10 Praktik Terbaik RPA Esensial dari UiPath, Blue Prism & Kofax

Tips praktik terbaik RPA: hati-hati dengan tiga T

Elephant in the living room: meluncurkan RPA

Ada kecenderungan perusahaan untuk mengadopsi RPA dengan cara kecil, dan kemudian berhenti: peluncuran terhenti. Ini telah mengakibatkan klaim bahwa RPA overhyped; tingkat keseriusan.

Guy Kirkwood chief evangelist UiPath mengatakan dengan cara ini: "Organisasi dan mitra implementasi menggunakan RPA sebagai langkah pertama pada perjalanan transformasi digital, karena itu relatif cepat dan murah. Mereka berkata 'kami akan membawa Anda dalam perjalanan transformasi digital, mari kita gunakan RPA untuk memulai untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi dan membawa Anda ke dalam pola pikir digital. Apa yang terjadi adalah, setelah sejumlah waktu, mereka terhenti. Mereka memiliki seorang juara, yang menyebarkannya melalui satu departemen, mungkin beberapa, katakanlah keuangan, HR dan pengadaan, tetapi bagaimana kita akan memasukkannya ke layanan pelanggan?'

Sejumlah ahli RPA yang kami bicarakan mendasarkan nasihat mereka pada cara untuk mengatasi tantangan ini.

Tip praktik terbaik RPA satu: Waspada panggilan sirena

Menurut mitologi Yunani sirena, makhluk dengan penampilan wanita cantik, akan menggoda pelaut untuk menurunkan kapal mereka terlalu dekat ke tepi pantai, di mana kapal mereka hancur di atas batuan.

RPA sepertinya seperti itu. Secara permukaan mudah digunakan, dapat diimplementasikan dalam satu departemen.

Jane Conroy, Customer Success Director di Blue Prism mengatakan bahwa "hampir seperti adopsi awal berpikir karena alat itu sendiri begitu mudah digunakan mereka pikir 'kami telah mencapai itu, kami tahu apa yang kami lakukan sekarang'. Dan mereka tidak. Karena mereka harus membangun fondasi. Mereka telah memahami bahwa mereka memiliki alat yang potensialmente dapat melakukan sesuatu, tetapi mereka masih harus membangun kasus bisnis."

Tip praktik terbaik RPA dua: Jangan lakukan di dalam bayangan

Chris Huff, Chief Strategy Officer di Kofax, menasihati Anda untuk melibatkan tenaga kerja, mereka yang akan terdampak, yang akan diberdayakan, sejak awal. "Ini adalah manajemen perubahan 101," katanya, "tetapi seringkali hal-hal lemah ini yang terlewat saat Anda melakukan otomatisasi."

Chris memiliki nasihat spesifik: ia menyarankan untuk membuat rekaman video pendek dua setengah menit fase percobaan. "Mulai dengan mewawancarai pekerja yang terlibat dalam proyek sejak awal; tanyakan kepada mereka tentang pemikiran mereka tentang otomatisasi. Biasanya mereka akan duduk bersila, meluruskan lengan dan mereka akan memiliki ekspresi kaku di wajah mereka karena mereka takut akan ketidakpastian. 'Apakah ini akan menggantikan saya, apakah saya akan kehilangan pekerjaan saya, apakah saya tidak akan bisa mencukupi kebutuhan keluarga saya?' Kemudian, 45 hingga 60 detik kemudian, bicara dengan orang-orang yang sama setengah waktu percobaan, biasanya setelah tiga atau lebih minggu. Anda sering melihat bahwa mereka telah meluangkan waktu, dan mereka akan mulai berbicara tentang robot seolah-olah itu benar-benar rekan kerja dan membantu mereka, memungkinkan mereka untuk bertindak daripada, misalnya, mengumpulkan data. Kemudian avan ke akhir percobaan; biasanya Anda melihat orang-orang yang sama "membelakangkan diri, tersenyum karena 'kami baru saja menghemat jam pekerjaan transaksional' yang mereka tidak ingin lakukan"

Tip praktik terbaik RPA tiga: Center of excellence

Chris Huff dari Kofax, memiliki nasihatnya sendiri untuk mengatasi masalah peluncuran yang adalah "desain center of excellence Anda dari hari pertama." Untuk Chris, kunci terletak pada persiapan, membicarakan RPA dan bagaimana itu akan diimplementasikan. "Saat Anda mulai membicarakannya, itulah saat Anda mulai mengidentifikasi peran dan tanggung jawab yang perlu dimainkan orang dan Anda mulai menguraikan rencana implementasi," katanya. "Jangan pikir 'oh, kita akan sampai ke itu di fase dua, tantangan jangka panjang 'sangat perlu dibahas di fase satu."

Tip praktik terbaik RPA empat: tiga T:, pelatihan, pelatihan dan pelatihan

Jane Conroy dari Blue Prism mengatakan dengan cara ini: "Mereka tidak akan melatih analis bisnis bagaimana memahami kemampuan alat otomatis, karena mereka hanya melihatnya sebagai aplikasi lain di TI dan itu bukan. Itu tidak sama. Itu sangat, sangat berbeda. Dan Anda harus hampir memiliki pergeseran pikiran yang lengkap sebagai organisasi saat Anda ingin membangun pekerja digital ini di organisasi Anda.“

Pada saat ini, semua pemain utama menekankan pada pelatihan — Guy Kirkwood dari UiPath menekankan bahwa itu gratis. Manfaatkan pelatihan sebanyak yang Anda bisa.

Tip praktik terbaik RPA lima: Bagaimana Anda akan menggunakan alat?

"Ini adalah hal filosofis dan budaya dengan setiap korporasi, kata Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate untuk Blue Prism. "Saat saya menasihati pelanggan saya menyarankan mereka untuk memikirkan mereproduksi kemampuan yang dimiliki tenaga kerja manusia Anda hari ini tetapi di dalam platform digital."

Tip praktik terbaik RPA enam: Bagaimana Anda akan menggunakan alat? Keamanan dan skalabilitas produk RPA

Keamanan menjadi masalah yang semakin besar saat RPA diluncurkan di seluruh perusahaan. Untuk Jon Theuerkauf, keamanan dan skalabilitas terkait, "karena jika Anda aman, maka Anda dapat menskala. Anda tidak memiliki masalah dengan departemen risiko Anda, departemen kepatuhan Anda, departemen audit Anda, departemen operasi Anda. Tidak ada yang mempertanyakan karena mereka sudah nyaman bahwa ini adalah produk yang aman dan tidak perlu khawatir tentang itu."

Tip praktik terbaik RPA tujuh: Pikirkan tentang kemudahan alat dapat dikonsumsi dan digunakan dalam lingkungan yang Anda masukkan

Kembali ke Jon Theuerkauf dari Blue Prism: "Saat Anda mulai menambahkan semua komponen tambahan yang harus Anda tambahkan untuk membuat solusi otomatis yang lengkap, Anda harus membeli tambalan lain, biaya naik."

Tip praktik terbaik RPA delapan: bekerja seperti besok

Chris Huff dari Kofax menjelaskan: "Ini tentang pergi dari sini ke sana — ini tentang bekerja menuju ke tempat yang Anda inginkan. Ini terkait dengan transformasi digital — menerapkan RPA untuk mengadopsi etos yang jauh lebih cepat, lebih fleksibel, lebih terbuka terhadap perubahan, yang didukung oleh transformasi digital.

Tip praktik terbaik RPA sembilan: berpikir berbeda

Jane Conroy dari Blue Prism berkata "bangun kasus bisnis. Lihat secara strategis. Anda harus berpikir proses berubah, organisasi berubah. Apakah pekerja digital Anda siap untuk perubahan itu? Jadi Anda harus melihat model kepemilikan juga. Anda harus melihat biaya untuk mengimplementasikan dan setara dengan biaya untuk melayani.

Tip praktik terbaik RPA sepuluh: konsultasikan pakar

Guy Kirkwood dari UiPath berkata "Kami tidak anggap tahu segalanya, itulah mengapa kami merekomendasikan semua orang yang mengimplementasikan RPA mengikuti panduan langkah demi langkah untuk implementasi yang dihasilkan oleh perusahaan analis Everest Group.

"Everest telah menghabiskan waktu yang luar biasa untuk menghasilkan buku panduan RPA. Ini bersifat agnostik teknologi, dan ini adalah panduan langkah demi langkah terbaik, dari percobaan ke puncak, yang tersebar di seluruh organisasi."

Buku Panduan ini tersedia gratis dari UiPath