Pemeliharaan memainkan peran penting dalam membangun kelancaran operasi bisnis di setiap fasilitas. Bisnis yang tidak bisa (atau tidak mau) mengurus aset fisik mereka akan mencari pekerjaan pemeliharaan outsourcing. Dan Anda tidak dapat melakukannya tanpa menandatangani beberapa jenis kontrak pemeliharaan.
Untuk memahami apa yang membuat kontrak bagus dan bagaimana menegosiasikannya, pertama-tama kita perlu mendiskusikan situasi ideal untuk pekerjaan pemeliharaan outsourcing. Mari kita mulai.
Apa yang dimaksud dengan kontrak pemeliharaan layanan?
Kontrak pemeliharaan layanan adalah perjanjian hukum antara perusahaan dan penyedia layanan pemeliharaan . Ini menentukan syarat dan ketentuan perjanjian antara kedua belah pihak. Kontraktor pemeliharaan dapat disewa untuk melakukan berbagai layanan pemeliharaan yang berbeda, dari pemeliharaan umum hingga perbaikan khusus.
Setiap detail yang dinegosiasikan antara kedua pihak akan ditentukan dalam kontrak. Ini akan memperkuat komitmen penyedia layanan. Informasi lebih lanjut tentang apa yang harus disertakan dalam kontrak akan dijelaskan nanti di artikel.
Mengapa melakukan outsourcing pemeliharaan?
Pemeliharaan peralatan dan fasilitas dapat disiapkan dengan empat cara berbeda:
pekerjaan yang dilakukan oleh tim pemeliharaan internal
pekerjaan dilakukan oleh teknisi OEM (Original Equipment Manufacturer)
semua pekerjaan ditugaskan ke kontraktor pemeliharaan pihak ketiga
berbagai kombinasi dari 3 cara di atas
Satu-satunya situasi di mana organisasi tidak perlu repot dengan kontrak pemeliharaan adalah jika semua pekerjaan dilakukan oleh tim internal. Namun, itu cukup langka. Menurut survei pemeliharaan kami dari Februari 2021, hanya 10% fasilitas yang tidak mengalihdayakan pekerjaan pemeliharaan apa pun.
Seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, alasan paling umum untuk melakukan outsourcing kegiatan pemeliharaan adalah:
terlalu banyak pekerjaan untuk tim internal
tidak masuk akal untuk mempertahankan karyawan tetap untuk tugas khusus yang perlu dilakukan sesekali (seperti mempekerjakan tukang ledeng penuh waktu)
organisasi tidak memiliki pengetahuan atau alat khusus untuk melakukan perbaikan tertentu
OEM menyediakan layanan pemeliharaan sebagai bagian dari penjualan peralatan
dalam situasi tertentu, kontraktor pemeliharaan bisa lebih hemat biaya
organisasi merasa lebih mudah untuk mengalihdayakan semuanya
Setiap perusahaan akan memiliki alasan sendiri untuk melibatkan kontraktor pemeliharaan. Dalam kasus seperti itu, kontrak pemeliharaan yang andal hadir untuk memastikan layanan tingkat tinggi dengan biaya lebih rendah.
Jenis kontrak pemeliharaan jangka panjang (AMC vs CMC)
Ada dua jenis utama perjanjian layanan pemeliharaan jangka panjang yang disebut AMC dan CMC.
AMC adalah singkatan dari kontrak pemeliharaan tahunan . CMC adalah singkatan dari kontrak pemeliharaan komprehensif . Mereka digunakan untuk mempekerjakan kontraktor layanan independen untuk semua jenis pekerjaan pemeliharaan – mulai dari pemeliharaan lanskap dan gedung hingga pemeliharaan mesin dan peralatan TI.
Baik AMC dan CMC menanggung biaya layanan untuk pemeliharaan rutin dan perbaikan darurat yang berkelanjutan. Ketika aset rusak, kontraktor pemeliharaan akan segera mengirimkan personel servis. Mereka akan memperbaikinya dan mengganti suku cadangnya (jika diperlukan).
Kontrak perawatan tahunan adalah cara yang bagus untuk memenuhi kebutuhan perawatan dasar, sementara kontrak perawatan komprehensif mencakup suku cadang tambahan, tenaga kerja, atau biaya transportasi yang muncul saat teknisi melakukan perawatan rutin. Layanan pemeliharaan tahunan tidak mencakup biaya tambahan yang mungkin timbul selama proses pemeliharaan.
Singkatnya, AMC memiliki biaya awal yang lebih rendah tetapi dapat mengakibatkan biaya tambahan. Biaya CMC lebih mahal tetapi tidak ada faktur tambahan yang harus dibayar.
Panjang kontrak
Umumnya, jangka waktu kontrak pemeliharaan layanan adalah satu tahun. Ini berlaku untuk AMC dan CMC. Jika hubungan klien-vendor kuat, mereka bisa lebih lama (kontrak pemeliharaan 3 tahun dan 5 tahun tidak jarang).
Kontrak jangka panjang menguntungkan perusahaan dan kontraktor pemeliharaan. Beberapa keuntungan bagi perusahaan adalah:
Kontrol kualitas :Kontraktor pemeliharaan akan memelihara aset secara teratur. Karena kontraknya berjangka panjang, kontraktor memiliki insentif untuk menjaga agar mesin tetap berjalan dengan baik. Hal ini menyebabkan lebih sedikit kerusakan dan keuntungan yang lebih baik.
Peningkatan masa pakai dan performa :Kontrak jangka panjang memastikan bahwa alat berat diservis secara teratur yang akan meningkatkan masa pakainya dan meningkatkan kinerjanya secara keseluruhan.
Ketenangan pikiran :Mengelola operasi pemeliharaan adalah banyak pekerjaan. Memiliki kontraktor yang andal berarti organisasi memiliki satu hal yang tidak perlu dikhawatirkan.
Manfaat biaya :Kontraktor menawarkan harga diskon untuk kontrak jangka panjang. Ini dapat membantu mengurangi biaya pemeliharaan tahunan tanpa menghambat tingkat layanan.
Vendor pemeliharaan juga lebih menyukai kontrak pemeliharaan jangka panjang. Jika mereka dapat membangun hubungan yang kuat dengan klien yang sudah ada, mereka memastikan pendapatan tetap, yang selalu menyenangkan. Mereka memiliki insentif untuk memberikan layanan yang memuaskan guna meningkatkan reputasi merek mereka dan mendapatkan rekomendasi yang berharga.
Metode penetapan harga
Harga kontrak pemeliharaan bergantung pada banyak faktor seperti jangkauan layanan, jumlah kerusakan maksimum yang perlu diperbaiki, jumlah aset, dan panjang kontrak.
Kontraktor pemeliharaan yang berbeda akan menawarkan metode penetapan harga yang berbeda. Mereka biasanya dinegosiasikan antara vendor dan penyedia layanan untuk melihat apa yang berhasil untuk keduanya. Yang paling umum adalah:
Harga berdasarkan waktu :Kontrak menentukan tarif per jam tetap dan dihitung menurut jumlah total jam kerja yang dihabiskan vendor.
Harga per perangkat :Vendor dan perusahaan menyepakati harga tetap untuk servis satu perangkat selama masa kontrak. Untuk mendapatkan harga total, harga per perangkat dikalikan dengan jumlah perangkat yang dicakup dalam kontrak.
Harga berdasarkan masa pakai aset :Seiring bertambahnya usia mesin, kebutuhan akan perawatan meningkat. Vendor mungkin akan menaikkan harga untuk aset tersebut.
Penggantian vs perbaikan :Haruskah vendor memperbaiki atau mengganti aset/komponen tertentu saat rusak? Harga kontrak dapat berubah tergantung pada bagaimana organisasi ingin menangani ini.
Kontrak dapat memiliki persyaratan khusus lainnya dari klien yang akan membawa biaya tambahan. Syarat, ketentuan, dan harga akhir kontrak sangat bergantung pada negosiasi antara kedua belah pihak.
Manajer pemeliharaan dan manajer fasilitas yang berhubungan dengan vendor harus memiliki keterampilan dan pengetahuan untuk menegosiasikan kontrak pemeliharaan yang baik. Berikut adalah beberapa tips berguna untuk menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.
Apa yang termasuk dalam kontrak pemeliharaan?
Kontrak pemeliharaan layanan biasanya berisi detail berikut:
Nama dan kontak: Kontrak harus memiliki detail seperti nama bisnis, alamat terdaftar, detail penandatangan, dan lokasi tempat layanan diharapkan.
Detail peralatan :Spesifikasi teknis, lokasi, kondisi pengoperasian, dan informasi relevan lainnya mengenai alat berat yang akan diservis.
Tingkat tanggung jawab untuk penyedia layanan harus didefinisikan dengan jelas untuk menghindari ambiguitas di masa mendatang.
Ekspektasi dari klien :Kontraktor tidak dapat menyelesaikan tugas jika perusahaan dan pekerjanya tidak kooperatif. Kontrak juga akan memiliki detail tentang apa yang diharapkan kontraktor dari klien.
Waktu respons :Kontraktor diharapkan untuk menawarkan layanan sesegera mungkin. Waktu respons maksimum, terutama untuk aset kritis, harus ditentukan dengan jelas. Setiap waktu respons di luar itu merupakan pelanggaran kontrak.
Waktu penyelesaian layanan :Kontraktor harus menyelesaikan layanan dalam jangka waktu yang wajar. Kontrak harus menguraikan ketentuan ini.
Kompensasi: Jika vendor merusak peralatan atau properti lainnya. Keterlambatan layanan juga dapat menjamin kompensasi jika ditentukan dalam kontrak.
Harga . Kontrak akan dengan jelas menyebutkan harga kontrak, durasi, dan syarat pembayaran.
Keadaan kahar . Ini adalah bagian dari kontrak yang membebaskan kedua belah pihak dari kewajiban mereka jika terjadi keadaan luar biasa. Ini adalah standar dalam semua kontrak hukum.
Di luar ini, apa pun yang dinegosiasikan oleh perusahaan dan kontraktor dapat ditambahkan ke kontrak layanan.
Bagaimana cara menulis kontrak pemeliharaan?
Tidak ada aturan keras dan cepat tentang cara menulis kontrak pemeliharaan. Hal yang paling penting untuk diingat adalah bahwa kontrak dapat dilaksanakan dengan cara hukum. Syarat dan ketentuan yang dipikirkan dengan baik harus diberikan.
Spesifik kontrak akan berbeda tergantung pada keadaan, aturan negara, dan kebiasaan tempat tersebut.
Anda dapat melihat sekilas panduan ini yang menguraikan cara menulis kontrak pemeliharaan dasar. Untuk melihat tampilannya dalam praktik, Anda dapat merujuk ke template yang tercantum di bawah ini.
Templat perjanjian pemeliharaan umum
Perusahaan dapat membuat kontrak pemeliharaan untuk tujuan tertentu atau dengan menggabungkan semua persyaratan pemeliharaan. Anda tidak perlu menemukan kembali roda untuk setiap kontrak baru. Ada banyak sumber daya dan template di luar sana yang dapat menjadi titik awal yang baik dalam membuat kontrak baru:
Template kontrak pemeliharaan peralatan
Kontrak pemeliharaan HVAC
Template kontrak pemeliharaan gedung
Template kontrak pemeliharaan TI
Kontak pemeliharaan preventif
Templat kontrak pemeliharaan rumah
Meskipun template sangat bagus, perusahaan yang mempekerjakan penyedia layanan pemeliharaan independen harus mempertimbangkan dengan cermat kebutuhan spesifik mereka dan memastikan untuk menyertakannya dalam perjanjian pemeliharaan akhir.
Menggunakan Limble CMMS untuk mengelola perjanjian pemeliharaan dan vendor
Untuk menyelesaikannya, mari kita bahas bagaimana organisasi dapat menangani vendor dan kontrak secara efisien. Yang kami maksud adalah memiliki akses cepat ke informasi yang diperlukan dan kemampuan untuk melacak apakah pekerjaan yang dilakukan oleh vendor sesuai dengan apa yang disepakati dalam kontrak.
Biasanya, manajer pemeliharaan harus berurusan dengan dua jenis vendor:
mereka yang menyediakan layanan pemeliharaan
mereka membeli suku cadang dan bahan dari
Perangkat lunak pemeliharaan modern seperti Limble CMMS dapat merampingkan pelacakan dan pengelolaan semua jenis vendor. Kami akan fokus pada kontraktor karena ini adalah topik artikel ini.
Selain perjanjian pemeliharaan itu sendiri, manajer harus memiliki akses cepat dan mudah ke informasi vendor lain seperti nama, alamat, email, dan nomor telepon. Ini mungkin tampak sepele pada awalnya, tetapi sangat membantu ketika Anda memiliki kontrak dengan banyak vendor dan mengawasi beberapa lokasi.
Gambar di bawah menunjukkan bagaimana Limble menyimpan semua informasi vendor di lokasi terpusat:
Jika Anda melihat lebih dekat pada gambar, Anda akan melihat bahwa Limble memungkinkan Anda mengaitkan vendor dengan aset yang mereka kelola.
Untuk merampingkan komunikasi, perusahaan dapat memberi kontraktor pemeliharaan akses terbatas ke perangkat lunak Limble. Perintah kerja dapat dikirim langsung ke vendor melalui perangkat lunak kami (lihat cara kerjanya di sini). Vendor menerima WO dan instruksi kerja terlampir, melakukan pekerjaan, memasukkan waktu dan suku cadang yang dihabiskan, dan menutup perintah kerja.
Dengan cara ini, manajer pemeliharaan dan fasilitas memiliki catatan yang jelas tentang waktu vendor, suku cadang yang digunakan, faktur vendor, dan data lain yang diinginkan. Mereka dapat menggunakan data tersebut untuk membuat laporan dan melacak berapa banyak uang yang mereka keluarkan untuk vendor tertentu.
Anda bisa pelajari lebih lanjut tentang kemampuan manajemen vendor Limble di sini. Untuk pertanyaan tambahan, jangan ragu untuk memulai utas di komentar di bawah.
