Manfaat Model Operasi Otomasi (Bagian 1)

Catatan editor: Artikel ini adalah yang pertama dari seri tiga bagian.

Ketika saya berbicara dengan pelanggan, saya sering dimintai saran praktis tentang cara cepat dan berhasil maju melalui tahap awal memanfaatkan otomatisasi proses robot (RPA). Eksekutif yang ingin beroperasi dalam skala besar (di mana manfaat seluruh perusahaan paling berdampak) biasanya menanyakan tiga pertanyaan berikut:

• “Bagaimana kita memulai di jalur yang benar untuk menskalakan dengan cepat?”

• “Sumber daya apa yang kita perlukan untuk mandiri?”

• “Bagaimana seharusnya kita mengatur diri kita sendiri agar sukses dengan otomatisasi?”

Agar organisasi dapat mencapai manfaat yang diharapkan dari program otomatisasi mereka, penting untuk memiliki strategi untuk setiap pertanyaan di atas. Pertanyaan-pertanyaan ini, dan banyak lagi, akhirnya dijawab melalui model operasi otomatisasi yang unik untuk setiap organisasi.

Sederhananya, untuk menskalakan otomatisasi secara efektif, Anda memerlukan model operasi otomatisasi (jangan khawatir, saya akan membahas apa artinya dan bagaimana melakukannya dalam seri blog ini).

Model operasi otomatisasi memberikan pandangan komprehensif tentang keputusan manajemen program yang akan dibuat, seperti peran dan tanggung jawab, tata kelola, dan manajemen infrastruktur.

Kami akan mempertimbangkan beberapa keputusan penting tersebut saat Anda membangun model operasi otomasi unik Anda sendiri dalam seri tiga bagian ini. Bagian satu (artikel ini) akan memperkenalkan empat tahap yang dilalui banyak organisasi untuk mencapai otomatisasi dalam skala besar dan mengeksplorasi pertanyaan “di mana kita harus memulai”. Bagian dua dan tiga dari seri ini akan menyelidiki setiap tahap lebih lanjut untuk mempertimbangkan sumber daya, sponsor eksekutif, dan justifikasi pendanaan yang diperlukan seiring dengan matangnya model operasi otomatisasi.

Mulai untuk menskalakan:Empat tahap otomatisasi

Sebagian besar organisasi akan maju melalui empat tahap dalam perjalanan mereka menuju otomatisasi penskalaan yang berhasil (seperti yang ditunjukkan pada diagram di bawah). Saat program otomatisasi perusahaan bergerak melalui tahapan ini, sponsor eksekutif, sumber jalur otomatisasi, dan pembenaran pendanaan semuanya akan berubah. Akibatnya, cakupan model operasi otomatisasi akan matang.

Tahap  1 - Buktikan

Pada tahap pembuktian, proses awal yang diidentifikasi untuk otomatisasi mulai membuktikan teknologi otomatisasi dan mengembangkan sponsor untuk nilai tersebut. Ini umumnya dalam satu departemen dengan kurang dari 10 robot perangkat lunak karena proses awal dimaksudkan untuk memastikan bahwa RPA 'berfungsi' di lingkungan spesifik mereka. Beberapa organisasi dapat memakan waktu hingga tiga bulan dalam fase ini sementara yang lain melakukan uji coba lebih cepat (terkadang dalam hitungan minggu).

Tahap 2 - Tetapkan

Pada tahap otomatisasi ini, fokusnya adalah pada produksi dan pengiriman beberapa proses – biasanya dalam satu unit bisnis. Tahap ini bisa memakan waktu tiga sampai enam bulan. Ada risiko stagnasi pada titik ini jika saluran otomatisasi terutama bersumber dari satu unit bisnis dan kesadaran RPA terbatas di seluruh perusahaan. Selain itu, jika pemimpin unit bisnis tidak menetapkan dan meminta pertanggungjawaban organisasi untuk menemukan dan memberikan hasil bisnis yang cukup besar dengan otomatisasi, akan sulit untuk menunjukkan potensinya.

Setiap model operasi otomatisasi organisasi akan melalui iterasi untuk mendapatkan pendekatan yang tepat terhadap elemen-elemen kunci, seperti struktur organisasi, strategi pengambilan, tata kelola, kontrol risiko, dan manajemen perubahan.

Tahap 3 - Luaskan

Pada tahap ini, model operasi otomatisasi sepenuhnya ditentukan dan menjabarkan pendekatan standar untuk unit bisnis tambahan onboard. Tahap ini dapat berlangsung selama satu hingga tiga tahun karena manfaat penuh RPA dipahami di tingkat senior dan berbagai lini bisnis dilibatkan untuk diotomatisasi dalam skala besar. Pada tahap perluasan, indikator kinerja utama (KPI) didefinisikan dan diukur dengan baik.

Mengingat bahwa pengembang di pusat keunggulan otomatisasi (CoE) akan berfokus pada peluang ROI tinggi, menjadi jelas bahwa untuk mengatasi banyak peluang otomatisasi sederhana, tingkat tim, dan dipersonalisasi, organisasi harus meningkatkan keterampilan karyawan mereka. Peningkatan keterampilan staf termasuk membantu beberapa karyawan menjadi pengembang warga untuk membangun otomatisasi untuk tim, departemen, atau untuk diri mereka sendiri.

Menyelam lebih dalam: Apakah Organisasi Anda Siap Memenuhi Kebutuhan Keterampilan Otomasi yang Bertumbuh?

Tahap 4 - Skala

Pada tahap ini, CoE mampu menghasilkan otomatisasi canggih menggunakan kombinasi teknologi untuk melayani kebutuhan pelanggan di seluruh organisasi. Gagasan 'robot untuk setiap orang' telah dipegang dan para juara bisnis tersebar di seluruh perusahaan untuk mendukung adopsi RPA. Pengembang warga menyediakan otomatisasi tugas dari bawah ke atas yang dipimpin oleh karyawan dan proses yang lebih sederhana. Pada tahap skala, sponsor eksekutif adalah CEO atau chief financial officer (CFO) dan RPA sekarang menjadi pilar program transformasi digital secara keseluruhan.

Tahap awal ini—dari mulai hingga penskalaan—merupakan titik perubahan penting saat cakupan otomatisasi berpindah dari departemen ke seluruh organisasi dalam model kedewasaan 'utamakan otomatisasi' (ditampilkan di bawah).

Sumber gambar

Sekarang, mari kita beralih ke pertanyaan “bagaimana memulainya?”

Memulai di jalur yang benar (agar dapat menskalakan otomatisasi dengan cepat)

Kami sebelumnya telah menulis tentang mengidentifikasi proses yang tepat untuk diotomatisasi, jadi fokusnya di sini adalah membuat peta jalan multi-tahun dengan melibatkan kumpulan karyawan terluas dengan proses transparan untuk memprioritaskan potensi otomatisasi. Elemen 'pemasukan proses' dari model operasi otomatisasi ini harus disesuaikan agar organisasi Anda menghormati budaya dan pendekatan Anda dalam menghitung laba atas investasi (ROI).

Pengambilan proses otomatisasi adalah pendekatan khusus yang akan diambil organisasi Anda untuk menemukan dan memprioritaskan kandidat otomatisasi. Untuk program pemasukan proses otomatisasi, Anda sebaiknya mempertimbangkan:

• Keterlibatan bisnis :Seberapa luas Anda dapat memperoleh ide otomatisasi di seluruh organisasi?

• Prioritas :Sistem peringkat apa yang akan Anda gunakan untuk memilih satu kandidat otomatisasi daripada yang lain? Bagaimana setiap peluang membantu mencapai tujuan hasil bisnis top-down?

• Tunggak Belakang :Berapa banyak peluang otomatisasi yang telah diajukan tetapi tidak dinilai?

• Keluaran :Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menilai, mengembangkan, dan menerapkan ide otomatisasi yang dikirimkan?

• Mengocok :Seberapa sering ide otomatisasi dinilai tetapi pada akhirnya tidak dikembangkan untuk pengembangan?

• Otomasi yang dipilih oleh CoE vs otomatisasi yang digerakkan oleh karyawan :Berapa banyak peluang yang tidak berperingkat cukup tinggi terhadap tujuan untuk diprioritaskan untuk otomatisasi oleh CoE? Bagaimana masalah bisnis ini akan diselesaikan (yaitu pengembangan warga)?

Anda tidak perlu mencari cara untuk menyelesaikan item di atas sendiri. Dengan alat seperti Hub Otomatisasi UiPath , Anda dapat "mengumpulkan, memprioritaskan, dan mengelola ide RPA, serta memvalidasi dan berbagi otomatisasi yang dipimpin warga".

Tujuannya adalah untuk dapat membangun peta jalan otomatisasi multi-tahun untuk sebagian besar departemen dalam organisasi. Pendekatan ini biasanya berkembang melalui empat tahap yang dijelaskan sebelumnya dalam artikel ini.

Sebagian besar organisasi yang dimulai dengan RPA akan berhasil melalui tahap pembuktian untuk menguji teknologi dengan sekelompok orang awal yang memiliki serangkaian kasus penggunaan tertentu dalam sebuah departemen dan menganjurkan untuk ekspansi. Namun, setelah ada hasil awal yang positif dan potensi otomatisasi yang tak terbatas mungkin terbukti dengan sendirinya, masih ada risiko stagnasi atau kegagalan (seperti yang diilustrasikan pada grafik di bawah).

Untuk tetap berada di garis aspirasi akselerasi otomatisasi dalam grafik di atas, organisasi biasanya menggunakan dua pendekatan untuk membangun jalur otomatisasi yang kuat:

1. Sebuah pendekatan dari atas ke bawah yang memandu prioritas CoE untuk robot tanpa pengawasan. Dalam model ini, eksekutif dan tim transformasi bisnis biasanya memiliki proyek transformasi besar yang menetapkan prioritas untuk pemasukan otomatisasi ke dalam CoE. Penemuan otomatisasi top-down juga dapat didukung oleh UiPath Process Mining atau pakar materi pelajaran proses (UKM) untuk memahami jumlah langkah manual dalam suatu proses, solusi, dan jumlah pengecualian untuk suatu proses.

2. Sebuah pendekatan dari bawah ke atas yang memberi karyawan kekuatan untuk mengirimkan dan menilai sendiri ide-ide otomat untuk disampaikan oleh CoE atau melalui asisten digital mereka sendiri menggunakan otomatisasi yang dihadiri. Otomatisasi yang digerakkan oleh karyawan ini penting ketika penemuan otomatisasi top-down tidak cukup untuk menskalakan RPA karena CoE terpusat tidak dapat mengembangkan semua otomatisasi yang diperlukan sendirian.

Catatan editor: Jika Anda tidak terbiasa dengan robot yang dijaga dan tidak dijaga , video singkat ini menjelaskan perbedaannya:

Dalam pendekatan bottom-up, setiap karyawan mendokumentasikan proses menggunakan alat seperti UiPath Task Capture dan mengirimkan ide mereka untuk dikembangkan oleh pengembang RPA melalui alat seperti UiPath Automation Hub.

Artikel terkait: Robot untuk Setiap Orang:Gelombang Produktivitas Pribadi Berikutnya

Pelanggan baru-baru ini menunjukkan bagaimana meningkatkan skala dengan cepat dapat memiliki efek dramatis pada bisnis. Pabrikan teknologi tinggi ini memiliki eksposur terbatas ke RPA tetapi ingin menggandakan pendapatan sambil menjaga jumlah karyawan tetap relatif datar. Untuk mencapai aspirasi pertumbuhan pendapatan, mereka melihat RPA sebagai cara untuk mengendalikan biaya operasional dalam fungsi penjualan, umum, dan administrasi sambil secara dramatis meningkatkan investasi dalam penelitian dan pengembangan.

Pelanggan menggunakan RPA sebagai dasar untuk program peningkatan keterampilan digital mereka untuk karir masa depan. Hanya dalam beberapa bulan setelah mengembangkan model operasi otomatisasi mereka, mereka sekarang beroperasi dalam skala besar dan mengotomatisasi lebih dari 30 proses baru setiap bulan. Mereka melakukan investasi yang cukup besar dalam asupan proses dengan mengadakan lebih dari 40 lokakarya dengan karyawan di seluruh dunia yang menghasilkan saluran pipa 200 otomatisasi yang diprediksi dapat menghemat lebih dari 250.000 jam kerja manual.

Selain itu, dengan berinvestasi lebih awal dalam model operasional otomasi, CFO sekarang memiliki kepercayaan pada ketelitian bot perangkat lunak untuk mengambil alih 70% fungsi yang sebelumnya dilakukan dengan outsourcing proses bisnis (BPO). Ini memberi tim keuangan lebih banyak kontrol untuk meningkatkan metrik keuangan, seperti Penjualan Harian Luar Biasa, untuk mendorong penciptaan nilai.

Di bagian kedua seri ini, kita akan fokus pada komponen penting berikutnya yaitu memiliki sumber daya yang tepat dan sponsor eksekutif untuk ditingkatkan.

Bagian ketiga dari seri ini akan menyatukan semua elemen program di bawah model operasi otomatisasi untuk menjawab pertanyaan "bagaimana kita harus mengatur diri sendiri agar sukses?". Nantikan artikel mendatang ini!