Layanan CMMS: Enam Pertimbangan Utama Memilih Sistem yang Tepat

Berpindah ke Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (CMMS) dapat menantang. Pemikiran yang hati-hati harus diberikan pada kebutuhan dan ukuran perusahaan, biaya perangkat lunak CMMS dan tentu saja, pada manfaatnya – yaitu, penghematan waktu, sumber daya, efisiensi serta return on investment (ROI). Dan bahkan setelah perusahaan menemukan sistem manajemen pemeliharaan yang paling cocok untuk organisasinya, masih ada satu isu lain yang perlu diatasi; yaitu, layanan implementasi atau onboarding apa yang akan diperlukan. Perusahaan yang membeli perangkat lunak CMMS perlu mempertimbangkan bagaimana dan siapa yang akan bertanggung jawab atas instalasi dan penyiapan perangkat lunak, dan pelatihan perangkat lunak?

Jawaban atas pertanyaan ini berada pada tiga faktor berikut:

• Anggaran – biaya implementasi yang dilakukan oleh staf perusahaan dibandingkan dengan biaya teknisi vendor untuk melakukan instalasi CMMS.
• Waktu – jumlah waktu (dan biaya yang terlibat) yang akan dihabiskan oleh staf perusahaan dibandingkan dengan biaya teknisi vendor.
• Sumber daya – karyawan staf yang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk melakukan implementasi dan onboarding CMMS

Karena perusahaan bervariasi dalam kemampuan mereka untuk mengelola penyiapan dan implementasi perangkat lunak, membantu untuk mengetahui bahwa vendor CMMS menawarkan berbagai layanan di berbagai tingkat harga untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Secara umum, vendor menawarkan opsi berikut untuk manajemen sistem implementasi:

• Hanya Bantuan Jarak Jauh – dengan bantuan online atau telepon, perusahaan bertanggung jawab atas instalasi dan penyiapan lengkap perangkat lunak CMMS.
• Impor Data & Hanya Bantuan Jarak Jauh – perusahaan yang memiliki data yang ada (dalam format spreadsheet, file CSV) dapat mendapatkan bantuan untuk memindahkannya ke perangkat lunak manajemen.
• Integrasi Lengkap – teknisi vendor akan menangani semua aspek implementasi dari audit inventaris hingga entri data, penyiapan sistem, pelatihan perangkat lunak staf hingga peluncuran.

Saat memutuskan tingkat bantuan yang diperlukan, enam faktor berikut harus dipertimbangkan:

1. Data pemeliharaan yang ada

Seperti yang disarankan sebelumnya, perusahaan mungkin sudah memiliki data yang ada sementara yang lain tidak. Dalam beberapa kasus, perusahaan mungkin beralih ke perangkat lunak CMMS lain dari yang ada, atau memiliki data pada perangkat lunak pemeliharaan preventif, spreadsheet, atau file CSV. Dalam kasus ini, vendor CMMS dapat memfasilitasi proses ini dengan membersihkan atau menyaring data (yaitu, menghapus data redundan atau yang penuh kesalahan) dan mengimpornya ke dalam sistem baru dalam format yang tepat.

2. Ukuran perusahaan

Pertimbangkan ukuran perusahaan yang terlibat. Apakah penggunaan sistem akan terbatas pada satu situs atau akan ada beberapa situs yang terlibat? Untuk perusahaan besar dengan banyak toko, CMMS akan digunakan di seluruh perusahaan. Dalam kasus ini, semua situs perusahaan perlu diatur secara konsisten sehingga semua persyaratan manajemen pemeliharaan terpenuhi dengan cara yang sama. Jika tidak, perangkat lunak CMMS tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya atau memberikan ROI yang diharapkan.

3. Kerangka Waktu Implementasi CMMS yang Direncanakan

Waktu adalah variabel penting mengenai faktor biaya nyata dan biaya kesempatan. Kenyataannya, implementasi CMMS memakan waktu. Cakupan implementasi juga perlu dipertimbangkan. Misalnya, berapa banyak aset yang akan ditambahkan ke sistem dan apakah akan ada data tambahan yang ditambahkan (yaitu, gambar rencana lantai, dll.)? Menetapkan timeline yang realistis untuk membuat daftar inventaris lengkap juga memberikan kerangka untuk penyelesaian tugas. Berikut adalah gambaran tentang timeline yang realistis untuk melakukan audit perusahaan independen:

• Perusahaan dengan 0- 100 aset = 30 hari
• Perusahaan dengan 200 aset = 45 hari
• Perusahaan dengan 201-500 aset = 90 hari

4. Komprehensivitas Entri Data CMMS

Perusahaan perlu memutuskan cakupan data yang akan dimasukkan. Apakah data akan terbatas pada peralatan dan aset atau akan juga mencakup gambar, manual, cetak biru, dll? Menambahkan data tambahan ke sistem akan memakan waktu dan sumber daya. Upaya tambahan ini perlu ditimbang dengan tujuan penggunaan CMMS dan hasil yang diproyeksikan.

5. Sumber daya yang tersedia untuk penyiapan CMMS

Selain komitmen waktu yang diperlukan untuk penyiapan CMMS, memiliki orang yang mampu dan tersedia untuk melakukan tugas adalah pertimbangan yang penting. Seperti yang dicatat, implementasi CMMS memakan waktu yang berarti teknisi dan manajer pemeliharaan akan harus mengambil waktu dari tanggung jawab harian mereka untuk mengumpulkan daftar peralatan dan bagian.

6. Kemampuan teknis pengguna perangkat lunak

Saat mempertimbangkan penyiapan CMMS internal, pertimbangan yang hati-hati harus diberikan pada seberapa mahir teknis pengguna sistem. Meskipun penyiapan sistem relatif sederhana, operator yang mahir teknis akan lebih mungkin menyelesaikan implementasi CMMS dengan cepat dan akurat dengan kurang pelatihan dibandingkan mereka yang tidak mahir teknis.

Onboarding dan implementasi CMMS adalah langkah penting dalam keberhasilan sistem. Tinjauan yang hati-hati atas tujuan, anggaran, dan sumber daya perusahaan akan memandu keputusan tentang layanan onboarding apa yang akan digunakan. Sebanyaknya, bantuan dengan entri data akan diperlukan jika tidak ada pengguna yang mahir teknis dengan beberapa kemampuan CMMS yang tersedia. Meskipun layanan onboarding tidak murah, mereka akan membayar dividen di akhirnya ketika berkaitan dengan memenuhi tujuan manajemen pemeliharaan dan ROI yang diharapkan. Meskipun demikian, penting untuk waspada terhadap vendor yang menawarkan pelatihan seumur hidup tanpa batas dan penyiapan gratis; keduanya fitur CMMS yang tidak berkelanjutan atau realistis. Secara serupa, waspada terhadap vendor CMMS yang mengiklankan, tidak diperlukan pelatihan – beli sekarang! Ini juga tidak benar. Melangkah maju dengan CMMS adalah keputusan investasi yang penting dan membutuhkan pembeli untuk melakukan due diligence dengan memeriksa ulasan pelanggan, membaca komentar tentang dukungan dan pelatihan, dan meminta vendor potensial untuk referensi di industri yang relevan. Pada akhirnya, CMMS yang dipilih akan paling cocok untuk industri, ukuran, kebutuhan, dan anggaran perusahaan.