Cara Berhasil Menerapkan CMMS:Tips Ahli &Praktik Terbaik
Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis
Implementasi CMMS Adalah Proses Multi-Langkah
Ketika sebuah organisasi membeli perangkat lunak CMMS (perangkat lunak manajemen pemeliharaan) selain perbandingan fitur biasa, kemudahan penggunaan dan kriteria lainnya, ada hal lain yang perlu Anda pertimbangkan untuk keberhasilan implementasi CMMS. Hal-hal ini jika diabaikan selama pemilihan perangkat lunak, evaluasi, dan penyiapan awal dapat mengakibatkan banyak kesedihan di kemudian hari.
Saran dan tip yang dibahas di sini didasarkan pada pengalaman kami selama bertahun-tahun dalam membantu pelanggan berhasil menerapkan FastMaint CMMS. Item ini tidak spesifik untuk program CMMS apa pun. Gunakan panduan tersebut sebagai panduan penerapan yang akan membantu Anda berhasil menggunakan perangkat lunak selama bertahun-tahun.
Implementasi CMMS – Seleksi &Evaluasi
Sebelum memilih perangkat lunak CMMS untuk evaluasi, Anda ingin mempertimbangkan beberapa hal yang berpotensi membuat Anda tersandung. Fitur-fitur tersebut sering kali tidak ada dalam daftar fitur yang Anda minta, namun akan berdampak pada cara Anda men-deploy dan menggunakan software tersebut.
1. Basis data pemeliharaan
Produk perangkat lunak CMMS yang berbeda menggunakan sistem database yang berbeda untuk menyimpan data pemeliharaan. Idealnya Anda ingin jenis database menjadi platform yang terkenal dan didukung dengan baik, misalnya. Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite, PostgreSQL dan sebagainya (lihat peringkat database DB-Engines saat ini ). Ini akan menjadi sangat penting jika Anda memiliki masalah database atau perlu mengintegrasikan aplikasi lain dengan database.
Sistem database yang populer dan didukung dengan baik akan memiliki banyak konsultan pihak ketiga yang dapat membantu Anda dalam pemecahan masalah, pengoptimalan, pengaturan, dan integrasi. Anda juga akan memiliki berbagai alat pihak ketiga yang dapat digunakan untuk mengekstrak informasi, membuat laporan khusus, dan sebagainya. Pastikan ada beberapa proses untuk pencadangan basis data rutin. Basis data tidak kebal dan terkadang bisa rusak atau korup.
2. Perangkat lunak sebagai layanan (SaaS)/ CMMS berbasis Cloud
Jika Anda melihat aplikasi SaaS (misalnya perangkat lunak CMMS yang dihosting di situs web vendor) ingatlah bahwa data Anda akan ada di server mereka. Anda harus membuat cadangan data ini secara berkala dan mengunduh file. Ini akan memberi Anda tingkat perlindungan tertentu jika vendor SaaS mengalami masalah dan gulung tikar. Misalnya, FastMaint Cloud CMMS memungkinkan pelanggan untuk login dan mengunduh database mereka dengan mudah kapan pun mereka mau – tidak perlu menghubungi dukungan untuk mendapatkan cadangan.
Jika salah satu alasan Anda memilih aplikasi SaaS adalah untuk mengizinkan akses jarak jauh atau dukungan multi-perangkat, periksa kinerja dengan jaringan bandwidth yang lebih rendah tergantung pada penurunan koneksi (misalnya jaringan telepon seluler) serta perangkat yang ingin Anda gunakan. Lihat apakah halaman dukungan dan bantuan dapat digunakan di ponsel pintar jika Anda berencana menggunakannya.
3. Jalur peningkatan
Seringkali Anda memulai dengan perangkat lunak CMMS edisi yang lebih terbatas. Namun, saat Anda menggunakannya, Anda mungkin perlu meningkatkan ke edisi dengan kemampuan lebih. Pastikan vendor memiliki jalur peningkatan yang baik. Anda tidak ingin kehilangan data yang ada jika harus mengupgrade ke edisi perangkat lunak lain. Misalnya di FastMaint CMMS, Anda dapat memulai dengan satu pengguna, meningkatkan ke banyak pengguna, dan bahkan bermigrasi ke solusi Cloud sambil tetap menyimpan data Anda.
4. Mentransfer data
Saat membeli paket perangkat lunak CMMS, Anda juga harus mempertimbangkan betapa mudahnya memasukkan data apa pun yang Anda miliki. Anda juga ingin mempertimbangkan bagaimana data dapat diekspor dari sistem. Ini akan berguna jika Anda memerlukan data ini dalam sistem terpisah (misalnya pembelian, penetapan biaya, dll.) atau dalam kasus terburuk Anda memutuskan untuk pindah ke paket perangkat lunak pemeliharaan baru di masa mendatang!
Misalnya FastMaint CMMS akan memungkinkan Anda mengimpor dan mengekspor data dari dan ke file yang dibatasi koma. Ini menyederhanakan banyak hal karena sebagian besar program perangkat lunak umum (misalnya Microsoft Excel) dapat dengan mudah membaca dan menulis file yang dipisahkan koma.
5. Menambahkan lebih banyak pengguna
Seberapa mudah menambahkan lebih banyak pengguna? Beberapa paket mungkin mengharuskan Anda berpindah ke produk yang benar-benar berbeda jika Anda ingin meningkatkan dari satu pengguna ke beberapa pengguna. Anda harus memeriksa dan melihat apakah harga dan kemudahan menambahkan pengguna masuk akal jika Anda berencana melakukan hal ini segera.
6. Diperlukan perangkat keras &perangkat lunak
Pastikan Anda memiliki keterampilan teknis untuk mengelola perangkat keras atau perangkat lunak khusus yang mungkin diperlukan. Pantau disk instalasi, unduhan perangkat lunak, dan kata sandi. Kami sering menemukan kata sandi administrator hilang dan tidak ada seorang pun di organisasi yang mengetahuinya! Kehilangan disk unduhan dan instalasi tidak terlalu menjadi masalah karena sebagian besar vendor perangkat lunak dapat memberi Anda tautan unduhan perangkat lunak bahkan untuk versi lama jika Anda memiliki bukti pembelian.
Implementasi CMMS – Pengaturan Sistem
Mungkin sulit menyiapkan sistem CMMS (program manajemen pemeliharaan) untuk pertama kalinya. Hal ini terutama berlaku jika Anda belum memiliki program manajemen pemeliharaan. Namun, bermigrasi dari program CMMS yang sudah ada pun memiliki tantangan tersendiri!
Berdasarkan pengalaman kami membantu pelanggan baru memulai dengan perangkat lunak FastMaint CMMS kami, di bawah ini adalah rencana implementasi langkah demi langkah cara menyiapkannya. Dengan cara ini tim pemeliharaan Anda dapat bertransisi dengan lancar ke sistem baru. Paket ini tidak khusus untuk FastMaint sehingga Anda dapat mengikutinya meskipun menggunakan program pemeliharaan lain.
Sebelum Anda memulai langkah-langkah berikut, Anda harus membuat beberapa keputusan tentang bagaimana program pemeliharaan akan digunakan. Anda harus memiliki gambaran tentang pemangku kepentingan utama pemeliharaan serta peran dan tanggung jawab mereka. Lihat “Cara Mulai Menggunakan Perangkat Lunak CMMS dalam Program Pemeliharaan Anda ” untuk lebih jelasnya.
1. Buat daftar peralatan &fasilitas Anda
Periksa semua fasilitas dan perlengkapan Anda untuk mendapatkan daftar semua peralatan &fasilitas yang ingin Anda pelihara. Meskipun daftar ini tidak harus berupa daftar lengkap semua yang Anda miliki, daftar ini harus cukup komprehensif dan memuat item-item utama yang memerlukan pemeliharaan. Anda selalu dapat menambahkan ke daftar ini di lain waktu.
2. Kategorikan peralatan &fasilitas Anda berdasarkan kebutuhan pemeliharaan
Kelompokkan peralatan &fasilitas ke dalam jenis yang berbeda. Misalnya HVAC (Heating, Ventilation &Air Conditioning), Pompa, Kendaraan dan lain sebagainya. Kemudian kelompokkan lagi berdasarkan kebutuhan pemeliharaan serupa. Misalnya kompresor HVAC, pompa limbah, forklift, dll.
3. Tentukan pekerjaan pemeliharaan yang diperlukan
Sekarang Anda memiliki daftar subkelompok berbeda yang diidentifikasi berdasarkan jenis pemeliharaan yang diperlukan. Anda mulai menentukan berbagai jenis tugas pemeliharaan yang diperlukan setiap subgrup. Hal ini mencakup pemeliharaan terencana atau preventif serta pemeliharaan tidak terencana atau kerusakan.
4. Siapa yang akan melakukan pemeliharaan?
Di sini Anda meninjau personel pemeliharaan Anda. Cantumkan keahlian mereka dan kalender yang mungkin mereka kerjakan (misalnya shift siang, shift malam, dan sebagainya). Masukkan informasi ini ke dalam perangkat lunak CMMS.
5. Tentukan tugas pemeliharaan yang harus dilakukan
Perluas setiap tugas pemeliharaan untuk mengidentifikasi frekuensi (misalnya mingguan/bulanan, berdasarkan meteran, tidak terencana, dll.), cara pelaksanaannya (praktik terbaik), suku cadang &perlengkapan yang dibutuhkan, orang yang dibutuhkan, dan waktu yang dibutuhkan. Ini akan memungkinkan Anda menghitung biaya &mengidentifikasi ketergantungan.
6. Identifikasi peralatan &fasilitas paling penting
Ini akan menjadi aset yang kerusakan/tidak tersedianya akan menyebabkan masalah besar. Demikian pula identifikasi tugas-tugas yang paling penting. Ini adalah tugas yang jika tidak dilakukan akan mengakibatkan kegagalan pemeliharaan besar. Mulai memasukkan data ke dalam CMMS/perangkat lunak pemeliharaan untuk peralatan, fasilitas, dan tugas pemeliharaan yang paling penting. Banyak paket pemeliharaan yang seharusnya dapat mengimpor banyak data dari spreadsheet atau file teks.
7. Mulailah menggunakan CMMS/sistem perangkat lunak pemeliharaan
Anda akan mulai menggunakan sistem CMMS. Anda tidak perlu memasukkan semuanya sebelum memulai! Mulailah dengan peralatan, fasilitas, dan pekerjaan pemeliharaan yang paling penting. Buat perintah kerja dan perbarui di sistem. Terus masukkan lebih banyak aset dan informasi (tugas pemeliharaan, suku cadang, dan sebagainya) seiring berjalannya waktu.
8. Tinjau statistik sistem secara rutin untuk mengetahui kinerja Anda
Anda akan mulai melihat peningkatan dalam simpanan perintah kerja. Harus ada pengurangan dalam pemeliharaan yang tidak terencana dan pekerjaan pemeliharaan yang lebih terencana (preventif). Gunakan metrik pemeliharaan yang Anda dapatkan untuk melakukan perbaikan. Misalnya, jika Anda melihat perkiraan waktu tugas tidak sesuai dengan waktu sebenarnya yang dibutuhkan, perbaiki perkiraan tersebut. Carilah polanya, misalnya ada tugas yang selalu tertunda penyelesaiannya. Mungkin teknisi pemeliharaan yang sama yang melakukannya atau mereka memerlukan beberapa suku cadang yang sulit Anda dapatkan.
Implementasi CMMS – Menghindari Kegagalan
Kesalahan umum yang dilakukan saat mengimplementasikan program perangkat lunak CMMS sering kali akan menyebabkan lebih banyak masalah di kemudian hari.
1. Penyalahgunaan Perangkat Lunak CMMS
Ketika kita menggunakan perangkat lunak pemeliharaan dengan benar, itu adalah alat yang sangat berguna. Manajemen sumber daya, penganggaran, manajemen material, pelaporan biaya pemeliharaan menjadi lebih mudah. Namun, jika staf gagal mengikuti prosedur dan kebijakan, banyak hal yang bisa menjadi salah.
Yang terpenting, operator peralatan &teknisi pemeliharaan harus mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Jadi mereka harus memahami penggunaan sistem CMMS. Mereka memerlukan pengetahuan cara memasukkan dan mengambil data yang diperlukan. Seringkali karyawan tidak menyadari bahwa sistem CMMS hanyalah sebuah alat. Oleh karena itu, pihaknya tidak bisa menangani semuanya. Prosedur kerja yang dilakukan secara salah akan membuang-buang waktu dan uang. Kita harus memperbarui informasi, memasukkan data, dan mengambil data dengan baik dan tepat waktu.
Tapi itu hanya sebagian dari cerita…
Sistem CMMS tidak dapat melakukan pemeliharaan sebenarnya untuk tim Anda. Anda harus menentukan praktik terbaik dan tolok ukur pemeliharaan. Perangkat lunak CMMS dapat memudahkan manajemen pemeliharaan. Namun hal ini tidak akan mencegah kebiasaan kerja yang buruk. Misalnya teknisi dapat membuat data. Perangkat lunak tidak dapat mencegah hal ini!
2. Kegagalan Manajemen Proyek
Seperti halnya proses perbaikan lainnya, seseorang dari manajemen tingkat atas harus memiliki proyek tersebut untuk mengidentifikasi, membeli, menyiapkan, dan menggunakan sistem CMMS dari awal hingga akhir. Yang terpenting, ini akan membantu memastikan kesuksesan.
Misalnya, kesalahan yang umum terjadi adalah kegagalan dalam meyakinkan setiap pemangku kepentingan tentang manfaat program. Mereka pasti menginginkan manfaat yang dapat diberikannya. Manajer proyek mungkin juga gagal menjelaskan peran apa yang harus dimainkan setiap orang. Atau mereka gagal menjelaskan bagaimana kontribusi setiap orang terhadap proyek akan dievaluasi.
Singkatnya, kegagalan akan segera terjadi sejak awal jika tidak cukup dukungan yang ditunjukkan oleh semua peserta. Oleh karena itu manajer proyek harus berkomunikasi dengan tim dan siapa pun yang pekerjaannya akan terpengaruh. Mereka harus memberikan informasi tentang proyek dan pentingnya proyek tersebut. Yang terpenting, mereka harus mengatasi masalah dan kekhawatiran dengan benar. Hal ini akan membantu membuat semua orang bersemangat dan bersemangat untuk menyukseskan proyek ini.
Komunikasi yang baik adalah kunci kesuksesan. Artinya, pesan harus konsisten, teratur, dan menguatkan. Komunikasi yang teratur membantu manajer proyek meneruskan upaya penerapan kepada orang yang tepat dengan banyak waktu bagi mereka untuk bertindak atau merespons. Pesan tetap konsisten jika susunan kata, tampilan, dan nuansanya tetap sama.
3. Mengambil Jalan Pintas dalam Implementasi &Pelatihan CMMS
Kesalahan lainnya adalah menugaskan seseorang yang tidak memiliki pengetahuan pemeliharaan untuk menyiapkan sistem. Misalnya, diperlukan orang yang terampil untuk menentukan hierarki peralatan dan membuat tugas pemeliharaan yang tepat.
Beberapa perusahaan mengandalkan pelatihan minimal dan persiapan awal. Mereka meremehkan pekerjaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan program CMMS. Kemungkinan besar hal ini akan gagal. Karena kurangnya pelatihan dan keterampilan, setiap staf pemeliharaan akhirnya mengembangkan pendekatan mereka sendiri dalam menggunakan perangkat lunak tersebut. Hal ini menyebabkan database menjadi lebih rumit dan berantakan. Fitur penghemat waktu yang Anda bayarkan tidak akan terpakai. Orang-orang tidak akan menyadari adanya fitur tersebut. Atau mereka tidak tahu cara menggunakannya.
CMMS biasanya mudah dinavigasi dan ramah pengguna. Namun, mereka masih memerlukan beberapa pelatihan dasar. Dengan cara ini anggota staf dapat memahami fitur dan fungsinya.
Pastikan semua staf pemeliharaan mendapatkan waktu untuk melakukan pelatihan dengan perangkat lunak. Mereka hendaknya meninjau kembali apa yang telah mereka pelajari dan pahami satu sama lain. Luangkan waktu untuk proses ini agar semua orang dapat mengetahui informasinya dengan cepat. Perusahaan yang memotong anggaran dengan membatasi waktu &biaya untuk pelatihan &sosialisasi ini dapat mengurangi biaya awal. Namun efek jangka panjang dari pemotongan biaya tersebut mungkin menjadi lebih mahal!
4. Waktu &Sumber Daya Implementasi CMMS Tidak Memadai
Ketika sumber daya yang cukup tidak dialokasikan, implementasi CMMS menjadi tugas yang harus dilakukan ketika tidak ada hal yang lebih mendesak yang terjadi. Misalnya akan selalu ada pekerjaan lain yang harus dilakukan, terutama dalam lingkungan yang reaktif. Jadi, staf perlu mendedikasikan waktu lebih lama untuk menyelesaikan penerapannya. Hasilnya adalah kualitas yang buruk, semangat kerja yang rendah, dan tindakan yang tidak tepat sasaran. Tujuan seperti meningkatkan ketersediaan peralatan dan meningkatkan operasi pemeliharaan tidak akan tercapai.
Mungkin masuk akal untuk mendatangkan konsultan dari luar untuk membantu menyiapkan sistem. Atau membebaskan beberapa personel pemeliharaan dari jadwal kerja rutin mereka. Dengan cara ini mereka dapat bekerja tanpa gangguan dan melakukan pengaturan sistem dengan benar.
Implementasi Lebih Sederhana Dengan FastMaint CMMS
Frustrasi dengan perangkat lunak pemeliharaan rumit yang sulit diatur dan digunakan? Coba FastMaint CMMS dengan uji coba gratis dan lihat betapa mudahnya untuk memulai. Hanya dalam hitungan menit, Anda dapat mulai mengelola aset, mengurangi waktu henti, dan menyederhanakan tugas pemeliharaan. Banyak pelanggan melaporkan melihat hasil nyata dalam beberapa hari!
Uji Coba CMMS FastMaint Gratis
Sumber Daya Tambahan
- Cara menerapkan Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi (EquipmentWorld.com)
- Mengembangkan Template Implementasi CMMS (PlantMaintenance.com)
- 10 Kunci Keberhasilan Implementasi CMMS (ReliablePlant.com)
Panduan GRATIS:Metrik Pemeliharaan Penting untuk Melacak Keberhasilan
Metrik Pemeliharaan Penting yang Perlu Diketahui Setiap Perencana
Dapatkan Panduan Gratis
