Mengembangkan Prosedur Pemeliharaan Standar

Program pemeliharaan hanya sebaik data pengukurannya. Data yang buruk mungkin lebih buruk daripada tidak ada data sama sekali karena data yang buruk dapat menyebabkan analisis yang salah, sehingga menghasilkan hal yang salah.

Salah satu cara terbaik untuk membantu memastikan pengumpulan data yang baik adalah dengan memiliki prosedur yang tertulis dengan baik untuk mengumpulkan data. Pabrik sering gagal melihat pentingnya memiliki prosedur yang ditulis dengan baik untuk sebagian besar tugas dan terutama untuk tugas yang tampaknya sesederhana pengumpulan data.

Artikel ini membahas pentingnya memiliki prosedur yang baik dan menyajikan detail yang diperlukan untuk mengembangkan prosedur pemeliharaan standar yang ditulis dengan baik.

Prosedur pemeliharaan standar adalah daftar rinci langkah-langkah yang menjelaskan cara melakukan tugas pemeliharaan dan juga merupakan standar terdokumentasi untuk pekerjaan atau tugas yang harus dilakukan.

Semua tugas pemeliharaan berulang harus dicakup oleh SMP, terlepas dari siapa yang melakukan tugas tersebut, baik mereka pengrajin, kontraktor, atau operator.

Apa perbedaan penulisan pemeliharaan preventif (PM) dari prosedur pemeliharaan standar? Jawabannya:Tidak. PM hanyalah jenis tugas yang ditulis ke dalam SMP.

Prosedur pemeliharaan standar adalah dasar dari pekerjaan pemeliharaan yang efektif dan efisien.

Mengapa Prosedur Pemeliharaan Standar Diperlukan?

• Untuk melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan.

• Untuk membantu memastikan bahwa setiap orang melakukan tugas dengan tingkat presisi yang sama.

• Untuk menghemat waktu saat melakukan tugas.

• Untuk membantu memastikan bahwa standar dan peraturan terpenuhi.

• Untuk meminimalkan efek pergantian personel.

• Untuk meningkatkan keandalan peralatan.

• Untuk dijadikan sebagai dokumen pelatihan.

• Untuk membantu mendokumentasikan prosedur manajemen peralatan.

• Untuk membantu melindungi lingkungan.

• Untuk memberikan dasar bagi investigasi kecelakaan.

Informasi Apa yang Harus Dikandung dalam Prosedur Pemeliharaan Standar?

• Judul resmi dan nomor dokumen.

• Pernyataan berbunyi:"Baca semua langkah dalam prosedur perawatan standar ini sebelum mulai bekerja."

• Alat pelindung diri (APD) diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

• Semua bahaya keselamatan dan lingkungan yang harus diperhatikan saat melakukan pekerjaan.

• Daftar rinci langkah-langkah untuk melakukan pekerjaan atau tugas.

• Daftar lengkap alat dan bahan untuk melakukan pekerjaan.

• Referensi ke dokumen lain yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

• Foto dan diagram jika diperlukan untuk menjelaskan langkah-langkah pekerjaan.

• Pengukuran, standar, dan toleransi dalam langkah-langkah prosedur perawatan standar.

• Informasi penting lainnya yang dapat membantu pekerja menyelesaikan tugas dengan cara yang memuaskan.

• Definisi keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

• Jam yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.

• Jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

• Frekuensi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan.

• Tanggal persiapan dan revisi.

• Tanda tangan persetujuan dan ulasan.

• Ruang untuk memberikan umpan balik mengenai keakuratan dan efektivitas prosedur pemeliharaan standar.

Umpan balik sangat penting untuk keberhasilan SMP. Agar SMP menjadi efektif dan akurat, mekanisme umpan balik formal harus diberikan kepada pelaksana pekerjaan. SMP harus diperbarui ketika umpan balik mengungkapkan kesalahan atau cara yang lebih efektif untuk melakukan pekerjaan itu. SMP yang ditulis dengan buruk tidak aman dan sebagian besar tidak efektif.

Menulis Prosedur Pemeliharaan Standar

Saat menulis SMP, akan selalu ada trade-off antara terlalu banyak atau terlalu sedikit detail. Terlalu banyak detail akan membuang sumber daya dalam menulis SMP dan dapat memperlambat pekerjaan dengan membuang waktu pelaksana pekerjaan.

Ingatlah bahwa tidak ada SMP yang sempurna terlepas dari seberapa banyak detail yang disertakan. Terlalu sedikit detail dan pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang tidak memuaskan atau tidak aman.

Jadi, berapa jumlah detail yang tepat untuk dimasukkan ke dalam SMP? Jumlah perincian yang tepat akan memberikan perajin terlatih (atau operator yang terlatih dalam keterampilan pemeliharaan yang terkait dengan pekerjaan) untuk melakukan pekerjaan tersebut, bahkan jika orang tersebut belum pernah melakukan pekerjaan tersebut sebelumnya.

Siapa yang harus menulis prosedur perawatan standar?

• Seseorang yang memiliki pelatihan menulis SMP dan mengetahui prosedur penulisan SMP perusahaannya. (Ya, harus ada prosedur untuk menulis prosedur.)

• Seseorang yang memiliki pengetahuan tentang keselamatan dan bahaya lingkungan yang terlibat.

• Penulis harus mencari masukan dari pelaksana pekerjaan terlatih atau ahli materi pelajaran yang akan menggunakan SMP. Merupakan ide yang baik untuk meminta pelaksana pekerjaan untuk menulis draf kasar karena Anda akan mendapatkan dukungan dari pengguna SMP. Seseorang lebih mungkin menggunakan sesuatu yang mereka bantu kembangkan dibandingkan dengan sesuatu yang dikembangkan tanpa masukannya.

Apa aturan penulisan prosedur perawatan standar?

• Beban komunikasi tertulis ada pada penulis, bukan pembaca. Tujuannya adalah untuk melayani pengguna.

• Tulisan pertama adalah draf kasar dan perlu ditinjau dan dicoba sebelum diterbitkan.

• Gunakan item baris bernomor dan hindari paragraf (satu item per langkah).

• Buat kata-kata yang singkat dan tepat.

• Daftar langkah-langkah dalam urutan yang benar. Pekerjaan harus mengalir dalam urutan alami.

• Gunakan pemeriksaan langkah jika berguna.

• Mintalah pelaku pekerjaan memasukkan nilai kuantitatif; bahkan lebih baik daripada check-off.

• Targetkan tingkat membaca kelas dasar (kelas empat atau lima) jika memungkinkan, mengingat sifat dari prosedur yang sedang ditulis. Keterampilan membaca yang sepadan dengan kualifikasi minimum untuk melakukan pekerjaan itu sendiri diasumsikan.

• Gunakan grafik jika diperlukan untuk memperjelas makna. Sebuah gambar benar-benar bernilai seribu kata.

• Jaga agar verbiage tetap konsisten. Jangan mengubah nama peralatan dari langkah ke langkah.

• Mulailah setiap langkah dengan kata kerja jika memungkinkan. Misalnya:Langkah 13 - Lepas pelindung kopling.

• Jika pekerjaan melibatkan terlalu banyak langkah, bagi pekerjaan menjadi beberapa bagian seperti Bagian Pelepasan Motor dan Bagian Pelepasan Unit Roda Gigi.

Ingatlah untuk menulis demi keamanan:

• Meskipun bahaya keselamatan tercantum di awal SMP, peringatan harus diulang untuk setiap langkah berbahaya.

• Gunakan kata "Peringatan" untuk melindungi dari bahaya personel dan kata "Perhatian" untuk melindungi dari bahaya peralatan. Misalnya:Langkah 23 - Peringatan! Hapus saluran bubur panas.

Menggunakan Prosedur Pemeliharaan Standar

Mengembangkan SMP yang baik adalah satu hal, tetapi cukup lain untuk membuat orang menggunakannya. Banyak perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk mengembangkan SMP, hanya untuk menyimpannya di lemari arsip atau disimpan di komputer di mana mereka tidak pernah dilihat oleh pelaksana pekerjaan.

Dalam kasus ini, SMP hanya berguna untuk menunjukkan kepada auditor ketika mereka datang untuk mengevaluasi bahwa mereka ada. Dengan sedikit usaha dan pelatihan personel, SMP dapat digunakan secara nyata, menambah nilai nyata bagi perusahaan. Jika Anda benar-benar ingin orang menggunakan SMP, minta penggunaannya dan buat mereka mudah diakses. Lampirkan ke perintah kerja, pasang di mesin atau pos di ruang operator.

Informasi dalam artikel ini juga dapat digunakan untuk menyusun standar operasional prosedur (SOP) yang baik. Prosedur yang baik adalah alat penting dan persyaratan dari setiap proses keandalan yang berhasil.