Layanan CMMS :Enam hal yang perlu dipertimbangkan

Berpindah ke Computerized Maintenance Management System (CMMS) dapat menjadi tantangan. Pemikiran yang cermat harus diberikan pada kebutuhan dan ukuran perusahaan, biaya perangkat lunak CMMS dan tentu saja, manfaat memilikinya – yaitu, penghematan waktu, sumber daya, efisiensi, serta pengembalian investasi (ROI). Dan bahkan setelah perusahaan menemukan sistem manajemen pemeliharaan yang paling sesuai untuk organisasinya, masih ada satu masalah lain yang masih perlu diselesaikan; itu, implementasi atau layanan orientasi apa yang akan diperlukan. Perusahaan yang membeli perangkat lunak CMMS perlu mempertimbangkan bagaimana dan siapa yang akan bertanggung jawab atas pemasangan dan penyiapan perangkat lunak, serta pelatihan perangkat lunak?

Jawaban atas pertanyaan ini bertumpu pada tiga faktor berikut:

• Anggaran – biaya implementasi yang dilakukan oleh staf perusahaan vs. biaya untuk meminta teknisi vendor melakukan instalasi CMMS.
• Waktu – jumlah waktu (dan biaya yang diperlukan untuk melakukannya) yang akan dihabiskan oleh staf perusahaan vs. biaya teknisi vendor.
• Sumber daya – staf karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan implementasi dan orientasi CMMS

Karena kemampuan perusahaan untuk mengelola penyiapan dan implementasi perangkat lunak berbeda-beda, akan sangat membantu untuk mengetahui bahwa vendor CMMS menawarkan berbagai layanan dengan tingkat harga yang berbeda untuk memenuhi berbagai kebutuhan . Secara umum, vendor menawarkan opsi berikut untuk implementasi sistem manajemen:

• Hanya Bantuan Jarak Jauh – dengan bantuan online atau telepon, perusahaan bertanggung jawab atas penginstalan dan penyiapan lengkap perangkat lunak CMMS.
• Hanya Impor Data &Bantuan Jarak Jauh – perusahaan dengan data yang ada (dalam format spreadsheet, file CSV) dapat dibantu untuk memindahkannya ke perangkat lunak manajemen.
• Integrasi Penuh – teknisi vendor akan menangani semua aspek implementasi mulai dari audit inventaris hingga input data, penyiapan sistem, pelatihan perangkat lunak staf hingga penayangan langsung.

Saat memutuskan tingkat bantuan yang dibutuhkan, enam faktor berikut harus dipertimbangkan:

1. Data pemeliharaan yang ada

Seperti yang disarankan sebelumnya, perusahaan mungkin sudah memiliki data yang ada sementara yang lain tidak. Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin pindah ke perangkat lunak CMMS lain dari yang sudah ada, atau memiliki data pada perangkat lunak pemeliharaan preventif, spreadsheet, atau file CSV. Dalam kasus ini, vendor CMMS dapat memfasilitasi proses ini dengan membersihkan atau menghapus data (yaitu, menghapus data yang berlebihan atau berisi kesalahan) dan mengimpornya ke sistem baru dalam format yang tepat.

2. Ukuran perusahaan

Pertimbangkan ukuran perusahaan yang terlibat. Apakah penggunaan sistem akan terbatas pada satu situs atau akan ada beberapa situs yang terlibat? Untuk perusahaan besar dengan banyak toko, CMMS akan digunakan di seluruh perusahaan. Dalam hal ini, semua lokasi perusahaan perlu diatur secara konsisten sehingga semua persyaratan manajemen pemeliharaan dipenuhi dengan cara yang sama. Jika tidak, perangkat lunak CMMS tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya atau memberikan ROI yang diharapkan.

3. Kerangka Waktu Implementasi CMMS yang Direncanakan

Waktu merupakan variabel penting mengenai faktor biaya riil dan biaya peluang. Kenyataannya, implementasi CMMS membutuhkan waktu. Lingkup implementasi juga perlu diperhatikan. Misalnya, berapa banyak aset yang akan ditambahkan ke sistem dan apakah akan ada data tambahan yang ditambahkan (mis., gambar denah lantai, dll.)? Menetapkan garis waktu yang realistis untuk membuat daftar inventaris lengkap juga menyediakan kerangka kerja untuk penyelesaian tugas. Berikut ini adalah gambaran jadwal realistis untuk melakukan audit perusahaan independen:

• Perusahaan dengan aset 0- 100 =30 hari
• Perusahaan dengan 200 aset =45 hari
• Perusahaan dengan aset 201-500 =90 hari

4. Kelengkapan input data CMMS

Perusahaan perlu memutuskan cakupan data yang akan diinput. Apakah data akan terbatas pada peralatan dan aset atau juga akan mencakup gambar, manual, cetak biru, dll? Menambahkan data tambahan ke sistem akan memakan waktu dan sumber daya. Upaya tambahan ini perlu dipertimbangkan terhadap tujuan penggunaan CMMS dan hasil yang diproyeksikan.

5. Sumber daya tersedia untuk menyiapkan CMMS

Terlepas dari komitmen waktu yang diperlukan untuk pengaturan CMMS, memiliki orang yang mampu dan tersedia untuk melakukan tugas merupakan pertimbangan penting. Sebagaimana dicatat, implementasi CMMS memakan waktu yang berarti bahwa teknisi dan manajer pemeliharaan harus meluangkan waktu dari tanggung jawab mereka sehari-hari untuk mengumpulkan daftar peralatan dan suku cadang.

6. Kemampuan teknis pengguna perangkat lunak

Saat mempertimbangkan penyiapan CMMS internal, pertimbangan yang cermat harus diberikan kepada pengguna sistem yang paham teknologi. Meskipun pengaturan sistem relatif mudah, operator yang paham teknologi akan lebih mungkin menyelesaikan implementasi CMMS dengan cepat dan akurat dengan lebih sedikit pelatihan yang diperlukan daripada mereka yang tidak paham teknologi.

Onboarding dan implementasi CMMS merupakan langkah penting dalam keberhasilan sistem. Tinjauan yang cermat terhadap tujuan, anggaran, dan sumber daya perusahaan akan memandu keputusan tentang layanan orientasi apa yang akan digunakan. Minimal, bantuan dengan input data akan diperlukan jika tidak ada pengguna yang paham teknologi dengan beberapa keakraban dengan CMMS yang tersedia. Meskipun layanan orientasi tidak murah, pada akhirnya mereka akan membayar dividen dalam hal memenuhi tujuan manajemen pemeliharaan dan ROI yang diharapkan. Karena itu, penting untuk waspada terhadap vendor yang menawarkan pelatihan seumur hidup tanpa batas dan pengaturan gratis; tak satu pun dari fitur CMMS ini berkelanjutan atau realistis. Demikian pula, waspadalah terhadap vendor CMMS yang beriklan, tidak perlu pelatihan – beli sekarang! Ini juga tidak benar. Maju dengan CMMS adalah keputusan investasi yang penting dan mengharuskan pembeli melakukan uji tuntas dengan memeriksa ulasan pelanggan, membaca komentar tentang dukungan dan pelatihan, dan dengan meminta referensi calon vendor di industri yang relevan. Pada akhirnya, CMMS yang dipilih akan paling sesuai dengan industri, ukuran, kebutuhan, dan anggaran perusahaan.