Menskalakan RPA: Optimalkan Proses Sebelum Mengotomatisasinya

Mungkin, vendor RPA terlalu fokus pada permintaan dibandingkan pasokan. Juga, setelah penyedia layar pergi, perusahaan ditinggalkan untuk mandiri, seringkali dengan sedikit talenta internal.

Ketika kita di tempat kerja menjalani tugas harian kita, tidak sering kita berhenti dan berpikir bagaimana peran kita ada, atau mengapa kita melakukannya dengan cara itu.

Tetapi itu cukup menarik; kenyataannya, cara kita bekerja saat ini adalah hasil dari abad-abad pemikiran tentang cara terbaik kita harus melakukannya.

Dari 'division of labour' Adam Smith hingga 'Six Sigma' Motorola, proses kerja kita telah melalui revisi yang tak terhitung jumlahnya.

Hukum ketenagakerjaan baru, faktor ekonomi dan teknologi yang selalu berkembang juga berarti proses kita perlu berfungsi dalam keadaan fluktuasi konstan dan menyesuaikan saat diperlukan.

Otomatisasi proses robotik (RPA) adalah salah satu agen perubahan terbaru yang menyesuaikan proses kerja kita. Meskipun ada banyak megah di sekitar RPA, manfaatnya—jika diterapkan dengan benar—sangat menarik. Utama, RPA berjanji untuk mendigitalisasi proses aturan dasar yang sederhana sehingga karyawan dapat fokus pada tugas yang lebih kompleks; secara alami, ini telah menjadi berkah nyata untuk operasi back-office. Akibatnya, minat dari perusahaan tumbuh secara eksponensial. Pada tahun 2018, pasar RPA global mencapai $1,7 miliar, menurut angka dari HFS Research.

Gagal meluncur

Namun, HFS Research, bersama dengan KPMG, melakukan studi lain untuk memahami bagaimana keterlibatan RPA di antara perusahaan sebenarnya berkembang: tidak semuanya indah dan unicorn.

Menurut HFS, meskipun nilai vendor miliaran dolar, RPA masih merupakan pasar nascence dan strategi adopsi gagal mencapai hasil, dengan hanya 13% inisiatif RPA perusahaan yang mencapai skala di seluruh organisasi.

Masalah dalam menskalakan RPA adalah multiaspek; organisasi kesulitan dengan kurangnya talenta berpengalaman; mereka gagal memahami teknologi yang diperlukan dan mereka gagal menilai proses sebelum diotomatisasi.

Permainan penyalahan

Mungkin, vendor RPA terlalu fokus pada permintaan dibandingkan pasokan; juga setelah penyedia layanan pergi, perusahaan ditinggalkan untuk mandiri, seringkali dengan sedikit talenta internal.

Jelas, vendor RPA ingin mengiklankan manfaat solusi mereka, tetapi seseorang tidak dapat tidak menyadari bahwa beberapa mitologi telah muncul. Satu megah besar tentang RPA saat ini, menurut Elena Christopher—research vice president, industry research and RPA di HFS Research—adalah waktu untuk mendapatkan manfaat.

"Sementara, ya Anda dapat mendapatkan manfaat dari RPA dalam jangka pendek, itu juga bisa menjadi sedikit catch-22," menjelaskan Christopher. "Jika semua vendor dan perusahaan hanya membawa otomatisasi dan menempelkannya pada proses manual dan benar-benar tidak mengubah proses, ya, Anda dapat mendapatkannya berjalan cukup cepat tetapi itu mungkin bukan apa yang Anda inginkan sama sekali. Jika, di sisi lain, Anda meluangkan waktu sedikit lebih lama untuk berhati-hati tentang apa yang ingin Anda capai Anda akan mendapatkan return on investment yang lebih baik."

Vendor mungkin juga mengambil pendekatan standarisasi yang terlalu banyak, berpikir dalam ranah mendorong otomatisasi pada proses yang biasanya mereka kuasai. Alih-alih, vendor harus berpikir tentang masalah yang unik bagi klien mereka.

Namun, menurut Christopher, ketika datang ke memilih proses mana yang akan diotomatisasi, perusahaan sendiri perlu berada di kursi pengemudi.

"Itu perusahaan, bukan vendor, yang paling tahu tentang proses," jelasnya. "Jadi mereka benar-benar yang harus menilai apakah proses dalam kondisi baik atau jika ada masalah padanya."

"Penyedia layanan tentu dapat membawa alat dan dorongan yang tepat untuk membantu dengan identifikasi tetapi itu perusahaan yang benar-benar harus maju ke meja dan mengidentifikasi proses mana yang merupakan calon yang tepat untuk otomatisasi.”

Mengotomatisasi ketidakefisienan

Menurut Christopher, tampaknya dalam terburu-buru untuk mengadopsi RPA, perusahaan mungkin tidak mengambil pendekatan terintegrasi ke otomatisasi dan gagal untuk secara menyeluruh memeriksa proses sebelum mereka mengotomatisasinya.

"Saya telah mendengar banyak perusahaan sebenarnya mengakui ini," kata Christopher. "Sebelum roundtable terbaru kami tentang otomatisasi cerdas, saya pergi di sekitar ruangan bicara dengan pemimpin bisnis yang berbeda dan banyak mereka mengakui bagaimana saat mereka baru memulai mereka akan melihat proses dan bilang 'ayo kita tukar dengan beberapa otomatisasi', kemudian mereka menyadari mereka hanya tinggal dengan bentuk pekerja yang berbeda melakukan pekerjaan yang sama."

Tampaknya perusahaan memimpin dengan solusi sebelum mengidentifikasi masalah. "Otomatisasi harus dilihat sebagai peluang untuk mendorong perbaikan proses yang dramatis," tambah Christopher.

Menilai proses

Ini, tentu, bukan hal yang mudah. Katakanlah, misalnya, Anda adalah produsen multinasional, dan Anda ingin meningkatkan proses order to cash Anda. Dari entri pesanan hingga pengiriman barang dan penerimaan pembayaran, itu adalah proyek besar. Sebelum Anda mengotomatisasi Anda perlu mengetahui banyak hal; di mana waktu throughput antara pengiriman dan faktur terlalu tinggi dan mengapa? Pada langkah mana yang diperlukan rework manual dan intensif waktu? Seberapa sering blokir pengiriman yang tidak perlu dan pembatalan pesanan terjadi?

Bercakap dengan Information Age, Alex Rinke, CEO dari Celonis, perusahaan teknologi process mining, berbagi beberapa wawasannya; perusahaan mereka membantu perusahaan menangani proses yang buruk. Dalam waktunya, ia telah mendengar banyak inisiatif RPA yang gagal; dan itu seringkali karena perusahaan gagal memahami ketidakefisienan mereka sebelum mengimplementasikan otomatisasi.

Celonis juga bekerjasama dengan semua nama besar di RPA: Automation Anywhere, Blue Prism dan UiPath, untuk menyebut beberapa.

Menurut Rinke, process mining, tipe data mining yang mengidentifikasi pola dalam data log peristiwa, dapat membantu perusahaan mengambil pendekatan yang lebih strategis ke otomatisasi. "Itu sangat membantu memvisualisasikan aktivitas," katanya. "Itu membantu untuk memahami bagaimana proses berkaitan; itu membuat peta dari apa yang dilakukan karyawan dan di mana mereka macet."

Dengan menilai proses, Rinke berpendapat perusahaan mampu menyeimbangkan keuntungan dan kerugian otomatisasi; dan lebih baik beralih ke pengembangan bot.

"Klien kami Vodafone telah berhasil meningkatkan otomatisasi di departemen akuntansi mereka," klaim Rinke.

Dengan 446 juta pelanggan, Vodafone adalah salah satu perusahaan telekomunikasi terbesar di dunia dan, secara alami, itu berurusan dengan ratusan ribu data transaksional. Dengan process mining, Vodafone telah mendapat beberapa kemenangan besar, di bawah inisiatifnya 'touchless invoice automation', tingkat otomatisasi faktur mereka telah meningkat dari sekitar 13% menjadi sekitar 40% (angka dari Maret 2018).

Anda tidak dapat mencapai ini dengan RPA saja, Anda harus benar-benar melihat apa yang terjadi dan kemudian menerapkan langkah-langkah yang diperlukan dengan cara strategis," jelas Rinke.

Namun, sementara vendor dan mitra RPA seperti Celonis dapat menyediakan alat dan aplikasi yang telah dikonfigurasi, untuk benar-benar memahami proses, perusahaan akan perlu mengembangkan dan menerapkan keahlian mereka sendiri juga.

Penafsiran proses dan pengumpulan peristiwa memerlukan keterampilan teknis, jadi organisasi benar-benar akan perlu melibatkan keahlian data mereka.

Menempatkan staf RPA dengan tepat dan mendapatkan komitmen di balik pendekatan yang didorong data dan kecerdasan untuk informasi proses dan perubahan juga sangat penting. Anda perlu mengumpulkan mereka dan bilang 'ini adalah bagian dari pekerjaan Anda sekarang' jika tidak, Anda akan kesulitan saat datang ke menskala RPA dengan sukses.