Sepuluh kiat praktik terbaik untuk RPA:tampilan dari UiPath, Blue Prism, dan Kofax
Tip praktik terbaik RPA:awas tiga T
Gajah di ruang tamu:menggelar RPA
Ada kecenderungan bagi perusahaan untuk mengadopsi RPA dengan cara kecil, dan kemudian berhenti:peluncuran terhenti. Hal ini menyebabkan klaim bahwa RPA overhyped; tingkat sinisme.
Chief evangelist Guy Kirkwood UiPath mengatakan sebagai berikut:“Organisasi dan mitra implementasi menggunakan RPA sebagai langkah pertama dalam perjalanan transformasi digital, karena relatif cepat dan murah. Mereka mengatakan 'kami akan membawa Anda dalam perjalanan transformasi digital, mari gunakan RPA untuk memulai dengan mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan membawa Anda ke pola pikir digital. Apa yang terjadi meskipun, adalah bahwa setelah jangka waktu tertentu, mereka berhenti. Mereka memiliki seorang juara, yang menyebarkannya melalui satu departemen, mungkin beberapa, misalnya keuangan, SDM dan pengadaan, tetapi bagaimana kita akan memasukkannya ke dalam layanan pelanggan?”
Sejumlah pakar RPA yang kami ajak bicara mendasarkan saran mereka tentang cara mengatasi tantangan ini.
Tips praktik terbaik RPA satu:Waspadalah terhadap panggilan sirene
Menurut mitologi Yunani, sirene, makhluk dengan penampilan wanita cantik, akan memikat pelaut untuk mengarahkan kapal mereka terlalu dekat ke pantai, di mana kapal mereka hancur di atas batu.
RPA sepertinya begitu. Pada nilai nominalnya mudah digunakan, dapat diimplementasikan dalam sebuah departemen.
Jane Conroy, Direktur Sukses Pelanggan di Blue Prism mengatakan bahwa “hampir seperti para pengadopsi awal berpikir bahwa karena alat itu sendiri sangat mudah digunakan, mereka berpikir 'kami telah mencapainya, kami tahu apa yang kami lakukan sekarang'. Dan mereka tidak. Karena mereka harus membangun fondasi. Mereka memahami bahwa mereka memiliki alat yang berpotensi melakukan sesuatu, tetapi mereka masih harus membangun kasus bisnis.”
Tips praktik terbaik RPA kedua:Jangan lakukan dalam bayangan
Chris Huff, Chief Strategy Officer di Kofax, menyarankan agar Anda melibatkan tenaga kerja, mereka yang akan terpengaruh, yang akan memberdayakan, sejak awal. “Ini adalah manajemen perubahan 101,” katanya, “tetapi seringkali hal-hal lunak inilah yang terlewatkan saat Anda melakukan otomatisasi.”
Chris memiliki beberapa saran khusus:dia menyarankan untuk membuat video pendek berdurasi dua setengah menit yang merekam fase uji coba. “Mulailah dengan mewawancarai para pekerja yang terlibat dalam proyek sejak awal; tanyakan pendapat mereka tentang otomatisasi. Biasanya mereka akan duduk kembali, menyilangkan tangan dan mereka akan memiliki ekspresi kaku di wajah mereka karena mereka takut akan ketidakpastian. 'Apakah ini akan menggantikan saya, apakah saya akan kehilangan pekerjaan saya, apakah saya tidak akan dapat menghidupi keluarga saya?' Kemudian, 45 hingga 60 detik, berbicara dengan orang yang sama di tengah perjalanan, biasanya setelah tiga minggu atau lebih. Anda sering melihat bahwa mereka telah melonggarkan, dan mereka akan mulai berbicara tentang robot seperti itu benar-benar rekan kerja dan itu membantu mereka, memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan daripada, misalnya, mengumpulkan data. Kemudian maju angin ke ujung pilot; biasanya Anda melihat orang yang sama "mencondongkan tubuh, tersenyum karena 'kami baru saja memangkas jam kerja transaksional' yang tidak pernah mereka inginkan"
Tips praktik terbaik RPA ketiga:Pusat keunggulan
Chris Huff dari Kofax, memiliki sarannya sendiri untuk mengatasi masalah peluncuran yaitu "rancang pusat keunggulan Anda sejak hari pertama." Bagi Chris, kuncinya terletak pada persiapan, pembahasan RPA dan implementasinya. “Ketika Anda mulai membicarakannya, saat itulah Anda mulai mengidentifikasi peran dan tanggung jawab yang harus dimainkan orang dan Anda mulai menyusun rencana implementasi,” katanya. “Jangan berpikir “oh, kita akan membahasnya di fase dua, tantangan jangka panjang” benar-benar perlu didiskusikan di fase satu.”
Tip praktik terbaik RPA empat:tiga T:,pelatihan, pelatihan, dan pelatihan
Jane Conroy dari Blue Prism mengatakannya seperti ini:“Mereka tidak akan mempertimbangkan untuk melatih analis bisnis tentang cara memahami kemampuan alat otomatis, karena mereka hanya melihatnya sama seperti aplikasi lain di TI dan tidak . Ini tidak sama. Ini sangat, sangat berbeda. Dan Anda hampir harus benar-benar berubah pikiran sebagai sebuah organisasi ketika Anda ingin membangun pekerja digital ini di dalam organisasi Anda.“
Saat ini, semua pemain kunci menekankan pada pelatihan — Guy Kirkwood dari UiPath menekankan bahwa itu gratis. Manfaatkan pelatihan sebanyak mungkin.
Tips praktik terbaik RPA lima:Bagaimana Anda akan menggunakan alat ini?
“Ini adalah hal filosofis dan budaya dengan masing-masing perusahaan, kata Jon Theuerkauf, Kepala Advokat Pelanggan untuk Blue Prism. “Saat saya memberi saran kepada pelanggan, saya menyarankan agar mereka berpikir untuk mereproduksi kemampuan yang dimiliki tenaga kerja manusia Anda saat ini, tetapi di dalam platform digital.”
Tips praktik terbaik RPA enam:Bagaimana Anda akan menggunakan alat ini? Keamanan dan skalabilitas produk RPA
Keamanan menjadi masalah yang semakin besar karena RPA diluncurkan di seluruh perusahaan. Untuk Jon Theuerkauf, keamanan dan skalabilitas terhubung, “karena jika Anda aman, maka Anda dapat menskalakan. Anda tidak memiliki masalah dengan departemen risiko Anda, departemen kepatuhan Anda, departemen audit Anda, departemen operasi Anda. Tidak ada yang mempertanyakan karena mereka sudah merasa nyaman bahwa ini adalah produk yang aman dan tidak perlu khawatir.”
Kiat tujuh praktik terbaik RPA:Pikirkan tentang kemudahan penggunaan dan penggunaan alat dalam lingkungan tempat Anda memasukkannya
Kembali ke Jon Theuerkauf dari Blue Prism:“Saat Anda mulai menambahkan semua komponen tambahan yang harus Anda tambahkan untuk membuat solusi yang sepenuhnya otomatis, Anda harus membeli baut lain, biayanya naik.”
Tips praktik terbaik RPA delapan:bekerja seperti besok
Chris Huff dari Kofax menjelaskan:“Ini tentang pergi dari sini ke sana — ini tentang bekerja menuju tempat yang Anda inginkan. Ini terkait dengan transformasi digital — menerapkan RPA untuk mengadopsi etos yang jauh lebih cepat, lebih fleksibel, lebih terbuka terhadap perubahan, yang didukung oleh transformasi digital.
Tips praktik terbaik RPA sembilan:berpikir berbeda
Jane Conroy dari Blue Prism mengatakan “bangun kasus bisnis. Lihatlah secara strategis. Anda harus berpikir bahwa proses berubah, organisasi berubah. Apakah pekerja digital Anda siap untuk perubahan itu? Jadi, Anda juga harus melihat model kepemilikan. Anda harus melihat biaya penerapan dan biaya layanan yang sama.
Tips sepuluh praktik terbaik RPA:konsultasikan dengan pakar
Guy Kirkwood dari UiPath mengatakan, “Kami tidak menganggap tahu segalanya, itulah sebabnya kami menyarankan semua orang yang menerapkan RPA mengikuti panduan langkah demi langkah untuk implementasi yang dihasilkan oleh firma analis Everest Group.
“Everest telah menghabiskan banyak waktu untuk memproduksi buku permainan RPA. Ini adalah teknologi agnostik, dan sejauh ini merupakan panduan langkah demi langkah terbaik, dari percontohan hingga puncak, di mana ia tersebar di seluruh organisasi.”
Playbook ini tersedia gratis dari UiPath
