7 Tips Perencanaan Perawatan yang Terbukti untuk Pengoperasian yang Mulus

Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis

Setiap peralatan, fasilitas, dan aset lainnya adalah roda penggerak yang mendorong kemajuan organisasi. Perencanaan pemeliharaan yang baik akan memastikan bahwa setiap aset beroperasi secara optimal – untuk produktivitas yang lebih baik tetapi juga keselamatan dan umur panjang aset.

Pada bagian berikut, kami menjelaskan apa saja yang tercakup dalam perencanaan pemeliharaan, mendiskusikan hubungan antara perencanaan dan penjadwalan, serta menguraikan prinsip-prinsip perencanaan pemeliharaan yang baik. Selain itu, pelajari cara memeriksa ulang kesehatan rencana pemeliharaan Anda yang ada. Ini adalah langkah penting yang menurut pengalaman saya sering dilewatkan oleh pelanggan!

Mari kita langsung saja.

Apa yang dimaksud dengan perencanaan pemeliharaan?

Perencanaan pemeliharaan adalah proses dimana manajer dan perencana pemeliharaan menentukan aset atau fasilitas mana yang perlu dipelihara. Mereka juga menentukan frekuensi pekerjaan pemeliharaan, dan suku cadang, bahan, dan peralatan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. 

Tujuan perencanaan pemeliharaan adalah untuk memiliki proses terstruktur yang membantu Anda menjaga aset dalam kondisi kerja yang baik sekaligus menyeimbangkan biaya dan sumber daya pemeliharaan.

Hubungan antara perencanaan pemeliharaan dan penjadwalan pemeliharaan

Meskipun sering digunakan secara bergantian, perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan merupakan konsep yang berbeda namun saling melengkapi. Masing-masing memainkan peran penting dalam pendekatan holistik untuk manajemen pemeliharaan yang efektif.

Perencanaan pemeliharaan melibatkan identifikasi “apa” dan “bagaimana” dari proses pemeliharaan. Ini mendefinisikan aset mana yang memerlukan pemeliharaan, menguraikan jenis pekerjaan yang perlu dilakukan, dan memperkirakan tenaga kerja, bahan, peralatan, dan perlengkapan yang dibutuhkan. Perencanaan adalah tentang menyiapkan proses dan mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan pemeliharaan secara efisien dan aman.

Di sisi lain, penjadwalan pemeliharaan berkaitan dengan “kapan” dan “siapa” . Ini adalah langkah selanjutnya yang menentukan waktu dan tanggal untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan yang direncanakan. Selain itu, perusahaan juga menugaskan mereka ke personel yang sesuai — dengan tetap mempertimbangkan beban kerja dan ketersediaan tim serta jadwal produksi.

Sebuah rencana yang efektif hanya akan berhasil jika dilaksanakan dengan baik. Keduanya harus diintegrasikan secara erat. Perencanaan memberikan cetak biru yang terdefinisi dengan baik sehingga penjadwalan dapat diikuti secara sistematis. Dengan cara ini, pekerjaan pemeliharaan dapat direncanakan — dan dilaksanakan — secara tepat waktu dan efektif.

Tujuh praktik terbaik perencanaan pemeliharaan

Di bawah ini adalah daftar item dan strategi utama untuk meningkatkan efisiensi, keandalan, dan umur panjang aset dengan menetapkan protokol perencanaan pemeliharaan yang kuat dan sempurna.

1. Pastikan catatan inventaris aset bersih dan terkini

Inventarisasi aset yang terorganisir memastikan bahwa perencanaan pemeliharaan didasarkan pada data terkini yang akurat, yang penting untuk memprioritaskan tugas dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. Hal ini akan membantu Anda mengidentifikasi aset yang memerlukan perhatian segera dan aset yang dapat dijadwalkan nanti, sehingga memastikan jadwal pemeliharaan yang optimal.

Mulailah dengan melakukan audit menyeluruh terhadap seluruh aset dan peralatan yang ada. Katalogkan setiap item, catat spesifikasinya, kondisi terkini, dan riwayat pemeliharaan. Hilangkan catatan usang dan perbarui informasi untuk mencerminkan status real-time setiap aset.

Jika Anda terdesak waktu, fokuslah pada aset penting terlebih dahulu.  

2. Gunakan prioritas aset berdasarkan data

Memprioritaskan aset memungkinkan manajer pemeliharaan untuk memfokuskan upaya dan sumber daya mereka pada peralatan yang, jika gagal, akan mempunyai dampak paling signifikan terhadap operasi, keselamatan, dan produktivitas. 

Untuk memastikan penentuan prioritas aset menjadi proses berbasis data, lakukan:

• Kategorisasi aset: Atur aset ke dalam kategori berdasarkan kekritisannya. Gunakan label seperti prioritas tinggi, sedang, atau rendah untuk menyederhanakan prosesnya.
• Penilaian risiko: Evaluasi risiko kegagalan setiap aset dan potensi dampaknya terhadap operasi. Pertimbangkan faktor-faktor seperti keselamatan, waktu henti operasional, dan biaya perbaikan.

Dengan mengklasifikasikan aset, tim pemeliharaan dapat membuat jadwal pemeliharaan yang disesuaikan untuk aset atau kategori aset tertentu yang efisien dan hemat biaya. Mengalokasikan sumber daya di tempat yang paling membutuhkannya. Oleh karena itu, pastikan pemeliharaan tepat waktu tanpa mengalokasikan sumber daya secara berlebihan ke peralatan yang kurang penting. 

3. Sederhanakan perencanaan dengan perangkat lunak pemeliharaan

Menggunakan perangkat lunak pemeliharaan adalah langkah penting dalam meningkatkan efisiensi dan keakuratan perencanaan pemeliharaan Anda. Ini menyederhanakan perencanaan, pelacakan, dan pelaksanaan semua tugas pemeliharaan.

Solusi CMMS modern menawarkan wawasan berharga melalui analisis data, membantu pengambilan keputusan yang tepat. Manajer pemeliharaan dapat mengidentifikasi pola kegagalan dan akar penyebabnya, memprediksi potensi kegagalan, serta mengoptimalkan rencana dan jadwal pemeliharaan.

Sistem CMMS seperti FastMaint CMMS memungkinkan Anda mengimpor informasi aset yang ada dari file yang dibatasi koma. Hal ini mempermudah transisi ke sistem ini dan mulai mengumpulkan data.

Singkat cerita, CMMS memberi Anda data yang Anda perlukan untuk membuat rencana pemeliharaan yang efektif — dan sarana untuk menerapkannya.

4. Standarisasi pekerjaan dan berikan instruksi yang jelas

Personil pemeliharaan harus selalu mempunyai semua informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan tugas mereka dengan aman dan efektif. Selain menyertakan informasi standar tentang lokasi pekerjaan, durasi, bahan, dan peralatan, pertimbangkan untuk memberikan informasi tambahan seperti:

• Prosedur Operasional Standar (SOP): Kembangkan SOP yang mudah diikuti yang mencakup petunjuk langkah demi langkah, peralatan yang diperlukan, dan durasi yang diharapkan untuk setiap tugas.
• Alat bantu visual: Gabungkan alat bantu visual seperti diagram atau diagram alur untuk membuat instruksi kompleks lebih mudah dipahami dan diakses.
• Aksesibilitas: Pastikan petunjuk mudah diakses oleh semua teknisi, sebaiknya melalui platform digital, untuk akses instan ke versi dokumen terbaru.

Dengan menstandarkan proses Anda, perencana pemeliharaan akan lebih mudah memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu, dan sumber daya pasti yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Misalnya, di FastMaint CMMS, pekerjaan pemeliharaan standar ini menjadi templat tugas pemeliharaan. Anda menggunakannya untuk menghasilkan perintah kerja, yang diisi sebelumnya dengan instruksi, suku cadang &persediaan yang diperlukan, dan informasi lainnya. Hal ini sangat mengurangi entri data serta memastikan bahwa instruksi yang benar diberikan pada setiap perintah kerja.

Anda dapat mengambil langkah lebih jauh dengan menggunakan SOP untuk menstandarkan proses perencanaan pemeliharaan itu sendiri. Hal ini mempercepat proses perencanaan dan memastikan konsistensi di seluruh departemen. Hal ini sangat berguna ketika memimpin tim pemeliharaan besar dengan banyak perencana.

5. Sempurnakan perkiraan untuk tenaga kerja, bahan, peralatan, dan perlengkapan

Bagian integral dari perencanaan pemeliharaan melibatkan ketepatan dalam memperkirakan tenaga kerja, bahan, peralatan, dan perlengkapan yang dibutuhkan:

• Perkiraan tenaga kerja: Evaluasi kompleksitas setiap tugas dan nilai tingkat keterampilan dan jumlah teknisi yang dibutuhkan. Pertimbangkan data kinerja sebelumnya untuk menyaring estimasi Anda.
• Perkiraan material: Analisis bahan yang dibutuhkan untuk setiap tugas, dengan mengacu pada data historis dan rekomendasi pabrikan untuk memperkirakan jumlah yang dibutuhkan.
• Alokasi alat &perlengkapan: Identifikasi alat yang diperlukan untuk setiap pekerjaan. Pastikan Anda benar-benar memiliki peralatan tersebut dan pertimbangkan kebutuhan akan peralatan khusus dan perlengkapan keselamatan.

Estimasi yang akurat memastikan sumber daya dialokasikan secara efisien, tugas diselesaikan dengan aman dan tepat waktu, serta penundaan dan biaya yang tidak terduga dapat diminimalkan.

6. Pilih dan latih perencana pemeliharaan yang tepat

Seorang perencana pemeliharaan yang baik tidak hanya harus memiliki pengetahuan teknis tetapi juga keterampilan organisasi dan analitis yang memungkinkan mereka mengembangkan rencana pemeliharaan yang menyeluruh.

Jika Anda memiliki perencana berpengalaman, Anda sudah siap. Jika tidak, berikut yang dapat Anda lakukan:

1. Carilah individu dengan perpaduan pengetahuan teknis dan keterampilan organisasi. Berorientasi pada detail, analitis, dan komunikator yang baik adalah ciri utama seorang perencana yang efektif.
2. Berikan pelatihan komprehensif yang disesuaikan dengan peran perencanaan pemeliharaan. Fokus pada aspek seperti alokasi sumber daya, analisis data, dan penulisan instruksi. 
3. Pastikan orang tersebut mengetahui cara menggunakan perangkat lunak pemeliharaan yang Anda gunakan. Mereka harus mengetahui cara mengambil laporan, cara cepat menemukan informasi inventaris aset/suku cadang lainnya, cara menggunakan template untuk mempercepat pekerjaan perencanaan, dan sebagainya.

Memiliki perencana pemeliharaan yang tepat akan mendasari keberhasilan keseluruhan strategi pemeliharaan. Hal ini memastikan rencana tidak hanya baik secara teknis tetapi juga selaras secara strategis dengan tujuan organisasi.    

7. Dokumentasikan semuanya dan gunakan data untuk perbaikan berkelanjutan

Menggabungkan aspek perbaikan berkelanjutan dengan dokumentasi menyeluruh memastikan perencanaan pemeliharaan Anda berkembang secara efektif dan dicatat dengan baik untuk analisis dan referensi di masa mendatang.

Berikut beberapa tips tentang cara mempraktikkannya:

• Umpan balik: Ciptakan mekanisme untuk mengumpulkan umpan balik pada tugas pemeliharaan. Gunakan data ini untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan dioptimalkan.
• Metrik kinerja: Menerapkan indikator kinerja utama (KPI) dan metrik untuk mengukur efektivitas dan efisiensi aktivitas pemeliharaan.
• Dokumentasi digital: Manfaatkan alat digital seperti CMMS untuk mencatat data pemeliharaan secara real-time, memastikan pencatatan akurat, mudah diakses, dan komprehensif.
• Ulasan dan pembaruan: Tinjau dan perbarui rencana pemeliharaan dan dokumentasi secara berkala berdasarkan masukan teknisi, data kinerja, proyeksi biaya, dan faktor lain yang Anda putuskan untuk dilacak.

Seiring berkembangnya rencana pemeliharaan Anda, dokumentasi yang komprehensif dan akurat memastikan bahwa perubahan ini dicatat, direplikasi, dan digunakan untuk meningkatkan siklus perencanaan di masa depan.

Cara memeriksa kesehatan rencana pemeliharaan Anda

Program pemeliharaan yang berbeda memiliki laporan yang berbeda. Misalnya, di FastMaint CMMS, Laporan Analisis Perintah Kerja sangat berguna untuk memeriksa apakah perencanaan pemeliharaan Anda akurat dan realistis. 

Idenya adalah untuk melacak jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan perintah kerja yang ditugaskan. “Rata-rata” ini menunjukkan perbedaan antara tanggal Penyelesaian perintah kerja dan tanggal awal yang direncanakan untuk setiap perintah kerja. 

Dengan kata lain, jika suatu perintah kerja direncanakan pada tanggal 1 Juni 2025 dan selesai pada tanggal 3 Juni 2025, maka diperlukan waktu 3 hari untuk menyelesaikannya. 

Ada dua tanda peringatan yang harus Anda waspadai:

1. Nilai tinggi secara konsisten untuk rata-rata hari yang diperlukan untuk menyelesaikan perintah kerja
2. Rata-rata hari yang sangat bervariasi untuk menyelesaikan perintah kerja

1. Nilai yang tinggi secara konsisten untuk rata-rata hari yang diperlukan untuk menyelesaikan perintah kerja

Jika tim Anda terus-menerus menutup Perintah Kerja melewati tanggal jatuh temponya, Anda harus terlebih dahulu memastikan bahwa masalahnya tidak tersembunyi di dalam rencana pemeliharaan Anda. 

Berikut beberapa hal yang harus Anda periksa ulang:

• Tugas mungkin memerlukan waktu lebih lama dari perkiraan. Jika demikian, berikut beberapa tips untuk meningkatkan perkiraan perintah kerja Anda.
• Ada konflik penjadwalan . Masalah yang paling umum adalah adanya beberapa tugas pemeliharaan yang dijadwalkan pada waktu yang sama, teknisi pemeliharaan tidak tersedia atau berada di lokasi yang berbeda, dan sejenisnya. Di FastMaint, Anda dapat menggunakan fitur Pemeriksaan Ketersediaan di Laporan Perencanaan Perintah Kerja sebelum mengirimkan perintah kerja untuk mengidentifikasi masalah tersebut.
• Suku cadang dan perlengkapan tidak tersedia :Sekali lagi, Anda dapat menggunakan fitur Pemeriksaan Ketersediaan yang sama untuk menemukan masalah tersebut sebelumnya. Selain itu, sistem juga dapat menampilkan suku cadang dan persediaan yang perlu dipesan ulang.

2. Waktu rata-rata yang sangat bervariasi untuk menyelesaikan perintah kerja

Jika waktu rata-rata untuk menyelesaikan perintah kerja sangat bervariasi dari minggu ke minggu atau bulan ke bulan, ini merupakan sinyal bahwa rencana pemeliharaan Anda mungkin tidak seimbang. Jika ya, periksa hal berikut:

1. Mungkin ada banyak tugas besar yang dijadwalkan pada waktu yang sama di beberapa periode dalam setahun, namun tidak di periode lain. 
2. Teknisi pemeliharaan yang kurang terampil akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang sama jika dibandingkan dengan rekan mereka yang lebih berpengalaman. Coba pasangkan keduanya dalam shift yang sama untuk mengatasi masalah ini.
3. Kekurangan suku cadang dapat menunda pekerjaan, sehingga menambah waktu perbaikan. Tinjau masukan perintah kerja dan bicarakan dengan teknisi untuk mengidentifikasi masalah ini.

Sekarang, bayangkan Anda membuka FastMaint dan menavigasi ke Laporan Analisis Perintah Kerja yang terlihat seperti ini:

Dalam hal ini, Anda sebaiknya memeriksa apa yang terjadi pada perintah kerja yang direncanakan selama bulan April — dengan melihat hal-hal yang kami bahas di atas — dan mengambil tindakan berdasarkan temuan Anda.

Sederhanakan perencanaan dan penjadwalan pemeliharaan dengan FastMaint CMMS

Dari pengambilan dan analisis data hingga perencanaan kerja, penjadwalan, dan pelacakan, FastMaint menawarkan semua fitur yang dibutuhkan tim pemeliharaan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengelola pekerjaan pemeliharaan mereka secara efisien. Dapatkan uji coba gratis hari ini dan mulai tingkatkan operasi pemeliharaan Anda sekaligus mengurangi inefisiensi dan beban administratif.

Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis