Menskalakan RPA:sebelum mengotomatiskan proses, tingkatkan prosesnya
Mungkin, vendor RPA terlalu fokus pada permintaan daripada pasokan. Juga, begitu penyedia layanan pergi, perusahaan dibiarkan berjuang sendiri, seringkali dengan sedikit bakat internal.
Saat kita sedang bekerja melakukan tugas sehari-hari, tidak jarang kita berhenti dan memikirkan bagaimana peran kita muncul, atau mengapa kita melakukannya seperti yang kita lakukan.
Tapi itu agak menarik; sebenarnya, cara kita bekerja saat ini adalah hasil pemikiran selama berabad-abad tentang cara terbaik yang harus kita lakukan.
Dari “pembagian kerja” Adam Smith hingga “Six Sigma” Motorola, proses kerja kami telah mengalami banyak revisi.
Undang-undang perburuhan baru, faktor ekonomi, dan teknologi yang terus berkembang juga berarti proses kami harus berfungsi dalam keadaan yang terus berubah dan beradaptasi bila perlu.
Otomatisasi proses robot (RPA) adalah salah satu agen perubahan terbaru yang mendefinisikan ulang proses terkait pekerjaan kami. Meskipun ada banyak hype seputar RPA, manfaatnya – jika diterapkan dengan benar – sangat menarik. Terutama, RPA berjanji untuk mendigitalkan proses berbasis aturan dasar yang memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih kompleks; tentu saja, ini menjadi keuntungan nyata bagi operasi back-office. Dengan demikian, minat dari perusahaan tumbuh secara eksponensial. Pada tahun 2018, pasar RPA global mencapai $1,7 miliar, menurut angka dari HFS Research.
Gagal meluncurkan
Namun, HFS Research, bersama dengan KPMG, melakukan penelitian lain untuk memahami bagaimana keterlibatan RPA di antara perusahaan sebenarnya terbentuk:tidak semua pelangi dan unicorn.
Menurut HFS, terlepas dari penilaian vendor bernilai miliaran dolar, RPA masih merupakan pasar yang baru lahir dan strategi adopsi gagal mencapai hasil, dengan hanya 13% inisiatif RPA perusahaan yang mencapai skala di seluruh organisasi.
Masalah seputar penskalaan RPA memiliki banyak segi; organisasi berjuang dengan kelangkaan bakat berpengalaman; mereka gagal memahami teknologi yang dibutuhkan dan mereka gagal menilai proses sebelum diotomatisasi.
Permainan menyalahkan
Mungkin, vendor RPA terlalu fokus pada permintaan daripada pasokan; juga setelah penyedia layanan pergi, perusahaan dibiarkan berjuang sendiri, seringkali dengan sedikit bakat internal.
Jelas, vendor RPA ingin mengiklankan manfaat dari solusi mereka, tetapi orang tidak dapat tidak memperhatikan bahwa mitologi tertentu telah muncul. Salah satu hype besar seputar RPA saat ini, menurut Elena Christopher–wakil presiden penelitian, penelitian industri, dan RPA di HFS Research–adalah saatnya untuk mendapatkan manfaat.
“Sementara, ya Anda bisa mendapatkan manfaat dari RPA dalam jangka pendek, itu juga bisa menjadi sedikit catch-22,” jelas Christopher. “Jika yang dilakukan semua vendor dan perusahaan hanya memasukkan otomatisasi dan menerapkannya pada proses manual dan tidak benar-benar mengubah prosesnya, tentu saja, Anda dapat menjalankannya dengan cukup cepat, tetapi mungkin itu bukan yang Anda inginkan sama sekali. Sebaliknya, jika Anda membutuhkan waktu sedikit lebih lama untuk memikirkan apa yang ingin Anda capai, Anda akan mendapatkan laba atas investasi yang lebih baik.”
Vendor mungkin juga mengambil terlalu banyak pendekatan standar, berpikir dalam ranah mendorong otomatisasi pada proses yang biasanya mereka kuasai. Sebaliknya, vendor harus memikirkan masalah yang unik bagi klien mereka.
Namun, menurut Christopher, dalam memilih proses apa yang akan diotomatisasi, perusahaan sendiri harus berada di kursi kemudi.
“Perusahaan, bukan vendor, yang paling tahu tentang prosesnya,” jelasnya. “Jadi merekalah yang benar-benar harus menilai apakah suatu proses dalam kondisi baik atau ada masalah dengannya.
“Penyedia layanan pasti dapat membawa alat dan dorongan yang tepat untuk membantu identifikasi, tetapi perusahaanlah yang benar-benar harus melangkah ke meja dan mengidentifikasi proses apa yang merupakan kandidat yang tepat untuk otomatisasi.”
Mengotomatiskan inefisiensi
Menurut Christopher, tampaknya terburu-buru untuk mengadopsi RPA, perusahaan mungkin tidak mengambil pendekatan terpadu untuk otomatisasi dan gagal untuk memeriksa proses secara komprehensif sebelum mereka mengotomatisasi mereka.
“Saya telah mendengar banyak perusahaan benar-benar mengakui hal ini,” kata Christopher. “Sebelum salah satu meja bundar kami baru-baru ini tentang otomatisasi cerdas, saya berkeliling ruangan berbicara dengan para pemimpin bisnis yang berbeda dan banyak dari mereka mengakui bagaimana ketika mereka memulai mereka akan melihat proses dan berkata 'mari kita bertukar beberapa otomatisasi', kemudian mereka menyadari bahwa mereka hanya ditinggalkan dengan bentuk berbeda dari seorang pekerja yang melakukan pekerjaan yang sama.”
Tampaknya perusahaan memimpin dengan solusi sebelum mengidentifikasi masalah. “Otomasi harus dilihat sebagai peluang untuk mendorong peningkatan proses yang dramatis,” tambah Christopher.
Menilai proses
Ini, tentu saja, bukan prestasi yang berarti. Katakanlah, misalnya, Anda adalah produsen multi-nasional, dan Anda ingin meningkatkan pesanan Anda menjadi proses tunai. Dari entri pesanan hingga pengiriman barang dan penerimaan pembayaran, ini adalah proyek besar. Sebelum Anda mengotomatisasi Anda perlu mencari tahu banyak; di mana waktu throughput antara pengiriman dan faktur terlalu tinggi dan mengapa? Pada langkah mana pengerjaan ulang manual dan intensif waktu diperlukan? Seberapa sering pemblokiran pengiriman yang tidak perlu dan pembatalan pesanan terjadi?
Berbicara dengan Era Informasi, Alex Rinke, CEO Celonis, perusahaan teknologi penambangan proses, berbagi beberapa wawasannya; perusahaannya membantu perusahaan mengatasi proses yang buruk. Pada masanya, dia mendengar banyak inisiatif RPA yang gagal; dan sering kali karena perusahaan gagal memahami ketidakefisienan mereka sebelum menerapkan otomatisasi.
Celonis juga bermitra dengan semua nama besar di RPA:Automation Anywhere, Blue Prism dan UiPath, untuk beberapa nama.
Menurut Rinke, penambangan proses, jenis penambangan data yang mengidentifikasi pola dalam data log peristiwa, dapat membantu perusahaan mengambil pendekatan otomatisasi yang lebih strategis. “Ini sangat membantu memvisualisasikan kegiatan,” katanya. “Ini membantu untuk memahami bagaimana proses berkorelasi; itu membuat peta tentang apa yang dilakukan karyawan dan di mana mereka terjebak.”
Dengan menilai proses, Rinke berpendapat perusahaan dapat menyeimbangkan pro dan kontra dari otomatisasi; dan lebih baik beralih ke mengembangkan bot.
“Klien kami Vodafone berhasil meningkatkan otomatisasi di departemen akuntansi mereka,” klaim Rinke.
Dengan 446 juta pelanggan, Vodafone adalah salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di dunia dan, tentu saja, menangani ratusan ribu data transaksional. Dengan penambangan proses, Vodafone telah meraih beberapa kemenangan besar, di bawah inisiatif 'otomatisasi faktur tanpa sentuhan', tingkat otomatisasi faktur mereka telah meningkat dari sekitar 13% menjadi sekitar 40% (angka dari Maret 2018).
“Anda tidak bisa hanya mencapai ini dengan RPA saja, Anda harus benar-benar melihat apa yang terjadi dan kemudian menerapkan langkah-langkah yang diperlukan dengan cara yang strategis,” jelas Rinke.
Namun, meskipun vendor dan mitra RPA seperti Celonis dapat menyediakan alat yang bermanfaat dan aplikasi yang telah dikonfigurasi sebelumnya, untuk benar-benar memahami proses, perusahaan juga harus mengembangkan dan menerapkan keahlian mereka sendiri.
Penafsiran proses dan pengumpulan peristiwa memerlukan keahlian teknis, sehingga organisasi benar-benar perlu melibatkan keahlian data mereka.
Kepegawaian RPA dengan tepat dan mendapatkan komitmen di balik pendekatan berbasis data dan intelijen untuk memproses informasi dan untuk berubah juga sangat penting. Anda perlu mengumpulkannya dan mengatakan 'ini adalah bagian dari pekerjaan Anda sekarang' jika tidak, Anda akan kesulitan dalam menskalakan RPA dengan sukses.
