5 Tantangan Utama Pemeliharaan & Solusi Ahli untuk Pengendalian Biaya

Untuk pertumbuhan bisnis, pemeliharaan adalah salah satu pilar utama. Anda dapat menghemat banyak uang jika biaya pemeliharaan dikontrol, tetapi hal ini akan mempengaruhi garis bawah organisasi Anda jika biaya pemeliharaan tidak dikontrol. Inilah peran manajer pemeliharaan dimulai! Mereka perlu memahami situasi dan bertindak segera.

Di bawah ini dijelaskan masalah manajemen pemeliharaan dan proses untuk mengatasinya.

Ini Adalah Lima Masalah Paling Umum dalam Manajemen Pemeliharaan

1. Kerusakan Tidak Terduga

Saat organisasi tidak menggunakan perangkat lunak apa pun, mereka hanya menjalankan mesin mereka hingga gagal. Bayangkan skenario di mana organisasi ingin menyelesaikan work order hari ini dan perlu dikirim dengan segera, tetapi tiba-tiba mesin berhenti bekerja karena kerusakan tidak terduga.

Akibatnya, pengiriman tidak dilakukan tepat waktu, dan kekecewaan pelanggan juga terjadi, yang dapat menyebabkan kehilangan pelanggan. Itulah sebabnya penting untuk menjaga kondisi peralatan Anda tetap terawat.

Solusi

Untuk menghindari kerusakan tidak terduga, manajer disarankan untuk menggunakan strategi pemeliharaan preventif yang efektif dalam mencegah kegagalan peralatan tiba-tiba.

Strategi ini harus diterapkan pada semua aset karena meningkatkan kinerja dan umur peralatan.

2. Waktu Henti

Waktu henti tidak selalu buruk; dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja peralatan atau untuk pengaturan dan manajemen kalibrasi.

Waktu henti dapat dikategorikan menjadi 2 kategori, yaitu waktu henti terjadwal dan waktu henti tidak terjadwal. Dalam kedua kondisi, mesin tidak bekerja, tetapi waktu henti tidak terjadwal berbahaya untuk bisnis. Hal ini dapat mengganggu aktivitas dan operasi harian serta mempengaruhi produktivitas. Namun, waktu henti terjadwal tidak mempengaruhi produktivitas karena direncanakan di luar jam kerja atau pada hari libur.

Solusi

Harus ada perencanaan yang tepat untuk menjadikan waktu henti terjadwal berhasil. Anda tidak akan ingin saat melakukan pemeliharaan ternyata inventaris tidak tersedia. Itu akan menjadi pemborosan waktu dan sumber daya; semuanya harus dijadwalkan dengan baik setelah memeriksa ketersediaan inventaris.

Ketika peralatan mendapatkan pemeliharaan secara teratur, waktu henti tidak terjadwal berkurang. Oleh karena itu, pemeliharaan terjadwal sangat penting untuk meminimalkan waktu henti tidak terjadwal. Pelacakan inventaris juga penting untuk pemeliharaan.

3. Biaya Pemeliharaan

Salah satu kendala terbesar yang dirasakan manajer pemeliharaan adalah alokasi anggaran. Ini adalah tantangan nyata yang menjadi salah satu alasan mereka tidak dapat mencoba rencana pemeliharaan lain. Biaya operasi pemeliharaan diseimbangkan dengan mengurangi biaya di area lain.

Namun, manajer pemeliharaan perlu memahami berapa lama aset ini akan bekerja secara efisien; manajer juga perlu mengetahui bahwa setiap aset memberikan nilai sesuai dengan pemeliharaan.

Solusi

Keseimbangan yang tepat perlu dipelihara; bagian MRO (maintenance repair and operation) harus tersedia sehingga tugas pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah. Namun, tidak boleh dalam jumlah terlalu banyak agar tidak terbuang sia-sia karena bagian-bagiannya bisa mahal.

Dengan perangkat lunak CMMS, manajer pemeliharaan dapat melacak kinerja setiap aset. Selain itu, perangkat lunak ini menyediakan data dan angka yang membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan. CMMS memberi tahu manajer kapan aset membutuhkan pemeliharaan karena ia menjadwalkan pemeliharaan untuk setiap aset.

Anda dapat menetapkan peringatan dan notifikasi sesuai jadwal kerja setiap aset. Selain itu, manajer akan tahu aset mana yang membutuhkan lebih banyak pemeliharaan dari yang diperlukan. Setelah Anda mengidentifikasi aset yang tidak produktif, Anda akan berada dalam posisi untuk mengurangi biaya pemeliharaan.

4. Pemeliharaan Tidak Terformalisasi

Kadang masalah terjadi pada mesin dan peralatan yang memakan waktu pemeliharaan lebih lama dari biasanya dan alasan di baliknya, pekerjaan pemeliharaan dilakukan tetapi tidak ada riwayat pemeliharaan yang disimpan atau tidak ada kertas kerja yang dilakukan.

Ini mempengaruhi saat mesin yang sama dibawa kembali untuk pekerjaan pemeliharaan. Ini lebih memakan waktu.

Solusi

Harus menjadi aturan ketat bahwa untuk melakukan pemeliharaan, kertas kerja harus dilakukan dengan cara yang benar dan tidak ada pemeliharaan yang dilakukan tanpa kertas kerja yang tepat.

Pilihan terbaik adalah menggunakan perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mengambil riwayat pemeliharaan setiap aset, yang juga membantu dalam memecahkan masalah dengan cepat. Riwayat aset berguna untuk manajer yang baru bergabung dengan organisasi.

Jika masalah datang berulang-ulang, itu mungkin mengindikasikan masalah serius. Dengan log riwayat, manajer dapat memahami masalah dan memecahkannya sesuai dengan itu.

5. Audit

Jika aset tidak cocok dengan audit yang dilakukan, itu dapat mempengaruhi reputasi organisasi. Selain itu, Anda perlu menjaga catatan pemeliharaan; semuanya harus teratur.

Seorang auditor akan mencocokkan kertas pemeliharaan dengan kondisi setiap aset. Audit adalah prosedur yang panjang dan juga memakan waktu.

Aset diverifikasi secara fisik dengan pemeriksaan kondisi juga dilakukan. Sebagian besar waktu organisasi tidak siap untuk audit dan akibatnya reputasinya terpuruk.

Solusi

Organisasi harus tetap siap dengan perangkat lunak CMMS. Ini dapat membantu dalam audit karena melacak setiap aset, terutama untuk pemeliharaan. Ketika aset ini dilacak, proses verifikasi aset menjadi lebih sederhana.

Selain itu, kondisi setiap aset diperiksa dengan perangkat lunak. Jika auditor ingin memeriksa riwayat pemeliharaan, perangkat lunak akan memberikan informasi yang disimpan secara aman dan menjadikannya dapat diakses untuk akses mudah.

Setiap inspektor akan dapat memeriksa data yang benar bersama dengan dokumen ini, berkat perangkat lunak manajemen pemeliharaan.

Kesimpulan

Ini adalah masalah utama mengenai pemeliharaan. Semua masalah ini dapat dengan mudah dihindari dengan perangkat lunak manajemen aset.

Ada banyak organisasi yang memiliki masalah ini tetapi mereka tidak memiliki anggaran atau berpikir itu akan mahal.

Namun, layanan perangkat lunak ini dapat dibeli dengan harga ekonomis dan yang lebih penting lagi, itu menciptakan dampak positif pada garis bawah organisasi Anda.

Karena itu memindahkan proses dari manual ke otomatis. Selain itu, ia menyediakan wawasan dengan laporan dan statistik yang membantu dalam pertumbuhan bisnis.

Pertanyaan Umum (FAQs)

1. Apa itu Software CMMS?

CMMS singkatan dari computerized maintenance management system. Ia meningkatkan proses manajemen pemeliharaan, dasarnya, ia menekankan pemeliharaan. CMMS membantu meningkatkan kinerja setiap aset dan meningkatkan umur aset serta mengurangi waktu henti.

Menurut blog, “Ukuran pasar perangkat lunak Computerized Maintenance Management System (CMMS) global sebesar 787,2 juta USD pada 2018 dan akan menjadi 1514 juta USD pada 2025, dengan CAGR 9,79% dari 2018 hingga 2025.”

2. Apa pentingnya inventaris untuk pemeliharaan?

MRO (Maintenance repair operation) atau bagian khusus dari mesin dapat disebut inventaris. Inventaris penting untuk tujuan pemeliharaan; misalnya, sebuah bagian perlu diganti tetapi bagian tersebut (inventaris) tidak tersedia di stok. Jadi, waktu dan sumber daya terbuang, lalu seluruh proses akan diulang ketika inventaris tersedia.

3. Setelah mengimplementasikan CMMS, perbaikan apa yang dapat terlihat?

1. Pengambilan keputusan yang lebih baik dan informatif
2. Kinerja aset yang meningkat
3. Produktivitas karyawan
4. Peningkatan garis bawah
5. Biaya pemeliharaan yang berkurang
Setelah mengimplementasikan CMMS, perbaikan ini dapat terlihat.