Panduan lengkap untuk membuat kebijakan manajemen aset

Aset fasilitas adalah urat nadi perusahaan, terutama dalam produksi. Selama mereka sehat dan bekerja, setiap bagian organisasi dapat tetap kuat dan produktif.

Tetapi jika aset adalah sumber kehidupan, orang adalah jantungnya. Setiap anggota organisasi dapat membuat dampak pada peralatan dengan keputusan yang mereka buat. Eksekutif berinvestasi, merancang insinyur, merencanakan manajer, merawat teknisi, dan menggunakan operator.

Karena pengambilan keputusan dan efisiensi aset sangat terkait, harus ada pedoman yang menghubungkannya. Di situlah kebijakan manajemen aset berperan.

Apa itu manajemen aset?

Untuk memahami apa itu kebijakan pengelolaan aset, mengapa itu penting, dan cara membuatnya, penting untuk terlebih dahulu memahami apa itu pengelolaan aset.

Aset mengacu pada segala sesuatu yang digunakan dalam operasi reguler suatu organisasi. Ini dapat merujuk pada objek fisik, seperti bangunan, peralatan, atau bahan mentah, serta hal-hal tidak berwujud, seperti staf atau uang. Manajemen aset tidak hanya mencakup aset yang digunakan untuk pemeliharaan, seperti mesin dan suku cadang, tetapi aset yang digunakan oleh seluruh organisasi, seperti komputer, orang, dan infrastruktur.

Mengelola aset ini berarti menerapkan pendekatan sistematis untuk mempertahankan siklus hidupnya dengan cara yang mengoptimalkan nilai. Ini termasuk memiliki strategi untuk mengembangkan, mengoperasikan, memelihara, meningkatkan, dan membuang aset dengan cara terbaik.

Pada akhirnya, manajemen aset melibatkan penerapan proses yang disengaja pada desain, penggunaan, dan pemeliharaan aset fisik dan tidak berwujud sehingga nilainya dimaksimalkan, dari awal hingga akhir.

Panduan utama untuk mencocokkan aset dan strategi pemeliharaan

Jelajahi panduannya

Apa itu kebijakan manajemen aset?

Kebijakan manajemen aset adalah salah satu persyaratan inti sertifikasi ISO 55001:2014 dan merupakan landasan strategi manajemen aset yang solid dan lengkap. Ini seperti kompas yang mengarahkan semua orang di organisasi Anda ke arah yang benar saat membuat keputusan tentang aset. Hal ini dilakukan dengan memberikan serangkaian prinsip panduan, niat, sasaran, dan metode untuk manajemen aset sehingga setiap orang merasa yakin dengan pilihan dan kontribusi mereka terhadap fasilitas.

Untuk individu dan tim, kebijakan menyediakan template untuk pengambilan keputusan sehingga orang dapat mencapai hasil terbaik untuk setiap tugas sambil memenuhi tujuan organisasi. Ketika diterapkan sebagai pilar inti bisnis, ia bertindak seperti pernyataan misi. Ini tidak hanya menanamkan manajemen aset ke dalam budaya fasilitas, tetapi juga berfungsi sebagai tanda komitmen organisasi terhadap efisiensi dan keberlanjutan kepada pihak di luar perusahaan.

Kami akan membahas secara tepat kebijakan pengelolaan aset yang hebat di bawah ini, tetapi berikut adalah beberapa merek dagang dari rencana untuk fasilitas produksi yang berat:

• Bersifat umum dan mengandung prinsip yang luas.
• Mereka mengidentifikasi peran dan tanggung jawab, termasuk implementasi kebijakan.
• Mereka menguraikan bagaimana manajemen aset terintegrasi dalam organisasi.
• Mereka menetapkan tujuan yang ditentukan, tingkat layanan, pedoman inventaris, dan standar pemeliharaan.

Manfaat kebijakan manajemen aset

Membangun kebijakan manajemen aset bisa menjadi tugas besar, jadi hasilnya harus sepadan dengan semua pekerjaan. Untungnya, ada banyak manfaat potensial yang diperoleh dari pembuatan pedoman ini.

Standarisasi dan efisiensi

Membuat kebijakan manajemen aset menghilangkan ambiguitas atau kesenjangan dalam pengetahuan aset. Ini singkat dan menetapkan arah yang kuat dan harapan yang jelas. Dokumen menggunakan bahasa yang memungkinkan semua orang di organisasi Anda untuk melihat bagaimana dokumen tersebut terkait dengan mereka, peran mereka, dan tujuan mereka. Ini juga mendorong peningkatan terus-menerus.

Ketika elemen-elemen ini terbentuk, keselarasan lengkap dalam fasilitas dapat dicapai. Setiap orang dapat bekerja sama menuju tujuan yang sama dan menggunakan pedoman yang sama untuk pekerjaan mereka. Persatuan dan efisiensi diciptakan di seluruh organisasi. Ketika keputusan aset distandarisasi dan efisien, hal itu dapat menghasilkan segala macam manfaat penting bagi setiap unit bisnis, tetapi terutama bagi tim pemeliharaan. Backlog berkurang, biaya turun, inventaris lebih mudah dikelola, dan banyak lagi.

Keandalan dan keamanan

Kebijakan manajemen aset menyoroti praktik terbaik yang spesifik untuk organisasi tempat ia dibuat. Karena itu, ini mendorong keunggulan operasional dan menghilangkan ruang bagi orang untuk menyimpang dari pekerjaan terbaik mereka. Ini memastikan bahwa tidak ada yang tersisa dalam hal penanganan aset.

Hal ini berdampak langsung pada keberhasilan operasi pemeliharaan. Dengan menetapkan harapan yang jelas, semua orang di tim memahami dan menjalankan proses dan prosedur yang menghasilkan hasil terbaik untuk aset. Ini adalah saat peralatan dan orang mencapai potensi penuh mereka. Pemeliharaan dioptimalkan sehingga aset mengalami keandalan puncak dan lebih sedikit pemeliharaan yang tidak terencana. Tugas juga dilakukan dengan tujuan menjadi yang terbaik di semua bidang, yang berarti kesehatan dan keselamatan tidak dikorbankan demi kecepatan atau biaya.

Sponsor eksekutif

Manajemen aset secara tradisional dipandang sebagai satu-satunya domain tim pemeliharaan. Tetapi karena setiap orang di suatu organisasi memiliki dampak pada aset, pandangan sempit ini membuat manajemen aset yang luar biasa sulit untuk dicapai. Memiliki sponsor eksekutif untuk dokumen memberikan kekuatan besar dan membuat semua orang bertanggung jawab. Hal ini menumbuhkan kesadaran akan pentingnya manajemen aset di seluruh perusahaan.

Setiap anggota organisasi dapat membuat dampak pada peralatan dengan keputusan yang mereka buat. Eksekutif berinvestasi, desain insinyur keandalan, rencana manajer, dan pelaksana teknisi.

Memiliki seorang eksekutif di dewan juga dapat membantu mengomunikasikan komitmen organisasi terhadap manajemen aset yang luar biasa kepada pemangku kepentingan eksternal. Pelanggan, pemegang saham, dan mitra akan memahami bahwa prinsip-prinsip terbaik di kelasnya ini adalah bagian dari DNA bisnis. Ini bisa sangat membantu meningkatkan kesadaran dan kepercayaan pada merek dan kepemimpinannya.

Dukungan eksekutif juga dapat memberikan penguatan untuk tim pemeliharaan yang terlalu kurus. Kebijakan yang kuat menciptakan sekutu dalam organisasi yang dapat diandalkan oleh tim pemeliharaan untuk memastikan aset menjadi yang terdepan dan utama dalam pengambilan keputusan.

Cara membuat kebijakan pengelolaan aset

Berikut ini adalah elemen terpenting dari kebijakan manajemen aset yang efektif. Contoh kebijakan manajemen aset yang menggunakan elemen-elemen ini dapat dilihat di bawah ini.

Ringkas maksud

Ini harus menjadi bagian pertama dari kebijakan manajemen aset Anda. Ini menetapkan nada untuk sisa dokumen dengan mendasarkan manajemen aset pada tujuan menyeluruh organisasi. Tetapkan tujuan organisasi dengan jelas dan ringkas. Gunakan pernyataan misi atau nilai inti perusahaan sebagai titik awal Anda. Ikat manajemen aset dengan pernyataan ini dengan pernyataan singkat tentang pentingnya dalam mencapai tujuan organisasi. Bagian ini harus terdiri dari satu hingga tiga kalimat.

Sebutkan cakupannya

Bagian ini menjelaskan aset, layanan, dan unit bisnis atau peran yang diterapkan kebijakan tersebut. Luangkan waktu untuk memikirkan semua aset, layanan, dan orang-orang yang dapat terpengaruh oleh kebijakan ini. Bicaralah dengan anggota setiap unit bisnis untuk memahami aset apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan kepentingannya. Bagian ini sangat penting karena menghilangkan ambiguitas, mulai membangun harapan dan memperkuat akuntabilitas. Bagian ini harus terdiri dari dua hingga lima kalimat.

Mengartikulasikan hasil yang diinginkan

Bagian ini menjelaskan tujuan tingkat tinggi untuk manajemen aset di organisasi Anda. Ini selanjutnya menentukan tujuan yang ingin Anda capai dengan kebijakan ini dan strategi manajemen aset lengkap Anda. Ini harus meringkas alasan di balik kebijakan dan tujuan yang lebih spesifik karena terkait dengan aset dan manajemen aset, seperti peningkatan keandalan atau peningkatan akuntabilitas. Bagian ini harus terdiri dari tiga sampai lima kalimat.

Menjelaskan prinsip-prinsip manajemen aset

Bagian ini menguraikan prinsip panduan, praktik, dan aturan umum untuk manajemen aset. Ini berfungsi sebagai cetak biru untuk pengambilan keputusan dan memberikan arahan tentang bagaimana menerapkan kebijakan manajemen aset untuk tugas sehari-hari. Ini juga harus memberikan beberapa contoh yang sangat umum tentang bagaimana prinsip-prinsip harus diterapkan, seperti penyampaian sumber daya dan standar pelaporan. Jika seseorang tidak yakin bagaimana membuat keputusan mengenai manajemen aset, bagian ini harus dapat mengarahkan mereka ke arah yang benar. Bagian ini harus terdiri dari empat hingga enam kalimat.

Tentukan tanggung jawab

Ini adalah bagian penting dari kebijakan manajemen aset Anda. Ini menunjuk siapa yang bertanggung jawab atas semua aspek kebijakan dan manajemen aset secara umum, termasuk persetujuan, alokasi sumber daya, implementasi, penentuan prioritas, dan tindakan tingkat tinggi lainnya yang relevan. Bagian ini harus terdiri dari dua hingga empat kalimat.

Peningkatan berkelanjutan dan kepatuhan terhadap peraturan

Bagian dari kebijakan manajemen aset yang hebat adalah menyatakan komitmen organisasi untuk terus meningkatkan programnya dan mencapai kepatuhan dengan standar pihak ketiga. Ini membantu mengurangi rasa puas diri dan menjaga rencana tersebut sebagai strategi yang hidup, bernafas, dan dapat ditindaklanjuti, daripada dokumen yang kabur dan terlupakan. Saat fasilitas tumbuh, persyaratan audit berubah dan teknologi berkembang, proses juga harus berubah. Itu sebabnya sangat penting untuk membuat janji perbaikan terus-menerus. Ini memperkuat pencarian fasilitas Anda yang tidak pernah berakhir untuk meningkatkan di semua area, yang menguntungkan semua orang dari sudut pandang keamanan dan keuangan. Bagian ini harus terdiri dari dua hingga tiga kalimat.

Suplemen dengan sumber daya tambahan

Selesaikan kebijakan manajemen aset dengan menambahkan informasi klarifikasi dan bacaan lebih lanjut. Bagian ini mencakup daftar rincian administratif dan kontak, seperti tanggal efektif polis, pemilik polis, dan tanda tangan sponsor eksekutif. Ini juga mencakup semua dokumen terkait, seperti kebijakan kesehatan dan keselamatan, peraturan dan standar terkait, seperti ISO 55001, serta definisi, istilah, dan singkatan yang mungkin belum familiar bagi pembaca.

Buat, tinjau, dan sempurnakan dengan pemangku kepentingan

Membangun kebijakan manajemen aset adalah proses yang panjang. Ini akan membutuhkan beberapa draf untuk memperbaikinya. Sangat penting untuk berkolaborasi dengan pemangku kepentingan utama dari semua unit bisnis saat membuat, meninjau, dan menyempurnakan pedoman. Identifikasi sponsor dalam manajemen senior yang dapat memberikan dukungan dan pengawasan untuk proyek tersebut. Buatlah singkat, mudah dicerna dan konsisten dengan kebijakan lain yang dimiliki organisasi Anda, seperti kebijakan kesehatan dan keselamatan. Di atas segalanya, pastikan Anda meluangkan waktu untuk sering meninjau dan memperbarui strategi, bahkan setelah dipublikasikan.

Template kebijakan pengelolaan aset

Berikut ini adalah template kebijakan manajemen aset dasar. Template dapat disesuaikan dengan industri dan organisasi tertentu. Anda juga dapat mengunduh template di sini.

Tujuan

Kebijakan ini berupaya menguraikan pedoman dan praktik yang mengatur keputusan tentang manajemen aset di (Insert Company) untuk memastikan (Insert Company) menyelesaikan misinya menyediakan produk berkualitas tinggi di lingkungan yang berkelanjutan dan aman.

Cakupan

Kebijakan pengelolaan aset ini berlaku untuk semua aset yang dimiliki oleh (Sisipkan Perusahaan) dan semua aspek setiap aset, termasuk desain, konstruksi, pengoperasian, pemeliharaan, dan pembuangan. Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan, kontraktor dan konsultan di (Masukkan Perusahaan). Selain itu, (Sisipkan Perusahaan) dapat mengandalkan aset alam atau aset lain yang tidak dimilikinya. Jika operasi didukung oleh aset ini, kami akan bekerja sama dengan pemilik aset dan mempromosikan prinsip-prinsip yang diuraikan dalam kebijakan ini.

Niat

(Sisipkan Perusahaan) menyediakan berbagai macam produk dan layanan kepada pelanggan yang memerlukan kepemilikan dan pengoperasian serta pemeliharaan aset fisik yang bertanggung jawab termasuk tanah, bangunan, peralatan, transportasi, dan limbah. Maksud dari kebijakan ini adalah untuk memastikan semua karyawan dan fungsi (Sisipkan Perusahaan) selaras dengan tujuan (Sisipkan Perusahaan) yang berkaitan dengan manajemen aset dan untuk memastikan aset dikelola dengan cara yang memaksimalkan manfaat, mengurangi risiko dan memberikan tingkat layanan yang memuaskan kepada pelanggan dengan cara yang aman dan berkelanjutan.

Pernyataan kebijakan

Dalam mengelola aset milik (Insert Company), kami berkomitmen untuk:

• Mengambil langkah-langkah untuk menghubungkan departemen, fungsi, dan aktivitas pendukung yang sesuai untuk membangun hubungan kerja yang efektif dan mendorong berbagi informasi.
• Menggunakan pengambilan keputusan pengelolaan aset untuk mendorong nilai optimal bagi pelanggan.
• Memastikan keputusan dibuat secara kolaboratif. Pastikan keputusan mempertimbangkan semua tahapan siklus hidup dan keterkaitan antara kinerja aset, operasional, dan layanan.
• Berfokus pada pengambilan keputusan yang mengakui sifat sistem aset yang saling terkait dan bagaimana keputusan tentang satu set aset berpotensi berinteraksi dengan atau memengaruhi aset yang dikendalikan oleh departemen dan fungsi lain.

Penerapan kebijakan

(Sisipkan Perusahaan) akan mengembangkan dan memelihara rencana yang sesuai untuk pembaruan, pembelian, konstruksi, dan penonaktifan aset. Ini termasuk:

• Mengembangkan proyeksi kebutuhan investasi jangka panjang dan menerapkan analisis yang cermat, termasuk pertimbangan risiko, untuk mengidentifikasi kebutuhan jangka pendek.
• Menerapkan proses untuk memastikan investasi memenuhi kebutuhan secara efisien dan efektif, dan mengatasi implikasi anggaran operasional dari investasi modal.
• Menjelajahi peluang efisiensi jika sesuai, termasuk teknologi baru.
• Menganalisis rencana investasi dan persyaratan pendanaan terkait serta menerapkan mekanisme untuk memastikan keberlanjutan keuangan jangka panjang.
• Mengevaluasi keputusan investasi aset yang relevan berdasarkan pertimbangan biaya yang terkait dengan pengelolaan aset melalui seluruh siklus hidupnya.
• Mengembangkan rencana investasi modal yang diprioritaskan yang mencerminkan harapan masyarakat dan pemangku kepentingan terkait dengan tingkat layanan dan tujuan strategis lainnya.

Komitmen untuk peningkatan dan kepatuhan berkelanjutan

(Insert Company) memandang peningkatan berkelanjutan dan kepatuhan terhadap undang-undang dan standar yang diakui secara internasional sebagai bagian penting dari pendekatan manajemen aset kami. Komitmen kami untuk mencapai tujuan ini meliputi:

• Mendorong inovasi dalam pengembangan alat, teknik, dan solusi.
• Memantau dan meninjau efektivitas proses manajemen aset dan sistem manajemen aset yang lebih luas dalam mendukung pencapaian tujuan strategis.
• Menilai kompetensi yang diperlukan untuk menerapkan manajemen aset yang tepat dan memberikan dukungan, pendidikan, dan pelatihan untuk memenuhi kompetensi ini.
• Meninjau kebijakan ini dan membuat penyesuaian yang diperlukan setiap tahun.

Peran dan tanggung jawab

Peran dan tanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan ini meliputi:

• Komite eksekutif bertanggung jawab untuk menyetujui kebijakan manajemen aset, mengartikulasikan nilai-nilai organisasi, menentukan prioritas, menyetujui pendanaan dan sumber daya untuk menerapkan kebijakan manajemen aset dan persyaratan terkait, dan menyetujui pendanaan aset melalui rencana keuangan multi-tahun dan jangka panjang.
• Kepala petugas keandalan bertanggung jawab untuk memimpin penerapan kebijakan ini di seluruh organisasi.
• Manajer departemen bertanggung jawab untuk memimpin penerapan kebijakan ini di dalam departemen mereka dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai untuk penerapannya.
• Semua staf yang terlibat dalam penerapan manajemen aset bertanggung jawab untuk mematuhi persyaratan kebijakan ini.

Administrasi Kebijakan

Dokumen terkait serta peraturan dan standar terkait

• Rencana Strategis
• Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan
• ISO 55001:2014 Sistem manajemen aset – Persyaratan; dan
• Sistem manajemen aset ISO 55002 – Pedoman penerapan ISO 55001

Template kebijakan pengelolaan aset

Unduh template gratis Anda

Cara menerapkan kebijakan pengelolaan aset

Membuat kebijakan manajemen aset yang sebenarnya hanyalah langkah pertama. Sekarang sampai pada bagian yang sulit; menjadikan prinsip dan prosedur yang diuraikan dalam dokumen sebagai bagian dari DNA fasilitas. Jika prinsip-prinsip tersebut dengan cepat dilupakan, manajemen aset akan terus menjadi renungan dan kinerja aset akan gagal mencapai potensi penuhnya. Berikut adalah tiga langkah kunci yang akan memastikan kebijakan manajemen aset diterapkan dengan benar dan dengan dampak yang diinginkan.

Komunikasi dan aksesibilitas

Komunikasi sangat penting untuk keberhasilan kebijakan manajemen aset Anda. Anda harus mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada semua staf, terutama niat dan langkah selanjutnya. Jika tidak ada yang menyadari bagaimana mereka dipengaruhi oleh kebijakan, tidak akan ada akuntabilitas dan implementasi akan sulit dicapai. Pertimbangkan untuk membuat dokumen satu halaman yang lebih pendek yang menguraikan elemen-elemen kunci sehingga semua karyawan dapat membaca dan memahaminya dengan mudah.

Penting juga untuk membuat kebijakan manajemen aset dapat diakses. Posting di sekitar tempat kerja Anda dan pastikan itu terlihat. Membuatnya tersedia untuk dilihat dalam berbagai format, seperti briefing tim atau video pendek. Dan pastikan karyawan yang memiliki saran untuk merevisi kebijakan dapat melakukannya tanpa terlalu banyak kesulitan.

Melacak dan meningkatkan

Setiap proyek membutuhkan seorang pemimpin sehingga rencana dijalankan dan tugas diselesaikan. Kebijakan manajemen aset tidak berbeda. Identifikasi anggota staf yang akan memperjuangkan rencana dan mengembangkan strategi untuk implementasi. Orang ini mungkin Anda atau komite yang membagi pekerjaan dan tanggung jawab. Pemilik proyek ini memastikan rencana implementasi diikuti, menjawab pertanyaan apa pun dari staf, dan menyempurnakan proses.

. . . kebijakan manajemen aset mendorong keunggulan operasional dan menghilangkan ruang bagi orang untuk menyimpang dari pekerjaan terbaik mereka. Ini memastikan bahwa tidak ada yang tersisa dalam hal penanganan aset.

Komitmen untuk perbaikan berkelanjutan tertanam dalam kebijakan manajemen aset Anda dan harus dijaga. Individu atau komite yang ditugaskan untuk memiliki strategi juga harus meluangkan waktu untuk mencari cara untuk memperbaiki kebijakan. Ini dapat berupa tinjauan tahunan, pertemuan pemangku kepentingan secara berkala, atau forum lain yang mengidentifikasi dan menerapkan perbaikan.

Memanfaatkan perangkat lunak

Mengkomunikasikan dan melacak apa pun sulit dilakukan tanpa sistem untuk melakukannya. Di situlah perangkat lunak dapat berguna. Memiliki sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) adalah salah satu solusi digital yang dapat membantu membuat penerapan kebijakan Anda menjadi lebih mudah sekaligus meningkatkan dampaknya.

Memiliki perangkat lunak pemeliharaan profesional memungkinkan fasilitas untuk menangkap lebih banyak informasi, menggunakan alat canggih untuk menganalisis metrik ini dan menerapkan temuan mereka dengan lebih sedikit sakit kepala. Ada banyak alat pengambilan data yang tersedia melalui perangkat lunak, seperti daftar periksa, riwayat perintah kerja, dan laporan mendalam. Alat-alat ini memudahkan dan lebih akurat untuk menentukan kemajuan dan dampak implementasi kebijakan. Misalnya, daftar periksa dapat menguraikan langkah-langkah yang tepat untuk memperbaiki aset dan juga dapat menyertakan pedoman atau kata-kata dari kebijakan manajemen aset. Dengan menggunakan perangkat lunak, daftar periksa ini dapat didigitalkan, dilampirkan ke aset, dan dilacak, sehingga teknisi dapat sering diingatkan tentang kebijakan dan menjalankannya.

Terakhir, perangkat lunak CMMS memudahkan untuk mengakses versi digital dari dokumen terbaru sehingga staf tidak perlu mencari-cari melalui email atau lemari arsip untuk menemukan kebijakan kapan pun mereka perlu berkonsultasi. Hal ini juga membuat komunikasi pembaruan kebijakan menjadi lebih mudah sehingga semua orang tahu apa yang telah berubah dan apa arti perubahan itu bagi mereka.