Cara Mengoptimalkan Proses Pembelian-untuk-Bayar dengan Penambangan Proses
Sebagai manusia, sudah menjadi sifat kita untuk bekerja sama satu sama lain. Kita juga bisa bersaing, tetapi psikolog mengatakan bahwa ketika memilih di antara keduanya, kita memilih kerja sama.
Kerja sama sangat penting di tempat kerja. Bekerja tanpanya dapat berdampak negatif pada hasil bisnis Anda yang lebih luas, termasuk produktivitas, kepuasan pelanggan, dan pendapatan.
Secara teori, kerja sama seharusnya mudah, terutama jika itu adalah sifat manusia kita. Tetapi kebanyakan manusia tahu bahwa dibutuhkan sejumlah dedikasi untuk bekerja sama di tempat kerja atau kehidupan sehari-hari.
Setiap departemen dan individunya memiliki target, titik nyeri, dan tujuan yang sangat berbeda. Tanpa niat buruk, setiap orang cenderung berpikir dalam domain mereka sendiri. Kerjasama yang buruk sering mengakibatkan orang dan departemen melakukan inisiatif perbaikan mereka sendiri. Inisiatif yang terdesentralisasi dapat menyebabkan gangguan pada departemen lain.
Hal ini terlihat lebih jelas daripada di proses pembelian-untuk-bayar.
Proses purchase-to-pay atau procure-to-pay (P2P) adalah proses keuangan yang menyentuh banyak departemen. Proses tersebut mencakup semua aktivitas dari saat perusahaan meminta barang atau jasa dari pemasok, hingga membayar barang atau jasa tersebut.
Efisiensi proses P2P memengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan biaya, serta memengaruhi kemampuan perusahaan Anda untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih luas.
Dalam posting ini, kami membahas keuntungan mengoptimalkan proses P2P dengan bantuan data yang tersedia di sistem perusahaan (seperti SAP atau Oracle) dan penambangan proses. Lebih khusus lagi, UiPath Process Mining dapat membantu Anda meningkatkan proses P2P dengan meletakkan data yang ada ke dalam grafik proses yang komprehensif dan memberikan wawasan yang transparan.
Memiliki pemahaman yang lebih baik tentang proses P2P memungkinkan Anda memutuskan taktik peningkatan proses terpadu melalui pengoptimalan dan otomatisasi, yang menghasilkan peningkatan efisiensi, penurunan biaya, dan tetap kompetitif.
Proses pembelian hingga pembayaran
Proses P2P melibatkan semua pembelian yang dilakukan perusahaan. Itu bisa berupa alat tulis kantor atau bahan setengah jadi (seperti mesin mobil untuk perusahaan manufaktur mobil) dan peralatan bernilai tinggi (mesin yang digunakan dalam produksi, peralatan medis, dll.). Dalam proses P2P, tugas inti termasuk memesan barang tersebut, menerimanya, dan membayarnya.
Pemangku kepentingan utama dalam proses P2P adalah departemen pengadaan atau keuangan. Terkadang juga melibatkan perencanaan material dan pergudangan. Proses tersebut juga secara tidak langsung memengaruhi pekerjaan yang dilakukan oleh penjualan, dukungan pelanggan, dan banyak lagi.
Sifat proses P2P yang luas dan kritis berarti ada insentif besar bagi perusahaan untuk mengoptimalkannya. Setiap proses P2P yang tidak efisien dan berkarat dapat mengakibatkan hilangnya nilai secara signifikan di area berikut:
Itulah beberapa tujuan terpenting bisnis.
Dengan UiPath Process Mining, poin tersebut dapat ditingkatkan dan mencapai kinerja bisnis yang lebih tinggi.
Baru dalam proses penambangan? Mulai di sini:Proses Penambangan Nilai:Apa Artinya bagi Bisnis Anda
Teknologi penambangan proses memberikan wawasan yang kuat. Ini adalah pintu gerbang ke teknologi seperti pembelajaran mesin (ML), kecerdasan buatan (AI), dan otomatisasi proses robot (RPA). Menggabungkan teknologi ini memungkinkan Anda memanfaatkan kekuatan otomatisasi.
Perusahaan bergantung pada data untuk meningkatkan proses secara strategis dengan RPA dan melacak hasil untuk menghasilkan ide peningkatan baru. Perusahaan otomatis memimpin pasar dengan kesadaran proses dan efisiensi operasional. Sebagai bagian dari siklus otomatisasi, penambangan proses memainkan peran penting pada awal RPA dan pengembangan selanjutnya. Penambangan proses memungkinkan Anda mendapatkan nilai perpindahan dari otomatisasi.
Penambangan proses memungkinkan Anda mengandalkan sains untuk menemukan dan memberi peringkat pada ide otomatisasi Anda. Ini juga memungkinkan Anda untuk:
-
Dapatkan pandangan komprehensif tentang proses perusahaan Anda
-
Temukan alur kerja terbaik untuk diotomatisasi
-
Menyelaraskan tujuan proses dengan tujuan strategis
-
Terus pantau dan tingkatkan proses Anda
Ketahui proses P2P Anda luar dalam
Mari kita lihat grafik proses pembelian-untuk-bayar.
Gambar di atas menunjukkan proses P2P yang ditambang (dataset mentah diubah menjadi grafik proses). Ini mencakup lima aktivitas inti dari proses pembelian-untuk-bayar yang umum:
-
Permintaan pembelian
-
Pesanan pembelian
-
Tanda terima produk
-
Tanda terima faktur
-
Penyelesaian faktur
Gambar di atas menunjukkan proses P2P yang ideal.
Penambangan Proses UiPath (tersedia melalui Platform UiPath) dapat memberi Anda pandangan yang lebih dalam pada proses Anda, dan memungkinkan Anda menemukan seberapa jauh Anda dari skenario ideal. Menggunakan data log peristiwa dari perangkat lunak perusahaan seperti SAP, penambangan proses mengubah data menjadi grafik proses yang bersih untuk analisis intuitif.
Semakin dalam grafik proses yang Anda telusuri, semakin Anda akan melihat betapa berbedanya proses tersebut dari yang Anda inginkan. Akibatnya, proses sederhana dari gambar di atas menjadi kacau:
Visualisasi proses yang intuitif memberi tahu Anda semua yang ingin Anda ketahui tentang prosesnya dan itu bertindak sebagai satu-satunya sumber kebenaran bagi seluruh tim Anda. Grafik proses menghilangkan ambiguitas proses apa pun, memberi semua orang gambaran umum yang terkonsolidasi tentang aktivitas, waktu, biaya, kerja sama, kinerja robot manusia dan perangkat lunak, dll.
Di mana sebelumnya Anda perlu menghabiskan waktu untuk mencari tahu bagaimana proses P2P berjalan, UiPath Process Mining melakukannya secara instan menggunakan data aktual dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau manajemen hubungan pelanggan (CRM).
Jadi, apa yang dapat Anda lakukan dengan wawasan berbasis data ini?
Identifikasi bagian dari proses pembelian-untuk-bayar yang paling cocok untuk otomatisasi
Otomatisasi proses robot (RPA) adalah salah satu cara paling produktif untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja proses Anda. Menurut Deloitte Global CPO Survey, permintaan akan RPA dan analitik lanjutan dalam pengadaan terus meningkat. RPA bukanlah hal baru untuk produktivitas dalam tim hutang, tetapi dapat lebih berkembang dengan penambangan proses.
Dengan wawasan penambangan proses, Anda dapat menentukan apakah proses P2P Anda siap untuk otomatisasi. Proses siap otomatisasi adalah proses standar yang bertujuan untuk produktivitas yang lebih tinggi. Penambangan Proses UiPath dapat menunjukkan beberapa kriteria kesiapan otomatisasi seperti:
-
Volume tinggi tugas berbasis aturan berulang
-
Jumlah jam yang dihabiskan untuk tugas vs. biaya
-
Tanggal jatuh tempo yang tertunda
-
Proses loop sebagai akibat dari kesalahan dan kebutuhan untuk mengulang tugas, dll.
Proses yang dirancang atau dijalankan dengan buruk tidak siap untuk otomatisasi. Proses seperti itu seringkali tidak memiliki dokumentasi yang tepat, standarisasi, dan sulit untuk diikuti orang. Menggunakan penambangan proses untuk memandu strategi otomatisasi Anda, Anda mengandalkan data dan bukan firasat Anda.
Baca postingan ini untuk mengevaluasi apakah proses Anda siap untuk otomatisasi.
UiPath Process Mining membantu Anda mempertimbangkan detail proses P2P kompleks Anda dan mengotomatiskan aktivitas dengan laba atas investasi (ROI) tertinggi.
Mari kita pikirkan sebuah contoh:ada proses yang telah Anda tambang. Berdasarkan grafik proses, Anda melihat bahwa dalam salah satu aktivitas proses, karyawan tidak menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu. Anda menggali lebih dalam dan menyadari bahwa karena kesalahan dalam penyisipan data, karyawan sering mengulang tugas, yang menyebabkan keterlambatan pengiriman. Mengotomatiskan tugas ini, Anda meningkatkan kualitas pekerjaan yang disampaikan dan membebaskan waktu karyawan. Tim kemudian dapat fokus pada aktivitas lain dalam proses P2P, seperti peningkatan hubungan pemasok untuk memastikan pengiriman tepat waktu.
Berikut adalah beberapa contoh tugas lain yang dapat ditangani oleh robot perangkat lunak UiPath untuk membuat proses P2P Anda lebih lancar:
-
Memindai kotak surat untuk pesanan dan memasukkannya ke dalam SAP
-
Mencocokkan pesanan pembelian dengan faktur
-
Membuat pesanan pembelian setelah persetujuan permintaan pembelian dan banyak lagi
Dengan penambangan proses, Anda tidak hanya dapat memperkirakan peluang peningkatan, tetapi juga memperkirakan ROI dari proyek RPA Anda. Dengan cara ini Anda mengetahui nilai pengoptimalan proses P2P dalam kaitannya dengan kinerja bisnis secara keseluruhan.
Selaraskan sasaran RPA Anda dengan sasaran strategis yang lebih luas
Ingat tujuan strategis yang kami sebutkan sebelumnya? Sasaran strategis utama dari setiap perusahaan dibangun berdasarkan kepuasan pelanggan, hubungan pemasok, kebahagiaan karyawan, profitabilitas, dan produktivitas.
UiPath Process Mining membantu Anda menautkan sasaran strategis Anda ke KPI dan tag tertentu. Jika Anda ingin meningkatkan hubungan pemasok untuk proses P2P, Anda dapat menetapkan KPI untuk pengiriman barang tepat waktu dan pembayaran faktur tepat waktu.
Dengan cara ini Anda mengoptimalkan proses untuk berkontribusi pada tujuan bisnis Anda yang lebih luas dengan cara yang terampil. Saat prioritas berubah, Anda dapat menyesuaikan KPI dan tag di dasbor UiPath Process Mining. Ini adalah faktor kunci lain dalam memastikan tujuan bisnis jangka panjang Anda selaras dengan hasil proses individu Anda.
Pemantauan berkelanjutan dan peningkatan P2P
Tetapi proses penambangan tidak berhenti di situ. Setelah Anda mengotomatiskan proses P2P, Anda masih perlu memeriksa apakah RPA berjalan seperti yang diharapkan. Proses Penambangan UiPath memungkinkan Anda untuk tetap berada di jalur hasil otomatisasi yang menyediakan pembaruan waktu nyata pada data proses Anda. Melacak proses Anda memberi Anda perbandingan RPA "sebelum dan sesudah". Anda dapat melihat bagaimana otomatisasi Anda berjalan dan ke mana arahnya.
Menurut Survei CPO oleh Deloitte yang disebutkan sebelumnya, tantangan utama dalam pengadaan saat ini adalah tata kelola data – memastikan kualitas data yang dikumpulkan, mengelola akses data, dan mendapatkan nilai dari data tersebut.
Untuk menjaga privasi data sambil mendemokrasikan analitik proses, UiPath Process Mining menyediakan pendekatan layanan mandiri yang diatur (GSS). Pengelolaan data GSS memastikan semua pengguna bisnis bekerja dengan satu sumber kebenaran, membuat proses menjadi jelas bagi semua pemangku kepentingan.
Pada gilirannya, GSS membuat proses Anda transparan, karena didasarkan pada data aktual di sistem perusahaan Anda. Sulit untuk berdebat dengan fakta. Proses transparan adalah kunci untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih luas yang diuraikan sebelumnya.
Pemantauan berkelanjutan dan peningkatan P2P
Penambangan proses memberikan landasan untuk kerja sama internal dan eksternal, yang sangat penting untuk kelancaran proses P2P. Dengan Penambangan Proses UiPath di tempat, Anda memotong operasi tertutup antar departemen. Saat pemangku kepentingan memperoleh gagasan yang sama tentang suatu proses, mereka dapat mengambil pendekatan holistik dalam inisiatif peningkatan proses mereka. Dan ini berfungsi baik dengan pemangku kepentingan proses internal dan eksternal.
Penambangan proses memungkinkan manajer tingkat eksekutif untuk mengidentifikasi inefisiensi dan menyelaraskan pengoptimalan proses dengan strategi bisnis. Karyawan yang melakukan langkah-langkah proses juga mendapatkan wawasan tentang pekerjaan mereka dan bagaimana hal itu memengaruhi organisasi.
Anda juga dapat menggunakan grafik proses untuk berkomunikasi dengan pemasok dan investor. Wawasan penambangan proses memungkinkan Anda memotong argumen dan membangun percakapan yang bermanfaat tentang cara untuk meningkatkan.
Lihat bagaimana UiPath Process Mining memimpin pengembangan pasar penambangan proses dalam laporan PEAK Matrix terbaru oleh Everest Group.
