jika Anda mengubah format dan mengimpor 15 tahun data, Anda seharusnya pastikan untuk meninggalkan ruang dalam anggaran Anda untuk migrasi data CMMS. Vendor perangkat lunak CMMS akan jujur tentang biaya yang diharapkan. Jika Anda memberikan vendor dengan contoh data yang diekstrak, itu akan memberikan mereka ide yang baik tentang jumlah upaya yang akan terlibat dalam mengonfigurasi ulang data dan kemudian mengimpornya. Ingat, perusahaan CMMS memiliki profesional dan spesialis integrasi yang melakukan jenis pekerjaan ini sehari-hari. Jangan malu! Pastikan Anda menanyakan pertanyaan yang tepat, tetapi siapkan untuk beberapa biaya migrasi.
Mengikuti 6 pedoman sederhana ini adalah cara yang pasti untuk mendapatkan akun CMMS Anda berjalan dengan cepat dengan data lama yang akurat.
Untuk informasi lebih lanjut tentang migrasi data dan layanan penyiapan CMMS, hubungi info@hippocmms.com!
Selamat bermigrasi!
